Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 43 §:n (1435/2014) mukaan kirjausten tulee perustua päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen, joka todentaa kirjanpitotapahtuman. Muita kuin talousarviomenon osoittavia tositteita voidaan hyväksyä palvelukeskuksessa siten kuin Valtiokonttori määrää.
Voimaantulo
Tämä määräys tulee voimaan välittömästi. Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin 19.5.2017 samasta asiasta antama määräys VK/314/00.00.00.01/2017.
Lisätiedot
Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorista, puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.
Pääjohtaja Timo Laitinen
Toimialajohtaja Lasse Skog
Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Taustaa
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 43 § (1435/2014) mukaan kirjausten tulee perustua päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen, joka todentaa kirjanpitotapahtuman. Muita kuin talousarviomenon osoittavia tositteita voidaan hyväksyä palvelukeskuksessa siten kuin Valtiokonttori määrää.
Valtiokonttori on antanut tämän määräyksen tositteiden hyväksymisestä palvelukeskuksessa.
Kirjanpitotapahtumat ja kirjausten perustuminen tositteeseen
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) (jäljempänä talousarvioasetus) 42 §:n (600/1997) mukaan liiketapahtumia ovat tulot, menot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Talousarviotapahtumia ovat talousarviotulot ja talousarviomenot sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät.
Tositteet varmentavat edellä mainittuja kirjanpitotapahtumia.
Tositteen sisältövaatimukset
Talousarvioasetuksen 44 §:n (600/1997) mukaan kirjanpidon tosite on varustettava merkinnällä veloitettavista ja hyvitettävistä tileistä, jollei muuten ole selvää, mille tilille kirjanpitotapahtuma on kirjattu. Tositteeseen on merkittävä kullekin tilille kirjattavat määrät, tarkastukset ja menon hyväksyminen. Liikekirjanpidon menon ja tulon todentavasta tositteesta on käytävä selville, mistä meno tai tulo on aiheutunut. Talousarviokirjanpidon talousarviomenon ja talousarviotulon todentavasta tositteesta on käytävä selville, mistä talousarviomeno tai talousarviotulo on aiheutunut. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta, suoritteen luovutusajankohta taikka muu liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon menon tai tulon syntymisajankohta on voitava osoittaa tositteella tai sen liitteellä taikka muulla vastaavalla tavalla.
Talousarviomenon hyväksyminen
Talousarvioasetuksen 38 §:n 3 momentin (430/2018) mukaan ennen menon maksamista on 69 b §:ssä tarkoitetun taloussäännön nojalla tehtävään määrätyn henkilön hyväksyttävä meno. Hyväksyjän on varmistauduttava menoperusteen oikeellisuudesta. Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava. Hyväksymismerkinnästä on käytävä ilmi tilit, joille meno kirjataan.
Sisäinen valvonta
Talousarvioasetuksen 69 §:n (263/2000) mukaan viraston ja laitoksen johdon on huolehdittava siitä, että virastossa ja laitoksessa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt (sisäinen valvonta), jotka varmistavat:
- viraston ja laitoksen talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden;
- viraston ja laitoksen hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen; ja
- viraston ja laitoksen johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston ja laitoksen taloudesta ja toiminnasta.
Menettelyiden on myös käsitettävä viraston tai laitoksen vastattavana tai välitettävänä olevien varojen hoito sekä ne viraston ja laitoksen toiminnot ja tehtävät, jotka se on antanut toisten virastojen ja laitosten, yhteisöjen tai yksityisten tehtäväksi tai joista se muuten vastaa.
Talousarvioasetuksen 69 §:n (1435/2014) mukaan palvelukeskuksen johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:ssä tarkoitetusta sisäisestä valvonnasta siltä osin kuin kirjanpitoyksikön tehtävät on palvelusopimuksella siirretty palvelukeskuksen tehtäväksi.
Talousarvioasetuksen 39 §:n (1786/2009) mukaan viraston ja laitoksen on osana 69 §:ssä säädettyjä sisäisen valvonnan menettelyitä varmistauduttava määrärahan riittävyydestä sekä siitä, että viraston ja laitoksen toimialaan kuuluvat valtion tulot peritään ja menot maksetaan asianmukaisesti ja oikeamääräisinä.
Muiden kuin talousarviomenon osoittavien tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa
Seuraavat tositteet voidaan hyväksyä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa (jäljempänä Palkeet) ilman tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa:
- Käyttöomaisuustositteet, jotka eivät todenna talousarviotapahtumaa
- Korjaus-, oikaisu- tai siirtokirjauksen todentavat tositteet, joiden tarve on havaittu Palkeissa ja jotka eivät muuta talousarviomenon määrää tai talousarvion tilijaottelussa vahvistettua talousarviotiliä eikä muutoksella ole vaikutusta maksuunpanoon. Eräiden maksuunpanovaikutteisten tositteiden hyväksymisestä määrätään tämän määräyksen kohdassa Muut palvelukeskuksessa hyväksyttävät tositteet.
- Myyntilaskutuksessa syntyvät kirjanpidon tositteet
- Tiliotetositteet, jotka eivät todenna talousarviomenoa
- Avustavista tilinpäätösvienneistä pääoman siirtokirjauksen todentavat tositteet
Edellä mainituissa tapauksissa hyväksynnällä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta varmistautumista. Käyttöomaisuustositteiden osalta prosessin oikeellisuudesta varmistautuminen tarkoittaa, että tositteeseen on liitetty jäljempänä kuvatuissa tapauksissa kirjanpitoyksikön hyväksymä dokumentti. Myyntilaskutuksessa syntyvien kirjanpidon tositteiden osalta prosessin oikeellisuudesta varmistaudutaan valvomalla, että laskutuksessa syntynyt tosite vastaa laskutuspyyntöä. Tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa ei suoriteta edellä mainittujen tositteiden osalta, vaan tositteen hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon tai edellä yksilöidyn talousarviotapahtuman korjaus-, oikaisu- tai siirtokirjauksen, on asiallisesti ja numerollisesti oikea.
Talousarvioasetuksen 45 §:n tarkoittamat korjaus-, oikaisu-, tai siirtokirjauksen todentavat tositteet, joiden todentama kirjaus muuttaa talousarviomenon määrää tai talousarvion tilijaottelussa vahvistettua talousarviotiliä, hyväksytään kirjanpitoyksikössä.
Käyttöomaisuustositteet
Käyttöomaisuustositteet, jotka eivät todenna talousarviotapahtumaa, voidaan hyväksyä Palkeissa. Hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviotapahtuman, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. Seuraavissa tapauksissa käyttöomaisuustositteeseen on liitettävä kirjanpitoyksikön hyväksymä dokumentti, johon kirjaus perustuu:
- Luovutus
- Romutus
- Hallinnan siirto
- Manuaaliset ja suunnitelmasta poikkeavat poistot (ml. arvonalennuksen johdosta tehtävä ylimääräinen poisto)
- Arvonkorotusten kirjaus
- Keskeneräisen käyttöomaisuuden purkaminen valmiiseen käyttöomaisuuteen
Suunnitelman mukaisten poistojen todentavien tositteiden osalta edellytetään, että poistokirjauksen ja poistosuunnitelman välinen yhteys on jäljitettävissä. Kirjanpitoyksikkö hyväksyy poistosuunnitelmat sekä tekee päätökset käyttöomaisuuden luovutuksesta, romutuksesta, aktivoinneista, hallinnan siirroista, manuaalisista ja suunnitelmasta poikkeavista poistoista ja keskeneräisen käyttöomaisuuden purkamisesta valmiiseen käyttöomaisuuteen.
Myyntilaskutuksessa syntyvät kirjanpidon tositteet
Kirjanpitoyksiköllä on oltava myytäviin suoritteisiin liittyvä hinnasto ja tästä tulee olla maininta taloussäännössä. Taloussäännössä tulee olla myös maininta siitä, kuka ylläpitää ja hyväksyy hinnaston. Hinnastossa tulee olla suoritteen tai tuotteen/palvelun nimi, hinta, tiliöintitiedot ja alv-kanta.
Kirjanpitoyksiköiden laskutuksen tulee perustua hyväksyttyyn hinnastoon. Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että hinnastossa olevat tiedot ovat aina ajan tasalla.
Jos kirjanpitoyksikkö laskuttaa tuotteesta tai palvelusta, joka ei perustu hyväksyttyyn hinnastoon, tulee suoritteen hinta ja tiliöinti hyväksyä kirjanpitoyksikössä ennen laskutusta.
Kirjanpitoyksikkö vastaa laskutuspyynnön sisällöstä ja oikeellisuudesta. Palkeiden vastuulla on valvoa, että myyntilaskutuksessa syntyvät kirjanpidon tositteet vastaavat laskutuspyyntöä.
Palvelukeskuksessa hyväksyttävät palkanlaskentaan liittyvät tulokirjaukset
Palkeissa tarkastettavia ja hyväksyttäviä palkanlaskennassa käsiteltäviä tulokirjauksia ovat:
- työnantajaviraston saamat lakisääteisten korvausten tulokirjaukset (esim. Kelan sairauspäiväraha ja Valtiokonttorin työtapaturmia koskevat korvaukset)
- palkasta perittävien muiden kuin lakisääteisien erien tulokirjaukset (esim. autotallipaikat, ateriapidätykset)
Palkanlaskennassa käsiteltäviä lakisääteisiä korvauksia, kuten Kelan sairauspäivärahaa, koskevien tulokirjausten oikeellisuudesta varmistutaan valvomalla, että tosite vastaa korvauspäätöstä. Vastaavasti palkasta perittävien muiden kuin lakisääteisten erien tulokirjausten oikeellisuudesta varmistutaan valvomalla, että tosite vastaa kirjanpitoyksikön perinnästä toimittamia tietoja.
Muut palvelukeskuksessa hyväksyttävät tositteet
Edellä on määrätty, että ilman tositteen erillistä kierrättämistä asiatarkastuksessa korjaus-, oikaisu- tai siirtokirjauksen todentavat tositteet voidaan hyväksyä Palkeissa, mikäli ne eivät muuta talousarviomenon määrää tai talousarvion tilijaottelussa vahvistettua talousarviotiliä eikä muutoksella ole vaikutusta maksuunpanoon.
Palkeissa voidaan edellä mainitun lisäksi hyväksyä seuraavia maksuunpanovaikutteisia, erillisessä asiatarkastuksessa kierrätettäviä oikaisutositteita:
- kirjanpitoyksikön saamat ylisuoritusten palautukset
- pankkitilille palautuneiden palkka- tai palkkiosuoritusten uudelleen maksut
- ostolaskuista perittyjen ulosottojen tilitykset
- kirjanpitoyksikössä hyväksyttyjen verojen tilitykset Verohallinnolle
Ylisuoritusten palautuksia todentavien tositteiden osalta Palkeet varmistuu palautuksen saajan oikeellisuudesta sekä siitä, että palautettavassa suorituksessa on kyse ylisuorituksesta.
Palautuneiden palkka- tai palkkiosuoritusten uudelleen maksamisen osalta Palkeet varmistuu suorituksen saajan oikeellisuudesta.
Ostolaskuista perittyjen ulosottojen tilitysten osalta Palkeet varmistuu siitä, että ostolaskulta tulee vähennettyä ulosoton osuus ja että tilitystä ei makseta ennen kuin kirjanpitoyksikkö on asiatarkastanut ja hyväksynyt maksukiellon alaisen toimittajan laskun.
Kirjanpitoyksikössä hyväksyttyjen verojen tilitysten osalta Palkeet varmistuu siitä, että tilitys ei sisällä kirjanpitoyksikössä hyväksymättömiä menoja.
Tietojärjestelmien välisten siirtojen täsmäytykset
Kirjanpidon tositteelle asetettu vaatimus hyväksymisestä ei koske tietojärjestelmien välisiä siirtoja todentavia täsmäytysraportteja, esimerkiksi tapauksissa, joissa kirjanpidon siirrossa muodostuu koontitosite ja joiden sisältämät kirjanpitotapahtumat on hyväksytty kertaalleen lähdejärjestelmässä. Koneellisten tietovälineiden käyttäminen kirjanpidossa sekä menetelmäkuvauksen laatiminen -määräyksen (VK 482/03/2010) mukaan nämä aineistot tulee täsmäyttää ja dokumentoida.