Kirjanpitoyksiköt, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet ja valtion talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot

Valtion myyntilaskutuksessa käytettävät välityskanavat ja sopimus laskujenvälityksestä

Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.

Valtiokonttori on tänään antanut ohjeen Valtion myyntilaskutuksessa käytettävistä välityskanavista sekä laskujen välityksen sopimuksista.

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvissä asioissa saa Valtiokonttorin T3 – Talous- tieto ja työelämä -toimialalta puh. 029 550 2031 tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

Maksuliikepäällikkö Tarja Tapio

Projektipäällikkö Kirsi Launomaa

Laskujenvälityskanavat

Valtion myyntilaskujen, maksukehotusten ja viivästyskorkolaskujen lähetyksen välityksessä noudatetaan Valtiokonttorin tuotteistamaa yhtenäistä toimintamallia. Käytettävät laskujenvälityskanavat ovat:

• Verkkolasku (Yritys- ja kuluttajaverkkolasku sekä suoramaksuilmoitus)
• Mobiilikanava
• Suomi.fi-viestit palvelu
• Sähköiset postilaatikot
• Paperilasku

Myyntilaskuja, maksukehotuksia ja viivästyskorkolaskuja ei saa lähettää sähköpostitse tai asiakkaan käyttämän laskutusportaalin kautta.

Harvinaisissa poikkeustapauksissa virasto voi käyttää sähköpostia ainoana laskunlähetyskanavana. Tämä tulee kyseeseen ainoastaan EU:n ulkopuolella toimiville yrityksille ja vain silloin, jos ko. yritys on tätä nimenomaan pyytänyt esimerkiksi sen vuoksi, että verkkolaskutus on teknisesti mahdotonta ja paperipostin saaminen on epäluotettavaa.

EU:n ulkopuolisilla yrityksillä voi olla teknisesti mahdotonta vastaanottaa eurooppalaisia verkkolaskuja. EU:ssa sijaitsevilla yrityksillä samanlaista estettä ei ole. Se, ettei EU:n alueella sijaitseva yritys ole ottanut verkkolaskutusta käyttöön, ei ole tässä tarkoitettu este.

Henkilöasiakkaille laskun lähettäminen sähköpostitse on kielletty, koska ajantasaista ja oikeaa sähköpostiosoitetta sekä laskun perille menoa ei voida varmistaa luotettavilla tavoilla. Jos henkilöasiakkaalla ei ole käytettävissään muita valtion laskujenvälityskanavia, lähetetään lasku postitse paperilaskuna, myös EU:n ulkopuolelle.

Valtion laskujenvälityskanavan kautta lähetetyn laskun (esim. paperilasku) lisäksi virasto voi lähettää asiakkaalle pdf-muotoisen laskukopion sähköpostitse asiakkaan pyynnöstä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on saanut maksukehotuksen. Tulee huomioida, että yllä mainittua EU:n ulkopuolisia yrityksiä koskevaa poikkeusta lukuun ottamatta sähköpostitse lähetetty laskukopio ei voi korvata valtion laskujenvälityskanavan kautta lähetettyä laskua. Sähköpostitse lähetettävä laskukopio voi olla viraston tarjoama lisäpalvelu asiakkaalle. Näin toimiessaan viraston tulee ilmoittaa asiakkaalle, että sähköpostitse lähetetty laskukopio on kopio toista kanavaa pitkin lähetetystä laskusta eikä kyseessä ole tuplalasku.

Sopimus laskujenvälityksestä

Valtion laskujen välittäjänä sopimuskaudella 1.10.2019–30.11.2027 toimii Posti Messaging Oy (jäljempänä Posti). Kaikki laskuaineistot toimitetaan Postille käsiteltäväksi. Posti välittää laskut asiakkaan käyttämään välityskanavaan. Paperitulostukseen menevän laskuaineiston Posti ohjaa Suomi.fi-viestien Tulostus-kuoritus-jakelu (TKJ) -palveluun.

Virastot käyttävät laskujen välityksessään Valtiokonttorin kilpailuttamaa valtion laskujenvälityspalvelua. Laskujenvälitykseen liittyvien palvelujen käyttöönotot ja käytössä olevan palvelun laajennukset on sovittava Valtiokonttorin kanssa.

Laskujenvälityksen toimintamalli on kuvattu tarkemmin Laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa. Käsikirja on julkaistu Valtion maksuliike ja kassanhallinta-työtilassa (Tiedostot > Laskujenvälitys > Palvelukäsikirja).

Huoltovarmuuskeskuksen ja Puolustusvoimien laskujenvälitykseen sovelletaan Apix Messaging Oy:n laskujenvälityspalvelusopimusta ja sopimukseen pohjautuvaa palvelukäsikirjaa.