1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registreta
Namn: Medborgartjänster / Brottsskador och andra typer av ersättningar / Anne Matilainen
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Syfte med behandling av personuppgifter
Behandlingen baseras på lagen om ersättning av statsmedel till statsanställda för kostnader för vissa rättegångar (269/1974).
Syftet med behandlingen är att avgöra ersättningskrav baserade på ovan nämnda lag.
På basis av uppgifterna i registret ges beslut i ovan nämnda ärenden, skickas förfrågningsbrev och utbetalas ersättningar. Även olika typer av statistik körs på basis av uppgifterna i registret.
5. Informationsinnehållet i registret
Olycksuppgifter: ansökningsnummer, ansökningsdatum samt domstolen och datumet då beslutet gavs.
Person- och kontaktuppgifter: namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, språk, yrke, medborgarskap, bankkontaktuppgifter samt dödsdatum.
Ombudets uppgifter: namn och adress. Arbetsgivarens uppgifter: arbetsgivarens namn och ämbetsverkskod.
Kopia på domstolens beslut, beslut om åtalsunderlåtelse eller anmälan om att förundersökningen har avslutats samt utredningar om kostnader som uppkommit.
6. Källor som i regel används för registret
Uppgifterna i ansökan jämte bilagor fås av den sökande eller den sökandes ombud.
Personuppgifter fås direkt av den sökande, adressuppgifter och personbeteckning kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §).
Dessutom kan uppgifter begäras med den sökandes samtycke eller om så förordnas separat i lagen.
Adressuppgiften kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §).
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna i registret lämnas ut till parterna i ärendet.
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
Uppgifter varken utlämnas eller överlåts till länder utanför EU och EES.
9. Principerna för skydd av registret
Registret innehåller konfidentiellt material.
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata.
Manuellt datamaterial som inkommer till eller skrivs ut från registret förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga har åtkomst och som har tystnadsplikt. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
I bevaringen av dokument följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994.
Om Arkivverket inte har bestämt att dokumenten ska bevaras permanent, bevaras
- dokumenten i 10 år
- dokument gällande sökande av besvär bevaras i minst 50 år.
Bevaringstiden för dokument gällande skadeståndsfrågor beräknas från då ärendet anhängiggjorts.
Bevaringstiderna för uppgifterna motsvarar det som förordnas om bevaring av dokument i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015) och trafikförsäkringslagen (460/2016).
11.Uppgift om automatiserade beslut (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har Statskontoret rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift (eller av vilken annan anledning rätten inte finns) och den registrerade har inte rätt att begära radering av uppgifter.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.