Yhteisrahoitteisen toiminnan koordinaattoritilanteiden kirjauksista

Kysymys

Valtion kirjanpidon käsikirjan luvussa 7.5.3 ohjeistetaan kirjanpidon kirjauksista yhteisrahoitteisen toiminnan koordinaattoritilanteissa. Käsikirjassa esitetään myös esimerkkikirjaukset tapauksesta, joka käsittelee tilannetta

• jossa rahoittaja on talousarviotalouden ulkopuolinen taho, ja
• jossa hankeosapuolet eivät laskuta toisiaan, vaan maksut tapahtuvat rahoittajien maksatuspäätösten perusteella (toteuttajien tekemien maksatushakemusten pohjalta).

Miten kirjaukset tulisi tehdä tilanteessa, jossa toteuttajavirasto laskuttaa koordinaattoria ja koordinaattori laskuttaa rahoittajaa?

Entä tilanteessa, jossa hankkeen muut toteuttajat laskuttavat koordinaattoria, mutta koordinaattori ei laskuta rahoittajaa, vaan lähettää rahoittajalle tiedon hankkeeseen liittyvistä rahoitettavista menoista (maksatushakemus)?

Entä tilanteessa, jossa hankkeen muut toteuttajat eivät laskuta koordinaattoria, mutta koordinaattori laskuttaa rahoittajaa?

Entä mihin tarkoitukseen on tarkoitus käyttää vuoden 2021 alussa liikekirjanpidon tilikarttaan lisättyä tiliä 17430 Yhteisrahoitteisen hankkeen koordinoitaviin varoihin liittyvät saamiset (T)?

Vastaus (annettu 16.6.2021)

Yhteisrahoitteisessa toiminnassa on melko yleistä, että yksi rahoitusta saavista hankkeen toteuttajista toimii koordinaattorina rahoittajan ja muiden rahoitusta saavien koti- tai ulkomaisten organisaatioiden eli koordinoitavien välillä. Koordinaattorin velvollisuuksiin kuuluu tyypillisesti mm. keskitetty raportointi rahoittajalle sekä rahoittajan rahoitusosuuksien välittäminen hankkeen muille toteuttajille (koordinoitaville).

Aina keskitetystä raportoinnista huolehtiva toteuttaja ei kuitenkaan huolehdi rahoituksen välittämisestä muille hankkeen toteuttajille, vaan rahoittaja saattaa koordinaattorin hoitamasta keskitetystä raportoinnista huolimatta maksaa kullekin hankkeen toteuttajalle kuuluvan rahoituksen erikseen. Tällöin ei ole kyse ”kirjanpidollisesta” koordinaattoritilanteesta, jonka edellytyksenä on aina koordinoitavien varojen välittäminen muille hankkeen toteuttajille. Tämä toimintatapa, jossa rahoittaja maksaa rahoitusosuudet suoraan kullekin toimijalle, onkin usein hallinnollisesti kevein toimintatapa.

Kirjanpidon käsikirjan luvussa 7.5.3. esitetyssä esimerkissä hankkeen toteuttajat eivät laskuta koordinaattoria eikä koordinaattori laskuta rahoittajaa. Laskutuksen sijasta hankkeen toteuttajat lähettävät rahoittajalle tiedon hankkeeseen liittyvistä rahoitettavista menoista (maksatushakemus).

Tilanne, jossa hankkeen muut toteuttajat laskuttavat koordinaattoria ja koordinaattori rahoittajaa, eroaa edellä mainitusta tilanteesta siten, että koordinaattorille syntyy velka hankeosapuolille ja saaminen rahoittajalta koordinoitavien varojen osalta.

Vuoteen 2021 saakka yhteisrahoitteisten hankkeiden koordinoitaviin varoihin liittyviin kirjauksiin käytettiin tiliä 26220 Taseessa seurattava talousarvion ulkopuolinen rahoitus (T).

Vuoden 2021 alusta alkaen otettiin käyttöön uudet liikekirjanpidon tilit:

17430 Yhteisrahoitteisen hankkeen koordinoitaviin varoihin liittyvät saamiset (T). Tämä tili sisältää yhteisrahoitteisen hankkeen koordinaattorina toimivan viraston koordinoitaviin varoihin liittyvät saamiset.

Koordinoitaviin varoihin liittyviä saamisia syntyy esimerkiksi tilanteissa, joissa hankkeen muut toteuttajat, eli koordinoitavat, laskuttavat koordinaattoria pelkän maksatushakemusmenettelyn asemesta. Tällöin koordinaattorille syntyy toteuttajilta vastaanottamansa laskun yhteydessä a) velka muille toteuttajille ja b) saaminen rahoittajalta. Koordinaattori ei voi tehdä velan vastakirjausta esimerkiksi kulutilille, sillä kyse ei ole koordinaattorin kulusta, vaan koordinaattorin rahoittajalta myöhemmin saamasta, toteuttajalle edelleen välittämästä rahoitusosuudesta.

26230 Yhteisrahoitteisen hankkeen koordinoitavat varat (T). Tämä tili sisältää yhteisrahoitteisen hankkeen koordinaattorina toimivan viraston koordinoitavat varat, jotka rahoittaja on maksanut koordinaattorille.

Koordinaattorille muodostuu koordinoitavia varoja esimerkiksi tilanteessa, jossa rahoittaja maksaa tekemänsä maksatuspäätöksen perusteella koordinaattorille muille toteuttajille kuuluvia rahoitusosuuksia edelleen välitettäväksi, tai jos koordinaattori laskuttaa rahoittajaa muiden toimijoiden rahoitusosuuden osalta.

Uusissa yhteisrahoitteisissa hankkeissa on tullut siirtyä käyttämään yllä mainittuja uusia liikekirjanpidon tilejä vuoden 2021 alusta lukien.

Mikäli virastolla on tarvetta, esimerkiksi oman seurantansa helpottamiseksi, tarkentaa kyseisten tilien kirjausten sisältöä kumppanikoodiston avulla, se voi sen tehdä. Edellytyksenä, ettei muuta seurantakohdetta ole tarkoituksenmukaista käyttää eikä kumppanikoodiston käyttö aiheuta ongelmia esimerkiksi kirjanpidon oikeellisuudesta varmistuttaessa.

Kyseisillä tileillä olevien kirjausten mahdollista kumppanikoodia ei keskuskirjanpidon näkökulmasta tarvitse myöskään erikseen korjata pois, koska kyseessä ovat tilit, joiden tapahtumia ei huomioida kumppanikoodiin perustuvissa täsmäytyksissä tai valtion tilinpäätöksessä tehtävissä sisäisten erien eliminoinnissa.

Esimerkkejä koordinaattoritilanteista, joihin liittyy laskutusta

Esimerkkien tausta:

Kirjanpitoyksikkö A on EU-hankkeen koordinaattori. Muut hankkeen toteuttajat ovat kirjanpitoyksikkö B, ammattikorkeakoulu C ja ulkomainen yliopisto D. EU:n (E) rahoitusosuus on 100 %. EU ei ole maksanut ennakkoa. Hankkeen toteuttajille on syntynyt menoja seuraavasti: A 150, B 50, C 40 ja D 250, yhteensä 490.

Esimerkissä 1 kuvatussa tilanteessa hankkeen muut toteuttajat laskuttavat koordinaattoria ja kirjaavat samassa yhteydessä tuoton kirjanpitoonsa.

Käytännössä toimintatavasta voi esiintyä variaatioita, esimerkiksi siten, että hankkeen muut toteuttajat laskuttavat koordinaattoria vasta rahoittajan maksettua koordinaattorille kaikkien toteuttajien osuudet (tällainen variaatio on kuvattu esimerkissä 2).

Lisäksi mahdollinen variaatio on esimerkiksi tilanne, jossa hankkeen muut toteuttajat eivät laskuta koordinaattoria, mutta koordinaattori laskuttaa rahoittajaa (tällainen variaatio on kuvattu esimerkissä 3).

Tässä vastauksessa kuvatuissa esimerkeissä ei oteta kantaa eri variaatioiden mielekkyyteen, mutta todetaan, että toimintatavat ovat kirjanpidon näkökulmasta monimutkaisempia kuin toimintatapa, jossa maksut tapahtuvat maksatushakemuksen pohjalta tehdyn maksatuspäätöksen perusteella. Maksatuspäätökseen perustuviin maksuihin perustuva esimerkki on kuvattu valtion kirjanpidon käsikirjassa luvussa 7.5.3. Vastaavasti menettelytapa, jossa rahoittaja maksaa toimijoille suoraan ilman maksamista koordinaattorin välityksellä, voi usein olla hallinnollisesti suoraviivaisempi ja kevyempi. Hallinnollisesti vähiten kuormittava toimintatapa (kaikkien toimijoiden kokonaisuus huomioiden) on suositeltava.

Esimerkki 1: Hankkeen muut toteuttajat laskuttavat koordinaattoria ja koordinaattori rahoittajaa

Tässä esimerkissä EU on rahoittaja E, ja koordinaattorina toimii valtion kirjanpitoyksikkö (A). Hankkeen muut toteuttajat (koordinoitavat) B (kirjanpitoyksikkö), C ja D laskuttavat koordinaattoria ja koordinaattori laskuttaa edelleen rahoittajaa. Esimerkissä laskutus tapahtuu samassa yhteydessä, kun toteuttajat sekä koordinaattori omalta osaltaan tekevät tuottokirjauksen syntyneiden kulujen perusteella. Laskutusmenettelyn myötä tässä toimintatavassa koordinaattorille A syntyy B:n, C:n ja D:n osuuksien osalta velkaa suhteessa B:hen, C:hen ja D:hen sekä vastaavasti saamista suhteessa EU:iin (esimerkin kirjaukset 2 ja 3). Tilanne on kuvattu tarkemmin seuraavissa kirjausesimerkeissä:

Kirjaus 1: Kirjanpitoyksikkö B laskuttaa kirjanpitoyksikköä A (koordinaattori).

Kirjanpitoyksikön B laskuttaessa kirjanpitoyksikköä A (koordinaattori) saaminen kohdistuu koordinaattoriin. Siten kirjanpitoyksikkö B kirjaa saamisen tilille, jolle kirjataan saamiset valtion virastoilta ja laitoksilta sekä käyttää kirjauksella koordinaattorin (kirjanpitoyksikkö A:n) mukaista kumppanikoodia. Tuotto sen sijaan saadaan rahoittajalta, joten tuottokirjaus tehdään rahoittajan sektorin mukaisesti.

Tuotto kirjataan ns. varojen viimeisen lähteen periaatteella. Rahoituspäätöksen on tehnyt EU, joten koordinaattorilta saatavien varojen viimeisimmäksi lähteeksi katsotaan EU, ei koordinaattori. Tämä johtuu siitä, että koordinaattori toimii ainoastaan EU:lta saatavien varojen teknisenä välittäjänä.

*Käytännössä tiliristikon esittämä kirjaus edellyttää muistiotositekorjausta tuottokirjauksen osalta, sillä Kieku-tietojärjestelmä käyttää automaattisesti sisäistä tuottotiliä, kun B lähettää laskun toiselle valtion sisäiselle toimijalle A.

Kirjaus 2: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa kirjanpitoyksikkö B:n laskun.

** Kiekun ostoreskontrassa tilinä on käytännössä ostovelkojen tili.

Kirjauksissa 2 ja 3 kirjanpitoyksikölle A ei synny talousarviomenoa, sillä B:n, C:n ja D:n laskuttamat summat eivät liity A:n toimintaan, vaan rahoittajan maksamaan rahoitusosuuteen, jonka A vain myöhemmin välittää B:lle, C:lle ja D:lle.

Kirjaus 3: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa C:n ja D:n laskut.

*Kiekun ostoreskontrassa käytännössä tilinä on ostovelkojen tili.

Kirjaus 4: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) laskuttaa EU:ta omista (150) ja koordinoitavien B, C ja D (340) menoista.

Kirjaus 5: EU hyväksyy menot ja maksaa kirjanpitoyksikkö A:lle (koordinaattori). Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa.

Kirjaus 6: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) maksaa kirjanpitoyksikkö B:lle (50) sekä C:lle ja D:lle (290) näiden osuudet.

Kirjaus 7: Kirjanpitoyksikkö B kirjaa kirjanpitoyksikkö A:lta (koordinaattori) saamansa maksun.

Esimerkki 2: Rahoittaja maksaa koordinaattorille maksatuspäätöksen perusteella ilman laskua. Koordinaattori ja hankkeen muut toteuttajat (koordinoitavat) ovat päätyneet keskenään toimintatapaan, jossa muut toteuttajat laskuttavat koordinaattoria, mutta vasta koordinaattorin saatua maksun rahoittajalta.

Tässä esimerkissä EU on rahoittaja E ja koordinaattorina toimii valtion kirjanpitoyksikkö (A). Hankkeen muut toteuttajat (koordinoitavat) B (kirjanpitoyksikkö), C ja D laskuttavat koordinaattoria. Toisin kuin esimerkissä 1, tässä esimerkissä laskutus tapahtuu vasta sen jälkeen, kun koordinaattori on saanut maksun rahoittajalta. Tässä toimintatavassa hankkeen muille toteuttajille B, C ja D syntyy tuottokirjauksen yhteydessä saaminen suhteessa rahoittajaan.

Tämä esimerkki eroaa esimerkistä 1 myös siten, että koordinaattori ei laskuta rahoittajaa, vaan lähettää rahoittajalle tiedon hankkeeseen liittyvistä rahoitettavista menoista (maksatushakemus).

Kirjaus 1: Kirjanpitoyksikkö B kirjaa tekemänsä maksatushakemuksen mukaisesti.

Kirjanpitoyksikkö B ei lähetä vielä laskua kirjanpitoyksikkö A:lle (koordinaattori), sillä osapuolet ovat sopineet laskutuksesta vasta A:n saatua maksun rahoittajalta. Kirjanpitoyksikkö B ei käytä esimerkiksi sisäistä saamisten tiliä tai A:n kumppanikoodia, sillä saaminen syntyy suhteessa rahoittajaan (EU).

Tuotto kirjataan ns. varojen viimeisen lähteen periaatteella. Rahoituspäätöksen on tehnyt EU, joten koordinaattorilta saatavien varojen viimeisimmäksi lähteeksi katsotaan EU, ei koordinaattori. Tämä johtuu siitä, että koordinaattori toimii ainoastaan EU:lta saatavien varojen teknisenä välittäjänä.

Kirjaus 2: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa tekemänsä maksatushakemuksen mukaisesti.

Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa tekemänsä maksuhakemuksen mukaisesti vain oman osuutensa hankkeesta, ei koordinoitavien B, C ja D osuuksia. Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) ei lähetä laskua rahoittajalle.

Vastaavasti ulkoiset hankeosapuolet C ja D tekevät maksatushakemuksen omista osuuksistaan (40+250 = 290).

Kirjaus 3: EU hyväksyy menot ja maksaa kirjanpitoyksikkö A:lle (koordinaattori). Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa.

EU hyväksyy maksatuspäätöksessään kaikki ilmoitetut menot tukikelpoisiksi kustannuksiksi ja maksaa kaikkien hankkeen toteuttajien osuudet koordinaattori A:lle (150+50+40+250 = 490).

Kirjaus 4: Kirjanpitoyksikkö B laskuttaa kirjanpitoyksikköä A (koordinaattori).

Kirjanpitoyksikön B laskuttaessa kirjanpitoyksikköä A (koordinaattori) saaminen kohdistuu koordinaattoriin. Siten kirjanpitoyksikkö B kirjaa saamisen tilille, jolle kirjataan saamiset valtion virastoilta ja laitoksilta sekä käyttää kirjauksella koordinaattorin (kirjanpitoyksikkö A:n) mukaista kumppanikoodia.

*Kieku-järjestelmä käyttää yllä olevassa kirjauksessa automaattisesti sisäistä tuottotiliä ja kumppanikoodia. Tuotto saadaan rahoittajalta (EU), minkä mukaisesti tuotto on jo kirjattu maksatushakemuksen yhteydessä tämän esimerkin kirjauksessa 1. Kirjanpitoyksikkö B oikaisee maksatushakemuksen yhteydessä tekemäänsä saamiskirjausta (esimerkin kirjaus 1) ja laskutuksen yhteydessä syntynyttä sisäistä tuottotiliä:

Kirjaus 5: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa kirjanpitoyksikkö B:n laskun.

*Kiekun ostoreskontrassa tilinä on käytännössä ostovelkojen tili.

Kirjaus 6: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa C:n ja D:n laskut.

*Kiekun ostoreskontrassa tilinä on käytännössä ostovelkojen tili.

Kirjaus 7: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) maksaa kirjanpitoyksikkö B:lle (50) sekä C:lle ja D:lle (290) näiden osuudet.

Kirjaus 8: Kirjanpitoyksikkö B kirjaa kirjanpitoyksikkö A:lta (koordinaattori) saamansa maksun.

Esimerkki 3: Koordinaattori laskuttaa rahoittajaa. Muut hankkeen toteuttajat (koordinoitavat) eivät laskuta koordinaattoria, vaan koordinaattori maksaa maksatuspäätöksen perusteella ilman laskua.

Tässä esimerkissä EU on rahoittaja E ja koordinaattorina toimii valtion kirjanpitoyksikkö (A). Muut hankkeen toteuttajat (koordinoitavat) B (kirjanpitoyksikkö), C ja D eivät laskuta koordinaattoria, vaan laskutuksen sijasta lähettävät koordinaattorille tiedon hankkeeseen liittyvistä rahoitettavista menoista (maksatushakemus). Tässä toimintatavassa hankkeen muille toteuttajille B, C ja D syntyy tuottokirjauksen yhteydessä saaminen suhteessa rahoittajaan.

Toisin kuin esimerkissä 2, tässä esimerkissä koordinaattori laskuttaa rahoittajaa ja koordinaattorille syntyy saaminen laskutuksen yhteydessä rahoittajaan.

Kirjaus 1: Kirjanpitoyksikkö B kirjaa tekemänsä maksatushakemuksen mukaisesti.

Kirjanpitoyksikkö B ei lähetä laskua. Kirjanpitoyksikkö B ei käytä esimerkiksi sisäistä saamisten tiliä tai A:n kumppanikoodia, sillä saaminen syntyy suhteessa rahoittajaan (EU).

Tuotto kirjataan ns. varojen viimeisen lähteen periaatteella. Rahoituspäätöksen on tehnyt EU, joten koordinaattorilta saatavien varojen viimeisimmäksi lähteeksi katsotaan EU, ei koordinaattori. Tämä johtuu siitä, että koordinaattori toimii ainoastaan EU:lta saatavien varojen teknisenä välittäjänä.

Vastaavasti ulkoiset hankeosapuolet C ja D tekevät maksatushakemuksen omista osuuksistaan (40+250 = 290).

Kirjaus 2: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) laskuttaa EU:ta omista (150) ja koordinoitavien B, C ja D (340) menoista.

Laskutuksen yhteydessä koordinaattorille muodostuu saaminen EU:lta (490), josta 150 on tuottoa sen omaan toimintaan liittyen. Loppuosa 340 on koordinaattori A:lle velkaa suhteessa muihin toteuttajiin, joten käytetään Muut lyhytaikaiset velat tililuokkaan kuuluvaan 26230 Yhteisrahoitteisen hankkeen koordinoitavat varat (T) tiliä. Tiliä 26230 käytetään tässä yhteydessä siitä huolimatta, että rahoittaja ei ole vielä maksanut koordinaattorille varoja.

Kirjaus 3: EU hyväksyy menot ja maksaa kirjanpitoyksikkö A:lle (koordinaattori). Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) kirjaa.

Kirjaus 4: Kirjanpitoyksikkö A (koordinaattori) maksaa kirjanpitoyksikkö B:lle (50) sekä C:lle ja D:lle (290) näiden osuudet.

Kirjaus 5: Kirjanpitoyksikkö B kirjaa kirjanpitoyksikkö A:lta (koordinaattori) saamansa maksun.