Valtion taloushallinnon mittaritietojen kerääminen ja julkaisu

Kirjanpitoyksiköt ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Vuonna 2020 julkaistun julkisen hallinnon strategian taustalla on tieto siitä, että suomalainen yhteiskunta on voimakkaassa murroksessa muun muassa väestön ikääntymisen, muuttoliikkeen ja digitalisaation myötä. Yhdeksi kuudesta strategian päämääristä on asetettu se, että hallinnon valmistelua ja päätöksentekoa ohjaa tietoperusteisuus ja päätösten perustana oleva tieto on avoimesti saatavilla. Hallinto kykenee perusteltuihin päätöksiin ja tunnistaa uudenlaisia toiminnan mahdollisuuksia, kun se hyödyntää laajasti luotettavaa ja monipuolista tietoa ja rakentaa kansainvälisiä kumppanuuksia.

Muuttuvassa toimintaympäristössä hallinnon toimintakykyä varmistaa se, että hallinnossa hyödynnetään laadukasta tietoa monipuolisesti ja kehitetään ennakointia järjestelmällisesti, jotta tarvittaessa voidaan muodostaa nopeasti laadukas tietopohja.

Strategiassa tavoiteltavan muutoksen toteuttaminen edellyttää muun muassa seuraavia toimenpiteitä:

• järjestelmällisestä ennakoinnista ja tulevaisuusajattelusta tehdään keskeinen osa johtamista sekä valmistelu- ja päätöksentekoprosesseja
• hyödynnettäviä tietopohjia ja verkostoja vahvistetaan ja monipuolistetaan
• kehitetään kyvykkyyksiä tiedon ja reaaliaikaisen datan avaamiseen ja hyödyntämiseen.

Sanna Marinin johtaman hallituksen hallitusohjelmassa todettiin, että hallitus haluaa edistää siirtymistä reaaliaikatalouteen ja tehdä Suomesta reaaliaikatalouden edelläkävijämarkkinan. Hankintasanomien, sähköisten laskujen ja kuittien laajaan käyttöönottoon kannustetaan. Julkinen sektori tulee toimimaan käyttöönoton etulinjassa. Valtionhallinto toimii esimerkkinä muille yhteiskunnan toimijoille ja luo perustan käytön laajentamiseksi muualle yhteiskuntaan. Uuden toimintamallin käyttöönotto mahdollistaa valtiolle sujuvamman prosessin sekä kustannuksia säästävän yhteistyön eri toimijoiden kesken.

Maailmanpoliittinen tilanne ja ulkopuolelta tulevat vaikuttamisyritykset asettavat vaatimuksia taloushallinnon riskienhallinnalle sekä prosessien kontrollien ja seurannan tiiviimmälle integroinnille osaksi operatiivista toimintaa. Valtionhallinnossa yhteiset taloushallinnon prosessit, niille asetetut tavoitteet ja tavoitteiden toteutumisen seurantaa tukemaan tunnistetut mittarit tukevat prosessiohjausta, varmistavat yhteisen etenemisen suunnan ja mahdollisuuden reagoida poikkeamiin.

Yhteisten prosessien ja toiminnan ohjauksen lisäksi merkittävää vaikutusta on saatavissa aikaan yhteisten tietojärjestelmien oikeanlaisella ja tehokkaalla käytöllä. Handi-palvelun tulevilla lisäyksillä sekä Kiekun S/4 HANA -muutoksilla ja AI-tiliöinnin lisäämisellä digitalisoidaan prosessia ja tehostetaan yhteisten tietojärjestelmien toimintaa.

Valtion taloushallintoon kohdistuu tehostamispaineita. Ennusteiden mukaan vuonna 2030 valtion taloushallinnon tehtävissä työskenteleviä on noin kaksikolmasosaa vähemmän verrattuna vuoteen 2022. Syinä henkilöstön vähenemiseen ovat eläköityminen sekä omaehtoinen siirtyminen muiden sektorien työnantajien palvelukseen. Ennuste perustuu vanhuuseläkkeelle siirtymisen osalta Kevan laskelmiin. Ennuste muusta eläköitymisestä (mm. työkyvyttömyyseläköitymisestä) ja työpaikan vaihdoksista muihin organisaatioihin perustuu suoraan edellisen vuoden lukuihin.

Valtion taloushallinnossa on päästävä täysin digitaalisiin prosesseihin, joihin on sisäänrakennettuina riittävät automaattiset, ehkäisevät kontrollit. Seuraavia suuria digitalisointia edistäviä käytäntöjä ovat esimerkiksi tilaussanomat, joita valtionhallinto lähettää ja digitaaliset kuitit (eKuitti), joita valtionhallinto vaatii vuoteen 2025 mennessä. Myös tilinpäätösprosesseja pyritään automatisoimaan edelleen.

Valtion taloushallinnon kehittymistä ja vaikuttavuutta kuvaavia mittareita ryhdytään keräämään systemaattisesti vuonna 2023. Mittaritiedot tullaan julkaisemaan tutkihallintoa.fi-sivustolla. Mittaritietojen kerääminen ja julkaiseminen aloitetaan keskitetysti Valtiokonttorissa ja Palkeissa saatavilla olevista mittaritiedoista. Ensimmäisessä vaiheessa, vuonna 2023, kirjanpitoyksiköiltä ei odoteta tietojen toimittamiseen liittyviä toimenpiteitä. Mittaritietojen perusteella käynnistetään tarpeen mukaan toimenpiteitä kirjanpitoyksikössä, hallinnonalan ministeriössä tai/ja Valtiokonttorissa sekä Palkeissa.

Tässä ohjeessa on kuvattu taloushallinnon mittaritietojen keräämisen tausta ja tarkoitus, keräämisen ja julkaisemisen vaiheistus ja prosessi, ensimmäisessä vaiheessa kerättävät tiedot sekä mittaritietojen seuranta ja siihen kytkeytyvä ohjaus ja tuki.

Tätä ohjetta tullaan päivittämään, kun on ajankohtaista ryhtyä valmistautumaan toisessa ja kolmannessa vaiheessa kerättävien mittaritietojen tuottamiseen.

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.

Säädösperusta

Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. (Valtion talousarviosta annettu laki 24 c § (1216/2003)

Lisätiedot

Lisätietoja antaa Valtiokonttori, puh. 0295 50 2000, sähköposti laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.

Toimialajohtaja Lasse Skog

Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka

Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto

Valtiovarainministeriö, budjettiosasto

Taloushallinnon mittaritietojen keräämisen tausta ja tarkoitus

Valtion taloushallinnon strategia 2020 laadittiin valtiovarainministeriön johdolla vuonna 2014. Strategian linjauksia ollaan parhaillaan päivittämässä, mutta edelleen relevantit strategian päälinjaukset ovat seuraavat:

• Tarjotaan johtamista ja päätöksenteon tarpeita tukevaa taloudellista ja olennaista taloustietoa.
• Taloushallinnon toimijoilla on selkeät työnjaot, roolit ja vastuut palvelutuotannossa, kehittämisessä ja ohjaamisessa.
• Yhteisiä prosesseja hyödynnetään laajasti ja Palkeiden osuutta taloushallinnon työssä nostetaan merkittävästi.
• Taloushallinnon järjestelmät on keskitetty ja koko valtionhallinto käyttää niitä.
• Osaaminen tukee valittua toimintamallia ja on oikeassa paikassa.

Vuonna 2020 Palkeet ja Valtiokonttori laativat taloushallinnon kehittämisen tiekartan tukemaan valtion taloushallinnon kehittämistoimien ohjausta ja viestintää. Tiekarttaa ja taloushallinnon mittareita käsiteltiin työpajamuotoisesti kirjanpitoyksiköiden kanssa syksyllä 2021 ja keväällä 2022. Tiekarttaa päivitetään vuosittain tarpeen mukaan esimerkiksi toimintaympäristön muutoksista johtuen.

Systemaattisella mittaamisella pystytään seuraamaan valtion taloushallinnon strategian linjausten eli tahtotilan saavuttamista sekä varmistamaan kehittämisen tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta. Valtion taloushallinnon strategian linjauksiin suoraan kytkeytyvät mittarit tullaan päivittämään tähän ohjeeseen siinä vaiheessa, kun valtion taloushallinnon strategian linjausten päivitystyö on tehty. Tämä tehdään hyvin todennäköisesti siinä yhteydessä, kun on ajankohtaista ryhtyä valmistautumaan toisessa vaiheessa kerättävien mittaritietojen tuottamiseen.

Yleisten taloushallinnon mittareiden lisäksi seurataan myös sitä, miten valtion taloushallinnon kehittämisen tiekartan hankkeet ovat onnistuneet valtion taloushallinnon päälinjausten toteuttamisessa. Hankkeille asetetaan hankekohtaisesti tavoitteet ja arvioidaan niiden vaikutukset mittareihin ja niiden arvoihin, muutoksia seurataan.

Taloushallinnon mittaritietojen keräämisen vaiheistus

Mittaritietojen kerääminen ja julkaiseminen aloitetaan mittareista, joiden laskemisessa tarvittava tieto on jo olemassa ja helposti saatavilla. Esimerkkejä tällaisista mittareista ovat valtion taloushallinnon erilliskustannukset suhteessa valtion toiminnan kuluihin (%), taloushallinnon raportoitu työmäärä (htv) suhteessa valtion/ kirjanpitoyksikön kokonaishenkilötyövuosiin (%) sekä tilaukseen perustuvien ostolaskujen prosenttiosuus.

Viimeistään vuoden 2024 aikana ryhdytään keräämään myös mittaritietoja, joissa ei ole kyse pelkästään tiedon keräämisestä ja laskemisesta, vaan mittariarvojen tuottaminen edellyttää myös laadullista arviointia. Esimerkkejä tällaisista mittareista ovat toimintamallin arviointi (nykytila verrattuna tavoitetilaan), kokonaisprosessin kypsyys (nykytila verrattuna tavoitetilaan) sekä maksuliikkeen jatkuvuussuunnitelman laatu.

Viimeiseksi (arviolta vuoden 2025 aikana) käynnistetään myös niiden mittaritietojen kerääminen, joiden kerääminen on kaikkein haasteellisinta. Esimerkkejä tällaisista mittareista ovat kokonaisprosessien läpimenoaika, taloushallinnon järjestelmien toimintojen kyvykkyys suhteessa verrokkiorganisaatioon sekä taloushallinnon perusosaamisen taso -kyvykkyysarviointi, nykytila verrattuna tavoitetilaan asteikolla 1–5.

Keskeiset rajaukset

Mittaritietojen kerääminen ja julkaisu rajataan talousarviotalouteen eli kirjanpitoyksiköihin. Siten esimerkiksi talousarvion ulkopuoliset valtion rahastot sekä liikelaitokset eivät sisälly tämän ohjeen kohderyhmään.

Tarkastelu rajataan Kiekusta raportoitavien mittaritietojen osalta kirjanpitoyksiköihin, jotka käyttävät Kiekua.

Ensimmäisessä vaiheessa kerättävät ja julkaistavat tiedot

Ensimmäisessä vaiheessa, vuonna 2023, tullaan keräämään ja julkaisemaan alla olevassa taulukossa esitetyt mittaritiedot. Tiedot kerätään ja julkaistaan valtion tason tietona, kirjanpitoyksikkötason tietona sekä palvelutuotantoa koskevana tietona alla olevassa taulukossa kuvatun mukaisesti. Tiedot tullaan keräämään ja julkaisemaan Valtiokonttorin toimesta. Tietoihin pääsy edellyttää Virtu-kirjautumista.

Suhdeluvut julkaistaan %-lukuina.

Julkaiseminen

Taloushallinnon mittaritiedot tullaan julkaisemaan tutkihallintoa.fi-sivustolla Virtu-kirjautumisen takana. Julkaisemisen käytännöt toimet hoitaa Valtiokonttori.

Valtiokonttori viestii kirjanpitoyksiköille, kun se on julkaissut mittaritietoja tutkihallintoa.fi-sivustolla.

Mittaritietojen seuranta ja seurantaan kytkeytyvä ohjaus ja tuki

Kirjanpitoyksikön rooli ja tehtävät

Kirjanpitoyksikkö asettaa itselleen taloushallinnon mittarien vuotuiset tavoitearvot sekä sopii olennaiseksi katsotuista tavoitteista sitä ohjaavan ministeriön kanssa. Kirjanpitoyksikkö käy aktiivista vuoropuhelua sitä ohjaavan ministeriön ja tarvittaessa myös Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa kirjanpitoyksikön toiminnan kehittämiseksi siten, että mittarien tavoitearvoihin päästään.

Ministeriön rooli ja tehtävät

Ministeriö sopii mittarien vuotuisista tavoitearvoista hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa. Tavoitearvojen tulee perustua tutkihallintoa.fi-sivustolla julkaistaviin, valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin välisissä tulossopimuksissa sovittuihin koko valtiota koskeviin tavoitearvoihin. Ministeriö seuraa kirjanpitoyksiköiden mittaritietoja sekä ohjaa ja tukee kirjanpitoyksiköitä niiden toiminnan kehittämisessä siten, että mittarien tavoitearvoihin päästään.

Palkeiden rooli ja tehtävät

Palkeet asettaa taloushallinnon palvelutuotannolleen vuotuiset tavoitteet ja tavoitearvot sekä seuraa mittaritietoja ja käynnistää tarvittaessa toimenpiteitä toimintansa ja prosessiensa kehittämiseksi. Palkeet ja valtiovarainministeriö sopivat olennaisiksi katsotuista tavoitteista ja niiden tavoitearvoista vuosittain.

Valtiokonttorin rooli ja tehtävät

Valtiokonttori asettaa taloushallinnon mittarien vuotuiset tavoitearvot. Olennaisiksi katsottujen mittarien tavoitearvot Valtiokonttori asettaa yhdessä valtiovarainministeriön kanssa. Valtiokonttori seuraa mittaritietoja ja on tarvittaessa yhteydessä kirjanpitoyksikköön ja sitä ohjaavaan ministeriöön kirjanpitoyksikön tukemiseksi sen taloushallinnon toimintojen kehittämisessä. Valtiokonttori seuraa myös Palkeiden palvelutuotannon mittaritietoja sekä ohjaa ja tukee Palkeita sen toiminnan kehittämisessä.