Kirjanpitoyksiköt, talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Valtion matkasuunnitelman ja matkalaskun käsittelyä koskeva ohje
Valtion talousarviosta annetun lain (1988/423) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulko-puolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoi-men hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.
Tämän ohjeen tavoitteena on yhtenäistää toimintatapoja matkasuunnitelmien ja -laskujen käsittelyssä sekä mahdollistaa matkustamiseen liittyvien hallinnol-listen prosessien kehittämien ja automatisointi.
Tämä ohje ei korvaa valtioneuvoston tai virastojen matkustamiseen liittyviä omia ohjeita. Niiltä osin kuin em. ohjeissa käsitellään samoja aiheita, noudate-taan tätä valtion yhteistä ohjetta.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan välittömästi. Tämä ohje korvaa Valtiokonttorin 3.10.2018 antaman ohjeen (VK/1186/00.00.00.01/2018).
Lisätiedot
Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista antaa Valtiokonttori, puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.
Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka
Taloushallintoasiantuntija Anna-Kaisa Kylämaa
Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto
Palkeet
Yleistä
Ohjeen soveltamisala ja tavoite
Valtion talousarviosta annetun lain (1988/423) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.
Tämän ohjeen tavoitteena on yhtenäistää toimintatapoja matkasuunnitelmien ja -laskujen käsittelyssä sekä mahdollistaa matkustamiseen liittyvien hallinnollisten prosessien kehittäminen ja automatisointi. Valtion virkamatkustuksen tukiprosessista käytetään tässä ohjeessa käsitettä matkustaminen-prosessi.
Tämä ohje ei korvaa valtioneuvoston tai virastojen matkustamiseen liittyviä omia ohjeita. Niiltä osin kuin em. ohjeissa käsitellään samoja aiheita, noudatetaan tätä valtion yhteistä ohjetta.
Puolustusvoimat noudattaa tätä ohjetta soveltuvin osin.
Valtiotasoiset Matkustaminen-prosessin prosessikuvat löytyvät Arkkitehtuuripankista (www.arkkitehtuuripankki.fi).
Matkustajan on tärkeä tiedostaa oma vastuunsa matkalaskun tietojen oikeellisuudesta. Suosittelemme eOppivan verkkokoulutusta Matkustaminen valtiolla kaikille henkilöstöryhmille. Koulutuksessa perehdytään virkamatkustamiseen liittyviin käytänteisiin. Koulutus on osa Valtiopassi-perehdytysohjelmaa.
Taloushallinnon vastuunjakomääräys
Talousarviolain 12 b §:n 2 momentin mukaan Valtiokonttori voi määrätä keskitetyistä taloushallintotehtävistä vastaavan viraston tai laitoksen vastuulle valtioon palvelussuhteessa olevalle tai muulle henkilölle matkustamisen johdosta virka- tai työehtosopimuksen mukaisesti maksettavan korvauksen hyväksymiseen liittyviä tarkastustoimenpiteitä, joihin ei sisälly työnantajalle kuuluvan harkintavallan käyttöä.
Valtiokonttori on antanut määräyksen
Taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä, jossa on määrätty myös talousarviolain 12 b § 2 momentin tarkoittamista matkustamisen johdosta maksettavan korvauksen hyväksymiseen liittyvistä tarkastustoimenpiteistä.
Määräyksessä todetaan: ”Palkeet tarkastaa, että maksettavat päivärahat ja muut korvaukset tai matkasta aiheutuneet menot ovat valtion matkustusäännön (valtion virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta), riittävän yksilöidyn matkamääräyksen, viraston matkustusohjeen tai mahdollisesti valtiolle yhteisesti annettavan matkustusohjeen mukaisia.”
Vastuunjakotaulukot
Valtiokonttori ylläpitää Matkustaminen-prosessin vastuunjakotaulukkoa, joka on julkaistu Valtiokonttorin kotisivuilla osana taloushallinnon palvelujen vastuunjakoa. Vastuunjakotaulukossa kuvataan kirjanpitoyksikön ja Palkeiden vastuut prosessin eri vaiheissa. Vastuunjakotaulukossa tehtävät on kuvattu karkealla tasolla. Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välisessä palvelusopimuksen henkilöstöpalvelujen palvelukuvauksessa tehtävät on kuvattu tarkemmalla tasolla.
Matkustaminen-prosessin keskeisimmät kehityskohteet
Matkustaminen-prosessin tavoitetilaa määrittävät valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuuri, valtion matkustusstrategia sekä prosessin ohjauksessa ja tuotannossa esiin nousseet kehittämistarpeet. Tavoitetilan ytimessä on yhtenäisempi ja kustannustehokas Matkustaminen-prosessi. Prosessin keskeisimmät tavoitteet ja kehityskohteet ovat:
Prosessin yhtenäistäminen ja tehostaminen
- Toimintamallin ja toimintatapojen yhtenäistäminen matkan valmistelusta aina matkan päättämiseen saakka, josta seuraa prosessin läpinäkyvyyden parantuminen ja ohjauksen helpottuminen.
- Matkustajaa palvelevia toimintoja kehitetään niin, että toiminnot palvelevat matkustamista nykyistä paremmin. Kehittämisessä hyödynnetään mm. tekoälyä.
Matkalaskun hyväksymisprosessin automatisointi
- Hyväksymisprosessin painopiste siirtyy prosessissa matkustajan laatiman matkasuunnitelman hyväksyntään. Esimiehen matkasuunnitelmalle suorittama ennakkohyväksyntä on tärkein kontrolli matkan ja matkalaskun oikeellisuuden varmistamiseksi.
Kuittien digitalisaatio
- Valtiohallinnon tahtotilana on reaaliaikainen talous, joka edellyttää digitaalisen kuitin käyttöönottoa. eKuitti on digitaalisessa muodossa oleva kuitti. Digitaalinen kuitti mahdollistaa kuittitietojen siirron automaattisesti matka-ja kuluhallintajärjestelmään (maksuaikakortti ja matkatili). eKuitin tavoitteena on jättää paperikuitit historiaan vuoteen 2025 mennessä.
- Valtion matkustusohjetta täydennetään ja muutetaan, kun edellä kuvatuissa tavoitteissa edistytään.
Sisäinen valvonta
- Riskienhallinnan toimenpiteet ja kontrollit ovat osa matkustamista. Matkustamiseen liittyy matkustajan turvallisuuteen liittyviä riskejä ja taloudellisia riskejä. Viraston tai laitoksen tulee huomioida molemmat osana matkustamisen riskienhallintaa.
- Matkustamisen henkilöturvallisuuden lähtökohtana tulisi olla valtioneuvoston ja ulkoministeriön antamat matkustamiseen liittyvät suositukset
(matkustustiedotteet) sekä viraston oma harkinta. - Taloudellisten riskien näkökulmasta matkasuunnitelmien ja matkan aiheuttamien kulujen tarkastustoimenpiteet ovat tärkeitä talousarviomäärärahoja käytettäessä. Viraston tulee kiinnittää huomiota asianmukaiseen määrärahojen käytön valvontaan osana matkustaminen-prosessia.
- Viraston tai laitoksen tulee hyödyntää valtion yhteisiä matkustamisen kontrolleja.
Lisäksi painopisteenä on kehittää Palkeiden matkustuspalveluita ja laajentaa palveluvalikoimaa.
Tavoitteena on matkahallinnan konsernialusta, jossa matkojen suunnittelussa, varaamisessa ja maksamisessa hyödynnetään automaattisia prosesseja nykyistä enemmän.
Matkustamisen hankinnat
Yhteishankinnat
Talousarviolain 22 a §:ssä sekä sen perusteella annetuissa asetuksessa ja valtiovarainministeriön määräyksessä tietyt hankinnat on määrätty valtiolla keskitetysti kilpailutettavaksi. Virastot ja laitokset ovat velvoitettuja hankkimaan matkustuspalvelut ja muut matkahallinnon ratkaisut tai työvälineet valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n keskitetysti kilpailuttamia sopimuksia käyttäen.
Matkustamisen osalta keskitetysti kilpailutettavaksi on määrätty:
- Kotimaan ja ulkomaan lentokuljetuspalvelut
- Matkatoimistopalvelut
- Maksamisratkaisu
Valtion hankintastrategian mukaisesti myös muiden matkustuspalveluiden sekä matkahallinnan tietojärjestelmien ja työvälineiden hankintoja tehtäessä virastojen ja laitosten tulee hyödyntää mahdollisimman kattavasti valtionhallinnolle keskitetysti kilpailutettuja sopimuksia. Virastot ja laitokset ovat velvoitettuja käyttämään yhteistä M2-matkanhallintajärjestelmää Matkustaminen-prosessissa.
Valtion maksuaikakortti ja matkatili
Valtiolla on käytössä kansainvälinen maksuaikakortti ja hankintakortti. Niitä voi hyödyntää erityisesti seuraavissa tuote- ja palveluryhmissä:
- Polttoainehankinnat
- Ajoneuvojen tarvikehankinnat, pysäköintimaksut ja huollot/pesut
- Majoittumiskustannukset
- Matkustukseen liittyvät kustannukset
- Muut matkustamisesta aiheutuvat menot
- Internetin kautta tehtävät hankinnat ja muu etämyynti
Matka- ja kuluhallintajärjestelmässä ostotapahtumina voidaan käsitellä henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien tapahtumat. Käsittely matka- ja kulunhallintajärjestelmässä on todettu tehokkaaksi toimintatavaksi.
Matkatili on tilimuotoinen maksutapa, joka mahdollistaa matkatoimisto-ostojen sähköisen käsittelyprosessin matka- ja kuluhallintajärjestelmässä.
Virkamatkustuksen hankinnat ja ostot tulee ensisijaisesti tehdä matkatiliä ja henkilölle nimettyä kansanvälistä maksuaikakorttia hyödyntäen.
Työnantajan harkintavalta
Katso harkintavallasta Valtion matkustussäännön 5 §. Valtiokonttori ei määrää tai ohjeista sitä. Työnantaja voi käyttää harkintavaltaa esimerkiksi Valtion matkustussäännön
4, 7-9 ,13,15 ja 21 §:n mukaisissa tilanteissa.
Toimintatavat Matkustaminen-prosessissa
Matkasuunnitelma, matkamääräys ja matkalasku
Matkasuunnitelma M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmässä
M2-järjestelmässä laadittu ja hyväksytty matkasuunnitelma toimii valtion matkustussäännön (valtion virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta) tarkoittamana matkamääräyksenä.
Matkamääräys
Valtion matkustussääntö toteaa matkamääräyksestä:
”Matkamääräys tarvitaan aina ja se voi olla sähköisesti tehty. Määräys virkamatkan tekemiseen voi perustua esimiehen erikseen antamaan kehotukseen, noudatettavaan työjärjestykseen, johtosääntöön tai muuhun pysyväismääräykseen taikka työsopimussuhteisten osalta sopimukseen.”
”Matkamääräyksen antajalle on annettava tiedot matkan tarkoituksesta ja toteutustavasta sekä virkamatkasta aiheutuvien kustannusten ja mahdollisen matkaennakon perusteista.”
Valtion varojen käytön näkökulmasta ennen matkaa tapahtuva harkinta on se vaihe, jolloin on tosiasialliset mahdollisuudet vaikuttaa matkasta aiheutuviin menoihin. Matkustajan velvollisuus on laatia matkasuunnitelma ja -lasku huolellisesti ja todellisuutta vastaavasti. Jos matka on toteutunut eri tavoin tai kustannuksin kuin suunnitelma on tehty, tulee matkalaskulle tehdä muutokset ja perustella mahdollinen suunniteltujen kustannusten ylitys.
Matkamääräys tulee ensisijaisesti tehdä sähköisesti siten, että laaditaan matkasuunnitelma matka- ja kuluhallinnan järjestelmään heti kun matkustustarve on tunnistettu.
Mikäli käytetään pysyvää matkamääräystä, siitä tulee käydä ilmi vähintään
- Henkilö ja organisaatio, jota määräys koskee
- Määräyksen voimassaoloaika
- Virkamatkat ja matkustustavat, joihin määräys oikeuttaa (esim. tarkastusmatkat, oman auton käyttö)
Pysyväismatkamääräys voidaan antaa esim. tehtäväkohtaisesti tai projektin keston ajaksi. Mikäli viran hoitamiseen sisältyy paljon matkustamista, voi pysyväismatkamääräys olla perusteltu. Pysyväismatkamääräykset suositellaan tehtävän ensisijaisesti M2 -järjestelmään. M2 -järjestelmään on mahdollista laatia useampia samaan aikaan voimassa olevia pysyviä matkamääräyksiä.
Sen enempää ei ole määritelty kuka tai ketkä tai mikä virasto voi pysyväismatkamääräyksiä käyttää. Virasto voi itse harkita, haluaako näitä käytettävän. Pysyväismatkamääräystä annettaessa tulee huomioida, ettei se tue matkalaskujen käsittelyprosessin automatisointia.
Vaikka pysyväismatkamääräyksessä olisi annettu lupa oman auton käytölle, täytyy silti virkamiehen katsoa matka kerrallaan voisiko juuri ko. matka hoitaa esim. julkisilla vai edellyttääkö aina ko. määräys oman auton käyttöä, vaikka siihen lupa on saatu.
Matkalaskun määräaika ja ostotapahtumien käsittely
Matkustussäännössä todetaan, että mikäli matkan kustannuksista ei ole haettu korvausta kahden kuukauden sisällä matkan päättymisestä, voidaan korvaus kuitenkin maksaa erillisellä päätöksellä. Asianomainen viranomainen voi näissä tilanteissa myöntää luvan korvausten maksamiseen. Matkalaskulla tulee tällöin olla maininta määräajan ylittämisestä ja asian käsittelystä, joko selitteessä tai erillisenä liitteenä.
Valtion käytäntöjen yhtenäistämiseksi viraston tulee harkita käyttöönotettavaksi toimintatapaa, jossa kahden kuukauden määräajan ylittäneistä laskuista jätetään mahdolliset päivärahat maksamatta ilman hyväksyttävää syytä kuten sairaus.
Kahden kuukauden määräajan osalta tulee huomioida, että se koskee matkalaskun laatimista ja matkustajalle itselleen tulevien matkakustannusten korvausten hakemista. Matka- ja kuluhallinnan järjestelmässä käsitellään myös ostoja, jotka on tehty viraston maksuvälineillä eli matkatilillä tai henkilön käyttöön annetulla maksuaikakortilla. Mikäli em. ostotapahtumien yhteyteen ei liity matkustajalle maksettavia matkakustannusten korvauksia, on tällaiset ostot käsiteltävä järjestelmässä viipymättä, eikä kahden kuukauden määräaika koske niitä.
Matkasuunnitelman ja –laskun laatiminen
Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmalla ja laskulla annetut tiedot ja maksettavien korvausten perusteet ovat oikein. Matkustaminen-prosessissa matkustaja laatii sekä matkasuunnitelman että –laskun itse. Mikäli matkalaskut poikkeuksellisesti laaditaan matkustajan puolesta, matkustajan tulee kuitenkin itse lähettää ne matka- ja kuluhallinnan järjestelmässä hyväksyntäkiertoon, ellei siihen ole jotain perusteltua syytä kuten sairaus.
Matkalaskut, joihin hyödynnetään järjestelmään rakennettua, matkasuunnitelmaan pohjautuvaa matkalaskun automaattihyväksyntää, esimiehen/hyväksyjän vastuu korostuu matkasuunnitelmalla esitettyjen tietojen oikeellisuuden varmistamisessa. Mikäli matkalasku vastaa hyväksyttyä matkasuunnitelmaa, se siirtyy suoraan maksuun ilman erillistä hyväksyntää.
Matkustajan vastuut matkasuunnitelmaa ja -laskua laadittaessa
- Suunnitelma sisältää kaikki matkan tiedot
- Kulut merkittävä selitteineen
- Tiliöinti (tiliöintimallien hyödyntäminen)
- Matkalaskun huolellinen päivittäminen
- Liitteet
- Matka-ajat
- Muut mahdolliset päivitykset
Hyväksyjän vastuut matkasuunnitelmaa hyväksyttäessä
- Korvauksien oikeellisuus
- Tiliöinti
- Selitteet/liitteet
Liitteet ja selitteet
Tässä luvussa kuvataan valtion kirjanpidon kannalta riittäviä käytäntöjä. Ulkopuoliset rahoittajat saattavat edellyttää tästä poikkeavia käytäntöjä.
Matkustajan omalla rahalla maksetuista kuluista edellytetään aina tositetta ja sen puuttuessa muuta riittävää selvitystä.
Maksutavan valinta matkasuunnitelmalla
Lisättäessä kuluja matkasuunnitelmalle on tärkeää valita näille aiottu käytettävä maksutapa. Valittavissa olevat maksutavat ovat: Käteinen, First Card maksuaikakortti, First Card matkatili ja Infokulut.
- Käteiskulu eli matkustajan itse omalla rahalla/kortilla maksama kulu, joka maksetaan matkustajalle laskun loppusummassa.
- Työnantajan maksuaikakortti tai matkatiliosto maksutavalla järjestelmään siirtyy ostotapahtuma, joka kohdistetaan ko. matka- tai kululaskuun.
- Infokuluksi voi merkitä esim. matkaan liittyvän osallistumismaksun, joka on maksettu ostolaskujärjestelmässä.
Maksuaikakortin ja matkatilin ostotapahtumat
Laskuun, jolta ostotapahtumat (=valtion maksuaikakortilla ja matkatilillä tehdyt ostot) kirjataan kuluksi kirjanpitoon, on aina liitettävä ostotapahtumiin liittyvät kuitit, jotka yksilöivät maksuaikakortilla tai matkatilillä tehdyt hankinnat pl. tapahtumat, joiden osalta laskulla esitetään ostotapahtumaa yksilöivät tiedot.
Tosite liitetään siinä järjestelmässä, jossa kulu hyväksytään ja kirjataan kirjanpitoon. Matkalaskulla mahdollisesti ilmoitettavista infokuluista ei tarvitse liittää kuittia.
- Jos ostotapahtumat käsitellään ja kirjataan kuluksi kirjanpitoon matka- ja kuluhallintajärjestelmän kautta, alkuperäiset kuitit on arkistoitava sähköisessä muodossa ao. järjestelmässä käsitellyn laskun liitteenä
- Jos ostotapahtumat käsitellään kuluksi kirjanpitoon ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä, alkuperäiset kuitit on arkistoitava sähköisessä muodossa ao. järjestelmässä käsitellyn laskun liitteenä
Yhdelle kuluveloitukselle voidaan kohdistaa useita ostotapahtumia ilman, että jokaisesta tarvitsee laatia omaa kuluveloitusta. Kaikki samaan matkaan liittyvät kulut tulisi kohdistaa yhdelle matkalaskulle.
Maksuaikakortin ja matkatilin käyttö kuvataan tarkemmin Valtiokonttorin antamissa valtion maksamisratkaisun ohjeistuksissa.
Poikkeukset kuitin liittämisessä on käsitelty kohdissa 4.2.3 ja 4.2.4.
Matkatililähete ja e-lippu
Matkustuspalveluissa on siirrytty laajenevassa määrin älypuhelimiin toimitettaviin lippuihin ja matkavahvistuksiin, jolloin niistä ei välttämättä edes toimiteta erillistä dokumenttia sähköpostiin. Matkustuspalvelujen ostoihin liittyvistä palvelumaksuista ei myöskään ole merkintää tai erittelyä matkalipuissa, vaan ainoastaan matkatoimiston toimittamassa matkatililähetteessä tai vastaavassa.
Matkatoimistoilla on erilaisia käytäntöjä siinä mitä matkustuspalvelun ostoon liittyviä tietoja matkatililähetteillä ja vastaavilla tositteilla ilmoitetaan. Yleisenä ohjeena on, että ostosta riittää yksi tosite, mikäli siitä voi todentaa matkan ajankohdan, matkustajan nimen, menon aiheutumisperusteen (esim. lentolippu), mahdolliset palvelumaksut sekä alv-erittelyt.
Mobiilimaksaminen ja arvoliput
Mobiilimaksamisella tarkoitetaan tässä matkustukseen ja pienkulujen maksamiseen tarkoitettuja sovelluksia, joilla voi esimerkiksi maksaa pysäköintimaksun, ostaa matkalipun tai tilata ja maksaa taksimatkan. Sovellusten käytöllä on mahdollista tehostaa käsittelyprosessia ja siksi niiden hyödyntäminen on perusteltua.
Palveluntarjoajan mobiilisovellus ladataan puhelimen sovelluskaupasta. Sovelluksella voi esimerkiksi maksaa pysäköintimaksun, ostaa matkalipun tai tilata ja maksaa taksimatkan. Sovellukseen tulisi tallentaa henkilölle nimetty valtion maksuaikakortin numero. Maksun käsittely puhelinlaskulla ei ole valtiolla suositeltava ratkaisu, koska ostot estävät automaattitiliöinnin hyödyntämisen puhelinoperaattoreiden laskuilla ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä.
Useimmissa mobiilisovelluksissa on mahdollisuus lähettää kuitti pdf-muo-dossa sähköpostiosoitteeseen. Tätä ominaisuutta tulee käyttää aina, kun sovellus sen mahdollistaa.
Käytännössä voi syntyä tilanteita, että henkilö maksaa omalla henkilökohtaisella joukkoliikenteen matkakortilla tai omalla puhelimella virka-/työtehtävän hoitamiseen liittyviä kuluja, joista hän on oikeutettu saamaan korvausta. Mikäli em. ostosta ei ole mahdollista saada kuittia, on henkilön annettava muu riit-tävä selvitys kulusta matka- tai kululaskulla.
Kirjanpitoyksikkö voi määritellä ne rajatut poikkeustilanteet, jolloin erillistä myyjän tarjoamaa kuittia tai erillistä itse laadittua tositetta ei matka-/kululas-kulle tarvitse liittää. Tällöinkin kululle on annettava muu riittävä selvitys menon perusteesta ja tämän voi tehdä esimerkiksi kirjoittamalla selvitys matka- tai kululaskulle ostotapahtuman selitteeksi. Selvityksessä on mainittava vähin-tään tavarahankintojen osalta määrä ja laji, palveluostosta palvelun laji sekä arvonlisäverokanta.
Käytännöt valtion maksukortin käyttämisestä mobiilimaksamisessa ja verkkokaupassa on ohjeistettu tarkemmin Valtiokonttorin ohjeessa Nordean maksamisratkaisun käyttöönotto ja käyttö .
Ostot puitesopimuksen piirissä olevilta öljy-yhtiöiltä
M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmään on toteutettu toiminnallisuus, joka mahdollistaa valtion maksuaikakortilla maksettujen sopimusöljy-yhtiöostojen (Oy Teboil Ab ja Neste Markkinointi Oy) lisätietojen välityksen M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmään. Lisätiedot yksilöivät riittävällä tasolla oston, eikä ko. tapahtumien osalta tarvitse liittää ostotapahtuman alkuperäistä kuittia laskun liitteeksi.
Kun ostotapahtumasta siirtyy lisätieto M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmään, näkyy lisätieto ostotapahtuman Selite-kentässä. Lisäksi kentässä Lisätiedot ilmoitetaan ostopaikan tiedot.
Ostotapahtuma kohdistuu pääsääntöisesti oikealle kululajille M2-kantaan määriteltyjen kululajivastaavuuksien perusteella. Ostotapahtuman kuitteja ei liitetä matka-/kululaskun liitteeksi tilanteessa, jolloin lisätiedot ovat välittyneet ostotapahtumalle.
Perustelut oman auton ja taksin käytölle
Oman auton (tai muun oman kulkuneuvon) käytölle ja taksin käytölle on matkasuunnitelmalla tai viimeistään matkalaskulla kerrottava matkustussäännön edellyttämät perustelut.
Kutsu tai ohjelma
Matkaan liittyvän tilaisuuden kutsu, ohjelma tai muu vastaava dokumentti tulee liittää matkalaskulle, jotta matkalaskujen tarkastuksessa voidaan todeta siitä mm. päivärahaan vaikuttavien aterioiden määrä. Mikäli liitettä tai muuta selvitystä ei ole, vastuu päivärahan määräytymisperusteesta on matkalaskun hyväksyjällä.
Ateriakorvaus (Valtion matkustussääntö 14 §)
Ateriakorvausta anottaessa tulee todentaa hankitun aterian arvo luotettavalla selvityksellä, esimerkiksi kuitilla. Kuitti tulee olla ko. matkan ajalta.
Ateriaksi katsotaan esim. ravintolasta, huoltoasemalta, kaupasta ostetut ateriat ja elintarvikkeet, joista muodostuu ateria (esim. pelkkä välipalakeksi ei täytä aterian laatuvaatimuksia).
Korvauksesta ei saa muodostua asianomaiselle ylimääräistä tuloa eli ruokailusta aiheutunut meno ei saa olla selvästi pienempi kuin ateriakorvauksen määrä. Lisäksi lounasetukorttien käyttö poistaa oikeuden atriakorvaukseen, koska matkustajan ei ole mahdollista saada tuplaetua.
Yömatkaraha (Valtion matkustussääntö 16 §)
Yömatkarahaa anottaessa tulee matkasuunnitelmalle ja -laskulle kirjoittaa selvitys siitä, ettei matkustaja ole yöpynyt esim. omalla kesämökillään tai muussa hänen omaksi asunnokseen tulkittavassa paikassa.
Matkareitti
Matkareitti on pakollinen tieto matkalaskuilla mm. päivärahaoikeuden todentamiseksi (matkan pituus suuntaansa yli 15 km). Jotta vältytään tarpeettomilta matkalaskun palauttamisilta, tulee tieto merkitä ko. kenttään riittävällä tarkkuudella.
Lähtö- ja paluuajat ulkomaanmatkoilla
Ulkomaanmatkojen osalta tulee järjestelmään merkitä seuraavat ajankohdat, jolloin matkanhallintajärjestelmä laskee ulkomaan päivärahan määrän oikein matkustajan ilmoittamien kellonaikojen perusteella:
- Matkalle lähtö
- Maahan saapuminen/saapumiset ulkomailla
- Maahan saapuminen Suomeen
- Matkan päättyminen
Järjestelmän ominaisuuksien hyödyntäminen
Ohjaustiedot, tiliöintisäännöt ja tiliöintimallit
Laadittaessa matkasuunnitelmaa tai matka- ja kululaskua, M2-järjestelmä tuottaa ohjaustietojen perusteella oletustiliöinnin. Oletustiliöintiä tulee muuttaa sen mukaisesti, miten menot tulee kirjanpitoyksikön ohjeen mukaan kohdentaa.
Matkustajaan liittyvät oletusseurantakohteet, kuten kustannuspaikka ja talousarviotili, siirtyvät liittymällä Kieku-järjestelmästä. Matkustajan valitessa tietyn matkaan liittyvän kulun, lkp-tili tulee automaattisesti tiliöintiin valitun kululajin perusteella. Mikäli kululajivalikosta ei löydy ostoa vastaavaa kululajia, valitsemalla kululajiksi Muut kulut, lkp-tili on muutettavissa kulun mukaiseksi (Muut kulut-kululajin oletus lkp-tili on 40090000 Muut aineet, tarvikkeet, tavarat).
Kun maksu on tehty valtion maksuaikakortilla tai matkatoimiston kautta matkatiliostona, ohjaustiedot päättelevät joidenkin ostojen kululajin automaattisesti, kuten lentoliput, ilman että matkustajan tarvitsee ottaa siihen kantaa. Matkustajan tulee varmistaa ennen laskun lähettämistä, että kululajit vastaavat ostoa.
Järjestelmän ohjaustietoihin voidaan tallentaa tiliöintisääntöjä, joilla ohjataan tiliöintejä. Kirjanpitoyksiköiden tulee varmistaa yhteistyössä Palkeiden kanssa, että tiliöintisääntöjä hyödynnetään täysimääräisesti.
Järjestelmään voi myös laatia sekä henkilökohtaisia että organisaatiokohtaisia tiliöintimalleja. Kirjanpitoyksiköiden tulee varmistaa yhteistyössä Palkeiden kanssa, että tiliöintisääntöjä hyödynnetään täysimääräisesti.
M2 Mobiili
M2 Mobiili on älypuhelimeen ladattava sovellus, jolla voi
- kuvata, lähettää ja liittää liitteitä matkalaskulle jo matkan aikana.
- seurata ajokilometrejä ja lähettää ne järjestelmään kilometriveloitukseksi.
- tehdä ja hyväksyä matkasuunnitelmia ja matkalaskuja.
Viraston tulee selvittää mahdollisuudet hyödyntää M2 Mobiilia matkasuunnitelmien ja –laskujen käsittelyn sujuvoittamiseksi.