Peppol on yritysten ja organisaatioiden käyttämä kansainvälinen verkosto. Sen avulla ostajat ja myyjät voivat välittää toisilleen standardimuotoisia sähköisiä liikeasiakirjoja, kuten katalogeja, tilauksia, tilausvahvistuksia ja laskuja, turvallisesti suoraan järjestelmästä järjestelmään. Kun tiedot liikkuvat suoraan sähköisesti järjestelmien välillä, vähenee manuaalisen työn tarve ja arki sujuvoituu.

Peppolia käytetään eniten sähköisten tilausten, tilausvahvistusten ja verkkolaskujen välittämiseen. Peppolissa tiedonvälitys toimii verkostomaisella mallilla, jossa jokainen yritys on liittänyt järjestelmänsä Peppol-verkostoon palveluntarjoajan välityksellä.

Vinkki! Voit verrata tätä siihen, miten jokainen on yhteydessä puhelinverkkoon puhelinoperaattorin välityksellä.

Jokainen yritys on yhteydessä Peppol-verkostoon palveluntarjoajan välityksellä. Yllä olevassa kuvassa toimittaja lähettää sähköisen standardimuotoisen asiakirjan ostajalle Peppol-palveluntarjoajan välityksellä. Asiakirja kulkee suoraan järjestelmästä järjestelmään turvallisen Peppol-verkoston kautta, eikä uudelleen näppäilyä tai sähköpostiliitteiden kopiointia tarvita.

Tällä hetkellä iso osa yritysten välisestä tiedonvaihdosta käydään sähköpostitse tai puhelimitse. Se aiheuttaa tehottomuutta: tietoja näppäillään uudelleen, tietoja voi hukkua ja käsittelyssä tulee inhimillisiä virheitä. Siksi yritykset etsivät koko ajan parempia keinoja sähköistää omaa toimintaansa.

Peppolin avulla tiedonvaihto voidaan sähköistää kustannustehokkaasti – tilauksesta laskuun asti.

Peppolin oleellisimmat hyödyt liittyvät yrityksen oman toiminnan sähköistämiseen ja automatisoimiseen.

Peppolin myötä yritykset voivat nyt ottaa käyttöön sähköiset katalogit, tilaukset, tilausvahvistukset ja verkkolaskut kustannustehokkaasti ja kansainvälisesti yhteentoimivalla tavalla.

Yritys voi itse päättää mitä prosesseja se haluaa Peppolin avulla sähköistää. Tavoitteena on, että yritys voi taloushallinnon sijaan käyttää jatkossa entistä enemmän aikaa omaan ydintoimintaansa.

Esimerkiksi tilaamisen sähköistämisen yleisiä hyötyjä ovat tilaustenhallinnan helpottuminen ja laskujen käsittelyn automatisoiminen.

Esimerkki 1. Rakennusalan yritys tilaa rakennusmateriaaleja työmaalle

Ei käytössä sähköistä tilaamista:
Rakennusalan yritys tilaa rakennusmateriaaleja työmaalle. Materiaalien toimittaja kirjoittaa ylös puhelimessa kuulemansa tilauksen. Kirjoittaessa tulee kuitenkin inhimillinen virhe materiaalien yksiköissä ja työmaalle lähtee vääränlaiset materiaalit. Tämä aiheuttaa selvitystyötä ja rakennustyömaa ei etene aikataulussa.

Sähköinen tilaaminen on käytössä:
Rakennusalan yritys lähettää toimittajalle sähköisen tilauksen, johon se on kirjannut haluamansa tuotteet. Tilaus perustuu toimittajan aiemmin lähettämään katalogiin. Toimittajan tietojärjestelmä vastaanottaa tilauksen ja toimittaja voi automaattisesti verrata tilausta varastonsa tilanteeseen. Toimittaja hyväksyy tilauksen ja tietojärjestelmä siirtää tiedot automaattisesti varastonhallintajärjestelmään. Tilatut tuotteet toimitetaan työmaalle oikein. Toimittaja voi muodostaa vastaanotetun tilauksen perusteella verkkolaskun napin painalluksella.

Tiesitkö? Suomessa yritysten ja organisaatioiden välillä ja sisällä vaihdetaan päivittäin massiiviset määrät tietoa. Tiedon käsittelyn tehokkuus on avainasemassa niin yrityksen kuin yhteiskunnan näkökulmasta. Suomessa voidaan vuositasolla vapauttaa 2,7 miljardin arvosta työtunteja tilausten manuaalisesta käsittelystä tuottavampaan tekemiseen. Miljardiluokan hyödyt saavutetaan kuitenkin vain toimimalla yhdessä valtiolla, kunnissa, hyvinvointialueilla ja yksityisellä sektorilla.
Valtiokonttorin visio on, että Peppolista tulee oletustapa välittää sähköisiä tilauksia ja tilausvahvistuksia Suomessa ja maailmalla. Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää jo Peppolin käyttöä alueellaan.

Peppol on tarkoitettu kaiken kokoisille yrityksille ja organisaatiolle. Peppolin käyttöönotossa yritystäsi auttaa oma järjestelmätoimittajasi tai Peppol-palveluntarjoajasi.

Jotta yrityksesi voi ottaa Peppolin käyttöön, tulee yritykselläsi:

1. olla palvelu tai järjestelmä, jossa voi käsitellä Peppolin mukaisia sähköisiä asiakirjoja.

• Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi laskutus-, tilaustenhallinta-, tai toiminnanohjausjärjestelmät, sekä muut web-palvelut. Monissa järjestelmissä on jo perusteet kunnossa Peppol-asiakirjojen käsittelylle.
• Eri organisaatioille toiset sähköiset asiakirjat (esim. katalogi, tilaukset, laskut, lähetysilmoitukset jne.) ovat oleellisempia kuin toiset. Kaikille Peppolin asiakirjoille ei sen vuoksi aina rakenneta tukea omiin tietojärjestelmiin. Organisaatiossa onkin hyvä miettiä, millaisia tietoja kauppakumppaneiden välillä pääsääntöisesti välitetään ja mitä Peppol-asiakirjoja omat kauppakumppanit pystyvät lähettämään ja vastaanottamaan. Molempien osapuolten on pystyttävä käsittelemään Peppol-asiakirjoja omassa tietojärjestelmässään. Lue lisää Peppolin eri asiakirjoista, eli sanomista.
• Valtiokonttori myöntää valtiontukea palveluntarjoajille ja järjestelmätoimittajille Peppol-sovelluspalveluiden käyttöönottokustannuksiin. Yrittäjä, voit myös vinkata tukiohjelmasta omalle palveluntarjoajallesi tai järjestelmätoimittajallesi! Lue lisää tukiohjelmasta >

2. olla yhteys Peppol-verkostoon Peppol-palveluntarjoajan avulla.

• Peppol-verkostoon liitytään Peppol-palveluntarjoajan avulla. Kaikki Peppol-palveluntarjoajat näet tästä listauksesta. Listaus on englanniksi, koska Peppol on kansainvälinen. Verkon käytön kannalta ei ole merkitystä minkä maalaisen palveluntarjoajan palveluita käyttää.
• Suurin osa suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista on myös Peppol-palveluntarjoajia, eli Peppolista kannattaa kysyä myös omalta verkkolaskuoperaattorilta!

Vinkki! Voit verrata Peppol-verkoston toimintamallia puhelimiin ja puhelinoperaattoreihin; jotta voimme soittaa ja vastaanottaa puheluita, tarvitsemme puhelimen (Peppolissa järjestelmän tai palvelun) ja sopimuksen puhelinoperaattorin kanssa (Peppolissa Peppol-palveluntarjoajan). Peppolissa Peppol-palveluntarjoaja välittää järjestelmässämme tehtyjä sähköisiä liikeasiakirjoja puheluiden sijaan, oli vastaanottaja Suomessa tai Australiassa.

Valtio otti käyttöön Peppolin mukaisen laajennetun tilausprosessin 1.4.2024. Tämä muutos tarkoittaa sitä, että Peppolin mukainen laajennettu tilausprosessi tulee vaiheittain näkymään soveltuvissa valtion hankinnoissa osana kilpailutuksia. Ensin Peppol-kyvykkyys sisällytetään soveltuviin puitesopimuksiin. Muihin uusiin hankintasopimuksiin Peppol-tilaaminen sisällytetään vuoteen 2026 mennessä. On huomioitava, että hankinnan luonteesta johtuen kaikkiin hankintasopimuksiin ei sovelleta Peppolin käyttövaatimusta. Vaatimusta Peppolin laajennetun tilausprosessin käytöstä arvioidaan hankinnan kohteen ja siihen liittyvien tilauskäytäntöjen perusteella.

Lopputulemana valtion toimittaja tulee saamaan valtiolta Peppol-muotoisen sähköisen tilauksen, johon hän vastaa sähköisellä Peppol-tilausvahvistuksella. Tilauksen muutos- ja peruutustilanteet hoidetaan myös sähköisesti Peppolin avulla. Tämä edellyttää toimittajilta omien järjestelmien tarkastelua. Lopulta kuitenkin kaikki osapuolet hyötyvät, kun tilaamisen tiedonvaihto sujuvoituu. Lue lisää valtion Peppolin käyttöönotosta.

Peppolin käyttöönotossa yritystäsi auttaa oma järjestelmätoimittajasi tai Peppol-palveluntarjoajasi. Suurin osa suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista on myös Peppol-palveluntarjoajia.

Kansalliset Peppol-viranomaiset myös auttavat ja neuvovat Peppol-verkkoon liittyvissä yleisissä asioissa, sekä toimivat linkkeinä kansainvälisen Peppol-verkoston kehitykseen. Löydät eri maiden Peppol-viranomaiset täältä. Suomen Peppol-viranomainen on Valtiokonttori, sähköpostiosoite: peppol@valtiokonttori.fi.