I Peppol-nätverket finns olika färdiga praktiska alternativ för utbyte av olika Peppol-upphandlingsmeddelanden mellan organisationer. Dessa olika alternativ kallas för Peppol-affärsprocesser (på engelska Peppol BIS = Business Interoperability Spesification).

Eftersom affärsprocesserna i Peppol-nätverket har definierats på förhand behöver organisationerna inte i detalj komma överens med varje handelspartner om hur man ska gå till väga med Peppol-upphandlingsmeddelanden. Definitionen har gjorts för att informationsutbytet ska vara enkelt, enhetligt och kostnadseffektivt.

Alla Peppol-affärsprocesser och upphandlingsmeddelanden som motsvarar dem är inte nödvändiga för alla aktörer, eftersom organisationerna verkar i olika verksamhetsmiljöer och i olika faser av produktionskedjan. Det är bra att bekanta sig med Peppol-affärsprocesserna för att man ska kunna slå fast vilka affärsprocesser den egna organisationen behöver och de Peppol-upphandlingsmeddelanden som motsvarar dem. När man fattar beslut är det nödvändigt att beakta också de viktigaste handelspartnernas eventuella krav och färdigheter: “vilka Peppol-affärsprocesser stödjer mina partner?”

Tjänsteleverantören publicerar de affärsprocesser som organisationen stödjer i Peppols adressförteckning (för den används också förkortningen ACL). Med hjälp av adressförteckningen meddelar organisationerna de uppgifter till varandra som är nödvändiga för att förmedla upphandlingsmeddelanden. Dessutom kan organisationen med fördel lägga ut sina uppgifter, såsom de affärsprocesser som stöds och Peppol-adressen, på sin webbplats.

Visste du: Upphandlingar inom den offentliga sektorn i Finland regleras och styrs av upphandlingslagen och i fråga om staten även av budgetförordningen. Detta medför vissa specialkrav på beställningsprocessen som inte gäller andra organisationer. Organisationer och leverantörer inom den offentliga sektorn ska beakta specialkraven i samband med definitionsarbetet.

Peppol-affärsprocesser

Flera Peppol-affärsprocesser har definierats för området från beställning till fakturering.

Peppol-affärsprocess Meddelanden som används i processen
Hemanrop (Order only 3.3) Beställning (Order)
Beställningsprocess (Ordering 3.3) Beställning (Order), Beställningsbekräftelse (Order Response)
Katalog med bekräftelse (Catalogue with Response 3.1) Katalog (Catalogue), Katalogbekräftelse (Catalogue response)
Katalog (Catalogue without Response 3.1) Katalog (Catalogue)
Sändningsmeddelande (Despatch Advice 3.1) Sändningsmeddelande (Despatch advice)
Punch Out 3.1 Punch Out
Order Agreement 3.0 Order Agreement
Message Level Response 3.0 Message level response
Invoice Response 3.2 Invoice Response
Fakturor (Billing 3.0 (Europe)) Faktura (Invoice), Kreditfaktura (Credit Note)
Utvidgad beställningsprocess (Advanced Ordering 3.0) Beställning (Order), Utvidgad beställningsbekräftelse (Order Response Advanced), Ändring av beställning (Order Change), Annullering av beställning (Order Cancellation)

Tabell: Olika organisationer har olika behov av informationsutbyte. Organisationerna kan välja vilka processer och upphandlingsmeddelanden som stöds i de egna datasystemen.  

I denna text förklaras tre av affärsprocesserna utförligare:
Hemanrop (Order Only), Beställningsprocess (Ordering) och Utvidgad beställningsprocess (Advanced Ordering).

1. Hemanrop (eng. Peppol BIS Order Only)

  • I processen skickar köparen endast en beställning utan att vänta på svar från säljaren. Säljaren svarar inte på beställningen.
  • Processen för hemanrop används vanligtvis till exempel i dagligvaruhandeln eller i andra situationer då man alltid beställer sådant som finns i lager hos leverantören. “Köparen beställer och säljaren levererar, inget behov av att försäkra sig om att beställningen är ok.”
  • Till processen hör Peppol-upphandlingsmeddelandena: Beställning (eng. Order)
  • Du kan läsa mer om processen för hemanrop i Peppol här. (Webbplatsen är på engelska)

Exempel 1. En butik beställer toalettpapper av en grossist.

Butiken beställer 30 paket toalettpapper. Säljaren tar emot beställningen och levererar toalettpappret enligt överenskommelse.

Beställningsprocess (eng. Peppol BIS Ordering)

    • I processen gör köparen en beställning som säljaren svarar på med en beställningsbekräftelse. Säljaren kan antingen:
      1. godkänna beställningen eller
      2. förkasta beställningen. Om säljaren förkastar beställningen, kan säljaren ange orsakerna till det så att köparen kan göra en ny beställning utifrån denna information.
    • På basis av särskild överenskommelse i avtalet mellan säljaren och köparen kan säljaren också godkänna beställningar med ändringar. Säljaren ska då göra ändringar i den omfattning man kommit överens om på förhand. Ändringarna kan vara ändringar i antalet beställda produkter, ändringar i leveranstiden, ersättande produkter och prisändringar.
    • Beställningsprocessen kan användas i stor utsträckning för att beställa olika produkter och tjänster inom olika branscher. Det är viktigt att beakta att detta innebär ett snävare utbud av verktyg för hur köparen och säljaren kommunicerar om beställningen än vad den utvidgade beställningsprocessen (eng. Advanced Ordering) i punkt 3 möjliggör. I beställningsprocessen kan köparen till exempel inte annullera beställningen, även om säljaren har godkänt beställningen med ändringar. I den utvidgade beställningsprocessen kan köparen annullera beställningen.
    • Till processen hör Peppol-upphandlingsmeddelandena: Beställning (eng. Order) & Beställningsbekräftelse (eng. Order Response)
    • Du kan läsa mer om beställningsprocessen i Peppol här. (Webbplatsen är på engelska)

Exempel 2. Ett företag beställer bakverk från ett bageri

Ett företag skickar en beställning på bakverk för ett evenemang för intressentgrupper till ett bageri. Bageriet svarar att det godkänner beställningen och levererar de beställda bakverken enligt överenskommelse.

Utvidgad beställningsprocess (eng. Peppol BIS Advanced Ordering)

  • I processen gör köparen en beställning som säljaren svarar på. Säljaren kan svara på beställningen antingen genom att
  1. godkänna beställningen
  2. förkasta beställningen eller
  3. godkänna den med ändringar. Om säljaren godkänner beställningen med ändringar, kan köparen antingen
    1. godkänna de ändringar som säljaren föreslår och bekräfta dem genom att skicka en ändring av beställningen
    2. förkasta de ändringar som säljaren föreslår och annullera beställningen.
  • Den utvidgade beställningsprocessen möjliggör också kommunikation om ändring eller annullering av en tidigare godkänd beställning. Parterna behöver dock inte godkänna den andras förslag om ändring eller annullering av en befintlig beställning.
  • Den utvidgade beställningsprocessen kan användas i stor utsträckning för att beställa olika produkter och tjänster inom olika branscher. Det är viktigt att beakta att detta innebär ett snävare utbud av verktyg för hur köparen och säljaren kommunicerar om beställningen än beställningsprocessen (eng. Ordering) i punkt 2. Statsförvaltningen stödjer den utvidgade beställningsprocessen från och med den 1 april 2024.

Exempel 3. En kommun beställer utbildning i första hjälpen

En kommun skickar en beställning till en organisation som ordnar utbildning i första hjälpen. Kommunen beställer utbildning i första hjälpen till en skola i kommunen för en viss dag.

Den organisation som ordnar utbildning i första hjälpen kontrollerar sin kalender och konstaterar att det inte finns en enda ledig utbildare för dagen i fråga. Organisationen svarar på beställningen och föreslår ett nytt datum för utbildningen.

Eftersom det var väsentligt för kommunen att utbildningen hålls just den specifika dagen, annullerar kommunen beställningen genom att skicka ett annulleringsmeddelande.

Mer information:

På Peppols webbplats finns utförliga specifikationsdokument (på engelska) om Peppol-affärsprocesserna, Peppol-upphandlingsmeddelandena och de kodlistor som används. På webbplatsen finns också XML-exempel på Peppol-upphandlingsmeddelandena. En del av innehållet på webbplatsen är särskilt riktat till IT-experter.

Din systemleverantör eller tjänsteleverantör hjälper dig att ta i bruk Peppol-upphandlingsmeddelandena.

Läs mer:
Bekanta dig med Peppol, del 1 – Elektroniskt informationsutbyte vid upphandling
Fördelar med Peppol