Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot

Tilauksesta perintään -prosessin hyvät käytännöt

Valtion taloushallinnonstrategia 2020 edellyttää, että taloushallinnon prosesseja kehitetään ja työnjakoja selkeytetään. Tässä ohjeessa kuvataan tilauksesta perintään -prosessin osa-alueisiin liittyviä tehtäviä. Ohje on laadittu yhteistyössä Valtiokonttorin ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (jäljempänä Palkeet) kanssa.

Ohjeen tavoitteena on ohjata kirjanpitoyksiköitä yhtenäistämään toimintatapoja tilauksesta perintään -prosessin osa-alueiden sisällä. Ohjeessa on myös selkiytetty Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välistä työnjakoa.

Valtiokonttori on tänään päivittänyt ohjeen tilauksesta perintään -prosessin hyvistä käytännöistä. Ohjeen tavoitteena on ohjata ja tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää, mitkä ohjeessa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä.

Ohje tarkentaa lisäksi Valtiokonttorin 23.10.2018 antamaa määräystä Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa.

Voimaantulo

Tällä ohjeella kumotaan Valtiokonttorin 31.10.2018 antama ohje VK/1257/00.00.00.01/2018.

Päivitetty ohje tulee voimaan välittömästi.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvissä asioista saa Valtiokonttorin T3 -toimialalta, puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Maksuliikepäällikkö                                                                    Keijo Kettunen

Taloushallintoasiantuntija                                                        Anni Koskinen

Tiedoksi
Valtiontalouden tarkastusvirasto

1 Yleistä

1.1 Ohjeen tavoite ja soveltamisala

Valtion taloushallinnon strategian 2020 keskeinen tilauksesta perintään -prosessia koskeva tavoite on Palkeiden käyttöasteen lisääminen prosessissa 30 %:iin. Kieku-hankkeessa on asetettu tavoitteeksi parantaa valtion taloushallinnon tuottavuutta 20 %. Lisäksi hallituksen toimintasuunnitelmassa vuosille 2017 – 2019 on yhtenä kärkihankkeen tehtävänä julkishallinnon verkkolaskutuksen vauhdittaminen.

Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä esittelemällä hyviä käytäntöjä sekä ohjeistaa kirjanpitoyksiköitä ja Palkeita. Niiden tavoitteena on yksinkertaistaa ja sujuvoittaa tilauksesta perintään -prosessin tehtävien toteutusta kirjanpitoyksiköissä siten, että tehtävät voidaan toteuttaa laadukkaasti nykyistä vähemmällä henkilötyöllä. Tavoitteena on myös kannustaa kirjanpitoyksiköitä keskittämään tehtävien toteutusta ja yhtenäistämään toimintatapoja. Hyvät käytännöt tukevat myös kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden yhteistyötä.

Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön.

Ohjetta sovelletaan valtion maksuperustelain (21.2.1992/150) alaisiin suoritteisiin. Ohjetta tulee soveltaa myös muihin suoritteisiin ja niitä koskeviin sopimusehtoihin, ellei erityislaeista, asetuksista tai voimassaolevista sopimuksista muuta johdu.

Ohje koskee koko prosessia, siihen liittyviä alaprosesseja ja muita prosessiin liittyviä yksityiskohtia. Ohje on tarkoitettu koskemaan, soveltuvin osin, kaikkia järjestelmäympäristöjä sekä kaikkia kirjanpitoyksikköjä riippumatta siitä, kuinka suuri osa tilauksesta perintään -prosessista on siirretty Palkeiden hoidettavaksi.

Tilauksesta perintään -prosessialue muodostuu seuraavista kokonaisuuksista:

1. Perustietojen ylläpito

• nimikerekisterin ylläpito
• asiakasrekisterin ylläpito

2. Myyntilaskujen käsittely

3. Myyntireskontran hoito

• suoritusten käsittely

4. Saatavien valvonta

• maksukehotukset
• viivästyskorkolaskutus

5. Perintä

6. Tilauksesta perintään kaudenvaihde

1.2 Vastuunjakotaulukot

Valtiokonttori määrää ja ylläpitää taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jaosta palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä. Vastuunjakotaulukossa kuvataan tilauksesta perintään -prosessin vastuut kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välillä prosessin eri vaiheissa.

Voimassa oleva vastuunjakotaulukko on julkaistu Valtiokonttorin kotisivuilla.

1.3 Tuottavuusseuranta

Valtiokonttori seuraa neljännesvuosittain tilauksesta perintään -prosessialueen tuottavuuden kehitystä niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka käyttävät laskutukseen Kiekua, tai joilla on myyntireskontra- tai kirjanpitoliittymä Kiekuun. Seurannassa käytetään seuraavia tuottavuusmittareita:

• Verkkolaskujen lähetysprosentti (verrattuna tavoiteprosenttiin)
• Maksukehotusten määrä (verrattuna lähetettyihin laskuihin)
• Korkolaskujen määrä (verrattuna lähetettyihin laskuihin)
• Viitteettömien suoritusten osuus/manuaalisesti Palkeissa kohdistettavat (verrattuna lähetettyihin laskuihin)
• Virheellisten laskutuspyyntöjen osuus (verrattuna lähetettyihin laskuihin)
• Maksunpalautusten osuudet (verrattuna keskenään sekä lähetettyihin laskuihin)

Tuottavuusseurannan mittarit ja tulokset julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla.

Tuottavuusseurannalla on tarkoitus löytää toimintamalleja, jolla tilauksesta perintään prosessissa saadaan henkilötyövuosisäästöjä. Tuottavuusseurannassa tarkastellaan myös tehtäviä, joita voidaan siirtää toiminnan tehostamiseksi kirjanpitoyksiköstä Palkeille. Kirjanpitoyksikön tulee arvioida omaa laskutusprosessiaan sekä kehittää sitä yhteistyössä Palkeiden kanssa.

1.4 Verkkolasku- ja digitaalisesti käsiteltyjen myyntitapahtumien tavoitteet

Valtiolle on asetettu vuosittaiset verkkolaskutavoitteet. Tavoitteet ja toteutumat on kuvattu alla olevassa taulukossa:

Kirjanpitoyksikön tulee omalta osaltaan huolehtia siitä, että vuosittainen verkkolaskutavoite saavutetaan.

Valtiokonttori seuraa aktiivisesti kirjanpitoyksiköiden verkkolaskun lähetysprosenttia. Mikäli verkkolaskuprosentti on alle tavoitteen, pyytää Valtiokonttori kirjanpitoyksiköltä selvitystä tähän sekä toimenpidesuunnitelmaa tavoitteen saavuttamiseksi.

Palkeet on ottanut käyttöön kirjanpitoyksiköille kuluttajaverkkolasku- ja suoramaksutoiminnallisuuden. OmaPosti -palvelua (ent. NetPosti) käyttävät voivat saada laskunsa sinne. Kuluttajaverkkolasku ja suoramaksu ohjataan kuluttajan verkkopankkiin. OmaPosti on sähköinen postilaatikko, jossa paperilaskulla lähtevä lasku ohjataan sähköisessä muodossa tähän postilaatikkoon. Mikäli kuluttaja on tilannut laskun kuluttajaverkkolaskuna verkkopankkiin ja hänellä on sen lisäksi käytössä OmaPosti, ohjataan lasku verkkolaskuna verkkopankkiin. Kuluttajaverkkolaskulla ja OmaPostilla vastataan kuluttajien toiveeseen saada lasku verkkolaskuna sekä säästetään laskun lähettämisen kustannuksissa. Verkkolasku on lisäksi neljä kertaa ympäristöystävällisempi kuin paperilasku. Kirjanpitoyksikön tulee aktiivisesti viestiä tästä mahdollisuudesta kuluttajille esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, kotisivuillaan sekä muussa viestinnässä.

Valtion virastoilla on jatkossa mahdollisuus ohjata lasku myös Suomi.fi-viestit palveluun. Palvelun käyttöönotto on pilotissa ja lisätietoja käyttöönotosta saa osoitteesta verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi. Palvelu otetaan käyttöön vuoden 2020 aikana ja tästä tiedotetaan erikseen lähempänä käyttöönottoajankohtaa.

Valtiokonttori julkaisee seuraavia verkkolaskuun liittyviä tilastoja:

• Valtion maksuliike ja kassanhallinta-työtilassa (Tiedostot > Laskujenvälitys > Tilastot ja kuukausiraportit) on Postin tuottama kuukausitilasto hallinnonala-, kirjanpitoyksikkö- ja laskutusjärjestelmätasolla kuukauden aikana välitetyistä laskuista (verkkolaskut, tulostus). Raportilla on nähtävissä myös laskujenvälityksestä aiheutuneet transaktiokulut. Raportti on turvaluokiteltu suojaustasolle IV.
• Valtion Verkkolaskutilastoja-sivuilla on kuukausittainen verkkolaskutilasto hallinnonala- ja kirjanpitoyksikkötasolla sekä valtiotasoinen palveluraportti verkkolaskun kehityksestä vuodesta 2012 raportointihetkeen.

1.5 Verkkolaskun lähettäminen ulkomaiselle asiakkaalle

Osalla ulkomaisista yritysasiakkaista on mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja. Verkkolaskun lähettäminen ulkomaiselle yritysasiakkaalle edellyttää, että asiakkaan välittäjällä on yhdysliikennesopimus Postin alihankkijan OpusCapitan kanssa tai asiakkaan välittäjä on mukana Peppol-verkostossa.

1.6 Verkkolaskudirektiivi

Verkkolaskudirektiivin (2014/55/EU) ja Lain 241/2019 myötä on verkkolaskun sisältöön tulossa ns. Eurooppa-normi (semanttinen malli), jossa laskun tietosisältöä on jokin verran laajennettu nykyisestä. Eurooppa-normin vaatimukset on huomioitu Finvoicen ja TEAPPSin 3.0 versioissa. Eurooppa-normista on tehty myös julkishallinnon soveltamisohje, jossa joidenkin tietokenttien käyttöä on tarkennettu. Linkki Finvoice/ TEAPPS 3.0 vastaavuustaulukkoon sekä julkishallinnon soveltamisohje löytyvät Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivustolta.

Valtiolla on toteutettu valmius vastaanottaa Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja 1.4.2019 alkaen. Oikeus vaatia Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja astuu voimaan 1.4.2020, jolloin verkkolaskun lähettäjillä pitää olla kyvykkyys Eurooppa-normin mukaisten laskujen lähettämiseen, jos asiakkaana on julkishallinnon organisaatioita. Kieku tietojärjestelmän laskutusosio tullaan päivittämään Eurooppa-normia vastaavaksi 1.4.2020 mennessä.

1.7 Suomi.fi-maksut eli verkkomaksamispalvelu

Tilauksesta perintään prosessissa voidaan hyödyntää myös verkkomaksamista, joka poistaa tarpeen perustietojen ylläpidon, myyntilaskutuksen ja saatavien valvonnan prosesseilta.

Valtiokonttorin hallinnoima Suomi.fi-maksut palvelu tarjoaa asiakasorganisaatioiden digitaalisiin asiointipalveluihin yhtenäisen ja turvallisen verkkomaksupalvelun sekä siihen liittyvän keskitetyn tuen ja palveluhallinnan. Maksut-palvelun avulla loppukäyttäjät voivat maksaa verkkomaksuja julkishallinnon organisaatioille (esim. valtion viranomaisille ja kunnille) helposti asiointipalvelussa asioimisensa yhteydessä.

Suomi.fi-maksut palvelun käyttövelvollisuus on kuvattu laissa hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista 571/2016.

Lisätietoa Suomi.fi-maksut palvelusta ja sen käyttöönotosta Valtiokonttorin Suomi.fi-maksut eli verkkomaksamispalvelun verkkosivuilta.

2 Perustietojen ylläpito

2.1 Nimikerekisteri

Kiekussa ylläpidetään valtiotasoista nimikerekisteriä. Kirjanpitoyksiköllä, jolla on säännöllistä laskutusta tai muuta ennalta tiedettävää laskutusta, on oltava myytäviin suoritteisiin liittyvä hinnasto ja tästä tulee olla maininta taloussäännössä. Taloussäännössä tulee olla tieto siitä, kuka ylläpitää ja hyväksyy hinnaston. Hinnaston tulee sisältää suoritteen tai tuotteen/palvelun nimi, hinta, liikekirjanpidon tili, talousarviotili ja ALV-kanta. Hinnaston nimiketiedot viedään myös laskutusjärjestelmään.

Laskutuksen tulee perustua hyväksyttyyn hinnastoon Valtiokonttorin antaman määräyksen Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa mukaisesti. Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että hinnastossa olevat tiedot ovat aina ajan tasalla.

Jos kirjanpitoyksikkö laskuttaa kertaluonteisesti tuotteesta tai palvelusta, joka ei perustu hyväksyttyyn hinnastoon, tulee suoritteen hinta ja tiliöinti hyväksyä kirjanpitoyksikössä ennen laskutusta kirjanpitoyksikön taloussäännössä määrätyllä tavalla. Kirjanpitoyksikössä on varmistuttava sisäisen valvonnan keinoin siitä, että tulojen kantamisen menettelyt ovat asianmukaiset ja kirjanpitoyksikölle kuuluvat tulot saadaan oikea-aikaisesti, oikeamääräisenä ja asianmukaisesti perittyä.

Valtiokonttori suosittelee, että nimikkeiden perustaminen ja ylläpito tehdään kirjanpitoyksikössä keskitetysti. Tällä voidaan varmistua nimikerekisterin yhtenäisyydestä ja siitä, ettei perustamisessa tai muutoksissa tehdä turhaa työtä, kuten esimerkiksi toisiaan vastaavien nimikkeiden perustamista. Kiekun nimikerekisteri on kaikille kirjanpitoyksiköille yhteinen ja sinne perustettuja nimikkeitä voidaan laajentaa usean eri organisaation käyttöön. Palkeet vastaa nimikerekisterin ylläpidosta Kieku-järjestelmässä kirjanpitoyksiköiden ilmoittamien nimike- ja hinnastotietojen mukaisesti.

2.2 Asiakasrekisteri

Kiekussa ylläpidetään valtiotasoista yhteistä asiakasrekisteriä. Kieku ei kuitenkaan ole asiakastietojen Master, koska asiakastietoja toimitetaan myös kirjanpitoyksikköjen substanssijärjestelmistä.

Ennen uuden asiakkaan perustamista varmistetaan, löytyykö asiakas yhteisestä asiakasrekisteristä (asiakas ei ole minkään viraston asiakas asiakasrekisterissä).

Yritysasiakkaat perustetaan asiakasrekisteriin aina YTJ:ssä olevalla virallisella nimellä. Mikäli YTJ:ssä asiakkaalla on C/O -osoite, lisätään Nimi2 kenttään laskun vastaanottajan tieto. Osastojen, henkilöiden tai aputoiminimien tiedot annetaan varsinaisessa laskutusaineistossa, esimerkiksi viitteenne-kentässä ja näitä tietoja ei tallenneta asiakasrekisteriin.

Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että asiakasrekisterissä on verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus kaikille niille asiakkaille, joilla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Rekisteriä on päivitettävä säännöllisesti. Mikäli kirjanpitoyksikön asiakasrekisteriä ylläpidetään Kiekussa, vastaa Palkeet tietojen päivityksestä.

Verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen voi tarkistaa Verkkolaskuosoite.fi-palvelun osoitteistosta. Verkkolaskuosoitteita voi hakea asiakkaan nimellä tai y-tunnuksella. Verkkolaskuosoitteisto on mahdollista ladata myös kokonaisuudessaan csv:nä tai xml-muodossa. Kirjanpitoyksikkö tilaa ja maksaa itse osoitteiston latausoikeuden oheisesta
linkistä. Tarkemmat ohjeet latausoikeuden tilaamisesta löytyvät Laskujen välityksen palvelukäsikirjan osiossa 5 Myyntilaskutus (Valtion maksuliike ja kassanhallinta > Tiedostot > Laskujenvälitys > Palvelukäsikirja).

Kuluttaja-asiakas perustetaan asiakasrekisteriin muodossa sukunimi etunimi. Kuluttaja yksilöidään asiakasrekisteriin henkilötunnuksen avulla. Tietosuojalain 29 §:n mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. velallisen yksilöimisessä, luotonannossa ja saatavan perinnässä. Yksityisestä elinkeinoharjoittajasta tulee ilmoittaa y-tunnuksen lisäksi myös henkilötunnus. Ulkomaisista kuluttaja-asiakkaista, joilla ei ole henkilötunnusta, tulee ilmoittaa syntymäaika.

Velallisen yksilöinnin lisäksi henkilötunnusta käytetään kuluttajan verkkolaskuosoitteen päivittämisessä ja laskujen ohjaamisessa Suomi.fi-viestit palveluun (vuonna 2020). Tästä johtuen asiakasrekisterissä pitää olla tallennettuna kuluttaja-asiakkaan henkilötunnus. Valtiokonttori tulee antamaan joulukuussa määräyksen henkilötunnuksen toimittamisesta asiakasrekisteriin (VK/1275/00.00.01.06.00/2019).

Asiakasrekisterin ylläpitäjän on huolehdittava, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti asiakasrekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Kieku-tietojärjestelmän myyntilaskutuksessa ja -reskontrassa on mahdollisuus hyödyntää kerta-asiakastoiminnallisuutta. Kerta-asiakkuuden käyttämisestä on pyrittävä luopumaan, ellei sen käyttämiseen ole erityistä syytä. Robotiikan hyödyntäminen asiakasrekisterin ylläpidossa mahdollistaa kerta-asiakkuustoiminnallisuudesta luopumisen. Palkeet tiedottaa asiasta tarkemmin, kun kerta-asiakkuudesta luopuminen on ajankohtaista.

Kerta-asiakkaiden käytön osalta on huomioitava seuraavaa:

• Varmistetaan, löytyykö asiakas asiakasrekisteristä (asiakas ei ole minkään viraston asiakas asiakasrekisterissä). Jos asiakas löytyy asiakasrekisteristä, kerta-asiakasta ei saa käyttää.
• Kerta-asiakkaita käytetään vain ainutkertaisessa laskutuksessa kuluttaja-asiakkaille (huomioitava, että kuluttaja on voinut tilata e-laskun ainutkertaisena asiakkaana ja tällöin ei voi käyttää kerta-asiakkuutta, ks. seuraava kohta). Kerta-asiakkaista on ilmoitettava henkilötunnus.
• Turvakieltoasiakasta ei saa perustaa kerta-asiakkaaksi, vaan nämä perustetaan aina asiakasrekisteriin, jossa turvakieltoasiakkaille on oma tiliryhmän numerosarja.
• Valtion virastot eivät ole kerta-asiakkaita. Valtion virastot perustetaan automaattisesti Kiekun asiakasrekisteriin. Virastoille saa lähettää vain verkkolaskuja.

3 Myyntilaskujen käsittely

3.1 Sopimus laskujenvälityksestä

Valtion laskujen välittäjänä sopimuskaudella 1.12.2012–30.11.2020 (optiovuosi käytössä) toimii Posti Messaging Oy (Posti). Kaikki laskuaineistot toimitetaan Postin kautta verkkolaskuina tai tulostuspalveluun. Postin kautta välitetään myös valtiolta lähtevät veronkantoon liittyvät ja veron luonteiset laskut. Posti Messaging Oy jatkaa laskujen välittäjänä uudella sopimuskaudella 1.12.2020 alkaen.

Laskujenvälitykseen liittyvien palvelujen käyttöönotot ja laajennukset on sovittava Valtiokonttorin kanssa. Laskujenvälityksen toimintamalli on kuvattu tarkemmin Laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa. Käsikirja on julkaistu
Valtion maksuliike ja kassanhallinta-työtilassa (Tiedostot > Laskujenvälitys > Palvelukäsikirja).

3.2 Laskutuspyynnön toimittaminen Palkeisiin

Palkeet käyttää laskutuksessa Kieku-tietojärjestelmää (jäljempänä Kieku) ja Puolustusvoimien osalta Puolustusvoimien omaa SAP-järjestelmää. Kirjanpitoyksikkö voi toimittaa laskutuspyynnön Kiekuun:

• tallentamalla myyntitilauksen suoraan Kieku-järjestelmään,
• Excel-laskutuslomakkeella tiedonsiirtokanavaa käyttäen tai
• viraston substanssijärjestelmän tuottamilla laskutiedoilla (suoraan Kiekuun sisäänluettavassa muodossa).

Myyntilaskutuksen kokonaisprosessin sujuvuuden ja laskutusaineiston käsittelyn automatisoinnin edellytyksenä on, että kirjanpitoyksikkö / virasto toimittaa Excel-laskutuspyynnön siten, että samassa pyynnössä toimitetaan laskutuspäivän aineisto. Tämä vähentää kirjanpitoyksikössä ja Palkeissa tehtävää manuaalityötä.

Tavoitteena on, että kaikki välitettävät aineistot siirtyvät järjestelmästä toiseen tiedonsiirroilla, joka on nopea ja tietoturvallinen toimitustapa. Mikäli kirjanpitoyksiköllä / virastolla on Excel-myyntilaskutusta, Excel-laskutuspyynnöt ja asiakastietojen Excel-päivityslomakkeet tulee jatkossa toimittaa tiedonsiirtokanavan pitkin Palkeisiin. Excel-laskutuspyyntö ja asiakastietojen Excel-päivityslomake voidaan toimittaa samaan aikaan ja Palkeet täydentää Excel-laskutuspyynnön uusien asiakkaiden asiakasnumeroilla.

Kirjanpitoyksikön tulee varmistua ennen laskutusaineiston toimittamista, että tiedot ovat oikein. Virheiden selvittely aineiston toimittamisen jälkeen aiheuttaa ylimääräistä työtä sekä Palkeissa että kirjanpitoyksikössä.

Kiekua laskutukseen käyttävän kirjanpitoyksikön tulee selvittää Palkeiden kanssa, voidaanko toistuvaislaskutus toteuttaa Kieku-sopimuslaskutuksena. Se vähentää manuaalista työtä kirjanpitoyksikössä ja Palkeissa. Manuaalilaskutuksessa työmäärää voidaan vähentää vakiomuotoisilla päätöksillä, joissa laskutuksessa tarvittavat tiedot on selkeästi ilmoitettu.

Mikäli laskujen mukana lähetetään liitteitä, on niiden oltava mustavalkoisia. Värillisten liitteiden välittämisestä sovitaan erikseen Palkeiden kanssa.

3.3 Tiedonsiirtokanavat

3.3.1 Valtion.fi

Kevyemmän Valtion.fi tiedonsiirtokanavan käyttöönotto edellyttää, että kirjanpitoyksikkö on Valtti-verkossa ja Valtion.fi levyjako käytössä. Valtion.fi-ympäristöön lisätään kirjanpitoyksikölle hakemisto, johon Palkeisiin toimitettavat Excel-laskutuspyyntölomakkeet ja liitteet voidaan siirtää. Palkeilla on oikeus samaan hakemistoon, josta aineistot voidaan noutaa. Lisätietoa Valtion.fi tiedonsiirtokanavan käyttöönotosta saa Palkeilta.

3.3.2 Valtorin OVI-palvelu tiedonsiirtokanavana

Valtorin OVI-palvelun tiedonsiirtokanavan käyttöönotto edellyttää, että kirjanpitoyksiköllä / virastolla on käytössä palvelin, jonka tekniset määritykset täyttävät valtion yhteisen tietoliikenneratkaisun (VY-verkko) tietoturvavaatimukset. Palvelimelta luodaan tietoliikenneyhteydet OVI-palvelimelle sekä tehdään tiedostosiirtoon tarvittavat määritykset.

Mikäli kirjanpitoyksiköllä / virastolla ei ole mahdollisuutta itse tuoda aineistoja OVI-palveluun, voidaan aineistot tuoda Valtorin VIA-sanomavälityksen kautta. Vaihtoehtona on tiedonsiirto-ohjelman käyttö (esim. WINSCP) niissä tapauksissa, joissa aineisto siirretään manuaalisesti OVI-palvelimelle.

3.4 Laskuaineiston toimittaminen laskujenvälityspalveluun (Posti)

Palkeet vastaa Kiekusta tulevan myyntilaskuaineiston, korkolaskujen ja maksumuistutusten toimittamisesta Postin laskujenvälityspalveluun sekä niihin liittyvistä kontrolleista, tarkistuksista ja mahdollisesta virheselvittelystä. Palkeet vastaa myös siitä, että myyntilaskujen arkistoaineisto (laskun xml ja kuva) siirtyy valtion yhteiseen sähköiseen arkistoon (Handi).

Joillakin virastoilla on omia laskutusjärjestelmiä, joista aineisto toimitetaan suoraan laskujenvälityspalveluun. Näistä järjestelmistä on Kiekuun myyntireskontra ja/tai kirjanpitoliittymä. Kirjanpitoyksikkö vastaa myyntilaskuaineiston toimittamisesta laskujenvälityspalveluun sekä siihen liittyvistä kontrolleista, tarkistuksista ja mahdollisesta virheselvittelystä.

3.5 Laskun sisältövaatimukset

Kirjanpitoyksikön on huomioitava laskutuksessa Verohallinnon ohje Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa (VH/1780/00.01.00/2019) sekä Verkkolaskudirektiivin (2014/55/EU, laki 241/2019) Eurooppa-normin ja siihen liittyvän julkishallinnon soveltamisohjeen mukanaan tuomat lisävaatimukset verkkolaskun sisältöön.

Valtiolla on käytössään yhtenäinen malli valtion laskun tietosisällöstä ja ulkoasusta. Laskun tietosisällössä on huomioitu laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa sekä verkkolaskun vähimmäistietosisältö. Malli valtion laskun ulkoasusta löytyy Laskujenvälityksen palvelukäsikirjasta, osasta 5. Myyntilaskut. Sisältöön tullaan päivittämään julkishallinnon soveltamisohjeen mukanaan tuomat uudet tietokentät. Muutos tehdään siinä yhteydessä, kun laskutusjärjestelmä päivitetään tuottamaan Eurooppa-normin mukaista tietosisältöä.

Laskulla on välitettävä tilausnumero, sopimusnumero ja tiliöintiviite, jos asiakas sitä edellyttää. Kirjapitoyksikön on varauduttava välittämään laskulla myös työmaatieto, jos kirjanpitoyksikön tuottama palvelu kuuluu asiakkaalla rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Valtion sisäisessä laskutuksessa tiliöintiviitteen, sopimus- ja tilausnumeron katkaisussa voidaan käyttää välilyöntiä tai pilkkua, jolloin viitteen perään voidaan lisätä muuta tarvittavaa tietoa, esimerkiksi laskun yhteyshenkilön nimi.

Finvoice-formaattiin on määritelty elementit vaadituille tiedoille. Sopimusnumerolla käytettävä elementti on AgreementIdentifier, tilausnumerolla OrderIdentifier, tiliöintiviitteellä AccountDimensionText ja työmaatiedolla DeliverySiteCode. Vastaavat elementit löytyvät myös toisesta Suomessa yleisesti käytetystä verkkolaskun sanomamuodosta TEAPPSXML:sta. Jos elementtiä ei löydy laskutusjärjestelmästä, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä (Finvoicessa BuyerReferenceIdentifier). Ostajan viite/viitteenne -kentän käytöstä on sovittava erikseen asiakkaan kanssa. Jos oikeat tietoelementit eivät ole tällä hetkellä käytettävissä kirjanpitoyksikön laskutusjärjestelmässä, tulee kirjanpitoyksikön huolehtia, että järjestelmän toimittaja päivittää laskutusjärjestelmään Eurooppa-normia vastaavan sisällön (Finvoicessa versio 3.0 ja TEAPPS:ssa versio 3.0) sekä julkishallinnon soveltamisohjeessa edellytetyt tiedot.

Kieku-Exceliä laskutukseen käyttävän viraston on varmistettava, että käytössä on uusin Excel-laskutuspyyntölomake, jossa tilausnumerolle, sopimusnumerolle, tiliöintikoodille ja työmaatiedolle on omat kentät. Tieto tulee ilmoittaa siinä muodossa, jossa asiakas on sen ilmoittanut.

Tiliöintikoodi tulee lisätä Excel-laskutuspyynnön Tiliöintiviite -kenttään ja samoin suoratallennuksena Kieku-järjestelmään otsikkotasoisten tietojen Lisätiedot B-välilehdelle. Vastaavalla tavalla myös Sopimusnumero ja Työmaa-avain tallennetaan Excel-laskutuspyynnön tai Kieku-järjestelmän niille varattuihin kenttiin.

Laskulomakkeella olevaa Viitteenne/Ostajan viite -kenttää voi käyttää esim. tietoihin, joita ei tallenneta asiakasrekisteriin. Excel-laskutuspyynnöllä kentän nimi on Asiaviite ja Kiekussa vastaava kenttä on Ostotilausnumero-kenttä.

Samalle asiakkaalle menevien myyntilaskujen yhdistely Kiekussa voidaan estää lisäämällä Asiaviite-kenttään laskun viitetieto. Asiaviitteen täytyy olla erilainen jokaisella laskulla, jotta saman asiakkaan laskut eivät yhdisty samalle laskulle. Asiaviitteen 24 ensimmäistä merkkiä toimivat laskujen yhdistelyn estävänä tekijänä.

Laskulla tulee olla myös viittaus suoritteen maksuperusteeseen esimerkiksi: ”
Valtion maksuperustelaki (21.2.1992/150)”. Jos kirjanpitoyksikön maksuperuste liittyy erityislakiin -tai asetukseen, tulee siitä olla maininta laskulla. Tällöin laskulla ei viitata maksuperustelakiin. Laskulla ei tarvitse olla viittausta maksuperusteeseen, jos laskun mukana toimitetaan päätös tai muu dokumentti, jossa maksuperuste on esitetty.

Liitteenä on mallilasku, josta näkee, mihin kenttään tiedot tulostuvat (liite1).

3.6 Verkkolaskujen lähettäminen

Valtio on tehnyt verkkolaskun lähetyssopimuksen Posti Messaging kanssa. Vaikka kirjanpitoyksikön asiakkaan välittäjä vaatisi kirjanpitoyksikköä tekemään sopimuksen kanssaan, ei sitä saa tehdä. Asiasta pitää ilmoittaa välittömästi Valtiokonttoriin, joka on yhteydessä kyseiseen välittäjään.

Kirjanpitoyksikön tulee ilmoittaa asiakkailleen verkkolaskun lähetysmahdollisuudesta. Ilmoitus voidaan tehdä esimerkiksi laskulomakkeella olevana lisätietona.

Asiakas voi pyytää laskun lähettämistä sähköpostilla PDF:nä. Valtio ei lähetä laskuja sähköpostitse. Asiakkaalle voidaan lähettää PDF-muotoinen laskukopio esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on saanut maksumuistutuksen, mutta ei itse laskua. Valtio ei lähetä verkkolaskuja asiakkaan toivoman erillisen portaalin kautta.

Mikäli verkkolaskun mukana lähetetään liite tai liitteitä yritysasiakkaalle, jonka välittäjänä toimii pankki, tulee kirjanpitoyksikön varmistaa asiakkaalta liitteiden vastaanottovalmius. Pankeilla on vielä rajoitetusti valmiuksia liitteiden välittämisessä. Mikäli liitteellinen lasku lähetetään pankissa kanavaan, joka ei tue liitteen vastaanottoa, jää sekä lasku että liite virheeseen.

Kirjanpitoyksiköiden välinen laskutus tehdään aina verkkolaskutuksena.

Verkkolaskudirektiivi ei mahdollista koontilaskun lähettämistä verkkolaskuna. Koontilaskulla tarkoitetaan laskua, jonka liitteenä on omilla laskun numeroilla olevia erillisiä laskuja, joista koonti muodostuu. Sen sijaan verkkolaskuna voidaan lähettää lasku, joka sisältää rivitietona useista laskutettavia tuotteita ja/tai palveluita.

Mikäli kirjanpitoyksikön omassa laskutusjärjestelmässä ei ole verkkolaskun lähetysvalmiutta, voi kirjanpitoyksikkö tuottaa verkkolaskun sopimalla laskutuspalvelun toteuttamisesta Palkeiden kautta.

3.7 Laskujen lähettäminen henkilökunnalle

Kirjanpitoyksikön oman henkilökunnan laskutuksessa tulee käyttää kuluttajaverkkolaskua eikä laskutusta saa tehdä kerta-asiakaslaskutuksena.

Tilanteissa, joissa oman henkilökunnan laskuttaminen ei ole kannattavaa (esimerkiksi virkistystoiminnan omavastuuosuuksien kerääminen), voidaan suoritusten keräämiseksi määritellä maksulla käytettävä viitenumero. Viitenumeron käyttäminen on pakollista. Viitenumeron tulee alkaa kirjanpitoyksikön tunnuksella ja olla pankkiviitestandardin mukainen (esimerkiksi 30101238). Viitenumeron määrityksessä voidaan hyödyntää pankkien
viitelaskureita.

Kirjanpitoyksikön vastuulla on ilmoittaa määritelty viitenumero ja maksulla käytettävä pankkitilinumero, niille henkilökunnan edustajille, joilta maksuja halutaan kerätä. Kirjanpitoyksikön tulee myös ilmoittaa viitteen tiliöintiohje Palkeisiin ja seurata, että kaikki suoritukset tulee kerättyä. Automaattinen saatavien valvonta voidaan toteuttaa vain laskuttamalla maksut myyntilaskutuksen kautta.

3.8 Laskujen lähettäminen turvakieltoasiakkaille

Valtiokonttori on yhteistyössä Palkeiden kanssa toteuttanut toimintamallin laskujen lähettämisestä Kiekusta asiakkaille, joilla on luottamuksellinen tai salainen osoite. Laskun vastaanottaja voi olla kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuuluva, entinen työntekijä tai ulkopuolinen taho.

Turvakieltoasiakkaiden laskutus toteutetaan normaalin prosessin mukaisesti, jos asiakas on ilmoittanut väestötietojärjestelmään turvallisen yhteysosoitteen, tai hyväksynyt verkkopankissa kuluttajaverkkolaskun vastaanoton. Laskun lähettäminen verkkolaskuna kuluttajan verkkopankkiin on paperilaskua turvallisempi tapa.

Mikäli turvakieltoasiakkaalla ei ole turvallista yhteysosoitetta eikä hän halua vastaanottaa laskua verkkolaskuna verkkopankkiin, perustetaan asiakasrekisteriin laskutusasiakkaaksi (laskun vastaanottajaksi) kirjanpitoyksikön yhteyshenkilö, joka pääsee tarkastamaan väestötietojärjestelmästä turvakieltoasiakkaiden osoitetiedot.

Turvakieltoasiakkaan laskua tehdessä tilaus- ja maksaja-asiakkaana (juridinen asiakas) käytetään varsinaista asiakasta ja laskutusasiakkaana viraston yhteyshenkilöasiakasta. Viraston yhteyshenkilö noutaa laskun sähköisestä arkistosta. Viraston yhteyshenkilö lähettää laskun edelleen postitse varsinaiselle vastaanottajalle itsellään tiedossa olevan tai väestötietojärjestelmästä saamansa osoitetiedon perusteella.

Kirjanpitoyksiköiden, jotka toimittavat laskuaineistoa substanssiliittymällä Palkeisiin, tulee huolehtia siitä, että turvakieltoasiakkaiden osoitteista saa välittyä Palkeisiin vain PL-osoite tai viraston osoite. Turvakieltoasiakkaan varsinaista oikeaa osoitetta ei saa välittää laskuaineiston mukana Palkeisiin. Palkeiden ohjeistuksessa on kerrottu tarkemmin turvakieltoasiakkaiden käsittely.

Lisätietoa turvakieltoasiakkaiden laskutuksesta saa Palkeista.

3.9 Laskutus ja tulotositteiden hyväksyminen

Valtion maksuperusteasetuksen 2 §:n mukaan maksut on perittävä suoritteen tilauksen yhteydessä, suoritetta luovutettaessa tai välittömästi suoritteen tuottamisen jälkeen tapahtuvana laskutuksena. Talousarvioasetuksen 39 §:n 1 momentin mukaan viraston ja laitoksen on varmistauduttava, että valtiolle kuuluvat tulot peritään asianmukaisesti ja oikeamääräisinä. Kirjanpitoyksikkö on vastuussa siitä, että suoritteiden laskutus toteutetaan oikein tiedoin, asianmukaisesti ja viivytyksettä.

Kirjanpitoyksikön toimittama laskutusaineisto sisäänluetaan Palkeissa Kiekuun. Sisäänluvun yhteydessä Palkeet täsmäyttää sisäänluetun aineiston kirjanpitoyksikön lähettämään aineistoon. Kirjanpitoyksikön Kiekuun tallentamat, Excel-lomakkeella toimittamat tai substanssiliittymistä siirtyvät aineistot saavat Kiekussa myyntitilausnumeron. Laskunnumerot ja kirjanpidon tositenumerot muodostuvat vasta laskutusajon yhteydessä.

Substanssiliittymillä tulevien suoraan reskontraan sisäänluettavien aineistojen laskunnumerot ovat muodostuneet substanssijärjestelmässä ja kirjanpidon tositenumerot muodostuvat reskontraan sisäänluvun yhteydessä.

Tallennusten ja sisäänlukujen jälkeen Palkeet ajaa laskutusajon. Laskutusajossa muodostuu laskutusraportti, joka siirtyy sähköiseen arkistoon. Palkeet lisää laskutusraportin liitteeksi muut laskutukseen liittyvät dokumentit.

Mikäli aineiston sisäänluvussa Palkeiden laskutusjärjestelmään ilmenee virheitä, pyytää Palkeet kirjanpitoyksikköä korjaamaan virheet ja toimittamaan aineiston uudelleen korjattuna. Jos virhe ilmenee kirjanpitoyksikön tallentamalla myyntitilauksella, pyytää Palkeet kirjanpitoyksikköä korjaamaan virheen ja tallentamaan myyntitilauksen korjattuna. Mikäli virhe on vähäinen voi Palkeet tehdä korjauksen kirjanpitoyksiköltä saadun ohjeen mukaisesti. Ohje viedään laskutusraportin liitteeksi sähköiseen arkistoon.

Palkeet tai kirjanpitoyksikkö toimittaa laskuaineistot Postille, joka välittää laskut asiakkaille. Posti lähettää Palkeille tai kirjanpitoyksikölle raportin vastaanottamastaan laskuaineistosta. Palkeet tai kirjanpitoyksikkö täsmäyttää raportilla olevat laskujen kappalemäärät ja laskunumerot laskutettuun aineistoon. Mikäli laskujen välityksessä on ilmennyt virheitä, Palkeet selvittää ja korjaa virheet yhteistyössä kirjanpitoyksikön kanssa. Jos laskuaineisto on toimitettu suoraan kirjanpitoyksiköstä Postille, vastaa kirjanpitoyksikkö virheen selvittämisestä.

Posti muodostaa laskuaineistosta visuaaliset kuvat ja välittää laskut edelleen vastaanottajille. Posti palauttaa laskujen arkistoaineiston (laskun kuva ja siihen liittyvät liitteet sekä Finvoice xml) sähköiseen arkistoon. Palkeet tarkistaa, että sähköiseen arkistoon on siirtynyt laskutusraportin mukaiset laskujen kuvat.

Tämän jälkeen Palkeet voi hyväksyä Valtiokonttorin antaman määräyksen Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa mukaisesti sähköisessä laskujen kierrätysjärjestelmässä kierrossa olevan laskuluettelon liitteineen (kirjanpidon tosite). Tässä hyväksymisellä tarkoitetaan varmistautumista kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta
. Tositetta ei kierrätetä erillisessä asiatarkastuksessa, vaan tositteen hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon, on asiallisesti ja numerollisesti oikea.

3.10 Laskutettava minimieuromäärä

Valtion maksuperusteasetuksen (211/1992) 1 §:n mukaan suoritteen omakustannusarvoon eli suoritteen tuottamisesta aiheutuneisiin kokonaiskustannuksiin luetaan suoritteen tuottamisesta aiheutuvien erilliskustannusten lisäksi suoritteen tuottamisen aiheuttama osuus hallinto-, toimitila- ja pääomakustannuksista sekä muista valtion viranomaisen yhteiskustannuksista.

Asiakkaan asioidessa kirjanpitoyksikön kassapalvelupisteellä, korvaus suoritteen luovuttamisesta peritään luovutuksen yhteydessä. Kirjanpitoyksiköiden tulee selvittää mahdollisuudet käteiskassojen korvaamisesta maksupäätteillä tai verkkokaupparatkaisulla.

Laskun käsittelykulut valtiolla ovat keskimäärin 10 euroa. Valtiokonttori suosittelee, että pienin laskutettava erä on 10 euroa, jolloin laskutuksesta aiheutuvat kustannukset tulevat katetuksi.

3.11 Maksuehto

Maksuperusteasetuksen 3 §:n mukaan maksu on suoritettava 14 päivän kuluessa siitä, kun lasku on toimitettu suoritteen tilaajalle tai suoritteen vastaanottajalle. Postitse toimitettu lasku katsotaan toimitetuksi tilaajalle tai vastaanottajalle seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun lasku on annettu postin kuljetettavaksi. Edellä olevasta johtuen valtion myyntilaskuilla tulee käyttää maksuehtoa 21 päivää, ellei erillislaissa, asetuksessa tai sopimusehdoissa muuta määrätä. Ulkomaille lähetettävissä laskuissa voidaan tarvittaessa soveltaa 30 päivän maksuehtoa.

4 Suoritusten käsittely

4.1 Suoritusten kohdistaminen ja viitenumero

Kaikissa valtion myyntilaskuissa on oltava viitenumero. Laskuissa on oltava lisäksi kehotus viitenumeron käytöstä maksamisen yhteydessä, esimerkiksi: ”Maksun yhteydessä käytettävä viitenumeroa.”. Viitenumero yksilöi maksutapahtuman ja mahdollistaa suorituksien konekielisen käsittelyn ja automaattisen kohdistumisen myyntireskontrassa.

Viitenumeron ensimmäisinä merkkeinä tulee olla kirjanpitoyksikön tunnus. Kieku on siirtynyt käyttämään RF-viitettä myyntilaskutuksessa. Muiden kuin Kieku laskutusjärjestelmää käyttävien kirjanpitoyksiköiden tulisi siirtyä kirjanpitoyksikön tunnuksen sisältävän viitenumeron käyttöön viimeistään siinä yhteydessä, kun ottavat RF-viitteen käyttöön.

Palkeet täsmäyttää myyntireskontraan kohdistuneet suoritukset viitesuorituslistaan ja voi hyväksyä kirjanpitoyksikön puolesta tulotiliotteet, mikäli tiliotteella ei ole talousarviomenokirjauksia. Tässä hyväksymisellä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuuden varmistamista
. Tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa ei suoriteta, vaan tositteen hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon, on asiallisesti ja numerollisesti oikea.

Kohdistumattomat suoritukset kohdistetaan Palkeissa viivytyksettä, jos suoritus voidaan viitenumeron, maksajan ja summan perusteella kohdistaa oikealle laskulle. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää epäselvät suoritukset siltä osin, kun Palkeet ei ole voinut selvittää suorituksen alkuperää.

Jos asiakas maksaa toistuvasti ilman viitenumeroa, tai asiakas ilmoittaa viitenumeron maksun viesti-kentässä, tulee häneen olla yhteydessä, jotta voidaan varmistaa mistä viitteettömänä maksaminen johtuu (järjestelmämuutokset yms.). Tavoitteena on saada asiakkaat käyttämään maksuissaan viitenumeroa.

4.2 Ylisuoritusten ja epäselvien suoritusten käsittely

Asiakkaan maksaessa enemmän kuin laskun loppusumman mukaisen määrän, palautetaan ylisuoritus asiakkaalle asiakkaan sitä erikseen pyytämättä, kun ylisuoritus on suurempi kuin 10 euroa ellei laissa tai asetuksessa erikseen toisin säädetä. Myyntireskontrassa palautettavaksi tiedettävä suoritus kirjataan lkp-tilille 26290011. Enintään 10 euron ylisuoritukset palautetaan asiakkaalle vain pyydettäessä. Enintään 10 euron ylisuoritus ja perintäkulu kirjataan korkotuottoihin lkp-tilille 50000000.

Palkeet maksaa palautukset ensisijaisesti asiakkaan pankkitilille. Palkeet selvittää asiakkaan pankkitilin numeron lähettämällä kirjallisen tiedustelun asiakkaalle. Mikäli asiakas ei ilmoita tilinumeroa, tekee Palkeet suorituksen palautuksesta maksuosoituksen. Asiakastietojen ajantasaisuus on edellytys sille, että maksuosoitukset pystytään toimittamaan asiakkaalle. Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia asiakastietojensa ajantasaisuudesta. Jos ylisuoritusta ei pystytä palauttamaan asiakkaalle (maksaja ei ole ilmoittanut tilinumeroa ja maksuosoitusta ei lunasteta), kirjataan ylisuoritus korkotuottoihin lkp-tilille 50000000. Valtiokonttori on määrännyt erikseen ylisuoritusten palauttamista todentavien tositteiden hyväksymisestä määräyksessä Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa.

Toistuvaislaskutuksessa tuplasuoritus voidaan kirjata seuraavan laskun hyvitykseksi.

4.3 Alisuoritusten käsittely

Alisuoritukset kirjataan korkotuottoihin lkp-tilille 50000000. Maksuperusteasetuksen 4 §:n mukaan valtion viranomaisen on maksun perinnässä otettava huomioon perimisestä valtiolle aiheutuvat kustannukset ja perimisen todennäköinen onnistuminen. Laskulla on oltava tieto perimiskuluista, jotta perintä voidaan suorittaa. Viranomainen voi tarvittaessa valtion kokonaisedun huomioon ottaen luopua julkisoikeudellisten suoritteiden osalta vähäisen maksun perinnästä (Valtion maksuperusteasetus 6.3.1992/211 4 §). Jos avoimeksi jäänyttä osuutta maksusta ei peritä, on se poistettava kirjanpidosta.

4.4 Alisuoritusten ja perimättä jääneiden saatavien poistaminen kirjanpidosta

Palkeet tekee kirjanpitoyksikölle esityksen tileistä poistettavista saatavista. Saatava poistetaan tileistä, kun perintätoimista on luovuttu. Poistot tehdään sen jälkeen, kun ulosottovirasto on toimittanut estetodistuksen, eikä saatavaa haeta passiivirekisteriin.

Kirjanpitoyksikkö voi myös oma-aloitteisesti toimittaa Palkeille päätökset tileistä poistettavista saatavista. Tileistä poistossa käytetään määrämuotoista lomaketta, joka on saatavissa Palkeiden Paletti-työtilan taloushallinnon lomakkeista.

Tileistä poistamista koskevan päätöksen jälkeen tappio kirjataan siihen tuottojen ryhmään oikaisuksi, johon tuotto on alun perin kirjattu, ellei kirjanpitoyksiköllä ole talousarviossa momenttia, jolle tileistä poistot kirjataan. Edelliseen tilikauteen kohdistuvat poistot kirjataan kuluvan tilikauden tapahtumiksi, jos edellinen tilikausi on päätetty.

5 Saatavien valvonta ja perintä

5.1 Vapaaehtoinen perintä

Vapaaehtoisella perinnällä tarkoitetaan velkojan toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on saada velallinen vapaaehtoisesti suorittamaan erääntynyt saatava.

5.1.1 Maksuajan myöntäminen ja muut laskua koskevat tiedustelut

Viranomainen voi myöntää saatavalleen maksuaikaa. Maksuaikaa ei ilman lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä tule myöntää yli vuodeksi. Maksuajasta ja sen ehdoista on sovittava kirjallisesti. Maksuajalta peritään vuotuista korkolain 12 §:ssä tarkoitetun viitekoron mukaista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Maksuajalta laskutettava korko laskutetaan erikseen (ei sisälly Kiekun viivästyskorkoajoon).

Kirjanpitoyksikön tulee määritellä Palkeiden kanssa tehdyssä palvelusopimuksessa Palkeiden oikeus maksuajan myöntämiseen. Myös muita laskua koskevia tiedusteluja voidaan kirjanpitoyksikön ja Palkeiden sopimuksella siirtää Palkeille.

Laskulla voi tarvittaessa olla sekä Palkeiden että kirjanpitoyksikön tiedot, mutta Valtiokonttori suosittelee, että vastuiden määrittelyssä pyritään siihen, että asiakas saa laskuun liittyvän neuvonnan yhdestä osoitteesta.

5.1.2 Maksumuistutus

Jollei valtiolle perittävää maksua suoriteta viimeistään eräpäivänä, on viranomaisen ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin maksun saamiseksi.

Palkeet lähettää maksumuistutukset niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, joiden myyntireskontra on Palkeiden hoidossa. Jos maksumuistutusta ei saa kirjanpitoyksikön toiveesta lähettää, tähän on oltava hyvät perusteet. Tällöin laskulle on laitettava estokoodi reskontrassa:

• A = Perintälukitus
• B = Konkurssi
• C = Reklamaatio
• D = Passiiviperintä / Estetilitys
• E = Ei passiiviperintää / Estetilitys
• F = Velkajärjestely
• G =Yrityssaneeraus
• H = Lakisääteinen pantti (käytössä vain MML)
• I = Maksusuunnitelma (korollista maksuaikaa)

Mikäli reklamaatio otetaan vastaan Palkeissa, lisätään saatavalle maksumuistutuskielto Palkeiden toimesta ja siirretään asia kirjanpitoyksikön käsiteltäväksi viivytyksettä. Vastaavasti, mikäli reklamaatio otetaan vastaan kirjanpitoyksikössä, tulee reklamaatiosta välittömästi ilmoittaa Palkeisiin, jossa lisätään saatavalle maksumuistutuskielto.

Kaikille asiakkaille lähetetään erääntyneistä saatavista kaksi (2) maksumuistutusta. Viimeisessä muistutuksessa tulee asiakkaalle tiedottaa maksamatta jättämisestä aiheutuvista seurauksista.

5.1.3 Maksumuistutuksen perintäkulut laskulla

Valtion viranomaisen on maksun perinnässä otettava huomioon perimisestä valtiolle aiheutuvat kustannukset ja perimisen todennäköinen onnistuminen.

Laskulla on oltava maininta perintäkuluista. Perintäkulu on 5 euroa, ellei erityislainsäädännöstä muuta johdu. Maksukehotusmaksu ei tule myyntireskontraan laskulle vaan maksukehotusmaksut kirjataan Palkeissa korkotuottoihin lkp-tilille 50000000.

Kirjanpitoyksikön tulee huomioida, että perinnän kokonaiskuluille on saman kuluttajavelan osalta määrätty enimmäissummat perintälaissa (513/1999). Velkoja saa ylittää ne vain silloin, jos perintä on perustellusti ollut poikkeuksellisen vaikeaa.

5.1.4 Perintätoimiston maksuvaade

Jos kirjanpitoyksikkö käyttää liiketaloudellisten saatavien perintään perintätoimistoa, voi perintätoimisto lähettää kirjanpitoyksikön puolesta asiakkaalle kirjallisen maksuvaateen. Se on mahdollista lähettää kuluttajille vasta, kun maksumuistutuksen lähettämisestä on kulunut 14 päivää (laki saatavien perinnästä, 5 §). Maksuvaateelle on lisäksi olemassa muita tietosisältövaatimuksia, kuten esimerkiksi maininta saatavan perusteista ja alkuperäisestä velkojasta.

Kirjanpitoyksikön tulee ottaa huomioon perintätoimeksiantoa koskeva rajoitus: toimeksisaajan perittäväksi ei saa antaa sellaisia valtion saatavia tai lainvastaisen menettelyn vuoksi määrättyjä julkisoikeudellisia maksuseuraamuksia, jotka voidaan periä ulosottotoimin ilman tuomiota tai päätöstä siten kuin verojen ja maksujen perimisestä ulosottotoimin annetussa laissa säädetään (laki saatavien perinnästä, 9 §).

Perintätoimiston maksuvaateesta voidaan periä kuluttajilta enintään saatavien perinnästä annetun lain (513/1999) mukaiset maksut.

5.1.5 Viivästyskorko

Valtion myyntilaskuilla käytetään viivästyskorkona korkolain 12 §:n mukaista viitekorkoa lisättynä korkolain 4 §:n mukaisella lisäkorolla, ellei erityislailla asiasta erikseen säädetä.

Viivästyskoron sijasta Palkeet veloittaa julkisoikeudellisten suoritteiden osalta 10 euron suuruisen viivästysmaksun, jos viivästyskorko on alle 10 euroa. Viivästysmaksu veloitetaan laskukohtaisesti (per alkuperäinen viivästynyt lasku). Viivästyskorot ja viivästysmaksut tulee periä vähintään neljännesvuosittain. Palkeet siirtyi elokuussa 2019 laskuttamaan viivästyskorot ja viivästysmaksut kerran kuukaudessa.

Tieto viivästysmaksusta tulee näkyä laskulla, alla tekstit ja käännökset.

Jollei maksua suoriteta viimeistään eräpäivänä, voidaan Valtion maksuperusteasetuksen (A 211/1992 3§) mukaisesti periä viivästyskoron sijasta vähintään 10 euron suuruinen viivästysmaksu erillisellä laskulla.

Om betalningen inte görs senast på förfallodagen kan med en separat faktura en förseningsavgift på minst 10 euro tas ut i stället för en förseningsavgift, i enlighet med förordningen om grunderna för avgifter till staten (211/1992 3§).

If payment is not made on the due date, at the latest, a penalty charge of no less than 10 euros may be charged on a separate invoice instead of penalty interest in accordance with the Decree on Criteria for Charges Payable to the State (A 211/1992, section 3).

Valtiokonttorin antaman Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa -määräyksen (VK/314/00.00.00.01/2017) mukaisesti Palkeiden asiakasvirastojen viivästyskorkoehdotusraporttia ei tarvitse enää hyväksyä kirjanpitoyksikössä. Palkeet lähettää viivästyskorkoehdotuksen kirjanpitoyksikölle, jos näin on sovittu. Palkeet ajaa viivästyskorkolaskutuksen raportilla olevien tietojen perusteella. Laskutuksesta muodostuva tosite voidaan hyväksyä Palkeiden toimesta. Jos jonkin asiakkaan osalta viivästyskorkoa ei peritä, tulee tästä olla estokoodi reskontrassa (A = ei viivästyskorkoa) Kirjanpitoyksikkö ilmoittaa laskutuksen yhteydessä ne laskut, joilta ei peritä viivästyskorkoa.

Virastojen väliset laskut ovat normaaleja laskuja ja ne tulee maksaa ajallaan. Toistaiseksi virastojen välisiä viivästyskorkoja ei peritä, mutta tilannetta seurataan ja tarvittaessa tarkastellaan asiaa uudelleen.

5.2 Oikeudellinen perintä

Oikeudellisella perinnällä tarkoitetaan oikeusteitse tapahtuvaa perintää. Tällöin velkojan tarvitsee hakea saatavalle täytäntöönpanoperuste eli oikeuden tuomio saatavan vahvistamiseksi. Saatavan vahvistamisen jälkeen velkoja voi hakea ulosottoteitse saatavan perimistä. Julkisoikeudelliset suoritteet ovat suoraan täytäntöönpanokelpoisia, eli ne voidaan siirtää suoraan ulosottoon.

Velallinen vastaa pääsääntöisesti oikeudellisen perinnän kustannuksista, jos velalle on olemassa peruste, eikä velallinen ole maksukyvytön. Mikäli velallinen osoittautuu varattomaksi perinnän päätyttyä, jäävät kustannukset velkojan, eli kirjanpitoyksikön maksettavaksi. Oikeudelliseen perintään liittyvä kuluriski on siis viimekädessä velkojalla.

Kirjanpitoyksikkö on aina velkoja, Palkeet toimii ulosoton teknisenä välittäjänä. Kirjanpitoyksikön tulee ilmoittaa välittömästi Palkeisiin, mikäli perintä keskeytetään tai perintää jatketaan.

5.2.1 Alarajat oikeudelliseen perintään siirtymiselle

Ulosottoon siirretään saatavat, joiden suuruus on julkisoikeudellisten saatavien osalta vähintään 10 euroa ja muiden saatavien osalta vähintään 20 euroa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä korkeampia alarajoja saatavan ulosottoon siirtämiselle, jollei lainsäädännöstä muuta johdu. Alarajoja määriteltäessä voidaan ottaa huomioon myös täytäntöönpanotapa. Kirjanpitoyksikkö voi määritellä esimerkiksi, että kaikki ulosottoon siirrettävät alle 300 euron saatavat menevät suppeaan ulosottomenettelyyn ja rajan ylittävät normaaliin ulosottomenettelyyn. Summarajan määrityksessä pitää huomioida ulosotosta aiheutuvat kustannukset ja täytäntöönpanotavan kohtuullisuus eli vaaditaanko myös pienien saatavien perinnässä velallisen omaisuuden realisointia. Jos saatavaa ei siirretä perintään, se tulee poistaa tileistä. Palkeet lisää asiakkaidensa perimättä jääneet saatavat oma-aloitteisesti esitykselle tileistä poistettaviksi saataviksi.

5.2.2 Julkisoikeudellinen saatava

Julkisoikeudellinen saatava on lakiin tai asetukseen perustuva saatava. Tällainen saatava voidaan siirtää suoraan ulosottoon maksumuistutuksen erääntymisen jälkeen. Ulosottohakemus laaditaan sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelussa. Palkeet laatii asiakkaidensa osalta julkisoikeudellisten saatavien ulosottohakemukset.

• Hakemuksessa on ilmoitettava saatavan pääoma, viivästyskoron määräytyminen, koron laskemisen alkupäivä sekä muut mahdolliset viivästysseuraamukset. Lisäksi hakemuksessa on ilmoitettava säännös, johon saatavan suora ulosottokelpoisuus perustuu. Hakijan on myös valittava täytäntöönpanotapa.
• Normaali ulosotto
  (Ulosottoperuste, jossa on asetettu rahamääräinen maksuvelvoite, pannaan täytäntöön siten, että hakijan saatavan suorittamiseksi tarvittava määrä velalliselle kuuluvaa omaisuutta ulosmitataan. Ulosmitattu omaisuus muutetaan rahaksi ja saadut varat tilitetään velkojalle.)
• Suppea ulosotto
  (Suppeassa ulosotossa voidaan ulosmitata toistuvaistulo tai veroennakon palautus sekä muu omaisuus, jota ei tarvitse muuttaa rahaksi.)

5.2.3 Muut saatavat

Muiden kuin julkisoikeudellisten saatavien ulosottoon siirto vaatii täytäntöönpanoperusteen, eli käräjäoikeuden tuomion saatavien ulosottokelpoisuudesta. Asia tulee vireille haastehakemuksen toimittamisella tuomioistuimeen.

Suppea haastehakemus laaditaan oikeushallinnon sähköisen asiointipalvelun kautta. Käsittelyajat tuomioistuimissa vaihtelevat 1–6 kuukauteen.

Summaaristen (riidattomien) velkomusasioiden käsittely keskitetään 1.9.2019 voimaan tulleella lainmuutoksella Ahvenanmaan, Helsingin, Itä-Uudenmaan, Kymenlaakson, Lapin, Oulun, Pirkanmaan, Pohjanmaan ja Varsinais-Suomen käräjäoikeuksiin. Sähköinen asiointi tulee summaarisissa riita-asioissa pakolliseksi muille kuin omassa asiassaan toimiville yksityishenkilöille.

Haastehakemus on toimitettava käräjäoikeudelle käyttäen oikeushallinnon sähköistä asiointipalvelua tai tietojärjestelmäyhteyttä (Santra). Muulla tavalla toimitetut haastehakemukset jätetään normaalitapauksissa tutkimatta.

5.2.4 Laaja haastehakemus

Jos kirjanpitoyksikkö olettaa asian olevan riitainen, kirjanpitoyksikön tulee laatia haastehakemus laajana. Kirjanpitoyksikön on laajassa haastehakemuksessaan ilmoitettava yksilöity vaatimus sekä seikat, joihin vaatimus perustuu. Vaatimus on esitettävä siten, että siitä selviää, mihin lopputulokseen tuomioistuimen on asiassa kantajan mielestä päädyttävä ja millä oikeudellisilla perusteilla tähän lopputulokseen tullaan.

Oikeudellisesti merkittävät asiat eli oikeustosiseikat on ilmoitettava siten, että tuomioistuimen jäsenet saavat selkeän kuvan tapahtumainkulusta sekä oikeudellisesti merkittävien faktojen olemassa olosta. Kantajan on myös ilmoitettava mahdollisimman tarkasti, mitä todisteita, esimerkiksi asiakirjoja tai henkilötodisteita, hän tulee vaatimustensa tueksi esittämään ja mitä näillä todisteilla pyritään näyttämään toteen. Haastehakemukseen on lisäksi liitettävä se sopimus, sitoumus tai muu kirjallinen todiste, johon kirjanpitoyksikkö vetoaa. Haastehakemuksessa on myös tehtävä vaatimus oikeudenkäyntikulujen korvaamisesta sekä selvitettävä, mihin tuomioistuimen toimivalta perustuu, jollei se muutoin käy ilmi haastehakemuksesta tai sen liitteistä.

Haastehakemuksessa on ilmoitettava tuomioistuimen nimi, asianosaisten nimet ja kotipaikat sekä heidän laillisen edustajansa tai asiamiehensä yhteystiedot sekä postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon asiaa koskevat kutsut, kehotukset ja ilmoitukset voidaan lähettää. Asianosaisten sekä todistajan tai muun kuultavan puhelinnumero ja muut yhteystiedot on myös soveltuvalla tavalla ilmoitettava käräjäoikeudelle. Jos kirjanpitoyksikkö ei tiedä vastaajan yhteystietoja, tulee kirjanpitoyksikön kuvata, mitä se on tehnyt niiden selvittämiseksi. Jos jokin tieto myöhemmin muuttuu, kirjanpitoyksikön tulee viipymättä ilmoittaa siitä käräjäoikeudelle.

Haastehakemus on kirjanpitoyksikön nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden (kaksi yhdessä) tai, jollei kirjanpitoyksikkö itse ole sitä laatinut, hakemuksen laatijan allekirjoitettava. Allekirjoittajien on samalla ilmoitettava ammattinsa ja asuinpaikkansa.

5.2.5 Suppea haastehakemus

Jos kirjanpitoyksikön asia koskee esim. tietyn määräistä saamista eikä asia kirjanpitoyksikön käsityksen mukaan ole riitainen, laaditaan haastehakemus suppeana.

Suppea haastehakemus laaditaan sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelun tai tietojärjestelmäyhteyden (Santra) kautta. Suppeassa haastehakemuksessa kirjanpitoyksikkö voi esittää vaatimustensa perusteeksi ainoastaan ne seikat, joihin vaatimus välittömästi perustuu. Asiat tulee kuitenkin ilmoittaa niin, että vastaaja voi antaa niihin vastauksen, ja että tuomioistuin voi antaa asiassa ratkaisun niiden pohjalta, mikäli vastaaja ei anna vastaustaan. Haastehakemuksessa on myös täsmällisesti yksilöitävä se sopimus, sitoumus tai muu kirjallinen todiste, johon kirjanpitoyksikkö vetoaa. Suppeassa haastehakemuksessa ei tarvitse ilmoittaa muita todisteita, kuin mitä haastehakemukseen on liitetty.

Palkeet laatii kirjanpitoyksikön puolesta haastehakemuksen käräjäoikeuteen riidattomien saatavien osalta.

5.2.6 Oikeudenkäyntikulut

Summaarisissa (riidattomat velkomusasiat) asioissa oikeudenkäyntikuluille on asetettu enimmäismäärät oikeusministeriön asetuksessa vastapuolen maksettavaksi tuomittavista oikeudenkäyntikuluista oikeudenkäymiskaaren 21 luvun 8 c §:ssä tarkoitetuissa asioissa, 3 §. Mikäli asia muuttuu riidalliseksi Palkeet ohjaa sen kirjanpitoyksikölle käsittelyyn.

Lisäksi käräjäoikeus perii asian käsittelystä oikeudenkäyntimaksun. Perintä- ja oikeudenkäyntikulut lisätään ulosotettavan velan pääomaan.

5.2.7 Ulosottohakemuksen laatiminen

Kirjanpitoyksikön tai Palkeiden saatua saatavan vahvistavan käräjäoikeuden tuomion, toimitetaan se hakemuksen liitteenä ulosottoon täytäntöönpanoa varten oikeushallinnon asiointipalvelun kautta. Ulosottohakemukseen ei tarvitse liittää tuomiota, jos haastehakemus on tehty oikeushallinnon sähköisen asiointipalvelun kautta. Yhdellä hakemuksella voidaan hakea ulosottoon useampaa saman asiakkaan erääntynyttä saatavaa. Julkisoikeudellisia saatavia voi yhdistäminen samalle hakemukselle, jos

• saatavat ovat samaa lajia
• vanhentuvat samaan aikaan
• pääoma ja liitännäiskustannukset liittyvät aina samaan hakemukseen.

Sähköisessä asiointipalvelussa voi tehdä kerrallaan vain yhtä tuomiota koskevan ulosottohakemuksen. Ulosottoa voi myös hakea sähköisesti tietojärjestelmähakijana. Palkeet on toteuttanut liittymän Kiekun myyntireskontrasta ulosottovirastoon julkisoikeudellisten saatavien ulosottohakemusten käsittelemiseksi.

5.3 Passiivirekisteri

Mikäli velalliselta ei löydetä ulosmitattavaa omaisuutta tai tuloa, ulosottoasian vireilläolo päättyy normaalisti varattomuustodistuksen antamiseen. Velkoja voi kuitenkin pyytää, että mahdollisen varattomuus- tai varattomuus- ja tuntemattomuusesteen jälkeen hänen saatavansa merkitään passiivirekisteriin.

Passiivirekisterissä olevassa asiassa ei tehdä aktiivisia perintätoimia eikä asia rekisteröinnin aikana ole ulosotossa vireillä. Jos velalliselle kuitenkin rekisteröintiajan kuluessa ilmaantuu ulosmitattavaa omaisuutta (esim. veronpalautus), se ulosmitataan sellaisen saatavan hyväksi, joka on passiivirekisterissä. Passiivirekisteröinti on voimassa kaksi vuotta estetodistuksen päivämäärästä.

Valtiokonttori suosittelee, että passiivirekisterimerkintää pyydetään vain tapauksissa, joissa ulosmitattava suoritus ylittää passiivirekisterisiirrosta aiheutuvat kulut vähintään 10 eurolla (passiivirekisteröinnin lisämaksu). Kirjanpitoyksikkö voi määritellä korkeamman rajan ulosottoasian passiivirekisteröinnille.

Suppean ulosoton yhteydessä velkoja ei voi hakea saatavansa passiivirekisteröintiä.

5.4 Perinnästä luopuminen

Valtion saamisen perinnästä luopuminen voi tapahtua sen jälkeen, kun on luotettavasti selvitetty, ettei saamista velallisen todetun varattomuuden tai muun siihen verrattavan syyn takia saada perittyä. Tämänkin jälkeen kirjanpitoyksikön on seurattava velallisen taloudellista asemaa ja, mikäli tälle ilmaantuu varoja, ryhdyttävä perintätoimenpiteisiin. Seurantatoimenpiteet tulee mitoittaa suhteellisesti muun muassa saatavan suuruuden mukaan. Saatava, jonka perinnästä on luovuttu, tulee poistaa tileistä viivytyksettä.

5.5 Ulkomaan perintä

Jos kirjanpitoyksiköllä on perittävänä saatava, jossa velallinen asuu saatujen ja tarkistettujen tietojen mukaan ulkomailla, voidaan saatavan ulosotto laittaa ensin vireille Suomen ulosottovirastossa. Tällöin Suomen ulosottoviranomainen tutkii, onko vastaajalla mahdollisesti tuloa tai omaisuutta Suomessa, josta Suomen ulosottoviranomainen voi suorittaa ulosmittauksen.

Mikäli velalliselta ei löydy Suomesta ulosmitattavaa tuloa tai omaisuutta, ulosottovirasto palauttaa asian ulosoton esteellä. Palkeet toimittaa estepäätöksen edelleen kirjanpitoyksikölle jatkotoimenpiteitä varten. Kirjanpitoyksikkö tekee päätöksen, laittaako perinnän vireille ulkomaille vai tehdäänkö tileistä poisto.

Täytäntöönpano ulkomailla edellyttää pääsääntöisesti, että velkojan on haettava erillistä tuomion julistamista täytäntöönpanokelpoiseksi siinä maassa, missä velkatuomion täytäntöönpanoa haetaan. Myös täytäntöönpanomenettely tapahtuu täytäntöönpanon maan lainsäädännön mukaisesti.

EU-jäsenvaltioiden välisissä tilanteissa velkoja voi suoraan Bryssel I –asetuksen nojalla hakea täytäntöönpanokelpoisen asiakirjan täytäntöönpanoa velallisen asuinvaltion ulosottoviranomaisilta. Täytäntöönpanomenettelyyn sovelletaan sen valtion lakia, jossa täytäntöönpanoa haetaan. Lisäksi täytäntöönpanohakemus ja asiakirjojen on oltava käännettynä kyseisen valtion viralliselle kielelle.

Ulkomailta perittäessä on huomioitava kuluriski, koska hakija voi joutua vastaamaan kaikista täytäntöönpanon kustannuksista ja perintään liittyvien asiakirjojen virallisesta kääntämisestä. Lisäksi täytäntöönpanomaan lainsäädännön selvittäminen saattaa vaatia ylimääräisiä resursseja.

LIITTEET         Liite 1