Tilitiedoille tehtäviä tarkistuksia

Tähän ohjeeseen on koottu tarkistuksia, joilla voidaan varmistaa tilitietojen oikeellisuutta sekä tilikauden aikana että tilinpäätöksessä.

Ohjeessa kuvattujen tilitietojen tarkistusten lisäksi on hyvä varmistua siitä, että:

• palkkausmenoja, erityisesti virkaan nimitettyjen virkamiesten palkkausmenoja, ei ole maksettu talousarvion vastaisesti

• siirtomenoja ei ole maksettu talousarvion vastaisesti toimintamenomäärärahasta tai muulta kulutusmenomomentilta eikä kulutusmenoja siirtomenomomentilta

• bruttobudjetoidulle menomomentille ei ole kirjattu tuloja talousarvion vastaisesti

Lisätietoa löytyy Valtiokonttorin antamista määräyksistä, ohjeista ja kirjanpidon käsikirjasta (Valtiokonttorin kotisivuilla).

Tämä ohje korvaa Valtiokonttorin 27.9.2018 antaman ohjeen.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorista puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi.

Ennen kuukauden kirjanpidon valmistumista tehtäviä tarkistuksia

Tilit, joilla tulee olla yhteinen aikataulu vastakirjanpitoyksikön kanssa

• 19910 Lähetteiden tili
• 20830 Hallinnan siirrot
• 20840 Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot

Tilien tulee mennä tasan keskuskirjanpidon tasolla, joten on huolehdittava, että kirjaukset näille tileille tehdään saman kuukauden kirjanpitoon kirjanpitoyksikössä ja vastakirjanpitoyksikössä.

Virhetilit

Virhetileillä 29900 ja 29990 sekä 698 ja 699 tulee nettokertymän olla nolla. Jos saldoja jää, ne on selvitettävä ja korjattava mahdollisimman pian.

Kaikki muutkin havaitut virheet on korjattava ennen kuukauden valmistumista.

Muita tarkistuksia

• Osakirjanpidot täsmäävät pääkirjanpidon kanssa.
• Täsmäytyslaskelma ei erota.
• Tilien saldot ovat ”oikeanpuoleisia” eli kulut ja vastaavaa puolen tilit ovat pääsääntöisesti debet-saldoisia, ja tuotot ja vastattavaa puolen tilit ovat kredit-saldoisia.
• Rahatilien saldot ovat kirjanpidossa tiliotteen mukaiset.
• Poistot on kirjattu juoksevasti kuukausittain.

Muita tarkistuksia tilikaudella

Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset

Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset (LKP-tilit 41020 ja 41130) on kirjattu joko samalle momentille, jolta palkka on maksettu (pääsääntö) tai jos em. momentti ei ole voimassa, joko hallinnonalan 12-alkuiselle muiden tulojen TaKP-tilille tai TaKP-tilille 12.39.10 Muut sekalaiset tulot.

Siirrettyjen määrärahojen peruutukset

• Lisätalousarvioissa voimaan tulleet siirtomäärärahojen peruutukset tulee tehdä kirjanpitoyksikön kirjanpitoon lisätalousarvion voimaantulon yhteydessä.
• Tilintarkastuskertomuksessa mainitut määrärahojen peruutukset tulee tehdä kirjanpitoyksikön kirjanpitoon mahdollisimman pian.
• LKP-tili 99100 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on vain tiliöintiyhdistelmässä, jossa TaKP-tili on 4-alkuinen siirretty määräraha tai 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset.
• TaKP- tilillä 12.39.04. Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on tuloutuksia vain LKP-tilillä 99100 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset.

Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden myyntitulot

• Osakkeiden myyntitulot on kirjattu talousarviotilille 13.03.01. Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden myyntitulot, sekä 3-alkuisille tuottotileille.
• Muiden omistus- ja yritysjärjestelyistä aiheutuvien menojen sekä valtion osakemyynteihin ja omistajaohjaukseen liittyvien, muiden kuin toimintamenomomentille kuuluvien menojen maksamista varten talousarviossa voi olla erillinen momentti, esimerkiksi 23.10.88 Osakehankinnat. Tarkistettava aina talousarviosta.
• Pääomanpalautukset on kirjattu talousarviotilille 13.03.01. sekä niille LKP-tileille, joille pääoma on alun perin kirjattu tiliryhmiin/LKP-tileille:
  • 130 Käyttöomaisuusarvopaperit
  • 131 Sijoitukset liikelaitoksiin
  • 13620 Pääomalainasaamiset ja muut vastaavat oman pääoman ehtoiset sijoitukset
  • 13630 Yliopistot
• Rahana saadut osingot on kirjattu tuloksi tiliöintiyhdistelmässä LKP-tili 50900 Osingot ja TaKP-tili 13.03.01. Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot.
• Muuna kuin rahana (esim. arvopapereina) saadut osingot on kirjattu tuotoksi LKP-tilille 50900 Osingot, ja omaisuuden/varallisuuden lisäykseksi arvopapereiden LKP-tilille, ei talousarviotuloksi.

Yhteisöhankintojen sekä maahantuonnin arvonlisäverotuotot ja arvonlisäverokulut

• LKP-tililajin 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot -tileillä nettokertymät yhteensä ovat yhtä suuret kuin LKP-tilin 93100 Arvonlisäverokulut yhteisöhankinnoista nettokertymä.
• LKP-tililajin 924 Maahantuonnin arvolisäverotuotot -tileillä nettokertymät yhteensä ovat yhtä suuret kuin LKP-tilin 93300 Arvonlisäverokulut maahantuonnista nettokertymä.
• LKP-tililajin 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja 924 Maahantuonnin arvonlisäverotuotot tilien kanssa esiintyy vain TaKP-tili 11.04.01. Arvonlisävero.
• LKP-tilin 93100 Arvonlisäverokulut yhteisöhankinnoista sekä LKP-tilin 93300 Arvonlisäverokulut maahantuonnista kanssa esiintyy vain asianomaisen hallinnonalan yleinen arvonlisäveromenomomentti tai momentti, jolle arvonlisävero on budjetoitu. Poikkeus: siirtotalouden kulut yhteisöhankinnoista

Arvonlisäverokirjaukset kulutusmenomomenteille

Kulutusmenomomenteilla 01 – 28 ei ole alv-kirjauksia ellei momentin perusteluissa ole tästä mainintaa.

Arvonlisäverokulut

• LKP-tiliryhmän 93 Suoritetut arvonlisäverot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain:
  • alv-menomomentti 29,
  • verollisena budjetoitu momentti (30-69 ja 80-99),
  • kulutusmenomomentteja, joiden perusteluissa on maininta arvonlisäveron maksamisesta kyseiseltä momentilta (budjetoitu arvonlisäveroineen) tai
  • TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot.
• TaKP:n alv-menomomentilla 29 on vain:
  • tiliryhmään 93 Suoritetut arvonlisäverot kuuluvia kuluja
  • tiliryhmään 82-83 kuuluvia siirtotalouden kuluja (edellyttäen että ko. kulu on budjetoitu kulutusmenomomentille)
  • käsikirjan luvussa 5.3 – 5.9 mukaisia kirjauksia (LKP-tilit 49070 ja 49080)
  • maksettuja ennakoita (budjetoitu maksuperusteella)
  • muuta pitkäaikaista saatavaa

Arvonlisäverotuotot

LKP-tililajien 920 Perityt arvonlisäverotuotot, 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja 924 Maahantuonnin arvonlisäverotuotot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain

• TaKP-tili 11.04.01. Arvonlisävero
• TaKP-tili 600 Talousarviotilille kirjaamista odottavat talousarviotulot (ennakkomaksuun liittyvä alv-tuotto)

Talousarviokirjanpidon 6-alkuiset tilit

• Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot eivät ole menoja (tilit 600 ja 610).
• Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot eivät ole tuloja (tilit 620 ja 630).

Talousarvion ulkopuolella olevan rahaston yhdystili

Talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston yhdystilin saldo on yhtä suuri kuin rahaston yhdystilin saldo sitä ”hoitavan” kirjanpitoyksikön kirjanpidossa.

Määrärahat

• Talousarviossa myönnettyjä määrärahoja ei saa ylittää. Poikkeuksena ovat arviomäärärahat, joihin on ylityslupa.
• Nettobudjetoidut momentit voidaan ylittää varainhoitovuoden aikana, mutta ei enää tilinpäätöksessä.
• Jakamattomien määrärahojen käyttöä on seurattava kuukausittain.
• Jakokirjeillä saadut määrärahat on vietävä juoksevasti kirjanpitoon varainhoitovuoden aikana. Viraston tulee sisäisellä ohjeistuksella ja valvonnalla varmistaa, että jakopäätösasiakirjat tulevat kirjanpitoyksikössä tiedoksi myös taloushallintoon sekä Palkeille.
• Tilijaottelu- ja alkusaldomuutoslomakkeet sekä arviomäärärahojen ylitysluvat on toimitettava Valtiokonttoriin ja muille asianosaisille mahdollisimman nopeasti

Muita tarkistuksia

• Valmistus omaan käyttöön on kirjattu neljännesvuosittain taseeseen aktiivoiksi keskeneräisten hankintojen tilille.
• LKP-tiliryhmän 99 Tekniset tilit tilien nettokertymä on nolla tileittäin.
• LKP-tileillä 20000 Valtion pääoma 1.1.1998, 20700 Edellisten tilikausien pääoman muutos tai 20900 Tilikauden tuotto-/kulujäämä ei ole toteutumatietoja. Poikkeus: kirjanpitoyksikön lopettamisesta aiheutuvat kirjaukset.

Tarkistuksia tilinpäätöksessä

Tilit, joiden loppusaldojen tulee olla nolla

• LKP-tililajien 134, 135, 136, 137, 138, 139, 160, 171, 172, 175, 181, 183, 188 ja 189 (sijoitusten) 10-loppuiset tilit sekä lkp-tili 17130
• LKP-tililajin 199 Sisäisen rahaliikkeen tilit lukuun ottamatta tiliä19980 Rahaliikkeen selvittelytili (T)
• Lainojen lyhennystilit 25320, 25340, 25360, 25410, 25430 ja 25450
• LKP-tili 25830 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät tulot
• LKP-tili 26200 Epäselvät erät (T)
• Virhetilit (29900, 29990, 698 ja 699) tileittäin ja tiliöintiyhdistelmittäin
• TaKP-tili 610 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot
• TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot

Liikekirjanpidon tilit, joilla tulee olla saldoa

• ”Työnantajasuoritusten” tilit; ainakin tilit 25800, 25810, 25820, 25920, 25930 ja 25960.
• LKP-tilien 15090 Muut aineet ja tarvikkeet, 15210 Valmiit tavarat, 15280 Maa-alueet ja 15290 Muu valmis vaihto-omaisuus yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 40900 Aine-, tarvike- ja tavaravaraston lisäys(-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä. Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen.
• LKP-tilien 15100 Keskeneräiset tiehankkeet, 15190 Muut keskeneräiset tuotteet ja 15200 Valmiit tuotteet yhteenlasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 46000 Valmistevarastojen lisäys (-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä. Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen tai kun kirjataan valtionavuksi katsottavien menojen siirtoja siirtotalouden kuluksi.
• LKP-tilien 41080 Lomapalkkavelan muutos ja 41180 Lomapalkkojen henkilöstösivukuluvelan muutos) yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 26110 Lomapalkkavelka tai tilin 26140 Lomapalkkavelka (T) nettokertymä. Poikkeus: kirjanpitoyksikkömuutokset.

Muita tilinpäätöksessä huomioitavia asioita

• LKP-tilillä 39900 Talousarvion ulkopuoliset tuotot on toteutumia vain ilman TaKP-tiliä.
• ”Tarpeettomat” ja tilinpäätöksessä vanhenevat siirretyt määrärahat on peruttu, tuloutus tuloarviotilille 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. Katso myös kohta Siirrettyjen määrärahojen peruutukset.
• Nettobudjetoidulla momentilla määrärahan siirto seuraavalle varainhoitovuodelle saa olla enimmillään määrärahan määrä.
• Määrärahan siirto on määrärahan käyttöä (talousarvion toteutumalaskelma).
• Määrärahan siirto tehdään talousarvion tilijaottelun tarkkuudella eli tilijaottelun alimmalla erittelytasolla.
• Määrärahan siirto tehdään aina talousarviokirjanpidon tililtä siitä muodostetulle 4-alkuiselle siirretyn määrärahan tilille. Tarkistettava, ettei uudella siirretyn määrärahan tilillä ole muita kirjauksia kuin määrärahan siirto.
• Jos kuluvan vuoden siirtomäärärahaa jää käyttämättä, eikä sitä siirretä, niin ei toimenpiteitä (ei tulouteta).