Kirjanpitoyksiköt, talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Valtion talousarviosta annetun lain (1988/423) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.
Tämän ohjeen tavoitteena on yhtenäistää toimintatapoja matkasuunnitelmien ja -laskujen käsittelyssä sekä mahdollistaa matkustamiseen liittyvien hallinnollisten prosessien kehittäminen ja automatisointi.
Valtiokonttori on lisäksi antanut tarkentavan ohjeen matkasuunnitelmien ja matkalaskujen käsittelystä turvaluokitellun tiedon osalta. Ohjetta noudatetaan vain niissä tapauksissa, kun virasto, laitos tai ministeriö on luokitellut matkustajan tai matkan tietoja turvaluokitelluiksi.
Tämä ohje ei korvaa valtioneuvoston tai virastojen matkustamiseen liittyviä omia ohjeita. Niiltä osin kuin em. ohjeissa käsitellään samoja aiheita, noudatetaan tätä valtion yhteistä ohjetta.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan 1.1.2024. Ohje korvaa Valtiokonttorin 16.12.2020 antaman ohjeen (VK/46686/00.00.00.01/2020).
Lisätiedot
Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista antaa Valtiokonttori, puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.
Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka
Projektipäällikkö Ari Kauhanen
Tiedoksi
Valtiontalouden tarkastusvirasto
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Valtiovarainministeriö, Budjettiosasto
Valtiovarainministeriö, Valtionhallinnon kehittämisosasto
Valtiovarainministeriö, Valtion työmarkkinalaitos
Yleistä
Ohjeen soveltamisala ja tavoite
Valtion talousarviosta annetun lain (1988/423) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.
Tämän ohjeen tavoitteena on yhtenäistää toimintatapoja matkasuunnitelmien ja -laskujen käsittelyssä.
Virkamiesten ja työntekijöiden matkakustannusten korvaamisessa noudatetaan matkakustannusten korvaamisesta tehtyä virka- ja työehtosopimusta ja valtiovarainministeriön julkaisemaa valtion matkustussääntöä.
Puolustusvoimat noudattaa tätä ohjetta soveltuvin osin.
Turvaluokiteltuja tietoja sisältävien matkasuunnitelmien ja matkalaskujen käsittelyyn on Valtiokonttori antanut ohjeen Matkasuunnitelmien ja matkalaskujen käsittelyä tarkentava ohje turvaluokitellun tiedon osalta.
Taloushallinnon vastuunjakomääräys
Talousarviolain 12 b §:n 2 momentin mukaan Valtiokonttori voi määrätä keskitetyistä taloushallintotehtävistä vastaavan viraston tai laitoksen vastuulle valtioon palvelussuhteessa olevalle tai muulle henkilölle matkustamisen johdosta virka- tai työehtosopimuksen mukaisesti maksettavan korvauksen hyväksymiseen liittyviä tarkastustoimenpiteitä, joihin ei sisälly työnantajalle kuuluvan harkintavallan käyttöä.
Valtiokonttori on antanut määräyksen Taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä, jossa on määrätty myös talousarviolain 12 b § 2 momentin tarkoittamista matkustamisen johdosta maksettavan korvauksen hyväksymiseen liittyvistä tarkastustoimenpiteistä kohdassa matka- ja kululaskujen käsittely. Määräys taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä on julkaistu Valtiokonttorin Määräykset ja ohjeet sivustolla.
Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välisessä palvelusopimuksen henkilöstöpalvelujen palvelukuvauksessa tehtävät on kuvattu tarkemmalla tasolla.
Matkustamisen tehtävien kontrollit -ohje
Matkasuunnitelmia ja matkalaskuja koskevat kontrollit on kuvattu Valtiokonttorin julkaisemassa ohjeessa Matkustamisen tehtävien kontrollit.
Matkustamisen hankinnat
Valtion maksuaikakortin käyttö
Valtion maksuaikakorttien käytöstä on määrätty Valtiokonttorin julkaisemassa määräyksessä
Maksukorttien sekä asiakas-, bonus- ja etukorttien käyttö. Lisäksi maksuaikakorttien matkatilin käytöstä on ohjeistettu Valtiokonttorin ohjeessa Nordean First Card maksamisratkaisu. Määräykset ja ohje löytyvät Valtiokonttorin määräykset ja ohjeet -sivustolta.
Mobiilimaksaminen ja arvoliput
Mobiilimaksaminen on ohjeistettu Valtiokonttorin julkaisemassa ohjeessa Nordea First Card maksamisratkaisu.
Matkamääräys, matkasuunnitelma ja matkalasku
Matkamääräys
Valtion matkustussäännössä on ohjeistettu matkamääräyksestä.
”Matkamääräys tarvitaan aina ja se voi olla sähköisesti tehty. Määräys virkamatkan tekemiseen voi perustua esimiehen erikseen antamaan kehotukseen, noudatettavaan työjärjestykseen, johtosääntöön tai muuhun pysyväismääräykseen taikka työsopimussuhteisten osalta sopimukseen.”
”Matkamääräyksen antajalle on annettava tiedot matkan tarkoituksesta ja toteutustavasta sekä virkamatkasta aiheutuvien kustannusten ja mahdollisen matkaennakon perusteista.”
Valtion varojen käytön näkökulmasta ennen matkaa tapahtuva harkinta on se vaihe, jolloin on tosiasialliset mahdollisuudet vaikuttaa matkasta aiheutuviin menoihin. Matkustajan velvollisuus on laatia matkasuunnitelma ja -lasku huolellisesti ja todellisuutta vastaavasti. Virkamatkojen suorittamisessa kokonaistaloudellisuuden näkökulma on aina huomioitava. Virasto voi matkustusohjeessaan tarkentaa missä tapauksissa on tehtävä kustannusvertailu erilaisten matkustusvaihtoehtojen välillä ennen matkamääräyksen antamista. Kustannusvertailun edellyttämisessä voi virasto ottaa huomioon esimerkiksi matkan kokonaiskustannukset ja ennakoitavuuden. Joihinkin matkustustapoihin liittyvä dynaamisen hinnoittelun vaikutus kokonaistaloudellisuuteen on harkittava matkakohtaisesti. Jos matka on toteutunut eri tavoin tai kustannuksin kuin suunnitelma on tehty, tulee matkalaskulle tehdä muutokset ja perustella mahdollinen suunniteltujen kustannusten ylitys.
Matkamääräys on suositeltavaa tehdä sähköisesti siten, että laaditaan matkasuunnitelma matka- ja kuluhallinnan järjestelmään, kun matkustustarve on tunnistettu. Matka- ja kuluhallintajärjestelmässä laadittu ja hyväksytty matkasuunnitelma toimii valtion matkustussäännön tarkoittamana matkamääräyksenä.
Mikäli käytetään pysyvää matkamääräystä, siitä tulee käydä ilmi vähintään
- Henkilö ja organisaatio, jota määräys koskee
- Määräyksen voimassaoloaika
- Virkamatkat ja matkustustavat, joihin määräys oikeuttaa (esim. tarkastusmatkat, oman auton käyttö)
Pysyväismatkamääräys voidaan antaa esim. tehtäväkohtaisesti tai projektin keston ajaksi. Mikäli viran hoitamiseen sisältyy paljon matkustamista, voi pysyväismatkamääräys olla perusteltu. Pysyväismatkamääräykset suositellaan tehtävän matka- ja kuluhallintajärjestelmään. Virasto päättää käytetäänkö pysyväismatkamääräystä.
Pysyväismatkamääräystä annettaessa arvioidaan tarve antaa erillisohje matkojen kokonaistaloudelliseen toteuttamiseen.
Esimerkki: Pysyväismatkamääräyksessä on annettu lupa oman auton käytölle, mutta matkakohtaisesti arvioidaan soveltuvin ja kustannustehokkain matkustustapa. Arvioidaan edellyttääkö matka aina oman auton käyttöä, vaikka siihen lupa on saatu, vai voidaanko matka toteuttaa julkisilla.
Matkasuunnitelman ja -laskun laatiminen
Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmalla ja laskulla annetut tiedot ja maksettavien korvausten perusteet ovat oikein. Matkustaja laatii sekä matkasuunnitelman että -laskun itse. Mikäli matkalaskut poikkeuksellisesti laaditaan matkustajan puolesta, matkustajan tulee kuitenkin itse lähettää ne matka- ja kuluhallinnan järjestelmässä hyväksyntäkiertoon, ellei siihen ole jotain perusteltua estettä kuten sairaus.
Esihenkilön/hyväksyjän vastuu korostuu matkasuunnitelmalla esitettyjen tietojen oikeellisuuden varmistamisessa vielä enemmän, kun matkalaskujen tarkastukseen hyödynnetään järjestelmään rakennettua matkasuunnitelmaan pohjautuvaa matkalaskun automaattihyväksyntää. Kyseisessä prosessissa matkalasku siirtyy suoraan maksuun ilman erillistä hyväksyntää, mikäli matkalasku vastaa hyväksyttyä matkasuunnitelmaa.
Matkustajan vastuut matkasuunnitelmaa ja -laskua laadittaessa:
- Suunnitelma sisältää kaikki matkan tiedot
- Kulut merkittävä selitteineen
- Tiliöinti ja sen oikeellisuus (tiliöintimallien hyödyntäminen)
- Matkalaskun huolellinen päivittäminen
- Liitteet ja syntyneiden kulujen perustelut
- Toteutuneet matka-ajat
- Muut mahdolliset päivitykset
Hyväksyjän vastuut matkasuunnitelmaa hyväksyttäessä:
- Määrärahan riittävyys, menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus
- Talousarvioasetuksen 38§ mukaisesti menon hyväksyjän on varmistauduttava menon laillisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta sekä määrärahan tai arviomäärärahan ylitysluvan ja valtuuden riittävyydestä.
- Korvauksien oikeellisuus
- matkustussääntö, selitteet, liitteet
- Matkakulujen tiliöinti (kirjanpidon tilit)
Maksutavan valinta matkasuunnitelmalla
Matkasuunnitelmalla tulee esittää matkasta aiheutuvat kokonaiskustannukset. Käytettävä maksuväline/maksutapa lisätään jo matkasuunnitelmalle kuluja lisättäessä. Valittavissa olevat maksutavat ovat: käteinen, valtion maksuaikakortti, matkatili ja Infokulut.
- Itse maksetut eli matkustajan itse omalla rahalla/kortilla maksama kulu, joka maksetaan matkustajalle laskun loppusummassa.
- Valtion maksuaikakortti ja matkatili ovat työnantajan luovuttamia maksutapoja, joista muodostuu matka- ja kuluhallintajärjestelmään ostotapahtumat, jotka kohdistetaan ko. matka- tai kululaskuun.
- Infokulut ovat esimerkiksi osallistumismaksu, junaliput ja hotellimajoitus. Infokulut merkitään matkaan liittyviksi kuluiksi matkasuunnitelmalle ja -laskulle.
Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmalle on merkitty matkasta aiheutuvat kokonaiskustannukset perusteluineen. Hyväksyjän vastuulla on matkustusstrategian tavoitteiden mukaisesti matkustustarpeen huolellinen arviointi matkasuunnitelmalla esitetyn perusteella. Virkamatka tehdään niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin virkamatkan ja asianomaisen hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen on mahdollista.
Matkustajan vastuulla on tarkastaa ja tarvittaessa korjata matkasuunnitelmalta matkalaskulle siirtyneet tiedot toteutuneen mukaan. Matkan kellonajat (matkan alkaminen ja päättyminen sekä muut matkan vaiheet) merkitään toteutumien mukaan.
Matkalaskun määräaika ja ostotapahtumien käsittely
Valtion matkustussäännössä (21§) todetaan, että matkakustannusten korvaukset on haettava matkalaskulla kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Mikäli matkan kustannuksista ei ole haettu korvausta kahden kuukauden sisällä matkan päättymisestä, voidaan korvaus kuitenkin maksaa erillisellä päätöksellä. Asianomainen viranomainen voi näissä tilanteissa myöntää luvan korvausten maksamiseen. Matkalaskulla tulee tällöin olla maininta määräajan ylittämisestä ja asian käsittelystä, joko selitteessä tai erillisenä liitteenä.
Kahden kuukauden määräajan osalta tulee huomioida, että se koskee matkalaskun laatimista ja matkustajalle itselleen tulevien matkakustannusten korvausten hakemista. Matka- ja kuluhallinnan järjestelmässä käsitellään myös ostoja, jotka on tehty viraston maksuvälineillä eli matkatilillä tai henkilön käyttöön annetulla maksuaikakortilla. Tällaiset ostot on käsiteltävä järjestelmässä viipymättä, eikä kahden kuukauden määräaika koske niitä.
Maksuaikakortin ja matkatilin ostotapahtumat
Laskuun, jolta ostotapahtumat (valtion maksuaikakortilla ja matkatilillä tehdyt ostot) kirjataan kuluksi kirjanpitoon, on aina liitettävä kuitit, jotka yksilöivät maksuaikakortilla tai matkatilillä tehdyt hankinnat pl. tapahtumat, joiden osalta laskulla esitetään ostotapahtumaa yksilöivät tiedot.
Alkuperäiset kuitit/tositteet on liitettävä tositteelle siinä järjestelmässä, jossa ostotapahtuma hyväksytään ja siirretään kirjanpitoon. Lasku ja laskun liitteet arkistoidaan sähköisesti ko. järjestelmän kautta. Matkalaskulla mahdollisesti ilmoitettavista infokuluista ei tarvitse liittää kuittia.
Yhdelle kuluveloitukselle voidaan kohdistaa useita ostotapahtumia ilman, että jokaisesta tarvitsee laatia omaa kuluveloitusta. Kaikki samaan matkaan liittyvät kulut tulee kohdistaa yhdelle matkalaskulle.
Matkatililähete ja e-lippu
Matkustuspalveluissa on siirrytty laajenevassa määrin älypuhelimiin toimitettaviin lippuihin ja matkavahvistuksiin, jolloin niistä ei välttämättä edes toimiteta erillistä dokumenttia sähköpostiin. Matkustuspalvelujen ostoihin liittyvistä palvelumaksuista ei myöskään ole merkintää tai erittelyä matkalipuissa, vaan ainoastaan matkatoimiston toimittamassa matkatililähetteessä tai vastaavassa.
Matkatoimistoilla on erilaisia käytäntöjä siinä mitä matkustuspalvelun ostoon liittyviä tietoja matkatililähetteillä ja vastaavilla tositteilla ilmoitetaan. Yleisenä ohjeena on, että ostosta riittää yksi tosite, mikäli siitä voi todentaa matkan ajankohdan, matkustajan nimen, menon aiheutumisperusteen (esim. lentolippu), mahdolliset palvelumaksut sekä alv-erittelyt.
Liitteet ja selitteet
Matkalaskuun on liitettävä tositteet syntyneistä kustannuksista silloin, kun tosite niistä on ollut saatavilla.
Valtion talousarvioasetuksessa on säädetty, että kirjausten tulee perustua päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen, joka todentaa kirjanpitotapahtuman (TaA 43§). Tositteesta on käytävä selville, mistä meno (tai tulo) on aiheutunut (TaA 44§). Matkalaskun tekijän tulee liittää matkalaskulle kuitti tai sen puuttuessa muuta riittävä selvitys menon aiheutumisperusteesta.
Ulkopuoliset rahoittajat saattavat edellyttää poikkeavia käytäntöjä.
Kutsu tai ohjelma
Matkaan liittyvän tilaisuuden kutsu, ohjelma tai muu vastaava dokumentti tulee liittää matkalaskulle, jotta matkalaskujen tarkastuksessa voidaan todeta siitä mm. päivärahaan vaikuttavien aterioiden määrä. Mikäli liitettä tai muuta selvitystä ei ole, vastuu päivärahan määräytymisperusteesta on matkalaskun hyväksyjällä.