Valtiokonttori suosittaa kaikkia valtion ministeriöitä, virastoja ja laitoksia laatimaan toiminnastaan vastuullisuusraportin vuosittain tätä ohjetta hyödyntäen. Raportin voi laatia hallinnonala-, virasto- tai kirjanpitoyksikkötasolla.
Raportti tehdään kalenterivuodesta ja julkaistaan seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Valtiokonttori pyytää ilmoittamaan raportin julkaisusta ja julkaisumuodosta sähköpostitse vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi. Ensimmäiset ohjeen mukaiset vastuullisuusraportit toivotaan tehtävän vuodesta 2021 ja julkaistavan 30.4.2022 mennessä.
Tämä ohje kumoaa Valtiokonttorin 9.11.2020 julkaiseman ohjeen Valmistautuminen valtionhallinnon yhtenäiseen vastuullisuusraportointiin (VK/43766/00.00.01.06.01/2020), joka ohjeisti ministeriöitä, virastoja ja laitoksia tunnistamaan 3–5 oman toimintansa näkökulmasta merkittävintä YK:n kestävän kehityksen tavoitetta 15.5.2021 mennessä.
Tässä ohjeessa ministeriöihin, virastoihin ja laitoksiin viitataan ilmaisulla organisaatio.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan 2.9.2021.
Lisätiedot
Ohjetta täydentävää tietoa löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta.
Ohjeeseen liittyvät tiedustelut voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi.
Vastuullisuusraportoinnin kehyksenä YK:n kestävän kehityksen toimintaohjelma
Vastuullisuusraportoinnin kehyksenä on Yhdistyneiden Kansakuntien (YK) kestävän kehityksen toimintaohjelma (Agenda 2030) ja siinä asetetut 17 tavoitetta. Nämä tavoitteet ovat laaja-alaisia ja toisistaan riippuvaisia. Valtionhallinnossa voidaan edistää useiden tavoitteiden saavuttamista niin kansallisella kuin kansainväliselläkin tasolla.
Jokainen organisaatio raportoi, miten se omalla toiminnallaan edesauttaa itse valitsemiensa 3–5 YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista. Keskiössä ovat omalla toiminnalla aikaansaadut vaikutukset tunnistettuihin tavoitteisiin joko negatiivisten vaikutusten vähenemisenä tai positiivisten vaikutusten lisääntymisenä. Tämä on organisaation toiminnan kädenjälki. Lisäksi raportoidaan omasta toiminnasta aiheutuvista negatiivisista vaikutuksista toimintaympäristöön. Tämä puolestaan on organisaation toiminnan jalanjälki.
Kukin organisaatio valitsee raportoitavat YK:n kestävän kehityksen tavoitteet itse sen perusteella, mihin tavoitteisiin se voi vaikuttaa merkittävimmin. Valtiokonttori ei puutu organisaatioiden valintoihin. Tavoitteiden tunnistamisessa kannattaa hyödyntää niitä hallinnonalan tai organisaation strategian osioita, jotka liittyvät kestävän kehityksen edistämiseen. Suuntaviivoja tavoitteiden valintaan voi hakea esimerkiksi valtioneuvoston selonteosta, joka koskee kestävän kehityksen edistämistä. Tunnistetut tavoitteet kannattaa käsitellä myös tulosohjaavien ministeriöiden kanssa.
Vastuullisuusraportteja ei tarkasteta tilintarkastuksen yhteydessä. Valtiokonttori laatii niistä valtiotasoisen yhteenvedon, jonka tavoitteena on luoda valtionhallinnon sidosryhmille ja valtionhallinnolle itselleen kokonaiskuva valtionhallinnossa tehtävästä työstä kestävän kehityksen edistämiseksi. Valtiokonttori julkaisee erillisen yhteenvedon edellisen kalenterivuoden raporteista syyskuun loppuun mennessä omissa julkaisukanavissaan.
Hyötyjä sidosryhmille sekä organisaatiolle itselleen
Kestävän kehityksen huomioimisesta on tulossa oletusarvo kaikkien organisaatioiden toiminnassa. Aktiivinen ja läpinäkyvä viestintä oman toiminnan vaikuttavuudesta kestävään kehitykseen on keskeinen organisaation maineeseen ja sitä kautta koko toimintaan vaikuttava tekijä. Valtionhallinnossa tämä tarkoittaa ennen kaikkea kansalaisten ja muiden sidosryhmien luottamusta toimintaamme, mutta myös houkuttelevuuttamme vastuullisena työnantajana ja yhteistyökumppanina. Myös kansainvälisessä yhteistyössä kestävän kehityksen edistämisellä on merkittävä asema.
Valtionhallinnon vastuullisuusraportointia yhtenäistetään mm. siksi, että kansalaisten tietoisuus on kasvanut paitsi globaaleista kestävän kehityksen haasteista myös jokaisen organisaation mahdollisuuksista vaikuttaa niiden ratkaisuun. Keskeisinä suomalaisen yhteiskunnan toimijoina valtionhallinnon organisaatioilla on merkittäviä mahdollisuuksia edistää kestävää kehitystä. Lisäksi ministeriöillä on mahdollisuus vaikuttaa laajasti vastuullaan olevan toimialan pitkän aikavälin kehitykseen.
Vastuullisuusraportin kautta valtionhallinnon organisaatiot viestivät sidosryhmilleen siitä, miten ne omassa toiminnassaan myötävaikuttavat kestävän kehityksen edistämiseen. Keskeistä ovat tavat ja käytännöt, joilla lakisääteisiä tehtäviä toteutetaan. Kun toiminnasta raportoidaan sidosryhmille tästä näkökulmasta, tulee myös organisaatio itse tietoisemmaksi kestävän kehityksen elementeistä.
Raportin tietojen avulla sidosryhmät voivat hahmottaa, kuinka raportoivan organisaation työ vaikuttaa sidosryhmien omaan toimintaan. Tietojen perusteella ne voivat myös arvioida valtionhallinnon organisaatioiden panosta siihen, kuin-ka kestävän kehityksen haasteita ratkaistaan. Nämä raportin tehtävät on hyvä huomioida raportin toteutusmuodossa, jotta sen lukeminen on vaivatonta mahdollisimman monille sidosryhmille. Tämä ohje on laadittu siitä lähtökohdasta, että organisaation raportoinnin ensisijaisia kohderyhmiä ovat organisaation sidosryhmät laajasti ymmärrettynä.
Vastuullisuusraportin laatimisesta on hyötyä myös raportoivalle organisaatiolle, kun se kehittää kestävän kehityksen eteen tehtävää työtä. Toiminnalle asetettujen tavoitteiden seuranta helpottuu, kun raportointi on säännöllistä ja yhdenmukaista eri vuosina ja jolloin etenemistä voidaan tarkastella pidemmällä tähtäimellä. Kun luodaan raportin toteuttamiseksi tarvittavia prosesseja, kiinnitetään kestävään kehitykseen entistä enemmän huomiota. Kun lisäksi raportointitapa on yhteneväinen läpi valtionhallinnon, on tuen saaminen muista organisaatioista aiempaa luontevampaa. Kansalaisten, yritysten, yhdistysten ja muiden sidosryhmien on helpompi tarkastella valtionhallinnon raportointia vastuullisuudesta ja kestävän kehityksen edistämisestä, kun raportointi on toteutettu mahdollisimman yhdenmukaisella tavalla. Valtiokonttorin laatima vastuullisuusraporttien yhteenveto palvelee erityisesti tätä tarkoitusta.
Valtionhallinnon vastuullisuusraportoinnista saatavaa tietoa hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan Suomen maaraporteissa YK:lle (voluntary national reviews).
Suhde muuhun raportointiin
Vastuullisuusraportin tarkoitus, kohderyhmät ja sisältö poikkeavat kirjanpitoyksikön toimintakertomuksesta, vaikka molemmissa käsitellään organisaation toimintaa sekä sen vaikutuksia ja vaikuttavuutta. Vastuullisuusraportti laaditaan organisaation keskeisimmille sidosryhmille kuvaamaan toiminnan vaikutuksia ja vaikuttavuutta kestävään kehitykseen. Toimintakertomukset puolestaan muodostavat valtion toiminnan tuloksellisuuden ja tilivelvollisuuden perustietopohjan. Niiden rakenne sekä sisältö on määritelty tarkasti laki- ja asetustasolla.
Toimintakertomusten laadinnan keskeinen periaate on jatkuvuus ja muutoksia tulee tehdä harkiten. Vastuullisuusnäkökulmaa ei kannata sisällyttää osaksi nykymuotoista toimintakertomusta, koska se ei palvelisi joustavasti ja laajasti sidosryhmien tietotarvetta kestävän kehityksen kysymyksissä. Siksi erillinen raportti on ainakin tällä erää katsottu perustelluksi. Jos kirjanpitoyksikkö laatii vastuullisuusraportin, voidaan sen toimintakertomuksesta jättää pois mahdollisia vastuullisuuteen ja kestävään kehitykseen liittyviä osa-alueita, mikä keventää toimintakertomuksen laadintaa ja käsittelyä.
Valtionhallinnon organisaatiot laativat toiminnastaan useita raportteja myös kestävän kehityksen näkökulmasta. Erityisesti ministeriöissä laaditaan erilaisia raportteja Agenda 2030 -toimintaohjelman toimeenpanosta. Eri hallinnonaloilla tehtävää työtä kuvataan muun muassa nykymuotoisessa hallituksen vuosikertomuksessa.
Vastuullisuusraportti poikkeaa näistä kohderyhmänsä osalta, sillä sen tarkoituksena on kuvata organisaation sidosryhmille, eli viime kädessä kansalaisille, miten organisaatio edistää kestävää kehitystä ja miten sen toiminta vaikuttaa ympäristöön. Raporttien kautta valtionhallinnon ulkopuoliset tahot saavat tietoja hallinnonalojen strategioista kestävän kehityksen edistämiseksi ja niiden onnistumisesta.
Vastuullisuusraporttien laadinnassa kannattaa hyödyntää mahdollisimman paljon muiden kestävän kehityksen edistämiseen keskittyvien raporttien aineistoa ja tiedonkeruukäytäntöjä.
Raportin sisältö
Vastuullisuusraportin ydinsisältöä on kuvaus organisaation toiminnan kädenjäljestä ja jalanjäljestä (kts. luku 1) sekä se, miten organisaatio on saavuttanut itselleen asettamansa tavoitteet ja miten se aikoo kehittää toimintaansa kestävän kehityksen näkökulmasta. Kädenjälkeä kuvataan toiminnan vaikuttavuutena organisaation valitsemiin 3–5 kestävän kehityksen tavoitteisiin. Jalanjäljestä raportoidaan kuvaamalla, mitä negatiivisia ekologisia, sosiaalisia ja taloudellisia vaikutuksista toiminnalla on toimintaympäristöön ja miten näitä vaikutuksia aiotaan vähentää. Ohjeen liitteessä 1 on vastuullisuusraportin esimerkkipohja, jota voi halutessaan hyödyntää.
Kestävän kehityksen tavoitteiden valinta
Agenda 2030 -toimintaohjelmassa on seuraavat 17 kestävän kehityksen tavoitetta, joista organisaatio valitsee 3–5 oman toimintansa näkökulmasta merkittävintä vastuullisuusraportissaan tarkasteltaviksi:
1. Poistaa köyhyys sen kaikissa muodoissa kaikkialta.
2. Poistaa nälkä, saavuttaa ruokaturva, parantaa ravitsemusta ja edistää kestävää maataloutta.
3. Taata terveellinen elämä ja hyvinvointi kaiken ikäisille.
4. Taata kaikille avoin, tasa-arvoinen ja laadukas koulutus sekä elinikäiset oppimismahdollisuudet.
5. Saavuttaa sukupuolten välinen tasa-arvo sekä vahvistaa naisten ja tyttöjen oikeuksia ja mahdollisuuksia.
6. Varmistaa veden saanti ja kestävä käyttö sekä sanitaatio kaikille.
7. Varmistaa edullinen, luotettava, kestävä ja uudenaikainen energia kaikille.
8. Edistää kaikkia koskevaa kestävää talouskasvua, täyttä ja tuottavaa työllisyyttä sekä säällisiä työpaikkoja.
9. Rakentaa kestävää infrastruktuuria sekä edistää kestävää teollisuutta ja innovaatioita.
10. Vähentää eriarvoisuutta maiden sisällä ja niiden välillä.
11. Taata turvalliset ja kestävät kaupungit sekä asuinyhdyskunnat.
12. Varmistaa kulutus- ja tuotantotapojen kestävyys.
13. Toimia kiireellisesti ilmastonmuutosta ja sen vaikutuksia vastaan.
14. Säilyttää meret ja merten tarjoamat luonnonvarat sekä edistää niiden kestävää käyttöä.
15. Suojella maaekosysteemejä, palauttaa niitä ennalleen ja edistää niiden kestävää käyttöä; edistää metsien kestävää käyttöä; taistella aavikoitumista vastaan; pysäyttää maaperän köyhtyminen ja luonnon monimuotoisuuden häviäminen.
16. Edistää rauhanomaisia yhteiskuntia ja taata kaikille pääsy oikeuspalveluiden pariin; rakentaa tehokkaita ja vastuullisia instituutioita kaikilla tasoilla.
17. Tukea vahvemmin kestävän kehityksen toimeenpanoa ja globaalia kumppanuutta.
Jotta raportti kuvaisi organisaation toiminnan merkittävintä kädenjälkeä, kannattaa keskittyä vain oman toiminnan näkökulmasta keskeisimpiin YK:n kestävän kehityksen tavoitteisiin. Tämän ansiosta raportti ei paisu liian laajaksi. On mahdollista, että organisaation toimintakokonaisuudella on vaikutusmahdollisuuksia muidenkin kuin tärkeimmiksi tunnistettujen tavoitteiden alatavoitteisiin. Nämä voi halutessaan ottaa raportointiin mukaan. Jos alatavoite liittyy jonkin merkittäväksi tunnistetun päätavoitteen eteen tehtävään työhön, on luontevaa raportoida alatavoitteesta samassa yhteydessä. Muussa tapauksessa alatavoitteesta voi raportoida omana kokonaisuutenaan. Alatavoitteet löytyvät ohjeen liitteestä 2.
YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden toteutuksen voidaan Suomen valtion näkökulmasta katsoa olevan kolmitasoisia.
- Ensimmäisen tason muodostavat YK:n kaikkia valtioita koskevat globaalit 17 tavoitetta, jotka on listattu edellä ja tarkemmin eritelty ohjeen liitteessä 2.
- Toisena, kansallisena tasona voidaan nähdä tavoitteet, jotka kestävän kehityksen toimikunta on asettanut suomalaiselle yhteiskunnalle. Suomessa Agenda 2030 -toimintaohjelman globaalit tavoitteet kansallistettiin keväällä 2016 kestävän kehityksen toimikunnan [1] antamassa kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumuksessa Suomi jonka haluamme 2050. Kansallisen strategian etenemistä seurataan valtioneuvoston kanslian toimesta ja Tilastokeskus kerää tietoa kestävän kehityksen indikaattoreista kansallisella tasolla.
- Kolmannen tason muodostavat valtionhallinnon oman toiminnan painopisteet.
[1: Kestävän kehityksen toimikunta edistää yhteiskunnan merkittävien toimijoiden yhteistyötä kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Sen tavoitteena on kiinnittää kestävän kehityksen strategiset tavoitteet kansalliseen politiikkaan, hallintoon ja yhteiskunnallisiin käytäntöihin. Toimikunnan työtä valmistelevat pääsihteeristö sekä ministeriöiden edustajista koostuva kestävän kehityksen koordinaatioverkosto. Toimikunnan yhteyteen perustettiin vuonna 2020 erillinen Ilmastopolitiikan pyöreä pöytä. Toimikuntaan ja sen tehtäviin voi tutustua tarkemmin www.kestavakehitys.fi/toimikunta.]
Valtioneuvosto antoi viimeksi lokakuussa 2020 eduskunnalle selonteon kestävän kehityksen edistämisestä (Valtioneuvoston selonteko kestävän kehityksen globaalista toimintaohjelmasta Agenda 2030:sta – Kohti hiilineutraalia hyvinvointiyhteiskuntaa). Selonteossa kuvataan Suomen nykytilannetta kestävän kehityksen tavoitteiden alatavoitteiden valossa sekä sitä, miten pääministeri Sanna Marinin hallitus edistää kunkin 17 kestävän kehityksen tavoitteen toteutumista Suomessa ja globaalisti.
Tukea organisaation näkökulmasta merkittävimpien kestävän kehityksen tavoitteiden valintaan saa ainakin seuraavista selvityksistä ja linjauksista:
- Valtioneuvoston lokakuussa 2020 antama selonteko havainnollistaa, minkä tavoitteiden eteen työskentelyssä Suomi on edennyt suunnitelmien mukaisesti ja mihin osa-alueisiin on kiinnitettävä huomiota.
- Englanninkielisessä Suomen Agenda 2030 -maaraportissa on arvioitu jokaisen kestävän kehityksen tavoitteen nykytilaa (erityisesti sivulta 103 alkaen).
- Jokaiselle hallinnonalalle on kirjattu kestävän kehityksen tavoitteet vuoden 2021 talousarvioesityksestä alkaen.
Myös ministeriöiden strategioissa saattaa olla linjauksia kestävän kehityksen tavoitteista ja siitä, minkä tavoitteiden edistämiseksi on vielä mahdollista tehdä työtä laajemminkin. Samoin näitä linjauksia saattaa olla viraston strategiassa tai viraston ja ministeriön välillä tehdyssä tulossopimuksessa.
Mittarien valinta
Mittareiden tarkoituksena on viestiä raportin lukijalle, minkälaista kehitystä raportoiva organisaatio on työllään saavuttanut tunnistamiensa kestävän kehityksen tavoitteiden edistämiseksi. Yhtä tärkeää kuin edistyksen kuvaaminen on kertoa rehellisesti siitä, jos edistystä ei jostain syystä ole tapahtunut tai kehityksessä on jouduttu ottamaan takapakkia.
Mittarien valinta kannattaa aloittaa perehtymällä tärkeimmiksi tunnistettujen YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden alatavoitteisiin. Jokaiselle 17 tavoitteelle on listattu 6–28 edistymistä kuvaavaa indikaattoria, jotka on kohdistettu alatavoitteittain. Indikaattorien epävirallinen käännös on tämän ohjeen liitteenä 2. Alatavoitteisiin ja mittaristoon voi tutustua tarkemmin englanniksiYK:n verkkosivuilla.
YK:n indikaattoreita tarkasteltaessa on syytä muistaa, että niiden tarkoituksena on kuvata koko toimintaohjelman globaalia edistymistä. Ne eivät välttämättä sellaisenaan toimi yksittäisen organisaation vastuullisuustyön kuvaajina. Joidenkin tavoitteiden indikaattorit ovat joko vähäisiä tai niitä on vaikea kohdistaa globaalia tasoa yksityiskohtaisemmiksi. Erityisesti tavoitteiden 16 ja 17 edistämiseksi tehdylle työlle on kehitettävä omat mittarit.
Osa indikaattoreista on niin moniulotteisia, että organisaation tekemä työ ei mitatuissa tiedoissa näy työn menestyksestä riippumatta. Ratkaisuna voisi olla mittari, joka tarkastelee tavoitetta kapeammasta näkökulmasta, ja sen rinnalla mahdollisuuksien mukaan myös YK:n määrittelemä mittari, jos siihen tarvittava tieto on saatavilla.
Jos toimintaohjelmaan kuuluvia indikaattoreita muokataan merkittävästi, jotta ne kuvaavat paremmin omaa toimintaa, tämä on syytä perustella lukijalle.
Esimerkki.
Organisaatio Q on tunnistanut omasta näkökulmastaan merkittäväksi YK:n kestävän kehityksen tavoitteeksi tavoitteen 16 (edistää rauhanomaisia yhteiskuntia ja taata kaikille pääsy oikeuspalveluiden pariin; rakentaa tehokkaita ja vastuullisia instituutioita kaikilla tasoilla) ja sen alatavoitteen 16.1 (vähentää merkittävästi kaikkia väkivallan muotoja ja niihin liittyviä kuolemantapauksia kaikkialla). YK:n indikaattorilistauksessa on ehdotettu kyseisen alatavoitteen edistymisen mittariksi väestönosuutta, jonka mielestä omalla asuinalueella on turvallista liikkua (16.4.1). Organisaatio Q:n ei ole mahdollista toteuttaa mittarin edellyttämää kyselyä. Se päättää sen sijaan mitata kehitystä väkivaltarikosten määrällä alueittain.
Mikäli mittari ei koostu täysin mitatusta tiedosta, vaan siinä on käytetty oletuksia, on näistä kerrottava lukijalle.
Aina tavoitteen eteen tehtyä työtä ei ole mahdollista kuvata määrällisen mittarin avulla, jolloin edistymistä voi esittää laadullisesti kuvaamalla.
Esimerkki.
Organisaatio X on tunnistanut omasta näkökulmastaan merkittäväksi YK:n kestävän kehityksen tavoitteeksi tavoitteen 17 (tukea vahvemmin kestävän kehityksen toimeenpanoa ja globaalia kumppanuutta) ja sen alatavoitteen 17.16 (tehostaa kestävän kehityksen globaalia kumppanuutta). YK:n indikaattorilistauksessa on ehdotettu alatavoitteen edistymisen indikaattoriksi niiden maiden lukumäärää, jotka raportoivat sidosryhmätoiminnan vaikuttavuuden seurannasta, joka tukee alatavoitteen saavuttamista. Indikaattori ei sovellu organisaation yksin raportoitavaksi, joten se päättää sen sijaan kuvailla kohdassa globaaleja kestävän kehityksen kumppanuuksia toteuttavaa toimintaansa ja arvioida niiden vaikuttavuutta alatavoitteen edistämiseksi.
Mittaamisesta ei tulisi luopua, vaikka organisaation oman toiminnan osuutta olisi vaikea erottaa muista vaikuttavista tekijöistä ja väliin tulevista muuttujista. Tällöin lukijalle voi selostaa vaikuttavat tekijät ja tarvittaessa liittää mukaan laadullisen arvion siitä, kuinka vaikuttavaa organisaation oma toiminta on.
Jotta raportin lukija saisi käsityksen vastuullisuustyön edistymisestä, olisi mitattua tietoa hyvä saada useammalta kuin yhdeltä vuodelta. Riippuu mittarista, kuinka monen vuoden havainnot kannattaa esittää yhtenä kokonaisuutena, mutta noin 3–5 vuoden aikasarjoista lukijan on useimmiten mahdollista saada käsitys tapahtuneesta kehityksestä.
Ensimmäistä raporttia laatiessa on ymmärrettävää, että kattavaa aikasarjaa ei välttämättä pystytä luomaan, jos esimerkiksi tiettyjen tietojen keruu on aloitettu vasta raportoinnin käynnistymisen myötä. Menneiden vuosien tietojen puuttumisesta kannattaa kertoa lukijalle ja todeta, että aikasarjan rakentaminen alkaa käsillä olevasta raportoinnista.
Vastaava tilanne saattaa tulla eteen myös myöhempinä raportointivuosina, jos esimerkiksi huomataan, että tietyn tavoitteen edistymistä kannattaa mitata eri mittarilla kuin aiemmin. Jos mahdollista, aikasarja kannattaa aina rakentaa, vaikka kyseessä olisi ensimmäinen raportointivuosi.
Toiminnan jalanjäljestä raportoiminen
Toiminnan jalanjälki muodostuu negatiivisista ekologisista, sosiaalisista ja taloudellisista vaikutuksista, joita organisaation olemassaolosta ja toiminnasta aiheutuu toimintaympäristöön. Jalanjälki ei siten rajoitu organisaation kädenjälkeen, eli vaikutusmahdollisuuksiin merkittäviksi tunnistettuihin YK:n kestävän kehityksen tavoitteisiin. Raportissa tulisi kuvata, miten organisaatio on ottanut huomioon jalanjälkensä koon ja miten sitä pyritään pienentämään.
Valtionhallinnon toimintaympäristössä monet toiminnan jalanjälkeen vaikuttavat tekijät on keskitetty konsernitoimijoiden vastuulle. Raportoiva organisaatio ei raportoi konsernitoimijoiden hallinnoimista kokonaisuuksista, sillä nämä tahot ovat vastuussa myös tuottamiensa palveluiden vastuullisuudesta.
Jotta kyseiset vastuullisuustiedot saadaan kuitenkin julkisesti raportoitua, Valtiokonttori työstää valtionhallinnon yhteistä, julkista datapankkia. Pankkiin on tarkoitus kerätä vuoden 2021 osalta valtionhallinnon organisaatioiden hiilijalanjälkeen liittyviä tietoja Hanselilta, Palkeiden matkustuspalveluista sekä Senaatti-kiinteistöiltä. Raportoiva organisaatio voi näiden tietojen osalta viitata raportissaan datapankkiin. Valtiokonttori tiedottaa asiasta tarkemmin vuoden 2021 kuluessa.
Valtiokonttori selvittää mahdollisuudet laajentaa datapankkia vaiheittain sisältämään myös sosiaalisen ja taloudellisen jalanjäljen tietoja sekä muita ekologisen vastuullisuuden tietoja hiilijalanjäljen lisäksi. Datapankissa voitaisiin mahdollisuuksien mukaan hyödyntää konsernitoimijoiden sekä ministeriöiden, virastojen ja laitosten toiminnastaan keräämiä tietoja. Valtiokonttori tiedottaa työn etenemisestä erikseen ja päivittää tarvittavilta osin ohjeistusta.
Toiminnan jalanjäljessä on kuitenkin myös osa-alueita, joista raportoiva organisaatio on itse vastuussa. Raportissa tulisi kuvata, miten jalanjäljen eri osa-alueita on pyritty pienentämään viime vuosina ja erityisesti mihin toimenpiteisiin aiotaan ryhtyä tulevaisuudessa. Mikäli jalanjäljestä on saatavilla aineistoa viime vuosilta, voi kehitystä kuvaava aikasarja olla lukijalle havainnollinen. Raportoinnin käynnistysvaiheessa tämä ei kuitenkaan ole välttämätöntä, jos tietoa ei ole saatavilla. Raporttia voi täydentää esimerkiksi mahdolliseenGreen Office -työhön, omaan ympäristöohjelmaan tai henkilöstön hyvinvointiin liittyvällä raportoinnilla. Raporttien yhdistäminen ei ole välttämätöntä, vaan täydennyksen voi toteuttaa linkittämällä vastuullisuusraporttiin toisia raportteja.
Jalanjäljen pienentämiseksi on tehty monessa organisaatiossa jo paljon työtä. Valtionhallinnossa on useita strategioita ja ohjelmia, joiden tavoitteisiin lukeutuvat valtion toimijoiden ekologisen ja sosiaalisen jalanjäljen pienentäminen tai optimoiminen. Strategioiden ja ohjelmien toteuttamisessa oman organisaation toiminnassa on osaltaan kyse pyrkimyksestä pienentää toiminnasta aiheutuvaa jalanjälkeä. Näihin lukeutuvat muun muassa seuraavat:
- Valtioneuvoston periaatepäätös kansallisesta julkisten hankintojen strategiasta (sisältää strategian liitteineen) (2020)
- TOIMI-projektissa tuetaan ministeriöitä hallinnonaloineen laatimaan toimintasuunnitelma sille, miten strategian tavoitteet huomioidaan omissa hankinnoissa.
- Valtioneuvoston periaatepäätös valtion toimitilastrategiaksi (2014) (Huom. Valtioneuvosto hyväksyy uudistetun valtion toimitilastrategian valtioneuvoston periaatepäätöksenä syksyn 2021 aikana.)
- Valtion matkustusstrategia (2021)
- Valtion henkilöstöjohtamisen linjaukset sekä valtion henkilöstöjohtamisen uudistusohjelma
- Valtiovarainministeriön suositus sukupuolten tasa-arvon edistämisestä valtion virastoissa (2018)
Sama kokonaisuus saattaa joidenkin organisaatioiden kohdalla näyttäytyä jalanjälkenä ja toisten kohdalla kädenjälkenä. Hankintojen rooli on merkittävä esimerkki tällaisesta tilanteesta.
Esimerkki. Hankinnat
Organisaatio Å:n toiminnan kannalta hankintojen suuri volyymi on keskeistä. Organisaatio onkin tunnistanut tavoitteen 12 (vastuullista kuluttamista) yhdeksi niistä YK:n kestävän kehityksen tavoitteista, joihin sillä on toimintansa kautta kädenjälki. Organisaatio Å keskittyy vastuullisuusraportissaan kuvaamaan, miten se pyrkii omassa toiminnassaan edistämään kuluttamisen vastuullisuutta tavoitteen alatavoitteiden kautta. Tämä tarkoittaa, että organisaatio on mahdollisuuksien mukaan asettanut vastuullisuuskysymykset mukaan kilpailutuksien kriteereihin, selvittänyt alihankinta- ja toimittajaketjuja, niiden eettisyyttä ja ekologisuutta, sekä sitä, miten hankinnoista aiheutuvia päästö- ja jätemääriä voidaan vähentää.
Organisaatio B:n toiminnan kannalta hankinnat eivät ole keskeisiä, sillä tietotekniikan lisäksi hankitaan pääasiassa vain toimistotarvikkeita. Organisaatio B keskittyy vastuullisuusraportissaan niihin YK:n kestävän kehityksen tavoitteisiin, joihin se voi toiminnallaan jättää merkittävimmät kädenjäljet. Organisaatio B kuitenkin kiinnittää huomiota toimitilojensa kierrätykseen ja sähkölaitteiden virransäästöön. Raporttiin lisätään kuvaus kierrätyksen edistämiseksi tehdystä työstä ja sähkönsäästämiskampanjasta.
Raportoinnin organisoiminen
Johdon rooli
Organisaation ylimmän johdon on suositeltavaa sitoutua organisaationsa vastuullisuustyöhön ja ilmaista se selkeästi. On tärkeä huolehtia, että vastuullisuusraportin toteuttamiselle on resursseja ja että työhön osallistuu edustajia eri puolilta organisaatiota. Jotta kestävän kehityksen eteen tehtävä työ ja siitä kertova raportti ovat uskottavia, on keskeistä, että johto on mukana raportointiprosessin eri vaiheissa ainakin työn vahvistavana tahona. Raportoivan organisaation johdon vahvistuksen tarkoituksena on viestiä raportin lukijalle, että johto on sitoutunut vastuullisuusraportin sisältöön. Vahvistuksen voi ilmaista omalle organisaatiolle toimivalla tavalla, esimerkiksi mainintana raportin tekstissä tai erillisessä esipuheessa tai johdon katsauksessa.
Raportin esipuhe tai johdon katsaus tarjoaa johdon edustajille lisäksi arvokkaan paikan viestiä organisaation vastuullisuustyön painopisteistä, tavoitteista sekä tulevaisuuden suunnitelmista, haasteista ja mahdollisuuksista.
Raportoinnin vastuuhenkilöt
On suositeltavaa, että vastuullisuusraportoinnin toteutuksessa on mahdollisuuksien mukaan osallistujia eri puolilta organisaatiota. Tämän toteuttamiseksi voidaan esimerkiksi perustaa vastuullisuusraportoinnin työryhmä, hyödyntää olemassa olevaa raportoinnin organisaatiorakennetta tai kehittää muu omalle organisaatiolle sopiva tapa toimia. Organisaation viestinnästä on hyvä saada osallistuja mukaan työhön.
Vastuullisuusraportointia toteuttavia henkilöitä kannattaa säännöllisesti vaihtaa. Ei ole tarkoituksenmukaista, että työ olisi ikuisesti vain tietyn työryhmän tai henkilön harteilla, sillä vastuullisuusraportointiin tarvitaan näkemyksiä ja osaamista eri puolilta organisaatiota.
Työryhmän perustamisen ajatuksena on, että nimetty ryhmä ottaa vetovastuun raportointiin valmistautumisesta sekä seuraavan raportin sisällön suunnittelusta ja sisäisestä vastuunjaosta. Vastuullisuus ja kestävän kehityksen eteen tehtävä työ ovat kuitenkin koko organisaation vastuulla, joten muu henkilöstö tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa työhön mukaan esimerkiksi työpajojen ja kyselyiden avulla.
Esimerkki. Vastuullisuustyöryhmän kokoaminen
Henkilöstön osaaminen ja näkökulmat voidaan ottaa kattavasti mukaan vastuullisuusraportin työstämiseen monin eri keinoin. Yksi mahdollisuus on koota niin sanottu vastuullisuustyöryhmä. Koska koko henkilöstön ei ole mahdollista tai hyödyllistäkään osallistua raportin toteuttamiseen samalla intensiteetillä, kannattaa koota pienempi työryhmä, jossa on edustus eri osastoilta tai toimialoilta. Tämä työryhmä ottaa vastuun raportointiin valmistautumisesta sekä seuraavan raportin sisällön suunnittelusta ja sisäisestä vastuunjaosta. Muu henkilöstö saadaan työhön mukaan esimerkiksi työpajojen ja kyselyiden avulla.
Luonteva hetki työryhmän kokoonpanon tarkastelulle on edellisen raportointikauden päätyttyä alkukesästä ennen kesälomakautta. Tällöin syksyllä ryhmä voi sujuvasti käynnistää seuraavan raportin suunnittelun. Ryhmässä kannattaa pitää mukana sekä kokeneita raportoijia että uusia jäseniä.
Tapausesimerkki. Valtiokonttori
Valtiokonttorin johtoryhmä päätti vastuullisuustyöryhmän perustamisesta kokouksessaan joulukuussa 2020. Ryhmässä on edustus kaikilta toimialoilta. Lisäksi on puheenjohtaja sekä sihteeri Hallinto ja kehittäminen -toimialalta. Myös talousyksikkö tukee työryhmää.
Raportoinnin työvaiheet
Seuraavassa on kuvattu, miten vuodelta 2021 laadittavaan vastuullisuusraportointiin on hyvä valmistautua.
Kevät
Kevään aikana vastuullisuusraportointiin valmistaudutaan Valtiokonttorin ohjeen
Valmistautuminen valtionhallinnon yhtenäiseen vastuullisuusraportointiin (Dnro VK/43766/00.00.01.06.01/2020; kumottu tällä ohjeella) mukaisesti. Keskeistä on tunnistaa 3–5 YK:n kestävän kehityksen tavoitetta, joiden edistämiseen organisaatio voi omassa toiminnassaan vaikuttaa merkittävimmin.
Valtiokonttori järjestää työpajoja tunnistustyön tueksi.
Kesä
Valtiokonttori laatii kokonaiskuvan luomiseksi yhteenvedon niistä YK:n kestävän kehityksen tavoitteista, jotka organisaatiot tunnistavat oman toimintansa näkökulmasta merkittävimmiksi.
Valtiokonttori julkaisee ohjeen vastuullisuusraportoinnista.
Syksy
Organisaatio nimeää vuodelta 2021 laadittavan raportin vastuuhenkilöt, jotka suunnittelevat työn toteutuksen. Syksyn aikana on olennaista tunnistaa raportin keskeiset sidosryhmät ja siten tärkeimmät lukijat, ja suunnitella raportti tälle kohderyhmälle.
Syksyn aikana on hyvä tunnistaa, mitä mittareita tarvitaan oman toiminnan käden- ja jalanjäljen kuvaamiseksi ja mitä tietoja tarvitaan mittarien rakentamiseksi. Kannattaa myös alkaa valmistella tiedonkeruuta ja hyödyntää olemassa olevia tietoja. Jos tietoja ei ole mahdollista saada koko vuodelta 2021, kannattaa käyttää niitä tietoja, jotka ovat saatavilla, tai todeta raportissa, että kyseistä tietoa aletaan kerätä esimerkiksi vuoden 2022 alusta alkaen.
Myös raportin tekstien ja muun sisällön suunnittelu on hyvä aloittaa syksyn aikana.
Valtiokonttori järjestää työpajoja raportoinnin käynnistämisen tueksi.
Talvi ja alkuvuosi 2022
Kun raportoitava vuosi on päättynyt, kerätään raportoitavat tiedot ja aletaan laatia raportin tekstejä ja visuaalista ilmettä. Koska raportti julkaistaan tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen, siinä kannattaa hyödyntää mahdollisuuksien mukaan jo valmistunutta raportointia vuodesta 2021.
Valmis raportti esitellään organisaation johdolle vahvistettavaksi ennen julkaisua. Jos johto laatii raporttiin esipuheen tai katsauksen, on sen toteuttaminen otettava aikataulussa huomioon.
Kun raportointi vakiintuu, toistuvat raporttien laadinnassa tietyt työvaiheet vuoden kuluessa. Mitä useampi raportointikierros organisaatiossa on toistettu, sitä toimivammaksi toteutusprosessi todennäköisesti muodostuu.
Ensimmäinen vuosineljännes
Tämän kauden keskeisimpiin tehtäviin kuuluu edellisen kalenterivuoden raportin konkreettinen kirjoitustyö ja visuaalinen toteutus. Ennen raportin julkaisua sen pääasiallinen sisältö kannattaa esittää organisaation johdolle.
Toinen vuosineljännes
Kauden alkuosaan sijoittuu edellisen kalenterivuoden raportin julkaisu. Raportti kannattaa kytkeä tiiviiksi osaksi organisaation vastuullisuusviestintää ja hyödyntää raportin toteuttamisen eteen tehtyä työtä mahdollisimman paljon. Tämä edellyttää vastuullisuudesta viestimisen sisällyttämistä organisaation viestinnän suunnitteluun. Vuoden aikana viestittävä sisältö voi kummuta joko edellisen vuoden raportista tai sitä voidaan hyödyntää kuluvalta vuodelta laadittavassa raportissa.
Raportin julkaisuhetken aikaan viestinnässä kannattaa keskittyä kaikkein tärkeimpiin teemoihin ja uutisluontoiseen sisältöön. Myöhemmin pitkin vuotta viestinnässä voi hyödyntää paremmin aikaa kestävää sisältöä esimerkiksi blogitekstien muodossa.
Raportti on syytä esitellä myös organisaation omalle väelle. Siinä käsiteltyjä teemoja on hyvä kytkeä osaksi olemassa olevaa vuosikatsausta tai vastaavia tilaisuuksia sekä muuta sisäistä viestintää.
Raportin julkaisun jälkeen kulunut raportointikierros kannattaa käydä läpi ja kerätä sekä prosessista että lopputuloksesta palautetta ja kehitysehdotuksia.
Kauden lopulla ennen kesälomakautta kannattaa valita jäsenet työryhmään, joka laatii kuluvan kalenterivuoden raportin.
Kolmas vuosineljännes
Kesälomakauden jälkeen vastuullisuustyöryhmän kannattaa valita kuluvan kalenterivuoden raportin mahdolliset painopisteet. Jos esimerkiksi jonkin oman toiminnan kannalta merkittävän kestävän kehityksen tavoitteen eteen tehtävässä työssä on tapahtunut mielenkiintoista kehitystä tai siitä voidaan esittää kiinnostava tapausesimerkki, voi ryhmä päättää antaa kyseiselle tavoitteelle enemmän tilaa tulevassa raportissa. Samalla tulee käynnistää tiedonkeruu ja valita, mitä aiemmin vuoden aikana tuotetusta sisällöstä otetaan mukaan vastuullisuusraporttiin.
Suunnitelmassa on hyvä huomioida, minkä aiempien vuosien raporteissa käytettyjen mittareiden seurantaa on syytä jatkaa kattavien aikasarjojen mahdollistamiseksi ja kaipaako jokin elementti päivittämistä.
Organisaation johto kannattaa ottaa työhön mukaan esittelemällä vastuullisuustyöryhmän toimintasuunnitelma kuluvan vuoden raportoinnille. Toimintasuunnitelma voi sisältää esimerkiksi raportoinnin aikataulun, välitavoitteet ja työvaiheet sekä vastuuhenkilöt. Suunnittelun tarkoituksena on tukea työryhmän työtä, joten se kannattaa toteuttaa omaan toimintaan parhaiten katsotulla tavalla.
Vastuullisuusviestintä jatkuu suunnitelman mukaisesti.
Neljäs vuosineljännes
Vuoden loppua kohden tulee mahdollisuuksien mukaan kiinnittää huomiota jatkuvaan tiedonkeruuseen, jotta valtaosa työstä ei jäisi alkuvuonna raportin laadintavaiheeseen. Viimeistään vuoden lopulla kannattaa tunnistaa ne tapausesimerkit, jotka kuluvan vuoden raporttiin halutaan sisällyttää ja jakaa niiden laadintavastuut asiantuntijoille.
Vastuullisuustyöryhmän kannattaa laatia tarkempi sisällöntuotantosuunnitelma alkuvuoden varsinaista raportin tuottamista varten, jotta prosessi sujuu mahdollisimman hyvin. Tässä suunnitelmassa keskitytään raportin sisältöön tarkemmin kuin työryhmän toimintasuunnitelmassa.
Olemassa olevia (esimerkiksi toimintakertomukseen laadintaan liittyviä) tiedonkeruun prosesseja sekä rekistereitä ja tietokantoja kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös vastuullisuusraportin laadinnassa.
Työn edetessä kannattaa alkaa luoda dokumentaatiota siitä, miten tiedonkeruu on toteutettu:
- Miltä osastolta saadaan mikäkin mittari?
- Onko hyödynnettävissä jo kerättävää toimintakertomustietoa?
- Missä muodossa tieto toimitetaan, mihin tiedostokansioon ja mihin mennessä?
Kun prosessi saadaan ohjeistettua ja dokumentoitua, myös koordinoinnista vastaavan työryhmän työ helpottuu ja selkeytyy.
Raportin rakenne ja julkaisumuoto
Raportin tulisi sisältää seuraavan perusrakenteen mukaiset kokonaisuudet, joita täydennetään oman toiminnan näkökulmasta keskeisillä elementeillä.
1. Johdon vahvistus laaditulle raportille ja mahdollinen esipuhe
2. Kuvaus raportoivasta organisaatiosta
a. Vastuullisuuden hallintotapa
b. Vastuullisuuden tavoitteet
3. Kädenjälki ensimmäiseen merkittäväksi tunnistettuun YK:n kestävän kehityksen tavoitteeseen
4. Kädenjälki toiseen merkittäväksi tunnistettuun YK:n kestävän kehityksen tavoitteeseen
5. Kädenjälki kolmanteen merkittäväksi tunnistettuun YK:n kestävän kehityksen tavoitteeseen
6. (TARVITTAESSA: Kädenjälki neljänteen merkittäväksi tunnistettuun YK:n kestävän kehityksen tavoitteeseen)
7. (TARVITTAESSA: Kädenjälki viidenteen merkittäväksi tunnistettuun YK:n kestävän kehityksen tavoitteeseen)
8. Jalanjälki eli toiminnan negatiiviset vaikutukset toimintaympäristöön
9. Kuvaus raportin laadintatavasta
Osioille ei ole ohjepituutta, mutta niihin tulee sisällyttää mahdollisuuksien mukaan kaikki olennaiset aihetta käsittelevät tiedot. Tärkeintä on, että raportti on mahdollisimman luettava. Napakalla ilmaisulla julkaistavan sisällön saa mahtumaan noin 10 liuskalle. Jos raportoitavan tekstin pituus on reilusti yli 30 liuskaa, tulee raportista helposti raskas ja ilmaisultaan huokoinen.
Ohjeen liitteessä 1 on edellä kuvatun rakenteen mukainen raportin esimerkkipohja helpottamaan raportin työstämistä. Pohjaan on sisällytetty esimerkinomaiset otsikot sekä ohjeita lukujen tai aihekokonaisuuksien sisällöstä. Esimerkkipohjan sisällysluetteloa ei tarvitse käyttää raportoinnissa sellaisenaan. Raportin otsikoiden alle on koottu apukysymyksiä helpottamaan sen hahmottamista, mihin kyseisen raportin kappaleen tulisi vastata.
Visuaalisuuden lisäämiseksi raportissa kannattaa hyödyntää oman toiminnan kädenjäljestä kerrottaessa YK:n Agenda 2030 -toimintaohjelman ja kestävän kehityksen tavoitteiden viestintämateriaalia. Viestintämateriaaleista saa käyttää vain versioita, joissa ei ole YK:n symbolia.
- YK:n englanninkielinen ohjeistus viestintämateriaalin käyttöön.
- YK:n tarjoamat ladattavat kuvat ja muut viestintämateriaalit englanniksi.
- Agenda 2030 -tavoitteiden ladattavat kuvat suomeksi valtioneuvoston kuvapankissa.
- Suomen- ja ruotsinkieliset ladattavat Agenda 2030 -kuvat UNDP:n verkkosivuilla.
Organisaatio päättää itse, missä teknisessä muodossa raportti julkaistaan. Raportti kannattaa julkaista siinä muodossa, joka todennäköisesti palvelee parhaiten organisaation tärkeimpiä sidosryhmiä. Julkaisumuodon tulee kuitenkin täyttää saavutettavuuden kriteerit (Saavutettavuusdirektiivi (2016/2102)). Raportin selkeyteen ja helppolukuisuuteen on kiinnitettävä huomiota julkaisumuodosta riippumatta.
Vastuullisuusraportin tuottaminen omana verkkosisältönään palvelee eri sidosryhmiä laajasti, sillä verkkosivusto on usein visuaalisesti toimivin ratkaisu. Verkkosisältönä tuotettu raportti tulee linkittää helposti lukijan saataville organisaation verkkosivuille. Sen yhteyteen on raporttien kertyessä koottava myös aiempien vuosien raportit tai linkit niihin.
Julkaisumuodoista yksinkertaisin on PDF-tiedosto, joka sijoitetaan organisaation verkkosivuille. PDF-toteutus ei kuitenkaan ole yhtä luettava ja helposti lähestyttävä kuin verkkosivustolle koottu kokonaisuus.
Valtiokonttori pyytää ilmoittamaan raportin julkaisusta ja sen julkaisumuodosta vuosittain huhtikuun loppuun mennessä sähköpostitse vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi.
Lisätiedot
Ohjetta täydentävää tietoa löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta.
Ohjeeseen liittyvät tiedustelut voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen vastuullisuusraportointi@valtiokonttori.fi.
Global Reporting Initiative -järjestön (GRI) verkkosivuilla voi tutustua tuhansiin järjestön laatiman standardin mukaisesti laadittuihin yritysvastuuraportteihin, joita voi etsiä esimerkiksi toimialoittain tai julkaisuvuosittain (englanniksi).
YK:n yritysvastuualoite UN Global Compact ja Global Reporting Initiative -järjestö (GRI) ovat laatineet yhteistyössä käytännöllisen oppaan YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden eteen tehtävästä työstä raportoimiseen (englanniksi).
SDGCompass on GRI:n, UN Global Compactin ja World Business Council for Sustainable Development:in yhteistyössä laatima opas. Oppaan tavoitteena on tukea yrityksiä kestävän kehityksen tavoitteiden integroimisessa osaksi strategiaa sekä kestävän kehityksen tavoitteiden eteen tehdyn työn vaikuttavuuden mittaamisessa ja johtamisessa.
Kaupunkitasoiset vapaaehtoiset raportit YK:lle, Suomesta mukana Helsinki, Espoo, Turku.
International Association of Impact Assessment -järjestön verkkosivuilta löytyy tietoa vaikutusten arvioinnista ja erilaisia lähestymistapoja arvioinnin toteutukseen (englanniksi).
Sitran selvitykseen Polkuja tavoitteelliseen kestävyysraportointiin – Sitran opit Agenda 2030 -tavoitteiston hyödyntämisestä on koottu Sitran havaintoja ja kokemuksia YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden eteen tehtävän työn raportoimisesta.
| Helsinki 2.9.2021 | |
| Toimialajohtaja | Lasse Skog |
| Kehittämispäällikkö | Sari Virta |
Liitteet
Liite 1: Vastuullisuusraportin esimerkkipohja
Liite 2: Kestävän kehityksen toimintaohjelman Agenda 2030 tavoitteet ja alatavoitteet
Liite 3: Kestävän kehityksen tavoitteiden maailmanlaajuinen indikaattorikehys
Liite 4: Ohjeen tiivistelmä
Tiedoksi
Valtioneuvoston kanslia, Valtiontalouden tarkastusvirasto, Valtiovarainministeriö/valtionhallinnon kehittämisosasto