eKvittot – säg adjö till papperskvitton

eKvittot är ett kvitto i digitalt format. eKvittot gör det möjligt att automatiskt överföra kvittouppgifter, eftersom informationen på det digitala eKvittot automatiskt kopplas till kontotransaktionen. I eKvittots struktur finns färdigt formbunden produktinformation och mervärdesskattesatsen för varje produkt.

På eKvittot finns samma uppgifter som på papperskvittot i maskinläsbar form

Lagen om skyldighet att erbjuda kvitto vid kontantförsäljning förpliktar näringsidkaren att ge kunden ett kvitto. Kraven på kvittots datainnehåll kommer från mervärdesskattelagen:

• säljarens namn, kontaktuppgifter och FO-nummer
• datum då kvittot har tagits fram
• kvittots identifikationsnummer eller annan uppgift som identifierar kvittot
• mängden och arten av varor samt arten av tjänster som har sålts
• det belopp som har betalats för varorna eller tjänsterna samt beloppet av mervärdesskatt enligt skattesats eller grunden för mervärdeskatt enligt skattesats.

• eKvittot möjliggör automatisering i behandlingen av reseräkningar.
• Revisionen underlättas när hela bokföringen är i elektronisk form.
• Kvittona sparas i elektronisk form. Mervärdesskatt kan inte dras av exempelvis för ett kostnadsverifikat som du själv har upprättat i stället för ett papperskvitto som förkommit.

• eKvittona läggs automatiskt till reseräkningen eller systemet för hantering av inköpsfakturor.
• Kvittona sparas i elektronisk form.
• Det sparar tid: det tar cirka 14 minuter att behandla ett papperskvitto, medan det tar endast cirka 1 minut och 20 sekunder att behandla motsvarande elektroniska kvitto.

Hur kan säljaren ta i bruk eKvitton i sin verksamhet?

• Kontrollera om ditt kassasystem har en egenskap som låter dig skicka eKvitton.
• Se till att eKvittot endast innehåller de uppgifter som krävs enligt mervärdesskattelagen och är väsentliga för kunden.
• Kom ihåg att säkerställa att datasekretessen har beaktats. Se också till att användningen av eKvitton nämns i dataskyddsbeskrivningen.
• Ingå ett avtal om förmedling av eKvitton med en eKvittooperatör.
• Kassasystemleverantören uppdaterar egenskapen i kassasystemet.
• Informera din personal om möjligheten att erbjuda eKvitton.
• Berätta också för dina kunder att du erbjuder eKvitton.

Om du vill att eKvittona läggs direkt till rese- och kostnadshanteringssystemet:

1. Kontrollera att ditt rese- och kostnadshanteringssystem har beredskap att ta emot eKvitton.
2. Beställ eKvittotjänsten och kom överens om vilken eKvittooperatör som ska användas.
3. Registrera företagskortets uppgifter i eKvittotjänsten.

På så sätt förmedlas dina eKvitton direkt till rese- och kostnadshanteringssystemet och du kan granska eKvittona i eKvittotjänstens applikation.

Om du vill behandla eKvitton i ekonomiförvaltningens program:

1. Registrera företagskortets uppgifter i eKvittotjänsten.
2. eKvittot kommer från eKvittooperatören på samma sätt som nätfakturan.
3. Företagets Credit-inköp avstäms mot kreditkortsfakturan och Debit-inköp mot kontoutdraget.

Hur kopplas betalkortet till eKvittotjänsten?

Om du har ett kreditkort som företaget gett dig:

1. eKvitton på inköp som gjorts med företagskort kan förmedlas direkt till reseräkningssystemet eller systemet för hantering av inköpsfakturor.
2. Företaget eller kortutfärdaren kan registrera korten hos den eKvittooperatör som företaget använder.

Om du använder ditt eget betalkort för inköp för företagets räkning:

1. Registrera själv kortet hos eKvittooperatören och välj en applikation där du ser eKvitton.
2. Välj de inköpskvitton som du vill debitera företaget bland de inkomna eKvittona och förmedla dem till den applikation som företaget använder.
3. Du måste be om separata kvitton för personliga inköp och inköp för företagets räkning.

Nedan finns länkar till eKvittooperatörernas listningar där du kan kontrollera var du redan nu kan få eKvitton:

ReceiptHero

Storebox

Ta kontakt så berättar vi mera: rte@valtiokonttori.fi 

Kampanjen eKvitto genomförs i samarbete med Statskontoret och projektet Företagets digitala ekonomi.

Statskontoret har ansvarat för pilottesterna av det digitala kvittot, eKvittot. Syftet med testerna är att säkerställa att eKvittot fungerar. Senare är det tänkt att eKvittot ska bli en del av den vardagliga ekonomiförvaltningen även utanför statsförvaltningen. I och med det digitala kvittot är målet också att skapa ett serviceutbud där konsumenternas kvitton lagras i en elektronisk tjänst för deras olika behov. Flera experiment med eKvittot genomförs också inom ramen för projektet Företagets digitala ekonomi. Bekanta dig med projektets experiment och samutveckling.

I projektet Företagets digitala ekonomi ser man i samarbete med intressentgrupperna till att företagen har förutsättningar att erbjuda och ta emot eKvitton. Syftet med projektet är att beskriva vilka förändringar som krävs i företagen för att erbjuda eKvittot eller för att utnyttja eKvittot i ekonomiförvaltningen. Dessutom strävar man efter att komma överens om gemensamma principer för förmedlingen av eKvitton, reda ut eventuella behov av lagändringar och främja arbetet för att standardisera eKvittot i Europa.

eKvittot är i princip planerat för att uppfylla kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR. Förutom att eKvittot är tryggt minskar det även den grå ekonomin.

Läs mer:

Företagets digitala ekonomi

Realtidsekonomi