1. Hankintojen tiedonvaihdon sähköistäminen  

Hankintoihin liittyy monenlaista tiedonvaihtoa: ostajan ja myyjän tietoja, tuotteiden tai palveluiden kuvauksia, hintoja, toimitusosoitteita, mittayksiköitä (kuten kilogrammoja, metrejä, litroja), ALV-tietoja, ja niin edelleen. 

Tyypillisesti hankintoja koskeva tiedonvaihto käydään toimijoiden välillä sähköpostitse tai puhelimitse. Tämä tarkoittaa kuitenkin ylimääräistä manuaalista työtä, joka altistaa inhimillisille virheille ja aiheuttaa työn tehottomuutta. 

Hankintojen tiedonvaihto voidaan sähköistää käyttämällä niin kutsuttuja hankintasanomia.  

Hankintasanomat on sateenvarjotermi muun muassa tilaukselle, tilausvahvistukselle, katalogille ja laskulle, jotka ovat viety tietojärjestelmien käsittelemään muotoon, eli ”sanomiksi”. Esimerkiksi tilaussanoma sisältää ne tyypilliset tiedot, mitä tilaukselle yleensäkin kirjataan (osapuolien tiedot, tuotteet, hinnat, toimitusosoite jne.), mutta sen muodon vuoksi myös tietojärjestelmät pystyvät käsittelemään tiedot automaattisesti. Kaikista yleistynein hankintasanoma on lasku, joka tunnetaan paremmin termiltään verkkolasku. 

Käyttämällä hankintasanomia tiedonvaihto siirtyy tietojärjestelmien väliseksi tiedonvaihdoksi. Näin hankintoihin liittyvän tiedon uudelleen syöttämiseen ja hallintaan liittyvät virhetilanteet vähentyvät ja hankintaprosessi sujuvoituu merkittävästi. Uuden toimintamallin käyttö vaatii opettelua ja mahdollisesti myös esimerkiksi uuden tietojärjestelmän hankintaa. Hankintojen sähköistyminen on kuitenkin välttämätön edellytys suomalaisille yrityksille toimia kilpailukykyisesti pohjoismaisten ja eurooppalaisten toimijoiden kanssa. 

Esimerkki 1. Rakennusalan yritys tilaa rakennusmateriaaleja työmaalle 

Ei hankintasanomia käytössä 

  • Rakennusalan yritys tilaa rakennusmateriaaleja työmaalle toimittajaltaan. Toimittaja kirjoittaa puhelimessa kuulemansa tiedot tilauksesta ylös, kirjoittaessa tulee inhimillinen virhe materiaalien yksiköissä ja työmaalle tulee vääränlaiset materiaalit, aiheuttaen työn hidastumista ja selvitystyötä.  

Hankintasanomat käytössä 

  • Rakennusalan yritys lähettää tilaussanoman toimittajalle, johon on kirjannut haluamansa tuotteet. Tilaus perustuu toimittajan aiemmin lähettämään katalogiin. Toimittajan tietojärjestelmä vastaanottaa tilauksen ja toimittaja voi automaattisesti verrata tilausta varastonsa tilanteeseen. Toimittaja hyväksyy tilauksen ja tietojärjestelmä siirtää tiedot automaattisesti varastonhallintajärjestelmään. Tilatut tuotteet toimitetaan työmaalle oikein. Hankintasanomien käyttöönotto tarkoittaa inhimillisten virheiden määrän vähentymistä, vähemmän tiedon uudelleen näppäilyä, vähemmän selvittelyä ja näin työ tehostuu.

Esimerkki 2. Taloushallinnon arkea  

Hankintasanomat käytössä 

  • Kunta tilaa ensiapukoulutuksia kaikkiin kunnan kouluihin. Kunta lähettää tilaussanoman ensiapukoulutuksia tarjoavalle toimittajalle. Toimittaja vahvistaa tilauksen ja pitää ensiapukoulutukset sovitusti. Toimittaja luo laskun vastaanottamansa tilaussanoman pohjalta, eikä uudelleen näpyttelyä tarvita. Kunnan talousosasto vastaanottaa laskun ja koska lasku täsmää aiemmin hyväksyttyyn tilaukseen, voidaan lasku käsitellä automaattisesti vähentäen taloushallintoon vaadittavaa työmäärää. 

Esimerkki 3. Tiedon hyödyntäminen 

Hankintasanomat käytössä 

  • Hankintojen sähköistymisen myötä organisaatiolla on käytettävissään runsaasti dataa, jonka pohjalta voidaan esimerkiksi seurata hankintojen tuloksellisuutta, kehittää tiedolla johtamista, tehdä tuotepohjaista raportointia ja tilastointia, sekä seurata kestävän kehityksen toteutumista. 

2. Miten hankintasanomat otetaan käyttöön?

Infrastruktuurista 

Jotta hankintasanomat kulkevat tietojärjestelmästä toiseen ongelmitta, tulee vaihdettavien hankintasanomien perustua johonkin yhteiseen malliin. 

Asiaa voi verrata tilanteeseen, missä molempien tietojärjestelmien on puhuttava samaa kieltä, jotta ne voivat ymmärrettävästi keskustella keskenään. Toimijoiden on siis keskenään sovittava, mitä yhteistä mallia hankintasanomien vaihdossa käytetään. Isommilla organisaatioilla voi olla käytössään useampia malleja, kun taas erityisesti pienimmille organisaatioille voi olla kustannustehokkaampaa pyrkiä käyttämään yhtä mallia. 

Yksi esimerkki yhteisestä mallista on Peppol-verkosto.   

 

Mikä on Peppol?

Alun perin Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) oli EU:n rahoittaman projektin nimi vuosina 2008-2012. Projektin päätyttyä osanottajat perustivat OpenPeppol-yhdistyksen hallinnoimaan projektin tuloksia.

Peppol on verkosto, jossa on määritelty:

  • tekninen infrastruktuuri ja standardoidut sanomat, jotka mahdollistavat yhtenäisen tiedonvaihdon verkoston toimijoiden kesken
  • hallintomalli, sopimukset ja säännöt, joilla varmistetaan tiedonvaihdon korkea laatu, turvallisuus ja kokonaisuuden kehitys

Valtionhallinto ottaa vuoden 2024 aikana käyttöönsä Peppol-hankintasanomat. Myös valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppol-sanomien käyttöä kansallisella alueellaan.

Suomalaiset tukkuliikkeet, teollisuuden yritykset, logistiikan yritykset, maahantuojat ja monet niiden kauppakumppanit ovat vuosikymmeniä lähettäneet toisilleen kahdenvälisiä ”EDIFACT”-hankintasanomia. Kahdenvälisten yhteyksien rakentaminen on kuitenkin kallista, koska jokainen yhteys pitää rakentaa ja sopia erikseen, eikä tämä ole kustannustehokasta kaikille organisaatioille.  

Kuvio 1. EDIFACT hankintasanomien välittäminen perustuu kahdenvälisiin yhteyksiin. Yhdellä organisaatiolla voi siten olla useita erikseen rakennettuja ja sovittuja yhteyksiä, mikä ei ole kustannustehokasta kaikille yrityksille. 

Peppolissa tiedonvaihto perustuu verkostomaiseen malliin, jossa yhdellä yhteydellä organisaatio on yhteydessä kaikkiin Peppol-verkkoon liittyneisiin organisaatioihin. Tämä malli mahdollistaa hankintasanomien kustannustehokkaan käyttöönoton koko yrityskentällä ja julkisella sektorilla. 

Kuvio 2. Jokainen mallissa toimiva organisaatio on rakentanut yhden yhteyden oman palvelutarjoajansa kanssa, jonka jälkeen organisaatio tavoittaa kaikki muut mallissa toimivat organisaatiot. 

Tietojärjestelmien päivitys tai hankinta  

Hankintasanomien käsittelemiseen tarvitaan aina joku siihen sopiva palvelu. Sen vuoksi ensimmäinen askel on aikaansaada hankintasanomien käsittelyn tuki omassa tietojärjestelmässä tai esimerkiksi käytettävän Peppol-palveluntarjoajan (ks. Yhteys kauppakumppaneihin) järjestelmässä. Monissa tietojärjestelmissä on jo perusteet kunnossa Peppol-hankintasanomien käsittelylle. 

Eri organisaatioille eri hankintasanomat (tilaus-, toimitus-, katalogi-, lähete-, laskusanoma jne.) ja niitä vastaavat liiketoimintaprosessit ovat oleellisempia kuin toiset. Kaikille hankintasanomille ei sen vuoksi aina rakenneta tukea omiin tietojärjestelmiin. Organisaatiossa onkin hyvä miettiä, millaisia tietoja kauppakumppaneiden välillä pääsääntöisesti välitetään, ja mitä hankintasanomia omat kauppakumppanit pystyvät lähettämään ja vastaanottamaan. Molempien osapuolten on pystyttävä käsittelemään hankintasanomia omassa tietojärjestelmässään.  

Tutustu käytettävissä olevien Peppol-hankintasanomien listaan ja Peppol-hankintasanomien tarkempiin kuvauksiin.
Listaukseen on hyvä tutustua esimerkiksi hankinnoista vastaavan henkilön sekä oman järjestelmätoimittajan tai palveluntarjoajan kanssa. 

Jo hankintasanomien käyttöönoton suunnitteluvaiheessa on myös hyvä miettiä oman organisaation hankintaprosessia kokonaisuudessaan ja esimerkiksi sitä, että mitä muita järjestelmiä prosessiin liittyy. Jos prosessiin kuuluu eri tietojärjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään, aiheuttaa se tehottomuutta, kun tietoa siirretään manuaalisesti ja muokataan sopivaksi toiseen järjestelmään. Järjestelmien yhteensovittaminen, eli integraatio, ei ole välttämätöntä hankintasanomien käyttöönotolle, mutta yhteensovittamisella voidaan tehostaa oman organisaation toimintaa ja lisätä hankintasanomista saatavia hyötyjä. 

Yhteys kauppakumppaneihin 

Samaan tapaan kuin tarvitsemme puhelinoperaattoreita välittämään puhelumme, tarvitaan Peppol-verkon käytössä välittäjä välittämään Peppol-hankintasanomat oman organisaation ja kauppakumppanin tietojärjestelmien välillä (katso havainnollistava kuvio 2.). 

Peppol-verkossa näitä välittäjiä kutsutaan palveluntarjoajiksi (englanniksi ’Access Point’). Tutustu listaan Suomessa toimivista palveluntarjoajista. Peppol-palveluntarjoaja on organisaation linkki Peppol-verkostoon ja sitä kautta myös kaikkiin muihin toimijoihin. Iso osa Suomessa toimivista verkkolaskuoperaattoreista on myös Peppol-palveluntarjoaja. 

Henkilöstön osaaminen 

Muutos manuaalisesta työskentelystä sähköiseen hankintasanomien maailmaan voi olla vaativa työ. Yleensä onnistunut muutoksen läpivienti vaatii henkilöstön osaamisen kasvattamista ja sitoutumista uusiin toimintatapoihin. Erityisesti muutos koskettaa niitä, jotka työskentelevät hankintojen parissa. 

Henkilöstön osaaminen ja sitoutuminen on tärkeää, sillä mitä paremmin yhteisen sähköisen toimintamallin mukaan toimitaan, sitä enemmän hankintasanomien käyttöönotosta saadaan hyötyjä. 

Kustannukset 

Yrityksen digitalous -hanke toteutti kustannus- ja vaikuttavuusselvityksen Peppol-hankintasanomien käyttöönotosta ja käytöstä. Selvityksen kohteena olivat yritykset ja kunnat. Selvityksen toteutti Gofore Lead Oy ja se valmistui loppuvuodesta 2022. Tutustu raporttiin.

Kuka auttaa eteenpäin 

Peppol-hankintasanomien käyttöönotossa organisaatiotasi auttaa oma järjestelmätoimittajasi tai Peppol-palveluntarjoajasi. Jos sinulla on jo esimerkiksi sopimus verkkolaskuvälityksestä verkkolaskuoperaattorin kanssa, kannattaa myös heiltä kysyä Peppol-hankintasanomien välittämisestä. 

Lue lisää Peppol-hankintasanomista: 

Yrityksen digitalous – hankintasanomat
Valtiokonttori – Peppol viranomainen
Tilisanomat – Mikä ihmeen hankintasanoma