Kirjanpitoyksiköt, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Tarpeesta sopimukseen -prosessin kontrollien hyvät käytännöt
Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.
Valtiokonttori on tänään antanut ohjeen tarpeesta sopimukseen prosessialueen kontrollien hyvistä käytännöistä. Tarpeesta maksuun prosessin kontrollien hyvät käytännöt ohjekokonaisuus on jaettu kahteen erilliseen ohjeeseen – Tarpeesta sopimukseen kontrollien hyvät käytännöt (hankinnat) ja tilauksesta maksuun kontrollien hyvät käytännöt (tilaaminen ja sopimuskohdistus sekä menojen käsittely). Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa.
Kirjanpitoyksikköä suositellaan selvittämään, mitkä ohjeessa tunnistetut kontrollit ja tarkastuspisteet se voi ottaa käyttöön sellaisinaan ja mitkä vaativat soveltamista toimintaympäristöön.
Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta osoitteeseen hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan 1.1.2025 ja korvaa Valtiokonttorin 28.9.2023 antaman ohjeen VK/8230/00.00.00.01/2023.
Lisätiedot
Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin T3 – Talous, tieto ja työelämä -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Hankejohtaja Seija Friman
Kehittämispäällikkö Lotta Degerholm
Liite 1: Roolien tarkempi kuvaus
Liite 2: Prosessikuvat
Liite 3: Tarpeesta sopimukseen kontrollit_exceltaulukko
Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto
Johdanto
Tässä ohjeessa on kuvattu yleisellä tasolla valtionhallinnon yhteisen Tarpeesta sopimukseen -osaprosessin tunnistetut kontrollit ja tarkastuspisteet.
Kontrollipisteitä ja prosessikuvia on työstetty yhdessä organisaatioiden hankinta- ja taloushallintoasiantuntijoiden kanssa. Jokaiselle osaprosessin vaiheelle on määritelty esimerkinomaisesti tehtävät ja tehtävään soveltuvat kontrollit.
Ohje on laadittu tukemaan hankinta-asiantuntijoiden ja sisäisten tarkastajien työtä. Ohjeen tavoitteena on myös tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja toiminnan tehostamisessa. Kirjanpitoyksikköä suositellaan selvittämään, mitkä ohjeessa tunnistetut kontrollit ja tarkastuspisteet se voi ottaa käyttöön sellaisinaan ja mitkä vaativat soveltamista toimintaympäristöön.
Ohjetta kehitetään jatkuvasti ja kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta osoitteeseen hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Tarpeesta sopimukseen -prosessikokonaisuus
Tarpeesta sopimukseen -osaprosessi kattaa vaiheet hankintojen suunnittelusta sopimus- ja toimittajahallintaan. Prosessikuvat on päivitetty vuonna 2024 ja hyväksytty Valtiokonttorin johtamassa Tarpeesta maksuun -prosessialueen ohjausryhmässä. Tarpeesta sopimukseen osaprosessi koostuu viidestä vaiheesta.
Kuva 1. Tarpeesta sopimukseen -osaprosessin viisi vaihetta.
Ohjeessa käytetyt roolit sekä mallintamismenetelmä
Ohjeessa käytetyt termit ja roolit on pyritty muodostamaan mahdollisimman yksiselitteisiksi. Käytetyt roolit ovat esimerkkejä. Roolien tarkemmat kuvaukset löytyvät liitteestä 1.
Prosessikuvat on toteutettu QPR Enterprise Architect työkalulla ja löytyvät tämän ohjeen liitteistä. Prosessikuvat on julkaistu arkkitehtuuripankissa osoitteessa QPR Portal – Julkaisupankki: https://arkkitehtuuripankki.onqpr.com/QPR/Portal/QPR.Isapi.dll?QPRPORTAL&*prmav&FMT=p&LAN=fi%2c1&DTM=&RID=745750549564695909
Kehittäminen omassa organisaatiossa
Hankintatoimen kontrollien kehittämisen tukena voidaan käyttää tähän ohjeeseen dokumentoituja tehtäviä ja kontrolleja, mutta tässä esitetty toimintamalli on syytä sovittaa oman organisaation prosesseihin.
Taulukon lukuohje
Tarpeesta sopimukseen -osaprosessin vaiheille on tunnistettu tehtäviä ja niille kontrolleja tai tarkastuspisteitä sekä vastuut. Tunnistetut avainkontrollit perustuvat annettuihin lakeihin, määräyksiin tai ohjeisiin. Ohjeen kirjaukset eivät ole tyhjentäviä vaan muodostavat perustan hyville toimintatavoille organisaatioiden hankintatoimen tueksi. Ohjeessa tunnistetut avainkontrollit voivat toimia käytännössä tukena tarkastusten suunnittelussa ja sen tarkemmassa kohdentamisessa.
Kontrollivastuiden kuvaamisessa on käytetty RACI-vastuunjakomallia. RACI-mallissa R tarkoittaa vastuullista (responsible), A vastuussa olevaa (accountable), C neuvojaa (consulted) ja I tiedotettavaa (informed) toimijaa tai osapuolta. (Ohje riskienhallintaan, Valtiovarainministeriön julkaisuja 22/2017 ja Riskienhallinnan käsikirja valtionhallinnon toimijoille).
Prosessikuvaukset ja kontrollit on laadittu EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja ja avointa hankintamenettelyä mukaillen mutta eivät ole täysin sidottu em. hankinnan kynnysarvoon tai menettelyyn. Ohjeen kohta 3.8 Sopimus- ja Toimittajahallinta on vielä luonnosvaiheessa, tunnistetut kontrollit ovat vielä päivittämättä.
Kontrolliohjeen tulkitseminen
Termillä ”kontrolli” tarkoitetaan toimintaperiaatteita ja -tapoja, joilla ehkäistään tai havaitaan väärinkäytöksiä ja hallitaan riskejä sekä varmistetaan toiminnan olevan ohjeiden mukaista.
”Avainkontrolli” tarkoittaa keskeisiä toimenpiteitä, käytäntöjä tai prosesseja, joilla pyritään hallitsemaan ja vähentämään organisaation altistumista riskeille. Avainkontrollien tarkoituksena on siis auttaa organisaatiota hallitsemaan riskejä, välttämään tai minimoimaan haitallisia tapahtumia ja varmistamaan, että organisaatio toimii sääntöjen, määräysten ja omien tavoitteidensa mukaisesti.
”Tarkastuspisteet” ovat eräänlaisia virstanpylväitä tai merkkipaaluja, jotka on asetettu riskienhallintaprosessiin tiettyjen vaiheiden tai aikajaksojen välein. Tarkastuspisteet auttavat seuraamaan ja arvioimaan riskienhallinnan edistymistä, varmistamaan, että suunnitellut toimenpiteet etenevät suunnitellusti ja reagoimaan tarvittaessa mahdollisiin muutoksiin tai ongelmiin. Tarkastuspisteillä voi olla useita tarkoituksia. Tarkastuspisteet voivat vaihdella organisaation tarpeiden mukaan. Esimerkkejä tarkastuspisteistä voivat olla kuukausittaiset, neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset katsaukset, joissa tarkastellaan riskiarvioita, toimenpiteiden etenemistä ja mahdollisia muutoksia tilanteessa.
Ohjeessa jokaiselle prosessivaiheelle on erikseen määritelty kyseisessä vaiheessa suoritettavat tehtävät, ja tehtäville on pyritty tunnistamaan kontrolli tai tarkastuspiste, vastuu sekä avainkontrolli. Kontrolli tai tarkastuspiste esitellään taulukkomuodossa jokaisen vaiheen osalta erikseen. Taulukkoa luetaan vasemmalta oikealle rivikohtaisesti.
Ohjeen kohdassa 2.5 Yleiset kontrollit ja tarkastuspisteet on mainittu ne kontrollit ja tarkastuspisteet, jotka koskevat jokaista osaprosessin vaihetta. Myös hankintalain 2 §:n ja 3 §:n hankintoja ohjaavat tavoitteet on mainittu, koska hankintalain tavoitteet on hyvä pitää tarkastuspisteiden pohjana koko hankintaprosessin aikana.
Sarakkeessa ”Vastuu” on määritelty tehtävän ja kontrollin vastuurooli yleisellä ja suuntaa antavalla tasolla. Vastuurooli on määritelty kontrolliohjeessa prosessien roolien mukaan (prosessikuvat liitteenä). Vastuut on kuvattu RACI- vastuujakomallin mukaan.
Mikäli taulukon viimeisessä sarakkeessa ”Avainkontrolli” on X-merkki, on tehtävään tunnistettu sisäisen tarkastuksen kontrollitarve, jonka avulla voidaan jälkikäteen todentaa, että sisäisestä valvonnasta vastaavalla taholla asia on hallinnassa.
Yleiset kontrollit ja tarkastuspisteet
Osaprosessin yleiset kriteerit ja tarkastuspisteet ovat seuraavat ja ne pätevät jokaiseen vaiheeseen:
- Kaikki tarvekuvaukset ja päätökset tehdään kirjallisina ja niihin on sisällytettävä riittävät perustelut ja/tai laskelmat.
- Kaikki hankintaan liittyvät dokumentit (tarjouspyyntömateriaali, tarjousten avauspöytäkirja, sopimus liitteineen, päätökset, reklamaatiot, sopimusmuutokset ym.) tallennetaan ja arkistoidaan organisaatiokohtaiseen asianhallinta- tai dokumentinhallintajärjestelmään, josta ne ovat myös myöhemmin löydettävissä.
- Hankinta-asiakirjat on säilytettävä niin kauan kuin niillä on tarvetta viranomaisen toiminnassa. Lisäksi asiakirjat tulee säilyttää niin kauan kuin niillä voi olla merkitystä viranomaisen, yksityisen henkilön tai yksityisen oikeus – henkilön oikeusturvan kannalta. Nämä ovat johdettavissa arkistolaista (23.9.1994/831) sekä viranomaisen ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetusta laista (9.8.2019/906).
- Dokumenttien allekirjoittajilla on kyseistä asiaa koskevat riittävät valtuudet ja asiat ratkaistaan esittelystä.
- Tehtävän toimeenpanija ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö vaarallisten työyhdistelmien riskien minimoimiseksi.
- Virastolla on oma sisäinen ilmoituskanava, jossa on mahdollista ilmoittaa poikkeamatapauksista. Virasto viestii omasta sisäisestä ilmoituskanavastaan omalle henkilöstölle. Kansallisen kynnysarvon ala- ja ylärajan tuntumaan jäävissä hankinnoissa noudatetaan erityistä tarkkaavaisuutta kokonaisarvon ylityksien varalta.
- Sopimusrekisterin ylläpitoa ja ajantasaisuutta valvotaan asianmukaisesti jatkuvasti.
- Prosessin joka vaiheessa noudatetaan lakia ”Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista, 1397/2016”, jäljempänä ”Hankintalaki”. Puolustus- ja turvallisuushankinnoissa noudatetaan lakia ”Lakijulkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista, 1531/2011”.
- Suorahankintaa käytetään hankintalaissa kerrotuin perustein. Perustelut suorahankinnasta tehdään kirjallisena ja arkistoidaan asianmukaisesti.
- Osaprosessin yleisten kriteerien ja tarkastuspisteiden lisäksi tulee huomioida hankintalain 2 ja 3 §:n hankintoja ohjaavat tavoitteet, jotka myös pätevät jokaiseen osaprosessin vaiheeseen.
- Harmaan talouden riskien huomioiminen hankinnan eri vaiheissa. kts. VM:n Harmaan talouden torjunnan työohje hankintayksiköille: https://vm.fi/documents/10623/15348578/Harmaan-talouden-toiminnan-ty%C3%B6ohje.pdf/2ab623f2-243f-5a53-ec8a-a10f2342a222/Harmaan-talouden-toiminnan-ty%C3%B6ohje.pdf?t=1685449977107
KontrollitHankintojen suunnittelu (Strateginen taso) |
|||
| Tehtävä | Kontrolli/tarkastuspiste | Vastuu (RACI-taulukon mukaan) | Avainkontrolli |
| Kartoittaa hankintatarpeet | 1) Hankintatarpeet kartoitetaan säännöllisesti.
2) Selvitetään sopimuksiin sidotut määrärahat i. Olemassa olevat sopimukset on kartoitettu ja niitä ylläpidetään organisaatiokohtaisessa rekisterissä. ii. Olemassa olevia sopimuksia ja niiden kokonaisarvoa seurataan säännöllisesti. iii. Uusiin hankintoihin on toteutettu tarvittavat kuluselvitykset ja/tai tulevaisuuslaskelmat. 3) Sisäinen budjetointi i. Taloushallinto ja hankintatoimi käyvät säännöllistä vuoropuhelua ja toteuttavat yhteistä seurantaa sopimusten toteumista. 4) Projektien hankintatarpeet on merkitty jo projektisuunnitelmaan. 5) Perustelut ja muu asianhallinta on kirjallista riittävältä osalta. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
|
| Kategorisoi hankinnat | 1) Organisaation ohjeiden mukaisesti. | R: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö | |
| Tekee päätöksen toteutustavasta, MAKE OR BUY | – | R: Hankinnan omistaja | |
| Selvittää Hanselin puitesopimusten tai DPS soveltuvuusmahdollisuudet | 1) Hansel Oy:n puitesopimusten tai DPS:ien soveltuvuusmahdollisuudet on tarkistettu. (puitesopimuksiin liityttävä etukäteen). | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Selvittää virastojen yhteistyömahdollisuudet | 1) Yhteistyömahdollisuudet on selvitetty säännöllisin väliajoin ja soveltuvia hankintoja suunniteltaessa.
2) Muiden hankintayksiköiden mahdolliset samankaltaiset hankintasuunnitelmat selvitetään kilpailutuskalenterista |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Päivittää hankintayksikön tulevien hankintojen rullaavan koontilistan +18 kk | 1) Koontilistaa on päivitetty ja se on ajan tasalla. | R: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö | |
| Yhdistää, priorisoi ja alustavasti resursoi tunnistetut tarpeet | 1) Perustelut suunnitelman ulkopuolisille hankinnoille on kirjattu. | R: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö | |
| Laatii karkean suunnitelman tulevista hankinnoista | 1) Hankintasuunnitelma on laadittu siten, että siitä löytyy keskeinen hankintojen toteuttamisessa tarvittava tietous, jotta samaan tuoteryhmään kuuluvat hankintatarpeet voidaan suunnitelmia läpi käytäessä ja hyväksyttäessä tarvittaessa yhdistää ja luoda perusta vuosi- tai puitesopimushankintojen kilpailuttamiselle. | R: Hankintatoimenoperatiivinen vastuuhenkilö | |
| Tarkistaa onko määrärahaa käytettävissä |
1) Määrärahojen käytettävyys on tarkistettu. |
R: Hankinnan omistaja. Yhteistyössä: Taloudesta vastaava | |
| Varaa alustavasti määrärahat | 1) Alustavat määrärahat on varattu. | R: Taloudesta vastaava | |
| Tarkentaa karkean suunnitelman ja vie suunnitelman eteenpäin | 1) Kaikki hankintatarpeet on koottu yhteen hankintayksikön hankintasuunnitelmaksi. | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Aikatauluttaa hankinnat | 1) Hankinnat aikataulutettu hankintalain määräaikojen mukaan. Suunniteltu aikataulu on laadittu toteuttamiskelpoiseksi. | R: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö | |
| Varmistaa henkilöiden käytettävissä olemisen | 1) Resurssit on kiinnitetty. | R: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö | |
| Hankintasuunnitelman hyväksyminen | 1) Hankintasuunnitelma on hyväksytty työjärjestyksen / valtuuksien mukaisella tavalla.
2) Johto seuraa säännöllisesti suunnitelman toteutumista. 3) Toteutumattomat hankinnat katselmoidaan ja määrärahat uudelleenallokoidaan. |
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö
I: Hankintatoimen strateginen vastuuhenkilö |
X |
| Julkaisee päivitetyn kilpailutussuunnitelman | 1) Kilpailutussuunnitelma on julkaistu sähköisesti ja saatavilla tarjoajille esimerkiksi hankintailmoitukset.fi-palvelussa (Hilma). | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
|
|||
Tehtävä |
Kontrolli/tarkastuspiste | Vastuu | Avainkontrolli |
| Avaa asian asiahallinnassa | 1) Kilpailutukselle on avattu asia asiahallinnassa.
2) Asialle on saatu diaarinumero. 3) Oikeudet asialle annettu oikeille henkilöille. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Tarkentaa hankinnan ennakoidun arvon alustavan määrittelyn pohjalta |
1) Ennakoidun hankinnan arvo on tarkennettu 2) Hankinnan ennakoidun arvon laskennan perusteena on käytetty suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa, koko sopimuskaudelta, kuitenkin enintään 48 kuukauden ajalta. Myös mahdolliset vaihtoehtoiset toteutustavat, ja sopimuksen pidennys- ja optioehdot on otettu huomioon. 3) Ennakoidun arvon määrittämisestä on dokumentoitu ja tallennettu. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Tarkistaa, onko alustavasti varattu määräraha käytettävissä | 1) Varattujen määrärahojen käytettävyys on tarkistettu, jotta hankintaa voidaan viedä eteenpäin. | R: Taloudesta vastaava
I: Hankinnan toteutuksesta vastaava I: Hankinnan omistaja |
|
| Selvitetään, soveltuuko käytettävissä oleva puitejärjestely tai DPS hankintaan | 1) Yhteishankintayksikön kilpailuttamia puitesopimuksia tai DPS:iä on käytetty ensisijaisesti.
i. Virasto tai laitos ei saa ryhtyä kilpailuttamaan yhteishankittavaa tuotetta tai palvelua yhteishankinnan valmistelun tai toteuttamisen ollessa vireillä taikka valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 22 a §:n 2 momentin perusteella kilpailutetun yhteishankintasopimuksen voimassaoloaikana ilman perusteltua syytä. ii. (Valtionhallinnon yhteishankintoja koskevalla asetuksella (765/2006) ja valtiovarainministeriön päätöksillä (766/2006 ja sitä koskevat tarkennukset 594/2008, 650/2009 ja 1117/2014) on määritetty ne tuoteryhmät, jotka on hankittava käyttäen yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä tai jatkossa myös dynaamisia hankintajärjestelmiä (DPS).) |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö I: Hankinnan omistaja |
X |
| Tarkistaa yhteistyömahdollisuuksien hyödyntämisen virastojen kesken |
– |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankintojen operatiivinen vastuuhenkilö I: Hankinnan omistaja |
|
| Resursoi ja tarvittaessa projektoi hankinnan | 1) Päätös hankinnan toteuttamisesta on tehty organisaatiokohtaisten valtuuksien mukaisesti.
2) Hankintaa varten varatut henkilöresurssit ovat riittävät ja niitä seurataan koko hankinnan ajan. 3) Yli 1 miljoonan euron projektista on kirjattu DVV:n ylläpitämään hankesalkkuun vaaditut tiedot. 4) Raha-asiainvaliokunnassa on käsitelty ne asiat, joista valtiolle aiheutuvien menojen säästön tai tulojen määrän muutos on yhteensä vähintään 5 000 000 euroa. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö I: Hankintatoimen strateginen vastuuhenkilö |
X |
| Kiinnittää aikataulun hankinnan kynnysarvon ja hankintakategorian mukaan | 1) Aikataulu on kiinnitetty hankintalain määräaikojen mukaan. | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Määrittelee tarpeen tarkemmin |
1) Tarpeen määrittelyssä on: i. toimittu hankintastrategian mukaan, ii. perusteltu hankinnan tarve kirjallisesti, iii. harmaan talouden riskit huomioitu iv. tunnistettu hankinnan sidosryhmät. |
R: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija | |
| Tekee hankinnan riskien alkukartoituksen (laaja hankinta) | 1) Riskien alkukartoitus on tehty organisaation ohjeiden mukaisesti.
a. kts. VM:n Harmaan talouden torjunnan työohje hankintayksiköille b. kts. myös HEUNI:n riskienarvioinnin työkalu, joka on nopea ja tehokas tapa arvioida, liittyykö tekeillä olevaan hankintaa kohonnut riski työperäisestä hyväksikäytöstä. 2) Tietoturva ja tietosuoja sekä kyberriski on huomioitu. a. Uusi NIS2-direktiivi on huomioitu b. kts. Tiedonhallintolautakunnan antama suositus ”Suositus tietoturvallisuudesta hankinnoissa” joka opastaa viranomaisia ja erityisesti hankintayksiköitä tietojärjestelmien ja soveltuvin osin muiden palveluiden hankintoihin liittyvien tietoturvallisuusvaatimusten määrittelyssä sekä niiden täyttymisen varmistamisessa. 3) Riskien alkukartoitus on dokumentoitu ja arkistoitu. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Säädösasiantuntija C: Turvallisuus ja tietosuoja-asiantuntija C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija |
|
| Tekee hankinta (kategoria) kohtaisen vaikuttavuustavoitteiden arvioinnin | 1) Vaikuttavuustavoitteiden arviointi on tehty organisaation ohjeiden mukaisesti.
2) Vaikuttavuustavoitteiden arviointi on dokumentoitu ja arkistoitu. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö C: Vastuullisuusasiantuntija C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija |
X |
| Tekee markkinakartoituksen ja kartoittaa eri ratkaisuja | 1) Markkinoita on tutkittu riittävästi, jotta tiedetään mitä ratkaisuja markkinoilta löytyy. | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija |
|
| Laatii tietopyynnön/ ennakkoilmoituksen | – | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Julkaisee ilmoituksen markkinoille |
1) Ilmoitus on julkaistu hankintailmoitukset.fi-palvelussa (Hilma) i. EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu ilmoitus myös TED (Tenders Electronic Daily) verkkosivuille. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Vastaanottaa toimittajien vastaukset tai pyynnöt osallistua markkinavuoropuheluun | – | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Järjestää markkinavuoropuhelun |
1) Kaikkia toimittajia on kohdeltu tasapuolisesti. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Tarkentaa tarpeen määrittelyä ja ennakoitua arvoa markkinavuoropuhelun perusteella | 1) Ennakoidun arvon laskennassa on käytetty todellisuutta vastaavia määriä ja laskelmassa on huomioitu koko suunniteltu sopimuskausi sekä mahdolliset optiot ja lisähankintamahdollisuudet. Arvoa laskettaessa on huomioitu toistaiseksi voimassa olevien sopimusten osalta vähintään neljä vuotta.
(Hankintasopimuksen arvo ei sopimuskauden aikana saa ylittyä yli 50 %:lla alkuperäisen sopimuksen arvosta.) Huomioitava erityisesti kansallisen kynnysarvon sekä EU-kynnysarvon lähelle jäävät laskelmat! 2) Perustelut on dokumentoitu ja arkistoitu. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Määrittelee hankinnan kohteen | 1) Hankinnan tavoitteet ovat ristiriidattomat.
2) Hankinnan kohde on määritelty riittävällä tasolla. 3) Hankinnan kohteen määrittelyssä ei olla mainittu tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää. 4) Kilpailutettava kokonaisuus on määritetty asianmukaisesti, ja tuotteiden määrittelyssä on pyritty standardoituihin tuotteisiin, ellei kyse ole innovatiivisesta hankinnasta. 5) Harmaan talouden riskit on huomioitu hankinnan kohteen määrittelyssä. |
R: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija
A: Hankinnan omistaja C: Hankinnan toteutuksesta vastaava |
X |
| Määrittelee hankinta (kategoria) kohtaisen vaikuttavuustavoitteet | 1) Organisaatiokohtaiset vaikuttavuustavoitteet on huomioitu.
2) Vaikuttavuustavoitteet ovat realistiset suhteessa hankinnan kohteeseen ja laajuuteen. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija C: Vastuullisuusasiantuntija C: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö C: Säädösasiantuntija |
|
| Päättää, millä hankintamenettelyllä kilpailutus toteutetaan | 1) Hankintalakia on noudatettu hankintamenettelyn valinnassa.
2) Mahdolliset suorahankinnan perusteet on määritelty hankintalain pohjalta ja dokumentoitu riittävällä tasolla. HUOM! Ostajaorganisaatiosta johtuva kiire ei ole peruste suorahankinnan käyttämiselle. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija C: Säädösasiantuntija A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Määrittelee hankinnan kohteen kriteerit ja vertailuperusteet | 1) Hankinnan vähimmäisvaatimukset ovat ristiriidattomia ja realistiset suhteessa hankinnan kohteeseen ja laajuuteen.
2) Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ovat tarjoajille tasapuolisia ja syrjimättömiä. 3) Varmistetaan hankinnan valmistelijan esteellisyys, sidonnaisuudet syrjimättömien vertailuperusteiden varmistamiseksi. 4) Määritellyt vertailuperusteet mahdollistavat tarjoajien objektiivisen ja syrjimättömän valinnan. 5) Tarvittavat tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset sekä hankinnan kohteen turvallisuuden- ja jatkuvuudenhallintaan kohdistuvat vaatimukset on huomioitu hankinnassa. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija C: Vastuullisuusasiantuntija C: Säädösasiantuntija C: Turvallisuus ja tietosuoja-asiantuntija |
X |
| Määrittelee hinnoittelurakenteen | 1) Hinnoittelurakenne on määritelty niin että tarjouksia pystytään vertailemaan keskenään.
2) Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on huomioitu hinnoittelurakenteen määrittelyssä. 3) Myös harmaan talouden riskit on huomioitu hinnoittelurakenteessa. kts. VM:n Harmaan talouden torjunnan työohje hankintayksiköille |
R: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija
C: Sopimusvastaava |
|
| Määrittelee tarjoajan poissulkemis- ja soveltuvuusvaatimukset
(EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa käytetään ESPD-lomaketta) |
1) Poissulkemisperusteet on valittu hankintalain/ ESPD-lomakkeen sallimissa rajoissa.
2) Poissulkemisperusteissa on huomioitu EU:n tai YK:n asettamat pakotevaatimukset (ml. Venäjän hyökkäyssodan seurauksena asetetut pakotteet). 3) Soveltuvuusvaatimukset on määritelty hankintalain asettamissa rajoissa ja oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen ja laajuuteen. 4) Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset ja hankinnan kohteen kriteerit eivät ole ristiriidassa keskenään. 5) Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset ovat realistiset suhteessa hankinnan kohteeseen ja laajuuteen. 6) Tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa on huomioitu tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Säädösasiantuntija A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Alkaa valmistelemaan hankintasopimusluonnosta |
1) Sopimuksen valmistelussa on käytetty organisaation ajantasaisia sopimusmalleja/pohjia. 2) Sopimusluonnoksessa on huomioitu EU:n asettamat pakotteet. 3) Sopimusluonnoksessa huomioitu laskunkäsittelyn vaatimat toimenpiteet esim. verkkolaskutus ja automaatio. 4) Sopimuksen valmistelussa on huomioitu, vaatiiko hankinta erillistä turvallisuussopimusta. i. Sopimuksen valmistelussa on huomioitu tietosuoja-asetuksen ja siihen liittyvän lainsäädännön asettamat vaatimukset, silloin kun hankintaan on liittynyt henkilötietojen käsittelyä. Hankintasopimukseen on liitetty erillinen tietosuojasopimus. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija C: Taloudesta vastaava C: Sopimuksesta vastaava C: Säädösasiantuntija |
|
| Kerää ja viimeistelee tarjouspyyntömateriaalin | – | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Laatii tarjouspyynnön |
1) Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittu niin selviksi, että niiden perusteella tarjoajat ovat voineet antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Lähettää tarjouspyynnön tarvittavilta osilta toimittajille kommentoitavaksi | 1) Noudatettu avoimuutta ja tasapuolista kohtelua | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Viimeistelee tarjouspyynnön | – | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Lähettää tarjouspyyntöasiakirjat tarkastus- ja kommenttikierrokselle | 1) Tarjouspyyntö on lähetetty organisaation ohjeistuksen mukaan sisäiselle tarkastus- ja kommenttikierrolle.
2) Tarkastus- ja kommenttikierrolle on varattu riittävästi aikaa. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Allekirjoittaa tarjouspyynnön (työjärjestyksen mukaan) | 1) Tarjouspyyntö on allekirjoitettu organisaatiokohtaisten valtuuksien mukaisesti.
2) |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava (esittelijä) A: Hankinnan omistaja (ratkaisija) | X |
Sopimuksen tekeminen |
|||
| Tehtävä | Kontrolli/tarkastuspiste | Vastuu | Avainkontrolli |
| Tarkastaa pakotteet | 1) Pakotteet on tarkastettu ja tarkastus dokumentoitu.
a. Pakotteet tulee tarkistaa aina, kun tehdään sopimusta uuden toimittajan kanssa. Ilmoitusvelvollisen tulee selvittää, ettei toimittajayhteisön omistajina tai tosiasiallisina edunsaajina toimi pakotteiden kohteena olevia henkilöitä. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Tarkastaa rikosrekisteriotteet | 2) Valitulta toimittajalta vaadittavat pakolliset selvitykset on tarkastettu ja tarkastuspäivämäärä kirjattu ja dokumentoitu pois lukien Hanselin puitetoimittajat.
a. 3) Rikosrekisteriotteet eivät ole 12 kuukautta vanhempia tarkastus hetkellä. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Tarkistaa tilaajavastuulain mukaiset selvitykset | 1) Valitulta toimittajalta vaadittavat pakolliset selvitykset on tarkastettu ja tarkastuspäivämäärä kirjattu ja dokumentoitu pois lukien Hanselin puitetoimittajat.
2) kts. myös VM:n Harmaan talouden torjunnan työohje hankintayksiköille (Huomaa, että tilaajavastuulakia ei sovelleta kaikissa hankinnoissa. Katso Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, § 2) |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Viimeistelee sopimusluonnoksen | 1) Sopimuksen ehdot sekä laajuus ovat pysyneet muuttumattomina koko kilpailutuksen ajan.
2) Sopimus on tehty kirjallisessa muodossa. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Hankinnan kohteen sisällön asiantuntija C: Säädösasiantuntija C: Turvallisuus ja tietosuoja-asiantuntija |
|
| Lähettää sopimusluonnoksen allekirjoitettavaksi | – | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava | |
| Vastaanottaa allekirjoitetun sopimuksen | 1) Allekirjoitukset on tehty riittävin valtuuksin.
2) Kaikki sopimuksen liitteet on täytetty asianmukaisesti ja liitetty osaksi allekirjoitettua sopimusta. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Valmistelee ja julkaisee jälki-ilmoituksen | 1) Jälki-ilmoitus on julkaistu 30 pv sisällä sopimuksesta tai päätöksestä hankintailmoitukset.fi-palvelussa (Hilma).
i. EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus myös TED (Tenders Electronic Daily) verkkosivuille. 2) Myös dynaamisten hankintajärjestelmien sisäisistä kilpailutuksista on laadittu ja julkaistu jälki-ilmoitus hankintailmoitukset.fi- palvelussa (Hilma). i. EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus myös TED (Tenders Electronic Daily) verkkosivuille. 3) Ilmoitus on dokumentoitu ja arkistoitu. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
| Kirjoittaa tarvittaessa hankintakertomuksen | 1) Hankintakertomus on kirjoitettu, mikäli hankintapäätös on suppea. | R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
C: Säädösasiantuntija |
|
| Arkistoi hankintadokumentit ja allekirjoitetun sopimuksen | 1) Kaikki aineisto on säilytetty määräysten mukaisesti arkistossa tai asian- / dokumentinhallinnassa.
2) Dokumenttien käyttöoikeudet on määritelty oikein. |
R: Hankinnan toteutuksesta vastaava
A: Hankintatoimen operatiivinen vastuuhenkilö |
X |
Reklamaatiot ja muutokset- prosessin kontrollit ja tarkastuspisteet |
|
| Tehtävä | Kontrolli |
| Reklamaation laatiminen ja toimittaminen |
1) Reklamaation tarve sekä perusteet ja vaatimukset ovat selkeät ja dokumentoidut. 2) Allekirjoitukset on tehty riittävin valtuuksin. 3) Reklamaatiodokumentti on tallennettu ja arkistoitu. 4) Reklamaatio on lähetetty prosessin ja sopimuksen mukaisesti. 5) Reklamaatio on käyty dokumentoidusti läpi toimittajan kanssa (esim. pöytäkirjat, viestinvaihto tallennettu). |
| Vastine ja sen hyväksyntä tai hylkääminen |
1) Toimittajan vastine on tallennettu ja arkistoitu. 2) Vastine on hyväksytty tai hylätty kirjallisesti riittävin perustein ja valtuuksin. Hyväksyntä- tai hylkäysdokumentti (myös sähköpostiviesti) on tallennettu ja arkistoitu. |
| Korjaavat toimenpiteet |
1) Toimittajalle on muodostunut reklamaation pohjalta suoritusvelvoite. 2) Toimittajan korjaavat toimenpiteet hyväksytään kirjallisesti. 3) Toimittajan korjaavien toimenpiteiden vaikutuksia on seurattu. |
| Reklamaatiodokumenttien arkistointi |
1) Arkistointi on toteutettu organisaation määräysten mukaisesti. |
| Sopimukseen tehtävät toimenpiteet |
1) Mikäli tilanne on vaatinut sopimuksellisia toimenpiteitä, on ne toteutettu sopimuksen ehtojen mukaisesti (esim. purku tai irtisanominen). |
Sopimuksen päättyminen |
|
| Tehtävät | Kontrolli |
| Sopimuksen sisällön ja toteutumisen tarkastus |
1) Tilaaja on kirjannut mahdolliset keskeneräiset asiat ja puutteet ja ilmoittanut niistä toimittajalle. Toimittaja on viimeistellyt em. asiat. 2) Toimittajan avustamisvelvollisuus on selvitetty. 3) Reklamaatioiden ja hyvitysten tilanne on tarkastettu. Kaikki laskut on maksettu. 4) Ennen takuuajan päättymistä on tarkastettu, että sopimukselta tilattu tavara tai palvelu vastaa sovittua. 5) Toimitukseen liittyvän materiaalin (kuten esimerkiksi tilaajalta saadun tietomateriaalin) säilyttämisestä tai hävittämisestä on sovittu. |
| Toimituksen hyväksyntä |
1) Toimitus on hyväksytty kirjallisesti ja dokumentti on tallennettu ja arkistoitu. |
| Tilaajan raportti toimittajasta |
1) Toimittajan soveltuvuutta ja toimintaa sopimuskaudella on arvioitu (kirjallisesti) organisaation sisällä. 2) (Raportti erityisesti hankintatoimen käyttöön.) |
| Taloudellinen loppuselvitys ja suorituskyvyn mittaaminen |
1) Sopimuksen toteutumista on tutkittu eri näkökulmista: esimerkiksi ennakoitu arvo vs. kokonaisarvo, suorituskyky, vaikuttavuuden mittaaminen ja seuranta. |
| Sopimuksen arkistointi |
1) Sopimus on merkitty päättyneeksi, eikä siltä voi enää tilata. 2) Sopimuksen päättymisestä on viestitty organisaatioon. 3) Käyttöoikeudet on päivitetty. |
Liitteet
Liitteet sisältävät Tarpeesta sopimukseen -osaprosessin prosessikuvat siinä muodossa, kuin ne on tehty työpajojen tuloksena QPR Enterprise Architect -työkaluun avulla. Liitteenä olevat prosessikuvat löytyvät paremmin luettavina osoitteesta (julkaisupankki@qpr.com)