I Finland har man utvecklat elektronisk fakturering sedan början av 2000-talet. Resan har varit lyckad: I Finland går redan över 90 procent av organisationernas fakturor som elektroniska nätfakturor och största delen av konsumenterna tar emot e-fakturor till nätbanken.
“Hur många skulle vilja gå tillbaka till att hantera pappers- eller pdf-fakturor istället för att hantera fakturor på nätet?”
Fördelarna med elektronisk ekonomiförvaltning är obestridliga. Jag tror att det är lättast att få det här bekräftat genom att fråga: hur många personer skulle vilja gå tillbaka till att hantera pappers- eller pdf-fakturor istället för e-fakturor?
Efter e-fakturering är nästa logiska steg att titta på beställningar. Staten har beslutat att ta i bruk den utvidgade beställningsprocessen i enlighet med Peppol från och med 1.4.2024. Just nu pågår ett utvecklingsarbete i det statliga orderhanteringssystem Handi.
Peppol, vaddå?
Peppol är ett internationellt nätverk som gör det möjligt för olika aktörer att skicka elektroniska affärsdokument, såsom beställningar och fakturor, till varandra på ett standardiserat, branschoberoende sätt. De flesta av Finlands viktigaste handelspartners främjar användningen av Peppol inom sina territorier.
I den utökade orderprocessen skickar staten en elektronisk order till leverantören och får en elektronisk orderbekräftelse. Ändrings- och avbeställningshändelser sköts också elektroniskt. Det manuella arbetet minskar när data överförs mellan informationssystem.
Peppol-kravet ska gradvis införas i statliga upphandlingskontrakt
Staten främjar elektronisk beställning genom att införa en utökad beställningsprocess i enlighet med Peppol från och med 1.4.2024. Närmare bestämt innebär denna ändring att efter 1.4.2024 kommer den utvidgade beställningsprocessen i enlighet med Peppol att synas i tillämpliga upphandlingar som en del av konkurrensutsättningarna. För det första kommer Peppol-kapaciteten att införlivas i lämpliga ramavtal. I övriga nya upphandlingskontrakt inkluderas motsvarande krav före 2026. Det bör observeras att kravet på Peppol inte tillämpas på alla upphandlingskontrakt på grund av upphandlingens karaktär. Kravet på att använda Peppols utvidgade beställningsprocess bedöms utifrån upphandlingsobjektet och de beställningspraxis som är knutna till det.
Som ett resultat kommer den statliga leverantören att få en elektronisk beställning från staten i Peppol-format, som han svarar med en orderbekräftelse. Ändrings- och avbeställningssituationer sköts också elektroniskt. Detta förutsätter att leverantörerna granskar sina egna system. Som slutresultat drar dock alla parter nytta av att meddelandeutbytet blir smidigare. Elektronisk beställning möjliggör bättre avstämning och automatisk hantering av fakturor. Antalet mänskliga fel minskar när manuella operationer försvinner. Dessutom stoppas inte beställningar upp i e-posten utan kan behandlas direkt i systemen.
Peppol, miljarder euro i årliga besparingar?
Enligt en extern utvärdering som gjorts för företagens digitala projekt talar den utbredda implementeringen av order och orderbekräftelser i enlighet med Peppol om en årlig besparingspotential på 2,7 miljarder euro till 2030 på finsk nivå. I denna siffra ingår endast den arbetstid som kan fördelas bättre. Till exempel har fördelarna med bättre informationskvalitet, ökad rapporterbarhet eller möjligheterna med den så kallade dataekonomin inte beaktats i beräkningen.
“Staten har beslutat att agera som en vägvisare.”
Naturligtvis krävs mycket arbete för att omsätta denna besparingspotential till verklighet. Därför har staten beslutat att fungera som vägvisare. Staten kan som en stor aktör bidra till att intresset för elektroniska beställningar i enlighet med Peppol ökar även i kommunerna, välfärdsområdena och i större utsträckning på företagsfältet. Även om användningen av Peppol för närvarande är låg, finns det redan goda exempel på implementering av den inom den privata sektorn.
Statskontorets vision är att Peppol ska bli standardmetoden för att överföra elektroniska order och orderbekräftelser i Finland och runt om i världen. Precis som onlinefakturering är standardmetoden för fakturering i Finland idag.
Mer information om Peppol finns på Peppol-myndighetens webbplats >
Hannu Kivinen
Ledande sakkunnig
Statskontoret, Finlands Peppol-myndighet
Illustrationen i bloggtexten skapades med hjälp av artificiell intelligens (DALL-E 3, Microsoft Bing Copilot).
