RRP-hankintoihin liittyvät erityispiirteet

Asiakirjan versiot:

1. Taustaa

Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelma (Recovery and Resilience Plan, RRP) on kansallinen suunnitelma EU:n elpymis- ja palautumistukivälineen (Recovery and Resilience Facility, RRF) rahoituksen hyödyntämiseksi. Tässä ohjeessa ohjeistetaan, mitä erityispiirteitä liittyy hankintojen tekemiseen RRF-rahoituksella.

2. Lainsäädäntö

Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineestä (myöhemmin RFF) maksetulla tuella tehtävien hankintojen raportoinnista säädetään EU:n asetuksessa elpymis- ja palautumistukivälineen perustamisesta ^[2] sekä Suomen kansallisessa laissa Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta ^[3] sekä RRP-toimeenpanolakia koskevassa hallituksen esityksessä ^[4].

Lisäksi hankintojen raportoinnissa tulee huomioida komission tiedonanto (2021/C 58/01) teknisiksi ohjeiksi ”ei merkittävää haittaa” -periaatteen soveltamiseksi (myöhemmin DNSH-ohje) ^[5]. RRP-toimeenpanolain perusteella Valtiokonttori voi myös antaa tarkentavia määräyksiä hankinnoista toimitettavista tiedoista.

RRP-hankintojen toteuttamisessa tulee ottaa huomioon myös muu julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö ja ohjeistus.

3. Toimeksisaajatietojen ilmoittaminen

Jos tuensaaja on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalain) 5 §:ssä tarkoitettu hankintayksikkö, joka RRP-suunnitelmaan liittyvän toimenpiteen toteuttamiseksi hankkii tavaroita tai palveluita hankintalain mukaisesti, niin tällöin tukiviranomaisen pitää kerätä tiedot toimenpiteeseen liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista (esim. tukiviranomaisen toteuttaman tietojärjestelmähankkeen järjestelmätoimittaja ja tämän alihankkijat). Tiedot on hyvä kerätä osana hankintaprosessia ja tietojen keruusta on hyvä mainita esimerkiksi tarjouspyynnössä.

Hankintayksiköitä ovat valtion, hyvinvointialueiden, hyvinvointiyhtymien, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset, evankelisluterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkko sekä niiden seurakunnat ja muut viranomaiset, valtion liikelaitokset, hankintalaissa tarkoitetut julkisoikeudelliset laitokset sekä mikä tahansa hankinnan tekijä silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta edellä mainituilta hankintayksiköltä. Näin ollen myös yritys tai yhteisö voi olla hankintayksikkö niissä tilanteissa, joissa kyseiseen hankintaan saadun julkisen tuen ^[6] määrä on yli 50 %.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään välittömästi toimenpiteen toimeenpanoon liittyvien palveluiden tai tavaroiden toimittajista, ei kuitenkaan tukipalveluiden (esim. matkustamiseen liittyvät palvelut, käännöspalvelu tai kokoustarjoilut) toimittajista. On kuitenkin huomioitava, että tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista tulee kerätä myös pienhankinnoista, eli myös niistä hankinnoista, jotka eivät ylitä hankintalaissa määriteltyjä kansallisia tai EU-kynnysarvoja, mikäli kyseiset hankinnat ovat toimenpiteen ydintekemistä. Sekä toimeksisaajasta että alihankkijoista kerätään toimeksisaajan ja alihankkijan nimi (etu- ja sukunimi tai yrityksen nimi) ja identifioiva tieto (syntymäaika tai y-tunnus).

Mikäli toimeksisaaja on oikeushenkilö, niin tällöin on edellä mainittujen tietojen lisäksi kerättävä tiedot oikeushenkilön tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista. Tosiasiallisella omistajalla ja edunsaajalla tarkoitetaan EU:n rahanpesudirektiivissä ^[7] ja Suomen rahanpesulaissa ^[8] määriteltyjä tahoja.

Tiedot toimeksisaajan tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista raportoidaan hankintahetkellä voimassa olevilla tiedoilla, kun kyseessä on ydintekemiseen liittyvä kertaluontoinen tavara- tai palveluhankinta. Jos hankinnan toteutus on kuitenkin pidempikestoinen, niin kyseessä ei ole kertaluonteinen hankinta.

Tosiasialliset omistajat ja edunsaajat yhteisömuodoittain löytyy Valtiokonttorin ohjeesta ” RRF-rahoituksen tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tietojen kerääminen”. Ohje on saatavilla Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta -palvelusivustolla (Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta).

4. DNSH-arvioinnin huomioiminen hankinnoissa

Niissä tapauksissa, joissa hankinta kilpailutetaan julkisen hankintamenettelyn kautta osana hankkeen tai toimenpiteen toteuttamista, tulee hankintamenettelyn tarjouspyyntöön sisällyttää DNSH-periaatteeseen liittyvät erityisehdot. Hankintamenettelyyn osallistuvien tarjoajien tulee sisällyttää DNSH-itsearviointi tarjouksiinsa. Tämän jälkeen tarjouspyyntöjen käsittelijä käy läpi tarjouksien DNSH-itsearvioinnit ja kirjaa oman DNSH-arviointinsa hankintapäätökselle.

Jos toteuttamisessa käytetään toimeksisaajina puitesopimustoimittajia, eli kilpailutus on tehty jo ennen RRP-rahoituksella tehtävän hankinnan tekemistä, DNSH-arviointi tehdään erilliselle muistiolle, jossa perustellaan, ettei myöskään hankinnasta aiheudu merkittävää haittaa. Muistio tehdään myös silloin, jos hankinnassa / kilpailutuksessa ei ole huomioitu DNSH:ta ja/tai siihen ei ole saatu tarjouksessa vastausta.

Lisätietoa ja esimerkkejä DNSH-arvioinnista löytyy seuraavista asiakirjoista:

• Valtiokonttorin ohje ”Do No Significant Harm, DNSH – ei merkittävää haittaa periaatteen noudattaminen”
• komission tekniset ohjeet ”ei merkittävää haittaa” –periaatteen soveltamiseksi (2021/C 58/01) (esimerkkejä liitteessä IV)
  
• SYKE:n raportti ”Ei merkittävää haittaa -periaatteen (DNSH) soveltaminen Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman hankkeissa”
  

Valtiokonttorin ohje on saatavilla Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta -palvelusivustolla (Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta).

5. Mihin tiedot tallennetaan?

Suomen RRP-suunnitelman toimeenpanon seurantaan ja raportointiin käytetään kahta tietojärjestelmää:

• Valtiokonttorin ylläpitämän RRP-järjestelmän avulla seurataan hankkeita, joissa tuki myönnetään tuensaajalle hankkeen toteuttamiseksi (sekä rahoitusmuotoinen tuki että hankintamuotoinen tuki)
• Valtion yhteisen hankesalkkujärjestelmän avulla seurataan tukiviranomaisen itse toteuttamia hallinnonalan sisäisiä uudistus- ja investointihankkeita

Toimenpiteitä, jotka sisältävät sekä tukimuotoista toimintaa että tukiviranomaisen itse toteuttamaa hallinnon sisäistä kehitys- ja uudistustoimintaa, seurataan RRP-järjestelmässä.

Toimenpiteen raportoinnissa käytettävän tietojärjestelmän voit tarkastaa Valtiokonttorin ohjeesta ”Toimeenpanon raportoinnissa käytettävät tietojärjestelmät”. Ohje on saataville Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta -palvelusivustolla (Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta).

Hankinta-asiakirjoja ei tallenneta järjestelmään rahoitustukea saavien tuensaajien hankinnoista. Tukiviranomaisen järjestelmiin ko. hankinta-asiakirjat tallennetaan tukiviranomaisen omien käytäntöjen mukaisesti.

Hankinnoista RRP-tietojärjestelmiin tallennetaan seuraavat tiedot:

• hankintaan liittyvät toimeksisaajatiedot sekä alihankkijatiedot
• hankintapäätökset, jotka sisältävät tukiviranomaisen DNSH-arvioinnit
• hankintasopimukset

Huom! Hankkeen toimenpiteen ydintekemiseen liittyvistä hankintalain kansalliset ja EU-kynnysarvot alittavista pienhankinnoista ei tarvitse liittää hankintapäätöstä- ja sopimusta, jos organisaation hankintaohjeistus ottaa kantaa johonkin alarajaan, minkä alittavista hankinnoista ei tehdä hankintapäätöstä ja -sopimusta.

Jos toimeksisaaja on luonnollinen henkilö. järjestelmään tallennetaan asiakirja, josta ilmenee hankinnan summa ja, mitä on hankittu.

Hankinnoista tallennettavien tietojen tulee olla kuukausittain ajantasaisia. Lisää tietoa hankintojen raportoimisesta RRP- ja Hankesalkku-järjestelmissä löytyy seuraavista Valtiokonttorin ohjeista:

• Toimenpiteiden raportointi RRP-järjestelmässä (RRP-käyttöohje)
• Toimenpiteiden raportointi Hankesalkku-järjestelmässä

Ohjeet ovat saataville Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta -palvelusivustolla (Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpano ja seuranta).

6. Viestintä hankinnoista

Mikäli hankinnan tuotoksena syntyy julkaistavia asiakirjoja tai muuta materiaalia (internet-sivustoja, tietojärjestelmiä, markkinointimateriaalia tms), niin näissä tulee käyttää unionin tunnusta, jossa lukee Euroopan unionin rahoittama – NextGenerationEU.

Lisää viestintäohjeistusta sekä viestinnässä käytettävä unionin tunnus löytyy Valtiokonttorin RRP-palvelusivustolta Tuki- ja ohjemateriaalit -välilehdeltä.