1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Namn: Medborgartjänster / Päivi Kaukinen
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Syfte med behandling av personuppgifter
Behandlingen baseras på lagen om skadeersättningar vid statliga tjänsteresor (530/2017).
Syftet med behandlingen är att behandla till Statskontorets ansvarsområde hörande skadeärenden som inträffat under tjänsteresor utomlands.
På basis av uppgifterna i registret ges beslut i ovan nämnda ärenden, skickas förfrågningsbrev och utbetalas ersättningar. Uppgifterna i registret används till förenhetligande av ersättningslinjen och ersättningspraxisen. Olika slags statistik körs på basis av uppgifterna i registret. Den genererade statistiken innehåller inte uppgifter ur vilka enskilda sökande går att identifiera.
5. Informationsinnehållet i registret
I datasystemet bevaras ansökningsnumret, ansökans ankomstdatum, säkerhetstyp (kort tjänsteresa, lång tjänsteresa, säkerheten för personen i kallelsen), typ av händelse (resegodsskada, sjukdom under resa, reseolycka, hälsovård), den sökandes personuppgifter (namn, adress, personbeteckning, medborgarskap, bankkontaktuppgifter), arbetsgivarverk, resans start- och slutdatum, resmål, uppgifter om ersättning som söks annorstädes, datum då skadan inträffade eller då kostnaden uppstod samt förhållanden för detta, var skadan inträffade (t.ex. arbetstid/fritid), uppgifter om egendomen som skadats, uppgifter om kostnader som ersätts, uppgift om skadeklass samt uppgifter om ersättning som ska betalas.
Ur utskrifterna framgår ovan nämnda uppgifter samt Statskontorets beslut med motiveringar. Motiveringarna kan innehålla uppgifter om den ersättningssökandes hälsotillstånd. Utskrifterna innehåller inte den sökandes personbeteckning.
Som dokument arkiveras ersättningsansökan jämte bilagor, dokument som Statskontoret har beställt (bl.a. läkarutlåtanden, patientjournaler, utredningar om ersättningar som fåtts annorstädes, utredningar över kostnader), med tanke på ersättningshanteringen viktiga uppgifter om den sökandes kontakt med Falck Global Assistance Oy:s resenödtjänst samt dokument gällande ändringssökande.
6. Källor som i regel används för registret
Statskontoret får uppgifter inlämnade av sökande samt av Falck Global Assistance Oy som sköter resenödtjänsten (om Statskontorets rätt att sluta avtal gällande ordnande av stöd- och rådgivningstjänster som bistår resenärer utomlands föreskrivs i 17 § i lagen om skadeersättningar vid statliga tjänsteresor).
Adressuppgifter och personbeteckning kontrolleras i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §).
Vid behov kontrolleras hos arbetsgivarverket att personen omfattas av statens reseskadeförsäkring.
Innan resan inleds ska myndigheten till Statskontoret anmäla tjänstemän som ska resa iväg på tjänsteresa som överstiger tre månader, eventuella medföljande familjemedlemmar samt inbjudna personer som avses i 1 § 2 mom. i lagen (lagen om skadeersättningar vid statliga tjänsteresor 18 §).
Med stöd av 20 § i lagen om skadeersättningar vid statliga tjänsteresor har Statskontoret trots sekretessregler och -bestämmelser rätt att på begäran få nödvändiga uppgifter av hälso- och sjukvårdsmyndigheter och -inrättningar för att utreda ersättningsärendet. Uppgifterna kan även inhämtas med hjälp av en teknisk anslutning utan samtycke av den för vars intresseskydd tystnadsplikten har förordnats
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna i registret lämnas ut till parterna i ärendet.
Uppgifter om hörande till statens reseskadeskydd utlämnas till producenten av resenödtjänsten. Falck Global Assistance Oy och Statskontoret har undertecknat ett serviceavtal samt ett separat säkerhetsavtal. Kraven gällande datasäkerhet beskrivs i serviceavtalet och finns som bilagor till säkerhetsavtalet.
Uppgifter som krävs för att identifiera personen (namn och personbeteckning) utlämnas till hälso- och sjukvårdsmyndigheter och -inrättningar för att få uppgifter som är nödvändiga för att utreda ersättningsärendet.
Uppgifter om utbetald begravningshjälp samt livförsäkring överlämnas till skatteförvaltningen. Utlämningen av uppgifterna baseras på §15 i lagen om beskattningsförfarande (1558/1995) samt §28 a i lagen om skatt på arv och gåva.
Betydande ersättningsbelopp som utbetalas till minderåriga anmäls till magistraten.
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
Nödvändiga uppgifter för att sköta olyckshändelsen (uppgift om hörande till skyddet, betalningsförbindelse till hälso- och sjukvårdsinrättningar) utlämnas även till länder utanför EU och EES.
Mer information om Falck Global Assistance Oy:s dataskyddsprinciper hittar du på: https://www.falck.fi/tietosuoja (på finska)
9. Principerna för skydd av registret
Registret innehåller konfidentiellt material. Uppgifterna är konfidentiella i enlighet med 24 § 1 mom. punkterna 23 och 25 i offentlighetslagen (621/1999).
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata.
Manuellt datamaterial som inkommer till eller skrivs ut från registret förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga har åtkomst och som har tystnadsplikt. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
I bevaringen av dokument följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994.
Om Arkivverket inte har bestämt att dokumenten ska bevaras permanent, bevaras
- dokument gällande personskador i 100 år,
- dokument gällande skador på föremål i 10 år,
- dokument gällande sökande av besvär bevaras i minst 50 år, såvida det inte är fråga om personskador, varvid de bevaras i 100 år.
Bevaringstiden för dokument gällande skadeståndsfrågor beräknas från då ärendet anhängiggjorts.
Bevaringstiderna för uppgifterna motsvarar det som förordnas om bevaring av dokument i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015) och trafikförsäkringslagen (460/2016).
11. Uppgift om automatiserade beslut (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har Statskontoret rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att få uppgifterna raderade.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.
