Statskontoret rekommenderar att alla statliga ministerier, ämbetsverk och inrättningar årligen utarbetar en ansvarsrapport om sin verksamhet med hjälp av denna anvisning. Rapporten kan utarbetas på förvaltningsområde-, ämbetsverks- eller bokföringsenhetsnivå.
Rapporten omfattar ett kalenderår och publiceras före utgången av april följande år. Statskontoret ber att organisationen meddelar per e-post till vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi när rapporten kommer att publiceras och i vilken form den publiceras. De första ansvarsrapporterna som utarbetas enligt anvisningen gäller 2021 och önskas att publiceras senast 30.4.2022.
Denna anvisning upphäver Statskontorets anvisning Förberedelse till statsförvaltningens enhetliga ansvarsrapportering (VK/43766/00.00.01.06.01/2020) som publicerades 9.11.2020, och som gav ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna anvisningar om att senast 15.5.2021 identifiera de 3–5 viktigaste målen för hållbar utveckling i den egna verksamheten.
Denna anvisning hänvisar till ministerier, ämbetsverk och inrättningar med termen organisation.
Ikraftträdande
Denna anvisning träder i kraft 2.9.2021.
Ytterligare information
Kompletterande information till anvisningen finns på Statskontorets webbplats.
Förfrågningar om anvisningen kan skickas per e-post till adressen vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi.
FN:s handlingsprogram för hållbar utveckling utgör ramen för ansvarsrapporteringen
FN:s handlingsprogram Agenda 2030 med sina 17 mål för hållbar utveckling utgör ramen för ansvarsrapporteringen. Dessa mål är omfattande och beroende av varandra. Statsförvaltningen kan bidra till uppnåendet av flera mål på såväl nationell som internationell nivå.
Varje organisation rapporterar hur den genom sin egen verksamhet bidrar till att uppnå 3–5 självvalda av FN:s mål för hållbar utveckling. Fokus ligger på den egna verksamhetens effekter på de identifierade målen, antingen i form av en minskning av de negativa effekterna eller en ökning av de positiva effekterna. Detta är det samma som handavtrycket av organisationens verksamhet. Härtill rapporterar man om de negativa effekterna av den egna verksamheten på verksamhetsmiljön. Detta är det samma som fotavtrycket av organisationens verksamhet.
Varje organisation väljer själv vilka av FN:s mål för hållbar utveckling som inkluderas i rapporten, utifrån vilka mål som organisationen kan påverka mest. Statskontoret ingriper inte i organisationernas val av mål. Förvaltningsområdets eller organisationens strategi som anknyter till främjandet av hållbar utveckling kan med fördel iakttas vid identifieringen av målen. Statsrådets
redogörelse om främjande av hållbar utveckling kan användas som riktlinje vid fastställandet av målen. Det är tillrådligt att behandla de identifierade målen i samråd med de resultatstyrande ministerierna.
Ansvarsrapporterna granskas inte i samband med revisioner. Statskontoret utarbetar ett sammandrag av rapporterna på statsnivå, som har till syfte att ge en helhetsbild för statsförvaltningens intressentgrupper och statsförvaltningen själv av det arbete inom statsförvaltningen som främjar hållbar utveckling. Statskontoret publicerar sammandraget av rapporterna från föregående kalenderår publiceras före slutet av september i sina egna publiceringskanaler.
Fördelar för intressentgrupperna och organisationen själv
Hållbar utveckling är på väg att bli en grundläggande norm för verksamheten i alla organisationer. En aktiv och transparent kommunikation om den egna verksamhetens effekter på hållbar utveckling är en avgörande faktor som påverkar organisationens rykte och därigenom hela verksamheten. Inom statsförvaltningen anknyter detta framför allt till medborgarnas och andra intressentgruppers förtroende för vår verksamhet, men också till vår dragningskraft som ansvarig arbetsgivare och samarbetspartner. Främjandet av hållbar utveckling är av avgörande betydelse även i internationellt samarbete.
Statsförvaltningens ansvarsrapportering förenhetligas bl.a. för att medborgarnas medvetenhet har ökat inte enbart i fråga om de globala utmaningarna för hållbar utveckling, utan också i fråga om de enskilda organisationernas möjligheter att lösa dem. Statsförvaltningens organisationer har i egenskap av centrala aktörer i det finländska samhället betydande möjligheter att främja hållbar utveckling. Härtill har ministerierna möjlighet att i stor utsträckning påverka den långsiktiga utvecklingen inom sina respektive ansvarsområden.
Via ansvarsrapporten informerar statsförvaltningens organisationer sina intressentgrupper om hur de främjar hållbar utveckling i sin egen verksamhet. Det viktigaste är sätten och praxisarna med vilka de lagstadgade uppgifterna genomförs. När man rapporterar om verksamheten till intressentgrupperna ur denna synvinkel blir också organisationen själv mer medveten om vilka faktorer hållbar utveckling grundar sig på.
Med hjälp av uppgifterna i rapporten kan intressentgrupperna bilda sig en uppfattning om hur den rapporterande organisationens arbete påverkar intressentgruppernas egen verksamhet. Utifrån uppgifterna kan de också bedöma vilka insatser statsförvaltningens organisationer har gjort för att lösa utmaningar med anknytning till hållbar utveckling. Det är tillrådligt att ägna uppmärksamhet åt dessa aspekter vid valet av publikationsform, för att så många intressentgrupper som möjligt ska kunna ta del av rapporten. Denna anvisning har utarbetats utgående från att organisationens intressentgrupper i vid bemärkelse är de primära målgrupperna för organisationens rapportering.
Ansvarsrapporten gagnar också den rapporterande organisationen när den utvecklar sitt arbete för hållbar utveckling. Uppföljningen av verksamhetens mål underlättas när rapporteringen är regelbunden och enhetlig under flera års tid och då man kan granska framskridandet under en längre period. När man tar fram de processer som behövs för att utarbeta rapporten fäster man också större vikt vid hållbar utveckling. Eftersom rapporteringssättet dessutom är enhetligt i hela statsförvaltningen är det mer naturligt än tidigare att få stöd från andra organisationer. Medborgare, företag, föreningar och andra intressentgrupper kan lättare granska statsförvaltningens rapportering om ansvarsfullhet och främjandet av hållbar utveckling när rapporteringen har genomförts på ett så enhetligt sätt som möjligt. Statskontorets sammanfattning av ansvarsrapporterna tjänar i synnerhet detta syfte.
Informationen från statsförvaltningens ansvarsrapportering används i den mån det är möjligt i Finlands landsrapporter till FN (voluntary national reviews).
Förhållandet till övrig rapportering
Syftet, målgrupperna och innehållet i ansvarsrapporten avviker från bokföringsenheternas verksamhetsberättelser, även om båda behandlar organisationens verksamhet samt dess effekter och effektivitet. Ansvarsrapporten utarbetas för organisationens viktigaste intressentgrupper för att beskriva verksamhetens effektivitet samt effekter på hållbar utveckling. Verksamhetsberättelserna ger å sin sida grundläggande information om effektiviteteten i statens verksamhet och det som omfattas av redovisningsskyldigheten. Deras struktur och innehåll är noggrant fastställda genom lagar och förordningar.
Kontinuitet är en central princip för upprättandet av verksamhetsberättelserna. Förändringar bör därför göras med eftertanke. Det lönar sig inte att inkludera ansvarighetsaspekten i de nuvarande verksamhetsberättelserna, eftersom de inte skulle kunna bemöta intressentgruppernas informationsbehov om hållbar utveckling på ett flexibelt och omfattande sätt. Därför anses en separat rapport vara motiverad åtminstone än så länge. Om bokföringsenheten utarbetar en ansvarsrapport kan eventuella delområden som gäller ansvarsfullhet och hållbar utveckling utelämnas ur verksamhetsberättelsen, vilket gör utarbetandet och behandlingen av den lättare.
Statsförvaltningens organisationer utarbetar flera rapporter om sin verksamhet också i fråga om hållbar utveckling. Särskilt ministerierna utarbetar olika rapporter om verkställandet av handlingsprogrammet Agenda 2030. Arbetet inom olika förvaltningsområden beskrivs bland annat i regeringens nuvarande årsberättelse.
Ansvarsrapporten avviker från dessa för sin målgrupps del, eftersom dess syfte är att beskriva för organisationens intressentgrupper, dvs. i sista hand för medborgarna, hur organisationen främjar hållbar utveckling och hur dess verksamhet påverkar miljön. Rapporterna ger aktörer utanför statsförvaltningen information om förvaltningsområdenas strategier för att främja hållbar utveckling och om deras utfall.
Utarbetandet av ansvarsrapporter bör i så stor utsträckning som möjligt utnyttja sådant material i andra rapporter och sådan datainsamlingspraxis som fokuserar på främjandet av hållbar utveckling.
Rapportens innehåll
Det centrala innehållet i en ansvarsrapport är beskrivningen av handavtrycket och fotavtrycket i organisationens verksamhet (se kapitel 1) samt av hur organisationen har uppnått sina egna mål och hur den ämnar utveckla sin verksamhet med avseende på hållbar utveckling. Handavtrycket beskrivs som verksamhetens effektivitet i förhållande till de 3–5 målen för hållbar utveckling som organisationen har valt. Fotavtrycket rapporteras genom att man beskriver vilka negativa ekologiska, sociala och ekonomiska konsekvenser verksamheten har för verksamhetsmiljön och hur man ämnar minska dem. En exempelmall på ansvarsrapporten finns i bilaga 1 till anvisningen. Mallen kan utnyttjas i utarbetningen av rapporten om så önskas.
Val av mål för hållbar utveckling
Agenda 2030 innehåller följande 17 mål för hållbar utveckling, av vilka organisationen väljer de 3–5 viktigaste målen med tanke på organisationens egen verksamhet, och som tas upp i organisationens ansvarsrapport:
1. Att avskaffa all form av fattigdom överallt.
2. Att avskaffa hunger, uppnå tryggad livsmedelsförsörjning, uppnå en bättre kosthållning och främja ett hållbart jordbruk.
3. Att säkerställa att alla kan leva ett hälsosamt liv och verka för alla människors välbefinnande i alla åldrar.
4. Att säkerställa en inkluderande och jämlik utbildning av god kvalitet och främja livslångt lärande för alla.
5. Att uppnå jämställdhet, och alla kvinnors och flickors egenmakt.
6. Att säkerställa tillgång till och hållbar vatten- och sanitetsförvaltning för alla.
7. Att säkerställa att alla har tillgång till tillförlitlig, hållbar och modern energi till en överkomlig kostnad.
8. Att verka för en inkluderande och långsiktigt hållbar ekonomisk tillväxt, full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla.
9. Att bygga upp en motståndskraftig infrastruktur, verka för en inkluderande och hållbar industrialisering och främja innovation.
10. Att minska ojämlikheten inom och mellan länder.
11. Att städer och bosättningar ska vara inkluderande, säkra, motståndskraftiga och hållbara.
12. Att främja hållbara konsumtions- och produktionsmönster.
13. Att vidta omedelbara åtgärder för att bekämpa klimatförändringen och dess konsekvenser.
14. Att bevara och nyttja haven och de marina resurserna på ett hållbart sätt i syfte att uppnå en hållbar utveckling.
15. Att skydda, återställa och uppmuntra till hållbar användning av ekosystemen på land, hantera skogen hållbart, bekämpa ökenspridning, stoppa och återställa landdegradering och stoppa förlusten av biologisk mångfald.
16. Att främja fredliga och inkluderande samhällen för hållbar utveckling, se till att alla har tillgång till rättvisa samt bygga upp effektiva och ansvarsskyldiga och inkluderande institutioner på alla nivåer.
17. Att starkare stödja verkställandet av hållbar utveckling och globalt partnerskap för hållbar utveckling.
För att rapporten ska beskriva det mest betydande handavtrycket av organisationens verksamhet, kan det vara bra att endast fokusera på de av FN:s mål för hållbar utveckling som är relevanta ur den egna verksamhetens synvinkel. På så sätt blir rapporten inte för omfattande. Det är möjligt att organisationens verksamhet också kan påverka andra delmål än de som är underställda de identifierade, viktigaste målen. Dessa kan tas med i rapporteringen om så önskas. Ifall delmålet anknyter till det handavtryck som organisationen har till ett huvudmål som identifierats som betydande, är det tydligt att rapportera om delmålet i samma sammanhang. I annat fall kan man rapportera om delmålet som sin egen helhet. Delmålen är utlistade i bilaga 2 till anvisningen.
Beträffande finska staten kan genomförandet av FN:s mål för hållbar utveckling anses ligga på tre nivåer.
- Den första nivån utgörs av FN:s 17 globala mål för alla länder, som är listade ovan och noggrannare specificerats bilaga 2 till anvisningen.
- Den andra, nationella nivån, kan anses bestå av de mål som kommissionen för hållbar utveckling har ställt upp för det finska samhället. I Finland nationaliserades de globala målen i Agenda 2030 våren 2016 i och med det samhälleliga åtagandet för hållbar utveckling En målbild för Finland 2050, som kommissionen formulerat. Statsrådets kansli följer upp hur den nationella strategin framskrider och Statistikcentralen samlar in information om indikatorer för hållbar utveckling på nationell nivå.
- Den tredje nivån utgörs av prioriteringarna i statens egen verksamhet.
Statsrådet lämnade i oktober 2020 sin senaste redogörelse till riksdagen om främjandet av hållbar utveckling (Statsrådets redogörelse om det globala handlingsprogrammet Agenda 2030 för hållbar utveckling: Mot ett klimatneutralt välfärdssamhälle). Redogörelsen beskriver nuläget i Finland via delmålen för målen för hållbar utveckling samt hur statsminister Sanna Marins regering både i Finland och globalt bidrar till uppnåendet av vart och ett av de 17 målen för hållbar utveckling.
Åtminstone följande utredningar och riktlinjer ger stöd vid valet av de mål för hållbar utveckling som är mest betydande ur organisationens synvinkel:
- Statsrådets redogörelse från oktober 2020 åskådliggör för vilka mål arbetet framskridit planenligt i Finland och vilka delområden man bör ägna uppmärksamhet åt.
- Finlands landsrapport för Agenda2030 på engelska utvärderar nuläget för varje mål för hållbar utveckling (särskilt från och med sida 103).
- Varje förvaltningsområde har uppsatta mål för hållbar utveckling från och med budgetpropositionen för 2021.
Ministeriernas strategier kan också innehålla riktlinjer för hållbarhetsmålen och för vilka mål arbetet fortfarande kan utvidgas. Dessa riktlinjer kan också ingå i strategin för ett ämbetsverk eller i resultatavtalet mellan ett ämbetsverk och ett ministerium.
Val av mätare
Syftet med indikatorerna är att informera den som läser rapporten om vilken utveckling den rapporterande organisationen har åstadkommit genom sitt arbete för att främja de identifierade hållbarhetsmålen. Det är lika viktigt att beskriva framstegen som att uppriktigt redovisa för om framstegen har uteblivit av någon anledning eller om man har tvingats backa i utvecklingen.
Valet av mätare kan inledas genom att man sätter sig in i de viktigaste delmålen för FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande. För vart och ett av de 17 målen finns en förteckning med 6–28 indikatorer som beskriver framstegen och som är kategoriserade enligt delmål. En inofficiell översättning för indikatorerna bifogas i bilaga 2 till denna anvisning. Delmålen och mätarna finns tillgängliga på engelska på
FN:s webbplats.
När man går igenom FN:s indikatorer bör man komma ihåg att de syftar till att beskriva de globala framstegen för hela handlingsprogrammet. De beskriver inte nödvändigtvis som sådana ansvarighetsarbetet i en enskild organisation. Indikatorerna för vissa mål är antingen oansenliga eller svåra att precisera från global nivå. Egna mätare måste utvecklas i synnerhet för arbete som främjar mål 16 och 17.
En del av indikatorerna är så mångfasetterade att organisationens arbete inte framgår av den mätta informationen oberoende av hur framgångsrikt arbetet har varit. Lösningen skulle kunna vara en mätare som granskar målet ur ett snävare perspektiv, parallellt med den en mätare som om möjligt fastställts av FN, ifall informationen som behövs till det är tillgängligt.
Om de indikatorer som ingår i handlingsprogrammet ändras avsevärt så att de bättre beskriver den egna verksamheten, är det skäl att motivera detta för läsaren.
Exempel.
Organisation Q har ur sin synvinkel identifierat FN:s mål 16 (att främja fredliga samhällen och garantera alla tillgång till rättstjänster, bygga effektiva och ansvarsfulla institutioner på alla nivåer) och dess delmål 16.1 (avsevärt minska alla former av våld och dödsfall i samband med dem överallt) som betydande mål för hållbar utveckling. Det föreslås i FN:s indikatorlista att det ifrågavarande delmålets framsteg mäts enligt den befolkningsandel som anser att det är tryggt att röra sig i det egna bostadsområdet (16.4.1). Organisation Q har inte möjlighet att genomföra en sådan enkät som mätaren kräver. Organisationen beslutar att i stället mäta utvecklingen enligt antalet våldsbrott per region.
Om mätaren inte till fullo grundar sig på uppmätta data, utan innehåller antaganden, ska läsaren informeras om saken.
Det är inte alltid möjligt att beskriva det utförda arbetet för ett mål med hjälp av en kvantitativ mätare, varvid framstegen kan beskrivas kvalitativt.
Exempel.
Organisation X har ur sin synvinkel identifierat mål 17 (starkare stöd till verkställandet av hållbar utveckling och globalt partnerskap för hållbar utveckling) och delmål 17.16 (effektivare globalt partnerskap för hållbar utveckling) som betydande mål för hållbar utveckling. Det föreslås i FN:s indikatorlista att indikatorn för hur delmålet framskrider ska grunda sig på antalet länder som rapporterar om framgångar i uppföljningen av effektivt utvecklingssamarbete mellan flera parter som bidrar till att målen uppnås. Indikatorn lämpar sig inte för rapportering från enskilda organisationer. Organisationen beskriver i stället internationella partnerskap för hållbar utveckling och bedömer hur effektivt de främjar delmålet.
Man borde inte avstå från mätningar i sådana situationer som det är svårt att skilja insatsen från organisationens egen verksamhet från andra inverkande faktorer och variabler. Då kan man redogöra för läsaren om de inverkande faktorerna och vid behov bifoga en kvalitativ bedömning av hur effektiv organisationens egen verksamhet är.
För att rapportens läsare ska få en uppfattning om hur ansvarighetsarbetet framskrider vore det bra att lägga fram mätt information från fler än ett år. Det beror på mätaren hur många års observationer det lönar sig att presentera som en helhet, men med cirka 3–5 års tidsintervall kan läsaren oftast bilda sig en uppfattning om utvecklingen.
När den första rapporten utarbetas är det förståeligt att man inte nödvändigtvis kan framställa en heltäckande tidsserie, om man till exempel har börjat samla in vissa uppgifter först när rapporteringen inleddes. Läsaren bör informeras om avsaknaden av uppgifter från tidigare år, varvid man kan konstatera att tidsserien börjar framställas från den aktuella rapporten.
En motsvarande situation kan även uppstå under senare rapporteringsår om man till exempel märker att man borde mäta hur ett visst mål framskrider med en annan mätare än tidigare. Om möjligt lönar det sig alltid att framställa en tidsserie även om det vore fråga om det första rapporteringsåret.
Rapportering om verksamhetens fotavtryck
Verksamhetens fotavtryck består av negativa ekologiska, sociala och ekonomiska konsekvenser som organisationens existens och verksamhet medför för sin verksamhetsmiljö. Fotavtrycket begränsas därmed inte till organisationens handavtryck, dvs. påverkan till de FN:s mål som har identifierats som betydande. Rapporten bör beskriva hur organisationen har beaktat storleken på sitt fotavtryck och hur man strävar efter att minska den.
I statsförvaltningens verksamhetsområde har ansvaret för många faktorer som påverkar verksamhetens fotavtryck centraliserats till koncernaktörer. Den rapporterande organisationen rapporterar inte helheter som är på koncernaktörers ansvar, eftersom dessa bär också ansvaret om ansvarsfullheten för de service de erbjuder.
För att dessa ansvarsfullhetuppgifter blir offentligt rapporterade, bearbetar Statskontoret en till statsförvaltningen gemensam, offentlig databank. Avsikt är att för år 2021 uppgifter gällande statsförvaltningens koldioxidfotavtryck från Hansel, reseservice av Palkeet samt Senat-fastigheter. Den rapporterande organisationen kan i sin rapport med avseende för denna information hänvisa till databanken. Statskontoret ger ytterligare information om helheten inom 2021.
Statskontoret utreder möjligheter att utvidga databanken stegvis till att innehålla också uppgifter gällande socialt och ekonomiskt fotavtryck samt ytterligare ekologiska aspekter utöver koldioxidfotavtrycket. I databanken kunde man i det mån som möjligt utnyttja uppgifter av koncernaktörer samt de som ministerier, ämbetsverk och inrättningar har samlat om sin egenverksamhet. Statskontoret informerar separat om arbetets framskridande och uppdaterar anvisningarna vid behov.
Verksamhetens fotavtryck innehåller dock också delområden, varav den rapporterande organisationen ansvarar själv. I rapporten borde man beskriva, hur har man strävat efter att förminska de olika delområden av fotavtrycket under de senaste åren och speciellt till vilka åtgärder man planerar att vidta i framtiden. Ifall man har material gällande fotavtrycket under de senaste åren, kan en tidsserie som visualiserar utvecklingen vara belysande åt läsaren. Under startperioden för rapporteringen är detta dock inte nödvändigt, ifall man inte har data. Rapporten kan kompletteras till exempel med rapportering om eventuellt
Green Office -arbete, ett eget miljöprogram eller personalens välbefinnande. Rapporterna behöver inte slås samman. Kompletteringen kan genomföras genom att länka andra rapporter till ansvarsrapporten.
I många organisationer har man redan strävat efter att minska fotavtrycket. Statsförvaltningen har flera strategier och program som har till mål att minska eller optimera de statliga aktörernas ekologiska och sociala fotavtryck. I förverkligande av strategier och program är det för sin del frågan om strävan efter att minska fotavtrycket som den verksamheten orsakar. Till dessa hör bland andra följande:
- Statsrådets principbeslut om en nationell strategi för offentlig upphandling (innehåller strategin med bilagor) (2020)
- TOIMI-projektet stöder ministerierna och deras förvaltningsområden i utarbetandet av en verksamhetsplan för att iaktta strategins mål i de egna upphandlingarna.
- Statsrådets principbeslut om statens lokalstrategi (2014) (Obs. Statsrådet ska godkänna förnyade statens lokalstrategi i form av statsrådets principbeslut under hösten 2021.)
- Statens resestrategi (2021)
- Riktlinjer för statens personalledning samt programmet för reformering av statens personalledning
- Finansministeriets rekommendation om främjande av jämställdheten mellan könen vid statliga ämbetsverk (2018)
En viss helhet kan för vissa organisationer framkomma i verksamhetens fotavtryck och för andra i handavtryck. Till exempel upphandlingarna har en betydande roll i sammanhanget.
Exempel. Upphandling
För organisation Å är upphandlingarnas stora volym av central betydelse för verksamheten. Organisationen har därför identifierat mål 12 (ansvarsfull konsumtion) som ett av FN:s mål för hållbar utveckling som dess verksamhet lämnar det mest betydande handavtrycket på. I sin ansvarsrapport fokuserar organisation Å på att beskriva hur den i sin egen verksamhet strävar efter att främja en ansvarsfull konsumtion genom målets delmål. Detta innebär att organisationen har i den mån det är möjligt inkluderat ansvarsfullhetsfrågor i kriterierna för konkurrensutsättningarna, utrett underleverantörs- och leverantörskedjorna, deras etik och ekologi samt hur man kan minska mängden utsläpp och avfall som härrör sig från anskaffningarna.
Upphandlingar har ingen avgörande betydelse för organisation B, eftersom man i huvudsak endast anskaffar kontorsmaterial utöver informationsteknik. Organisation B fokuserar i sin ansvarsrapport på de av FN:s mål för hållbar utveckling som dess verksamhet lämnar det mest betydande handavtrycket på. Organisation B fäster vikt vid återvinning och energisparande elapparater i sina lokaler. Rapporten innehåller en beskrivning av arbete som främjar återvinning samt av en kampanj som syftar till att spara el.
Organisering av rapporteringen
Ledningens roll
Det rekommenderas att organisationens högsta ledning förbinder sig till organisationens ansvarighetsarbete och tydligt meddelar om detta. Det är viktigt att se till att det finns resurser för att genomföra ansvarsrapporten och att personer från olika delar av organisationen deltar i arbetet. För att arbetet för hållbar utveckling och rapporten om den ska vara trovärdiga är det viktigt att ledningen deltar i rapporteringsprocessens olika skeden, åtminstone som en bekräftande part. Syftet med att ledningen bekräftar rapporten är att signalera till läsaren att ledningen har förbundit sig till rapportens innehåll. Bekräftandet kan utföras på ett sätt som bäst passar den egna organisationen, till exempel som en benämning i rapportens text eller i ett separat förord eller ledningens översikt.
Rapportens förord eller ledningens översikt erbjuder dessutom en värdefull möjlighet för ledningens representanter att informera om tyngdpunkterna och målen i organisationens ansvarighetsarbete samt om framtida planer, utmaningar och möjligheter.
Rapporteringsansvariga
Det rekommenderas att i genomförandet av ansvarsrapporteringen deltar personer från olika delar av organisationen i den mån det är möjligt. För att genomföra detta kan man till exempel tillsätta en arbetsgrupp, utnyttja existerande organisationsstrukturer till rapportering av verksamheten eller komma på en ytterligare alternativ som passar den egna organisationen. Det vore önskvärt att få deltagare från organisationens kommunikationsgrupp med i arbetet.
Det är bra att regelbundet ändra sammansättningen av gruppen som arbetar med ansvarsrapporten. Det är inte ändamålsenligt att arbetet för evigt ska vila på en viss arbetsgrupps eller persons axlar, eftersom det behövs synpunkter och kompetenser från olika delar av organisationen.
Idéen med grundandet av arbetsgruppen är att en namngiven grupp åtar sig att leda beredningen av rapporteringen och planeringen av innehållet i nästa rapport, samt den interna ansvarsfördelningen. Ansvaret och arbetet för hållbar utveckling är dock hela organisationens ansvar, och således bör den övriga personalen i möjligaste mån inkluderas i arbetet, till exempel med hjälp av workshopar och enkäter.
Exempel. Bildande av en arbetsgrupp för samhällsansvar
Personalens kompetens och synvinklar kan på många olika sätt inkluderas i utarbetandet av ansvarsrapporten. Ett sätt är att bilda en så kallad arbetsgrupp för samhällsansvar. Eftersom det inte är möjligt eller ens nyttigt för hela personalen att med samma intensitet delta i genomförandet av rapporten, kan man bilda en mindre arbetsgrupp med personer från olika avdelningar eller branscher. Arbetsgruppen åtar sig att leda beredningen av rapporteringen och planeringen av innehållet i nästa rapport, samt den interna ansvarsfördelningen. Den övriga personalen kan delta i arbetet till exempel genom workshopar och enkäter.
Den naturliga tidpunkten för att se över arbetsgruppens sammansättning infaller i slutet av rapporteringsperioden på slutet av våren före sommarsemesterperioden. Då kan gruppen påbörja planeringen av den följande rapporten smidigt på hösten. Gruppen ska helst bestå av både erfarna och nya medlemmar.
Fallexempel. Statskontoret
Statskontorets ledningsgrupp beslutade att tillsätta en arbetsgrupp för samhällsansvar vid sitt möte i december 2020. Gruppens medlemmar företräder alla verksamhetsområden. En ordförande och en sekreterare från divisionen Förvaltning och utveckling medverkar också. Även ekonomienheten stöder arbetsgruppen.
Rapporteringens arbetsskeden
Nedan beskrivs hur man kan förbereda sig för ansvarsrapporteringen för 2021.
Vår
Ansvarsrapporteringen förbereds på våren enligt Statskontorets anvisning Förberedelse till statsförvaltningens enhetliga ansvarsrapportering (Dnr VK/43766/00.00.01.06.01/2020; upphävd genom denna anvisning). Det centrala är att identifiera de 3–5 av FN:s mål för hållbar utveckling, som organisationen kan bidra mest till genom sin verksamhet.
Statskontoret ordnar workshopar som stöd för arbetet i samband med identifieringen.
Sommar
För att skapa en helhetsbild utarbetar Statskontoret en sammanfattning av de av FN:s mål för hållbar utveckling som organisationerna identifierar som de mest betydande ur sin egen synvinkel.
Statskontoret publicerar en anvisning för ansvarsrapporteringen.
Höst
Organisationen utser ansvarspersonerna som planerar genomförandet av arbetet för rapporten för 2021. Under hösten är det viktigt att identifiera rapportens centrala intressentgrupper och därmed de viktigaste läsarna, samt planera rapporten för denna målgrupp.
Samtidigt är det bra att identifiera vilka mätare man behöver för att beskriva hand- och fotavtrycket av den egna verksamheten och vilken information man behöver för att framställa mätarna. Det är också tillrådligt att börja förbereda datainsamlingen och utnyttja den befintliga informationen. Om det inte är möjligt att få uppgifter för hela 2021 bör man använda de uppgifter som finns tillgängliga eller konstatera i rapporten att uppgifterna i fråga börjar samlas in till exempel från början av 2022.
Härtill är det bra att börja planera rapportens texter och övrigt innehåll under hösten.
Statskontoret ordnar workshopar som stöd för att starta rapporteringen.
Vinter och början av år 2022
När rapportåret har löpt ut samlar man in de uppgifter som ska rapporteras och börjar utarbeta rapportens texter och visuella uttryck. Eftersom rapporten publiceras efter att bokslutet har färdigställts lönar det sig att utnyttja den redan färdigställda rapporteringen för 2021 i den mån det är möjligt.
Den färdiga rapporten presenteras för organisationens ledning för godkännande innan den publiceras. Om ledningen utarbetar ett förord eller en översikt till rapporten ska detta beaktas i tidschemat.
När rapporteringen har blivit mer vedertagen upprepar sig vissa arbetsmoment under den årliga arbetsprocessen. Ju fler rapporteringsomgångar organisationen har haft, desto mer fungerande blir sannolikt processen.
Första kvartalet
Det konkreta skrivarbetet och det visuella genomförandet för rapporten för föregående kalenderår ingår i de viktigaste uppgifterna under denna period. Innan rapporten publiceras är kan det vara bra att presentera dess huvudsakliga innehåll för organisationens ledning.
Andra kvartalet
Rapporten från föregående kalenderår publiceras i början av perioden. Rapporten kan med fördel kopplas samman med organisationens ansvarskommunikation. Arbetet för att genomföra rapporten borde utnyttjas i så stor utsträckning som möjligt. Detta förutsätter att ansvarskommunikationen inkluderas i organisationens kommunikationsplanering. Informationen som man gått ut med under året kan antingen härröra sig från föregående års rapport eller användas i rapporten för det innevarande året.
När rapporten publiceras bör kommunikationen ha sitt fokus på de allra viktigaste temana och innehåll av nyhetskaraktär. Senare under året kan man använda mer tidlöst innehåll i kommunikationen, till exempel i form av bloggtexter.
Rapporten bör också presenteras för organisationens egen personal. Rapportens teman kan också kopplas samman med befintliga årsrapporter eller andra motsvarande händelser samt övrig intern kommunikation.
Efter att rapporten publicerats kan man gå igenom den avklarade rapporteringsomgången och samla in respons och utvecklingsförslag om både processen och slutresultatet.
I slutet av perioden, före semesterperioden, kan man välja medlemmar till den arbetsgruppen som utarbetar rapporten för innevarande kalenderår.
Tredje kvartalet
Efter semesterperioden kan arbetsgruppen välja eventuella tyngdpunkter för rapporten för det innevarande kalenderåret. Till exempel, ifall det har skett intressant utveckling inom arbetet på ett mål för hållbar utveckling som man har identifierat som betydande eller man kan presentera ett intressant fallexempel gällande det, kan gruppen bestämma sig att ge detta mål mera utrymme i den följande rapporten. Samtidigt som man inleder datainsamlingen väljer man vad som tas med i ansvarsrapporten av den information som producerats tidigare under året.
Om det finns mätare i tidigare års rapporter som det lönar sig att följa också i framtiden, är det bra att beakta i det här skedet. På det sättet kan man försäkra omfattande tidsserier för viktiga mätare. Samtidigt är det bra att se till, om någon element kräver uppdatering.
Det lönar sig att granska, vilka mätare som använts i tidigare rapporter.
Det är bra att inkludera organisationens ledning i arbetet genom att presentera arbetsgruppens handlingsplan för rapporteringen för det innevarande året. Handlingsplanen kan innehålla till exempel tidtabellen för rapporteringen, etappmål och arbetsfaser samt vem som ansvarar för vad. Meningen med planeringen är att underlätta arbetsgruppens arbete och därmed lönar det sig att verkställa den som bäst passar den egna organisationen.
Ansvarskommunikationen fortsätter enligt planen.
Fjärde kvartalet
Mot slutet av året bör man ägna uppmärksamhet åt den kontinuerliga datainsamlingen så långt möjligt, så att merparten av arbetet inte skjuts fram till rapportens utarbetandefas i början av året. Senast i slutet av året bör man identifiera de fallexempel som man vill inkludera i årets rapport, varefter experter tilldelas ansvaret för att utarbeta dem.
Arbetsgruppen för samhällsansvar bör göra upp en mer detaljerad plan för innehållsproduktionen inför rapportens utarbetandefas i början av året, så att processen förlöper så smidigt som möjligt. I denna plan fokuseras noggrannare i rapportens innehåll än i arbetsgruppens handlingsplan.
Befintliga processer (till exempel för upprättandet av verksamhetsberättelsen) för datainsamling samt register och databaser bör vid tillfälle utnyttjas även när ansvarsrapporten utarbetas.
An eftersom arbetet framskrider bör man dokumentera hur datainsamlingen har genomförts:
- Vilka mätare hör samman med vilka avdelningar?
- Kan man utnyttja den information som samlas in för verksamhetsberättelsen?
- I vilket format ska informationen skickas, till vilken filmapp och när?
När det finns anvisningar och dokumentation för processen, blir också den koordineringsansvariga arbetsgruppens arbete tydligare och enklare.
Rapportens struktur och publiceringssätt
Rapporten borde ha följande grundstruktur, som kompletteras med centrala element i den egna verksamheten.
1. Ledningens bekräftelse av rapporten och eventuellt förord
2. Beskrivning av organisationen som avger rapporten
a. Förvaltningssätt för ansvarsfullhet
b. Mål för ansvarsfullhet
3. Handavtryck på det första av FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande
4. Handavtryck på det andra av FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande
5. Handavtryck på det tredje av FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande
6. (VID BEHOV: Handavtryck på det fjärde av FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande
7. (VID BEHOV: Handavtryck på det femte av FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande
8. Fotavtryck, det vill säga verksamhetens negativa inverkan på verksamhetsmiljön
9. Beskrivning av hur rapporten utarbetats
Avsnitten har ingen riktningsgivande längd. Om möjligt ska de innehålla all väsentlig information som behandlar ämnet. Det viktigaste är att rapporten är så läsbar som möjligt. Med tydlig framställning ryms innehållet på cirka 10 sidor. Om texten som ska rapporteras är drygt 30 sidor lång blir den lätt tung och pratig.
I bilaga 1 till anvisningen finns ett exempel för en rapport med den ovan beskrivna strukturen. Exemplet har modellrubriker och anvisningar om kapitlens innehåll. Exemplets innehållsförteckning behövs inte användas som sådan i rapporteringen. Rapportens rubriker har hjälpfrågor för att göra det lättare att gestalta vilken fråga det aktuella stycket borde svara på.
För att utöka rapportens visualitet, det lönar sig att utnyttja FN:s kommunikationsmaterial gällande Agenda 2030 och mål för hållbar utveckling vid rapportering av den egna verksamhetens handavtryck. Man får endast använda de versioner av materialet som inte har FN:s symbol.
- FN:s instruktioner för användningen av materialet (på engelska).
- FN:s bilder och annat kommunikationsmaterial (på engelska)
- Statsrådets bildbanks bilder av målen för Agenda 2030 (på finska)
- Nedladdningsbara Agenda 2030 -bilder på UNDP:s webbplats på finska och på svenska.
Organisationen bestämmer själv den tekniska formen för rapporten. Rapporten publiceras i den publikationsformen som sannolikt bäst tjänar organisationens viktigaste intressentgrupper. Publikationsformen ska uppfylla tillgänglighetskriterierna (tillgänglighetsdirektivet (2016/2102)). Oberoende av publikationsformen ska uppmärksamhet fästas vid att rapporten är tydlig och lättläst.
Att producera en ansvarsrapport som eget webbinnehåll betjänar olika intressentgrupper på ett brett sätt, eftersom en webbplats ofta är den visuellt mest fungerande lösningen. En rapport som producerats som webbinnehåll ska vara lättillgänglig för läsarna på organisationens webbplats. Webbplatsen ska också ha tidigare års rapporter eller länkar till dem, när det finns sådana.
Den enklaste publiceringsformen är en pdf-fil som laddas upp på organisationens webbplats. Pdf-formatet är dock inte lika läsbart och lättillgängligt som sådana helheter som visas direkt på en webbplats.
Statskontoret ber att organisationen senast i slutet av april årligen meddelar per e-post till vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi när rapporten kommer att publiceras och i vilken form den publiceras.
Ytterligare information
Kompletterande information till anvisningen finns på Statskontorets webbplats.
Förfrågningar om anvisningen kan skickas per e-post till adressen vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi.
Organisationen Global Reporting Initiative (GRI) har en webbplats där man kan läsa tusentals ansvarsrapporter som företag utarbetat enligt organisationens standard. Rapporterna kan sökas till exempel enligt bransch eller publikationsår (på engelska).
UN Global Compact, FN:s initiativ för företagsansvar, har i samarbete med Global Reporting Initiative (GRI) utarbetat en praktisk guide för rapportering om arbete som gynnar FN:s mål för hållbar utveckling (på engelska).
SDGCompass är en guide som utarbetats i samarbete mellan GRI, UN Global Compact och World Business Council for Sustainable Development. Syftet med guiden är att stödja företag i integreringen av hållbarhetsmålen i deras strategier, samt i effektivitetsmätningen och ledningen av arbete som gynnar FN:s mål för hållbar utveckling.
Frivilliga rapporter till FN av städer. Helsingfors, Esbo och Åbo deltar från Finland.
På organisationen International Association of Impact Assessments webbplats finns information om konsekvensbedömning och olika sätt för genomförandet av en bedömning (på engelska).
Sitras utredning Polkuja tavoitteelliseen kestävyysraportointiin – Sitran opit Agenda 2030 -tavoitteiston hyödyntämisestä (Vägar till målinriktad hållbarhetsrapportering, på finska) behandlar Sitras iakttagelser och erfarenheter av rapportering om arbete som gynnar FN:s mål för hållbar utveckling.
| Helsingfors 2.9.2021 | |
| Divisionschef | Lasse Skog |
| Utvecklingschef | Sari Virta |
Bilagor
Bilaga 1: Exempelmall för ansvarsrapport
Bilaga 2: Mål och delmål för handlingsprogrammet för hållbar utveckling (Agenda 2030)
Bilaga 3: Global indikatorram för målen för hållbar utveckling
Bilaga 4: Sammanfattning av anvisningen
För kännedom
Statsrådets kansli, Statens revisionsverk, Finansministeriet/avdelningen för utveckling av statsförvaltningen