Valtiovarainministeriön antaman Talousarvion tilijaottelun laadinta -määräyksen mukaan Valtiokonttori antaa lisäohjeet ja tarkemmat aikataulut tilijaotteluluonnoksen ja tilijaottelun laadinnasta ja toimittamisesta Valtiokonttorille. Valtiovarainministeriön määräys löytyy ministeriön Internet-sivuilta osoitteesta https://vm.fi/laadinta-ja-soveltamismaaraykset. Valtiokonttori on antanut tänään ohjeen vuoden 2021 talousarvion tilijaottelun laadinnasta.
Tilijaottelun laadintaprosessi tapahtuu kaksivaiheisesti. Jotta vuoden 2021 tilit saadaan järjestelmien käyttöön ajoissa, ministeriö laatii ensin luonnoksen hallinnonalansa vuoden 2021 tilijaotteluksi. Vahvistettava tilijaottelu laaditaan sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt talousarvion.
Valtiokonttori toimittaa ministeriöille tilijaottelun laadintaan käytettävän Excel-muotoisen tilijaottelutiedoston ja Word-muotoisen säädösviittaustiedoston.
Tilijaotteluluonnos
Valtiokonttori on laatinut tilijaottelupohjan (Excel-tiedosto) vuoden 2021 talousarvioesityksen perusteella. Ministeriö laatii tilijaotteluluonnoksen muokkaamalla pohjatiedot vastaamaan näkemystään vahvistettavasta tilijaottelusta. Luonnoksessa voi ennakoida mahdolliset täydentävien talousarvioesitysten vaikutukset.
Tilijaotteluluonnos (Excel-tiedosto) toimitetaan sähköpostin liitteenä Valtiokonttoriin 23.10.2020 mennessä. Tilijaotteluluonnosta ei allekirjoiteta.
Valtiokonttori tallentaa tiedot tilijaottelujärjestelmään ja palauttaa luonnoksen ministeriölle tarkistettavaksi.
Ministeriö ilmoittaa Valtiokonttorille 30.10.2020 mennessä sähköpostilla, vastaako Valtiokonttorin palauttama luonnos ministeriön laatimaa luonnosta. Jos ministeriö huomaa luonnoksessa virheitä, niiden korjaamisesta tulee sopia Valtiokonttorin kanssa. Kaikki muut muutokset tehdään vahvistettavaan tilijaotteluun.
Valtiokonttori lähettää tarkistetut tiedot Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (Palkeet), joka vie ne Kieku-tietojärjestelmään.
Vahvistettava tilijaottelu
Eduskunnan hyväksyttyä talousarvion ministeriö laatii vahvistettavan tilijaottelun. Se laaditaan tekemällä mahdolliset muutokset tarkistettuun tilijaotteluluonnokseen ja päivittämällä säädösviittaustiedosto.
Vahvistettava tilijaottelu (Excel- ja Word-tiedostot) toimitetaan Valtiokonttoriin välittömästi eduskunnan hyväksyttyä valtion talousarvion vuodelle 2021. Tilijaottelua ei allekirjoiteta tässä vaiheessa.
Valtiokonttori tallentaa tiedot tilijaottelujärjestelmään ja palauttaa vahvistettavan tilijaottelun ministeriölle tarkistettavaksi.
Jos ministeriö ei havaitse Valtiokonttorin palauttamassa vahvistettavassa tilijaottelussa virheitä, tilijaottelu allekirjoitetaan, skannataan ja lähetetään Valtiokonttoriin. Jos ministeriö huomaa vahvistettavassa tilijaottelussa virheitä, niiden korjaamisesta tulee sopia Valtiokonttorin kanssa.
Järjestelmiin tilijaotteluluonnoksen perusteella perustetut tilit korjataan tarvittavilta osin vahvistetun tilijaottelun mukaisiksi. Palkeet tekee tarvittavat muutokset Kieku-tietojärjestelmään.
Valtion talousarvion tilijaottelu vuodelle 2021 julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla.
Tietojen toimitusosoite
Tiedostot toimitetaan osoitteeseen kkp (at) valtiokonttori.fi. Paperiversioita ei toimiteta Valtiokonttoriin.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan välittömästi. Tämä ohje korvaa 10.10.2019 voimaan tulleen ohjeen Vuoden 2020 talousarvion tilijaottelun laatiminen (VK/1104/00.00.01.06.01/2019).
Lisätiedot
Lisätietoja talousarvion tilijaottelun laadintaan liittyvistä asioista saa Valtiokonttorista, puh. 0295 50 2000 tai osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi.
Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka
Taloushallintoasiantuntija Johanna Muukkonen
Tiedoksi: Tasavallan presidentin kanslia, Eduskunnan keskuskanslia ja tilitoimisto, Valtiontalouden tarkastusvirasto, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Tilijaotteluluonnos
Tilijaotteluluonnos laaditaan täydentämällä ja muokkaamalla tilijaottelutiedostoa, jonka Valtiokonttori on valmistanut varainhoitovuoden 2021 talousarvioesityksen ja varainhoitovuoden 2020 talousarvion tilijaottelun tiedoista.
Excel-muotoinen tilijaottelutiedosto sisältää:
- varainhoitovuoden 2021 talousarvioesitykseen sisältyvät pääluokat, osastot, luvut ja momentit euromäärineen, määrärahalajeineen ja nettobudjetoitu-merkintöineen,
- varainhoitovuoden 2020 talousarvion tilijaottelussa olevat käyttösuunnitelma- ja muut lisäjaotteluerät (ilman euromääriä) ja
- säädösviittausmerkinnät (tilin yhteydessä merkintä ’S’, mikäli tiliin liittyy säädösviittaus). Huom. Tilijaotteluluonnosta laadittaessa säädösviittaustiedon voi ohittaa. Säädösviittaustiedot päivitetään vahvistettavan tilijaotteluun yhteydessä.
Tiedoston erillisessä välilehdessä on lueteltu ohjeen antamishetkellä virallisesti tiedossa olevat varainhoitovuoden 2021 kirjanpitoyksikkötunnukset ja jakamaton-tunnukset, joita tilijaotteluluonnoksessa voi käyttää.
Ministeriö tekee muutokset/poistot/lisäykset tilijaottelupohjan tilijaotteluosaan. Muutokset merkitään ”Muokkausmerkinnät”-sarakkeeseen seuraavasti:
M= Muutos
P= Poisto
L= Lisäys
Kun rivillä olevaa tietoa muutetaan, sarakkeeseen merkitään kirjain M. Erikseen ei tarvitse merkitä mitä tietoa rivillä muutetaan. Kun rivillä on tili, jota ei oteta mukaan tilijaotteluun, sarakkeeseen merkitään kirjain P. Kun lisätään uusi tili, sille lisätään rivi tilihierarkiassa oikeaan kohtaan ja sarakkeeseen merkitään kirjain L.
Huom. poikkeus: Tilijaottelun luonnostiedostoon ei merkitä muokkausmerkinnöin kirjanpitoyksikkötunnuksen lisäämisiä tai euromääriin tehtyjä muutoksia. Merkinnät hidastavat luonnoksen käsittelyä Valtiokonttorissa.
Valtiokonttori tallentaa tiedot merkintöjen pohjalta tilijaottelujärjestelmään. Vain muokkausmerkintäkirjaimella osoitetut rivit käsitellään (pois lukien edellä esitetty poikkeus luonnostiedoston käsittelyssä), joten ministeriön tulee huolehtia, että merkinnät on tehty tarvittaviin kohtiin.
Eurotietojen muutokset tehdään vain kirjaustason riveille
Eurotiedon muokkaukset tehdään vain kirjaustason tilien riveille. Kirjaustaso on aina tilihierarkian alin taso. Jos tilijaottelupohjalla lisäjaotellun momentin lisäjaottelujako ei luonnosta laadittaessa ole vielä selvillä, tulee eurotiedot teknisistä syistä johtuen kuitenkin merkitä jollekin kirjaustason tilille, ei momenttitasolle.
Jos ministeriö haluaa eurotietojen muokkauksen yhteydessä tarkistaa myös ylempien tasojen (summatasot) eurojen kokonaismäärän, se voi lisätä omia laskelmiaan tiedoston tyhjiin sarakkeisiin. Valtiokonttorin toimittamiin summa-tason eurotietoihin ei tule tehdä muutoksia. Valtiokonttori tallentaa kirjaustasojen eurotiedot tilijaottelujärjestelmään, jolloin myös summatasojen eurotiedot päivittyvät. Summatasot näkyvät ministeriölle tarkistettavaksi toimitettavassa tiedostossa.
Kirjanpitoyksikkötunnus merkitään vain kirjaustason riveille
Kirjanpitoyksikkötunnukset, mukaan lukien jakamaton-tunnukset, esitetään vain kirjaustason tilien riveillä. Kirjanpitoyksikkötunnus tulee kuitenkin merkitä myös niille momenteille, joille talousarvioperusteiden päätösosassa olevassa valtuuslausekkeessa on myönnetty valtuutta, ei määrärahaa.
Sarakkeeseen ”KPY” merkitään kirjanpitoyksikön/jakamattoman tunnus, nimeä ei merkitä. Tunnukset ja nimet on lueteltu tiedostossa omalla välilehdellään.
Omien jaotteluiden nimeäminen
Jos ministeriö sisällyttää tilijaotteluun omia jaotteluita, niille tulee antaa kuvaava, lyhyt nimi. Tilien nimissä ei saa käyttää puolipisteitä, koska puolipis-teistä aiheutuu ongelmia tiedostojen jatkokäsittelyssä.
Jaottelujen numerointi
Momentin lisäjaotteluiden numerotunnuksen esitystapa määräytyy sen mukaan, mikä kullakin jaottelutasolla on suurin numerotunnus kyseisessä erittelyssä. Esimerkiksi tietyn momentin lisäjaottelut yhdestä neljääntoista esitetään numerotunnuksilla 01-14, kun toisella momentilla esiintyvät lisäjaottelut yhdestä kahdeksaan sen sijaan voidaan esittää joko numerotunnuksilla 01-08 tai 1-8. Jos jaottelueriä tilijaotteluluonnoksen laadintavaiheessa on enintään 9, mutta niiden määrä myöhemmin todennäköisesti kasvaa vähintään 10:ksi, on käytettävä numerointia 01-09. Tällöin uudet erät, esimerkiksi 10-14, voidaan alkuperäisiä muuttamatta liittää niiden jatkoksi. Numerotunnuksen pituus saman tason sisällä ei voi olla vaihtuva. Esimerkkitapauksessa lopullinen täysi sarja ei voi olla 1-14, vaan sen on oltava 01-14.
Numerotunnusten osalta on otettava huomioon, että tilikoodin pituus ei saa ylittää 14 merkkiä. Kun siirtomäärärahatilistä muodostetaan seuraavaa varainhoitovuotta varten siirretyn määrärahan tili, tilitunnuksen alkuun lisätään 3-merkkinen siirretyn määrärahan tunnus. Kokonaispituus saa tällöinkin olla enintään 14 merkkiä.
Vahvistettava tilijaottelu
Vahvistettava tilijaottelu laaditaan täydentämällä ja muokkaamalla tilijaottelu-luonnoksen tiedot eduskunnan vahvistaman talousarvion mukaisesti sekä päivittämällä säädösviittaustiedoston tiedot.
Tilijaottelutiedosto
Tilijaotteluluonnostiedostoa täydennetään ja muokataan muuten vastaavalla tavalla kuin on kuvattu edellä luvussa Tilijaotteluluonnos, paitsi että myös euro- ja kirjanpitoyksikkötietojen muutokset on merkittävä muokkausmerkinnöin.
Tilijaotteluosassa on merkintä siitä, onko tiliin liitetty säädösviittaus. Tilijaotteluosaa täydennettäessä säädösviittaus-tiedon voi ohittaa eli tilijaottelutiedostoon ei merkitä säädösviittauksen muuttamista/poistamista/lisäämistä. Muutokset merkitään ainoastaan Word-muotoiseen säädösviittaustiedostoon.
Säädösviittaustiedosto
Säädösviittaustiedosto on Word-muotoinen ja se sisältää tilitunnuksittain varainhoitovuoden 2020 talousarvion tilijaottelussa olevat viittaukset säännöksiin ja määräyksiin, joihin tulon kertyminen ja määrärahan käyttö välittömästi perustuu. Säädösvittaus on esitetty, mikäli sama momentti on sisältynyt varainhoitovuoden 2021 talousarvioesitykseen.
Ministeriö tekee tähän tiedostoon säädösviittauksia koskevat muutokset, poistot ja lisäykset. Muutokset merkitään ”Muokkausmerkinnät”-sarakkeeseen seuraavasti:
M= Muutos
P= Poisto
L= Lisäys
Kun tilitunnukseen liittyvää säädösviittaustekstiä muutetaan, sarakkeeseen merkitään kirjain
M. Erikseen ei tarvitse merkitä mitä tietoa on muutettu. Kun tilitunnukseen liittyvä säädösviittaus poistetaan, sarakkeeseen merkitään kirjain P. Kun tilitunnukseen lisätään uusi säädösviittaus, sille lisätään rivi tilihierarkian mukaiseen kohtaan ja sarakkeeseen merkitään kirjain L.
Valtiokonttori tallentaa tiedot merkintöjen pohjalta tilijaottelujärjestelmään. Vain muokkausmerkintäkirjaimella osoitetut rivit käsitellään, joten ministeriön tulee huolehtia, että merkinnät on tehty tarvittaviin kohtiin.
Esimerkkikuva 1. Merkinnät P, L ja M tilijaottelutiedoston muokkausmerkinnät-sarakkeessa.
Esimerkkikuva 2. Merkinnät P, L ja M säädösviittaustiedoston muokkausmerkinnät-sarakkeessa.
