De som varit i arbetslivet en längre tid kan konstatera att de konkret upplevt frammarschen av flera nya teknologier: internet, ett grafiskt användargränssnitt i stället för ett märkesbaserat (= i praktiken användningen av mus), mobiltelefoner eller på modern svenska säkert bara telefon i stället för fast telefon. Många, om än allt färre, kommer säkert också ihåg konteringsstämpeln, alltså den stämpel som man använde för att manuellt stämpla till exempel inköpsfakturor och där man gjorde konteringsanteckningar och satte sitt bomärke.
Den tekniska utvecklingen är säker
Artificiell intelligens verkar vara följande uppenbara nya teknik som sprider sig för omfattande bruk. Lösningar som stöder sig på AI, algoritmer och analys kan väsentligt förbättra möjligheterna för ekonomiförvaltningen att svara på verksamhetsbehoven och effektivisera ekonomiförvaltningen. Genom att förbättra effektiviteten blir det möjligt att nå målen i statsförvaltningens produktivitetsprogram inom ekonomiförvaltningen.
Det lönar sig inte att kämpa emot, utan gå med. Jag minns hur webbläsare i början endast installerades på ledningens arbetsstationer på den organisation där jag arbetade. I de övrigas arbetsbeskrivning ingick inte att använda internet. Vi har kommit långt sedan dess. Det lönar sig bara att på ett behärskat sätt bekanta sig med den nya tekniken och fundera på hur den kan utnyttjas i det egna arbetet, i ekonomiförvaltningen. Datasäkerhet, dataskydd, loggning och audit trail ska naturligtvis beaktas.
Den statliga ekonomiförvaltningens mål
Redovisningsskyldighet, kontinuitet, effektivitet och kompetens kommer att vara viktiga aspekter inom den statliga ekonomiförvaltningen även när vi närmar oss 2030-talet. Ekonomiförvaltningens uppgifter ska stöda genomförandet av redovisningsskyldigheten och verksamhetsledningen. Digitaliseringen utvecklar effektiviteten och personalens kompetens och förmåga att utveckla verksamheten ombesörjs. De kritiska funktionerna inom ekonomiförvaltningen ska fungera under alla förhållanden.
Statskontoret, finansministeriet och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet utarbetade tillsammans en utvecklingsplan för den statliga ekonomiförvaltningen under 2023 och början av 2024. När planen utarbetades identifierades förändringar i omvärlden som påverkar den statliga ekonomiförvaltningen.
Kvaliteten på data och betydelsen av informationshantering inom ekonomiförvaltningen framhävs
Ekonomiförvaltningens uppgifter utnyttjas i ledningen och beslutsfattandet. Publiceringen av uppgifter om statsfinanserna och ekonomiförvaltningen är en del av en fungerande demokrati. Med hjälp av ekonomiförvaltningens uppgifter och lägesbild samt tillhörande analyser och prognoser kan ledningen få bättre stöd i framtiden.
Målet är att uppgifterna om ekonomiförvaltningen produceras i statens gemensamma datasystem via öppna gränssnitt för att kombineras med till exempel de statliga ämbetsverkens och inrättningarnas substansuppgifter. När man satsar på att göra informationen begriplig till exempel genom visualiseringar så kan den utnyttjas förutom av experter och beslutsfattare även av medier och medborgare.
Mer automatisering, beredskap och framförhållning
Ett annat tema som framhävs i utvecklingsplanen är beredskap. Till exempel ska betalningsrörelsens, löneräkningens och bokföringens funktionalitet till sina kritiska delar planeras och övas tillsammans med intressegrupperna. Målet för produktionen av statens ekonomiförvaltning är att under de kommande åren utnyttja molntjänster. Det är ingen slump att statsförvaltningens gemensamma riktlinjer för molntjänster, som uppdaterades i oktober 2023, också betonar betydelsen av beredskap utöver framförhållning.
Utöver molntjänster strävar man också efter att ekonomiförvaltningen ska vara effektiv genom att utföra automatisering både på bokföringsenheterna och på servicecentret. I samband med att nya projekt, såsom ibruktagande eller versionsuppdateringar av systemen, strävar man efter att identifiera möjligheterna att utveckla processerna och automatisera olika processfaser. Samtidigt granskas naturligtvis även eventuella behov av ändringar i lagstiftningen.
En kunnig personal gör det möjligt att nå målen
Enligt en prognos går cirka 600 anställda inom den statliga ekonomiförvaltningen i pension eller byter till andra sektorer före 2030. Det är viktigt att de som arbetar inom statens ekonomiförvaltning även i fortsättningen har en stark substanskompetens inom den statliga ekonomiförvaltningen samt kännedom om ämbetsverkens och inrättningarnas kärnverksamhet. I framtidens kompetenskrav är det också nödvändigt att beakta kompetensbehoven i anslutning till digitalisering, utnyttjande av artificiell intelligens och dataekonomi. En kunnig personal säkerställer att den statliga ekonomiförvaltningen fungerar, att ekonomiförvaltningen är kvalitativ och effektiv och att den utvecklas i den föränderliga verksamhetsmiljön.
Ämbetsverkens synpunkter på nuläget och målbilden för ekonomiförvaltningen samt på behoven utreddes med en enkät som skickades till ämbetsverken våren 2023. Dessutom intervjuades även representanter för datasystemleverantörerna och revisionen för att få med deras åsikt i reflektionerna över målbilden och utvecklingsobjekten. Ämbetsverken kunde kommentera utvecklingsplanen fram till den 3 april 2024. Den publiceras under våren 2024 efter att ämbetsverkens kommentarer har behandlats.
Vad anser den artificiella intelligensen om ekonomiförvaltningens framtid?
När jag frågade AI om framtidsutsikterna för ekonomiförvaltningen var svaret kortfattat följande: AI kommer att bearbeta uppgifterna och funktionerna inom ekonomiförvaltningen och dataanalysernas roll kommer att öka ytterligare. Systemlösningar som grundar sig på molntjänster kommer att tas i bruk i större utsträckning, regleringen kommer att öka, riskhanteringen blir allt viktigare och de yrkesutbildade personerna inom ekonomiförvaltningen flyttar över från händelsehantering och manuella uppdrag till mer strategiska och rådgivande uppgifter.
Etik och ansvarsfullhet kommer att vara allt viktigare aspekter även inom ekonomiförvaltningen och dessutom bör man fästa mer uppmärksamhet vid cybersäkerheten och dataskyddet. Precis som i många andra expertuppgifter förutsätts även i fortsättningen samarbete och kommunikation inom ekonomiförvaltningens uppgifter. AI är alltså överraskande överens med oss.
Författare: biträdande direktör Tanja Wistbacka
Texten grundar sig till stor del på dokumentet Statens utvecklingsplan för ekonomiförvaltningen som kommer att publiceras i slutet av våren.
