Toimitilamenojen ja -tulojen kirjaaminen

Kirjanpitoyksiköt, talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. 1.1.2025 alkaen 24 c §:n (TP 96/2024) mukaan Valtiokonttori antaa tarvittavat määräykset virastoille, laitoksille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille laskentatoimen hoidon yksityiskohdista.

Valtion toimitilastrategia ohjaa valtion työympäristöjen ja toimitilojen käytön kehittämistä ja tarkoituksenmukaista yhtenäistämistä. Sen tavoitteena on, että tilat tukevat tuloksellista toimintaa. Viraston tai laitoksen velvoite toimitilatietojen ylläpitoon ja luovutukseen on kirjattu valtioneuvoston asetukseen valtion kiinteistövarallisuuden hankinnasta, vuokraamisesta, hallinnasta ja hoitamisesta (242/2015).

Valtiokonttori on antanut ohjeen toimitilamenojen ja -tulojen kirjaamisesta. Ohjeen tavoitteena on yhtenäistää kirjauskäytäntöjä, jotta valtion toimitilakustannuksista saadaan yhtenäistä ja vertailukelpoista tietoa.

Ohje on päivitetty 1.1.2025 voimaantulevan liikekirjanpidon tilikartan mukaiseksi. Keskeisin muutos liittyy siihen, että vuoden 2025 tilinpäätöksestä alkaen valtion tilinpäätöksen yhteydessä esitetään valtiontalouden yhdistellyt laskelmat, jotka sisältävät kirjanpitoyksiköiden lisäksi myös talousarvion ulkopuoliset valtion rahastot ja valtion liikelaitokset. Tämän vuoksi kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuoliset valtion rahastot käyttävät jatkossa sisäisiä liikekirjanpidon tilejä paitsi keskinäisissä tapahtumissaan, myös tapahtumissa valtion liikelaitosten kanssa.

Ohjeeseen on lisätty liikekirjanpidon tilikarttaan perustetut uudet sisäiset tilit, joita tulee käyttää toimitilamenojen kirjaamisessa (40078100 Lämmitys, sisäiset, 40078200 Sähkö, sisäiset, 40078300 Vesi, sisäiset, 40078400 Jäähdytys, sisäiset, 42008000 Maanvuokrat, sisäiset, 42028001 Muiden rakennusten vuokrat, sisäiset, 42028100 Muiden rakennusten vuokrat, pääomavuokra, sisäiset, 42028200 Muiden rakennusten vuokrat, ylläpitovuokra, sisäiset, 43918000 Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut, sisäiset, 43958000 Yhteisten työympäristöjen palvelut, sisäiset). Mikäli kirjanpitoyksikkö katsoo tarpeelliseksi eritellä lyhytaikaiset toimitilojen vuokraukset liikekirjanpidossaan, se voi käyttää sisäisissä kirjauksissa uutta tiliä 42028300 Muiden rakennusten vuokrat, lyhytaikaiset vuokrat, sisäiset.

Lisäksi uusi liikekirjanpidon tili 42060000 Yhtiövastikkeet on lisätty lukuun ”Kirjanpitoyksikön omistamien tilojen menojen ja tulojen kirjaaminen”.

Liikekirjanpidon tilien selitteet on poistettu taulukoista ohjeen luettavuuden parantamiseksi ja päivitystarpeen vähentämisen vuoksi. Tilien selitteet löytyvät liikekirjanpidon tilikartasta, joka löytyy Valtiokonttorin Määräykset ja ohjeet -sivustolta.

Ohjeessa olevat viittaukset valtion toimitilastrategiaan on päivitetty uuden toimitilastrategian sisällön mukaiseksi.

Luettavuuden parantamiseksi ohjeesta on poistettu päällekkäisiä tekstiosuuksia (esimerkiksi ohjeen aiemmassa versiossa ollut luku ”Valtion toimitilastrategia”, johon viitataan jo ohjeen saatteessa). Lisäksi luvun ”Kirjanpitoyksikön omistamien tilojen menojen ja tulojen kirjaaminen” taulukosta on poistettu sellaiset liikekirjanpidon tilit, jotka on jo esitetty luvun ”Toimipaikkakustannuspaikalle kirjattavat menot” taulukossa (ts. liikekirjanpidon tilit, joiden yhteydessä käytetään lähtökohtaisesti toimipaikkakustannuspaikkaa).

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan 1.1.2025. Samalla kumotaan 1.1.2022 voimaantullut ohje Toimitilamenojen ja -tulojen kirjaaminen (VK/126222/00.00.00.01/2021).

Lisätiedot

Lisätietoja toimitilamenojen ja -tulojen kirjauskäytännöistä antaa Valtiokonttori, puh. 0295 50 2000, sähköposti ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Lisätietoja valtion toimitilastrategiaan liittyvistä asioista ja HTH-tietopalvelusta antaa Senaatti-kiinteistöt, hth (at) senaatti.fi.

Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka

Taloushallintoasiantuntija Sini Pesonen

Tiedoksi

Valtiontalouden tarkastusvirasto, Senaatti-kiinteistöt

Yleistä

Toimitilakustannusten seuraaminen HTH-tietopalvelussa

Suomen valtion toimintaan tarvittavat toimitilat ovat yksi valtion merkittävimmistä menoeristä. Senaatti-kiinteistöt vastaa valtion tilahallinnosta. Vastuu merkitsee mm. toimitilakustannusten seuraamista, niihin mahdollisuuksien mukaan vaikuttamista sekä virastojen ja laitosten tukemista toimitiloihin liittyvissä tehtävissä. Tätä varten Senaatti-kiinteistöt kerää ajantasaista tietoa valtion toimitilakannasta. Tietoa kerätään esimerkiksi toimitilojen sopimuksista, käyttötarkoituksista, tilatyypeistä ja kustannuksista.

Hallinnon tilahallinta -tietopalvelu (jatkossa HTH-tietopalvelu) on Senaatti-kiinteistöjen tarjoama toimitilajohtamisen palvelu toimitiloja koskevan päätöksenteon, ohjauksen ja suunnittelun tueksi.

Kirjanpitoyksiköt ylläpitävät tilatietoja HTH-tietopalvelussa, jossa tehdään toimitilakustannusten laskentaa ja raportoidaan toimitilojen tilatyyppejä, vuokrasopimusten tilannetta sekä muita tiloihin liittyviä tunnuslukuja. Tietojen ylläpidon vastuu on jaettu Senaatti-kiinteistöjen ja kirjanpitoyksiköiden kesken.

Senaatti-kiinteistöt ylläpitää valtion omistamien rakennusten ja huoneistojen sopimustietoja sekä pohjakuvatietoja. Kirjanpitoyksikön vastuulla on ylläpitää toimitilojen käyttäjätietoa ja kirjata toimitilamenot ja -tulot valtion ja kirjanpitoyksikön raportointitarpeiden mukaisesti kirjanpitoyksikön toimipaikkakustannuspaikoille. Toimipaikkakustannuspaikka on kirjanpitoyksikön määrittämä toimintayksikkö, joka voi olla esimerkiksi alue tai rakennus. Toimipaikat on mallinnettu valtion yhteisessä seurantakohdemallissa toimintayksikköön. Toimipaikkakustannuspaikoille kirjatut toimitilamenot ja tulot siirtyvät automaattisesti Kiekusta kirjanpitoyksikön HTH-tietopalveluun, jossa ne jaetaan kirjanpitoyksikön toimintayksiköille. Toimintayksikkö on kirjanpitoyksikön ns. organisaatiorakennetta kuvaava yksikkö, joka käyttää tilaa. Toimintayksiköt ja henkilötiedot siirretään Kiekusta HTH-tietopalveluun kirjanpitoyksikön toimitilojen käyttäjätietojen seuraamisen mahdollistamiseksi.

Lisätietoja HTH-tietopalvelusta, valtion kiinteistöistä ja toimitiloista löytyy alla olevilta verkkosivuilta:

https://www.senaatti.fi/hallinnon-tilahallinta/

https://www.senaatti.fi/tietoa-meista/

https://www.tutkihallintoa.fi/valtio/valtio-toimitilat/

Toimitilakustannusten määritelmä

Toimitilakustannukset ovat kustannuksia, joita ei olisi, jos toimitilojakaan ei olisi. Toimitiloilla tarkoitetaan tässä ohjeessa myös toiminnan tiloja. Toimitilakustannusten seurannalla saadaan tietoa siitä mitä valtion toiminnassa käyttämät tilat maksavat. Toimitiloista aiheutuu vuokrien lisäksi muitakin kustannuksia. Toimitilakustannuksia ovat mm. sähkö- ja vesimaksut, ulkoalueiden hoidon kustannukset sekä tilojen vartiointi- ja siivouskustannukset. Lisäksi tilojen hallintatyöstä aiheutuu palkkakustannuksia.

Toimipaikkakustannuspaikalle kirjattavat toimitilamenot

Toimitilamenot kirjataan aina toimipaikkakustannuspaikoille. Toimipaikkakustannuspaikka sidotaan yhteiseen toimintayksikön rinnakkaishierarkiaan (Valtio kiinteistöt).

Valtio kiinteistöt -rinnakkaishierarkia on yhteinen toimintayksiköiden rinnakkaishierarkia, joka sisältää kirjanpitoyksiköiden toimipaikkakustannuspaikat. Rinnakkaishierarkiaa hyödynnetään tietojen siirrossa HTH-tietopalveluun ja sitä voidaan käyttää myös Kiekun BI-raportoinnissa.

Seuraavassa taulukossa on lueteltu liikekirjanpidon tilit, joille kirjattavat menot ovat lähtökohtaisesti toimitilakustannuksia ja jotka kirjataan jollekin toimipaikkakustannuspaikalle. Toimitilakustannusten kirjaamisessa käytettävät liikekirjanpidon tilit jakautuvat ulkoisiin ja sisäisiin tileihin. Sisäisille tileille kirjataan toiselta kirjanpitoyksiköltä (virasto, laitos), talousarvion ulkopuoliselta valtion rahastolta tai valtion liikelaitokselta tehty osto. Sisäisellä tilillä käytetään aina myös kumppanikoodia, joka kertoo kirjanpitoyksikön, rahaston tai valtion liikelaitoksen, jolta osto on tehty. Ulkoisille tileille kirjataan ne erät, joissa vastapuolena on joku muu kuin kirjanpitoyksikkö (virasto, laitos), rahasto tai valtion liikelaitos. Sisäisten tilien seurantataso on osittain ulkoisia tilejä karkeampi.

Kyseisiä tietoja käytetään valtion toimitilastrategian seurantaan ja kirjanpitoyksikön kustannuslaskentaan. Taulukossa luetellut liikekirjanpidon tilit muodostavat talousarviotalouden yhteisen toimitilakustannusten seurantatarpeen. Kirjanpitoyksikkö voi halutessaan seurata toimitilakustannuksiaan laajemminkin. Kirjanpitoyksikkö voi siis tarvittaessa kohdentaa toimipaikkakustannuspaikalle myös muita kuin alla olevassa taulukossa mainituille liikekirjanpidon tileille kirjattuja toimitiloista aiheutuvia menoja.

Toimipaikkakustannuspaikalle ei kuitenkaan kirjata kirjanpitoyksikön ydintoiminnasta aiheutuvia menoja. Esimerkiksi väylien ylläpidosta aiheutuvaa lämmön ja sähkön kulutusta ei kirjata toimipaikkakustannuspaikalle, sillä se ei ole toimitilasta aiheutuva kustannus.

Tilien tarkemmat selitteet löydät liikekirjanpidon tilikartasta, joka löytyy Valtiokonttorin Määräykset ja ohjeet -sivustolta.

Varsinaisten kokoustilojen lyhytaikaiset vuokraamiset siirretään HTH-tietopalveluun erityisesti esimerkiksi monitilaratkaisuissa, joissa virastoilla ei ole enää omaa kokouskeskusta, vaan kokoushuoneiden käytöstä maksetaan tuntiveloituksen perusteella. Muut satunnaiset toimitilojen vuokraukset, esimerkiksi virkistystoimintaa tai seminaari/koulutustilaisuuksia varten, voidaan kohdistaa varsinaisille organisaation toimintayksiköille ja toimintoon, joka vuokrauksen on aiheuttanut.

Mikäli kirjanpitoyksikkö katsoo tarpeelliseksi eritellä lyhytaikaiset toimitilojen vuokraukset liikekirjanpidossaan, voi se ottaa käyttöön liikekirjanpidontilin:

42020300 Muiden rakennusten vuokrat, lyhytaikaiset vuokrat (sisäinen tili vastaavasti 42028300 Muiden rakennusten vuokrat, lyhytakaiset vuokrat, sisäiset)

Toimitiloihin liittyvät palkkamenot

Toimitilojen hallintatyöhön kuluu henkilöresursseja, joista aiheutuu palkkakustannuksia. Jos ne ovat olennaisia (mitataan henkilötyövuosissa), ne voidaan käsitellä toimitilakustannuksina.

Esimerkiksi vain toimitilahallintoa tekevien henkilöiden toimintayksikkö voidaan sitoa toimipaikkakustannuspaikkojen tavoin Kiekun toimintayksikön rinnakkaishierarkiaan (Valtio kiinteistöt). Tällöin kaikki menot, jotka on kirjattu toimintayksikölle, siirtyvät HTH-tietopalveluun.

Toimipaikkakustannuspaikalle kirjattavat tulot

Toimitiloista voi aiheutua myös tuottoja. Vähintään kirjanpitoyksiköiden väliset toimitiloihin liittyvät tulot, kuten esimerkiksi vuokrat, kirjataan toimipaikkakustannuspaikoille.

Toiselta kirjanpitoyksiköltä (virasto, laitos) tai rahastolta saatujen toimitiloihin liittyvien tulojen kirjaaminen toimipaikkakustannuspaikalle on tärkeää, jotta valtiotasolla toimitilakustannuksiin ei sisälly kustannuksia useampaan kertaan. Kun tulot kirjataan toimipaikkakustannuspaikalle, kumoavat tulot ja menot toisensa niissä toimitiloissa, joissa on toinen kirjanpitoyksikkö tai rahasto alivuokralaisena.

Kirjanpitoyksikön omistamien tilojen menojen ja tulojen kirjaaminen

Eräillä valtioneuvoston asetuksen 242/2015 ^[1] 3 §:ssä luetelluilla kirjanpitoyksiköillä saa olla hallinnassaan valtion kiinteistövarallisuutta. Näiden ns. haltijavirastojen menojen kirjauksissa käytetään luvussa ”Toimipaikkakustannuspaikalle kirjattavat toimitilamenot” kuvattujen tilien lisäksi seuraavia liikekirjanpidon tilejä.

*Poistot siirtyvät Kiekusta HTH-tietopalveluun vain jos käyttöomaisuudessa (käyttöomaisuusyksikkö) käytetään toimipaikkakustannuspaikkaa. Tämä ohje on tullut ensimmäisen kerran voimaan 1.1.2017, mikä tarkoittaa sitä, että koskee tältä osin vain uutta kiinteistövarallisuutta.

Kirjanpitoyksikön omistamista tiloista voi aiheutua myös tuottoja. Vähintään kirjanpitoyksiköiden väliset toimitiloihin liittyvät tulot tulee kirjata toimipaikkakustannuspaikoille. Ks.
Toimipaikkakustannuspaikalle kirjattavat tulot.

Toimitilamenojen kirjaaminen toimipaikkakustannuspaikoille

Toimitilamenot kirjataan aina toimipaikkakustannuspaikoille. Menot kirjataan lähtökohtaisesti sen rakennuksen toimipaikkakustannuspaikalle, joka toimitilakustannuksen aiheuttaa. Kustannusten kirjaamisessa toimipaikkakustannuspaikoille tulee kuitenkin huomioida tiedon taloudellinen tuottaminen ja oleellisuus.

HTH-tietopalveluun on mallinnettu maantieteellinen hierarkia kirjanpitoyksikön toimipaikoista (ks. alla oleva kuva).

Tietyissä tapauksissa toimitilamenot voidaan kirjata rakennustasoa karkeammalla tasolla (alue / suuralue), jolloin kustannukset kohdennetaan rakennustasolle HTH-järjestelmässä sinne rakennetun toimipaikkahierarkian avulla. Tällöin esimerkiksi ”Alue 2”:lle kirjatut menot kohdentuvat HTH-tietopalvelussa laskennallisesti kyseisen alueen rakennuksille ja viraston toimintayksiköille. HTH-tietopalvelussa esimerkiksi ”Alue2”-tasolle kohdennettu siivouskustannus jakautuu Alueen 2 rakennusten tiloille niiden tilaluokkakohtaisten painotusten ja pinta-alojen mukaan. Tämä menettely johtaa laskennallisesti oikeudenmukaisempaan lopputulokseen kuin se, että siivouskustannukset jaettaisiin rakennuksille ja tiloille vain pinta-alojen suhteessa. Esim. laboratoriotila on kalliimpi siivota kuin samankokoinen käytävätila.

Esimerkki 1: Maapohjan vuokra kirjataan aluetasolle, jos vuokratulla maa-alueella on useita rakennuksia (toimipaikkakustannuspaikka 3010125003 Alue 2).

Jos taas alueella on vain yksi rakennus, eli kustannus kohdistuu suoraan yhdelle rakennukselle, kirjataan vuokra rakennuksen kohdenumerolle (toimipaikkakustannuspaikka 3010126004 Rakennus A).

Esimerkki 2: Jätekustannukset / siivouskustannukset / vartiointikustannukset / kiinteistösähkö voidaan useissa tapauksissa kirjata alue- tai suuraluetasolle. Näin voidaan toimia silloin, kun sopimus koskee aluetta / suuraluetta ja kustannusten jakautuminen laskennallisesti useammalle rakennukselle antaa riittävän ja oikean kuvan yksittäisen rakennuksen kustannuksista.

Kirjanpitoyksikkö päättää, mille toimipaikkahierarkian tasolle kustannukset kohdistetaan. Kun arvioidaan voidaanko kustannukset kohdentaa hierarkian ylemmille tasoille on huolehdittava, että erikoistapaukset eivät aiheuta vääristymää kustannusten kohdistumisessa kiinteistöjen välillä. Esimerkiksi erikoistilojen, (kuten laboratorioiden) siivouskustannukset, jotka poikkeavat suuruudeltaan merkittävästi tavanomaisten tilojen siivouskustannuksista, on kirjattava oikealle rakennukselle.

Jos sopimus koskee yksittäistä rakennusta, kirjataan kustannukset suoraan tälle rakennuksen kohdenumerolle (esimerkiksi toimipaikkakustannuspaikka 3010127005 Rakennus B).

Toimitilatoteumatietojen siirto Kiekusta HTH-tietopalveluun

Toteumatietojen siirrossa Kiekusta HTH-tietopalveluun siirretään ainoastaan 3- ja 4- alkuisten liikekirjanpidon tilien saldot kirjanpitoyksikön toimipaikkakustannuspaikoilta, jotka on sidottu sidottu yhteiseen Valtio kiinteistöt -rinnakkaishierarkiaan.

Seurantakohteet, joiden kombinaatioiden toteumat siirretään HTH-tietopalveluun:

1. Kirjanpitoyksikkö

Esim: Valtiokonttori 3010

2. Liikekirjanpidon tili (vain 3- ja 4-alkuiset liikekirjanpidon tilit)

Esim: 42020001 Muiden rakennusten vuokrat

3. Toimipaikkakustannuspaikka

Esim: 3050534206 Haapaniemenkatu 4A H

4. Kirjattu eurosumma

Esim: 35 000 euroa

Automaattinen tiedonsiirto tapahtuu kerran kuukaudessa ilman manuaalisia operaatioita tai tarkistuksia. Tästä syystä on tärkeää, että kirjaukset tehdään johdonmukaisesti ja yhdenmukaisella tavalla.

Muut siirrot Kiekusta HTH-tietopalveluun

Toimitilatoteumien lisäksi HTH-tietopalveluun siirretään Kiekusta kaikki kirjanpitoyksikön toimintayksiköt ja tilahallintaa varten tarvittavat henkilötiedot:

1. Kiekussa olevien kirjanpitoyksiköiden kaikki toimintayksiköt

2. Valtio kiinteistöt -toimintayksikön rinnakkaishierarkia

3. Henkilötiedot

Henkilötiedot sisältävät mm. toimintayksikön, jonka avulla HTH-tietopalvelun tilatietoja täydennetään esimerkiksi henkilötilatehokkuuslaskentaa varten. Perustellusta syystä, kuten tietoturvasyistä, henkilötietoja voidaan jättää siirtämättä HTH-tietopalveluun.

Tietojen avulla kirjanpitoyksikön on mahdollista ylläpitää HTH-tietopalvelussa omien toimitilojen käyttäjätietoja. Kun käyttäjätiedot ovat ajan tasalla, toteutuneet toimitilakustannukset jyvittyvät oikeille toimintayksiköille tilankäytön mukaisesti.

Tietojen siirto tapahtuu joka arkiyö.