1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Namn: Marjukka Vallioniemi
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Ändamål för vilket personuppgifter behandlas och rättslig grund
Statskontoret övervakar statens rätt till kvarlåtenskap efter personer som avlidit utan arvingar. I registret finns uppgifter om personer som avlidit utan arvingar vars egendom antingen tillkommer staten i enlighet med 5 kap. 1 § i ärvdabalken eller som har upprättat testamente och detta testamente har enligt 14 kap. 2 § i ärvdabalken delgivits en stat som står som arvinge.
Med hjälp av registret
- administreras dödsbon som tillfaller staten och fattas beslut gällande fördelningen av egendom som tillkommit genom arv mellan olika instanser
- fattas beslut gällande godkännande av testamenten som delgivits Statskontoret eller om att väcka eventuell klandertalan
Av registret skapas statistik, som innehåller uppgifter om dödsbonas mängd och fördelning av egendom.
Behandlingen baseras på lagen om införande av ärvdabalken (5.2.1965/41) och ärvdabalken (5.2.1965/40).
5. Informationsinnehållet i registret
Arvlåtarens namn, personbeteckning, dödsdatum och senaste hemort samt dödsboets behållna kvarlåtenskap.
Arvsärenden:
- Dödsboanmälarens namn, adress, e-postadress och telefonnummer
- Av Statskontoret bemyndigad boförvaltares namn, adress, e-postadress, telefonnummer och födelsedatum
- Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, födelseår och relation till arvlåtaren för den som söker egendomen
- Namn på och adress, e-postadress och telefonnummer till ansökans vittnen
- I händelse av att den sökande är en kommun, kontaktpersonens namn, ställning, e-postadress och telefonnummer
- Beslut om dödsboets egendom: uppgifter om egendomens euromässiga fördelning mellan olika instanser.
Testamenteärenden: datum då testamentet upprättades och datum då Statskontoret godkände testamentet samt namn på och adress, e-postadress och telefonnummer till testamentets delgivningsman.
I registret arkiveras alla dokument relaterade till ärendet, bland annat meddelande om en person som avlidit utan arvingar, fullmakt för dödsboförvaltning, bouppteckning, fullmakt för försäljning, ansökningar, beslut, testamentet, rättegångshandlingar.
6. Källor som i regel används för registret
Meddelanden om personer som avlidit utan arvingar skickas bland annat av socialarbetare, rättshjälpsbyråer, polisen och privatpersoner. Dessutom fås uppgifter från sökande av egendom (privatpersoner och organisationer).
Testamenten delges av privatpersoner och organisationer.
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna i registret lämnas ut till parterna i ärendet. Beslut som fattats gällande dödsboets egendom skickas för kännedom till Skatteförvaltningen. Vem som helst kan på begäran få meddelande om beslutet.
Uppgifter om beslut fattade gällande dödsbonas egendomar inklusive euromässiga fördelningar och dödsbonas bouppteckningsvärden lämnas årligen in till finansministeriet.
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
Uppgifter utlämnas i regel inte till länder utanför EU och EES.
9. Principerna för skydd av registret
Dödsboets dödsbospecifika totala förmögenhet är sekretessbelagd information (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 6 kap. 24 § punkt 23). Ansökningar gällande överlåtelse av dödsboets förmögenhet kan innehålla sekretessbelagd information (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 6 kap. 24 § punkt 25).
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata.
Manuellt datamaterial förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga, och således tystnadsplikt, har åtkomst. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
I bevaringen av dokument följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994.
- Dokument förknippade med bouppteckningar och testamentet samt dokument relaterade till ansökan om egendom, beslut fattade om egendomen och ändringssökande bevaras permanent
- Dokument förknippade med fakturor och redovisningen bevaras i 6 år
- Övriga dokument bevaras i 50 år
Bevaringstiden för dokument beräknas från det att ärendet avgjorts.
11. Uppgift om automatiserade beslut samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har den personuppgiftsansvariga rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att få uppgifterna raderade.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.