Kirjanpitoyksiköt ja talousarviotalouden ulkopuoliset valtion rahastot ja Valtion talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Kirjanpitoyksikön, rahaston sekä palvelukeskuksen on arvioitava toimintaansa liittyvät taloushallinnon riskit. Tunnistettujen riskien poistamiseksi on määriteltävä kontrollit. Kontrolli voi olla automatisoitu järjestelmäkontrolli tai manuaalinen henkilön toteuttama. Kirjanpitoyksikkö, rahasto ja palvelukeskus dokumentoivat vastuullaan olevat kontrollit ja huolehtivat osaltaan niiden ylläpidosta ja kontrollien toimivuudesta.
Kirjanpitoyksikön sisäinen valvonta on viraston tai laitoksen johdon vastuulla. Johdon on huolehdittava, että sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti sen omassa toiminnassa ja sekä toiminnassa, josta virasto tai laitos vastaa.
Valtiokonttori ohjeistaa tällä ohjeella, mitä kontrolleja kirjanpitoyksikön, rahaston ja palvelukeskuksen tulisi noudattaa taloushallinnon prosesseissa. Tämän ohjeen mukainen taso on kontrollien suositeltava vähimmäistaso (liite).
Ohje sisältää palkanlaskennan prosessin kontrolleja. Kontrollimatriisiin on määritelty kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisien prosessien ja palvelukeskuksen kontrolleja:
- Virastoille yhteinen (kirjanpitoyksiköille)
- Palvelukeskuksen
Kontrollimatriisi on kirjanpitoyksiköiden käytettävissä myös kirjanpitoyksikön substanssikontrollien määrittelyyn.
Kontrollidokumentaation sisältö
Tässä ohjeessa on kuvattu virastojen tai laitosten yhteisiä kontrolleja sekä Palvelukeskuksen kontrolleja. Kontrollin kaikki tiedot on kuvattu ohjeen liitteeseen kontrollimatriisiin. Kontrollimatriisi on hyödynnettävissä kirjanpitoyksikön, rahaston ja palvelukeskuksen kontrolleja koskevassa yksityiskohtaisessa dokumentaatiossa kontrolleista.
Matriisiin dokumentoidaan, mitä tehtäviä tai tehtävän osaa kontrolli koskee, mihin riskiin kontrolli vastaa, mikä on kontrollin sisältö, kenen vastuulla kontrolli on ja miten kontrollin toteutuminen todennetaan. Ohjeen liitteenä on kontrollimatriisi, jota täydennetään tunnistetuilla kontrolleilla.
Säädösperusta
Viraston ja laitoksen velvollisuus sisäisen valvonnan järjestämisestä on kirjattu talousarviolain 24b §:ään ja talousarvioasetuksen 69 §:ään.
Valtiokonttori antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista talousarviolain 24c § määräyksenantovaltuuden perusteella.
Julkisuus
Ohje liitteineen on salassa pidettävä (JulkL (621/1999) 24.1 § 17k) ja julkaistaan vain virkakäyttöön. Ohjeeseen liittyvät asiakirjat on määritelty salassa pidettäväksi, koska ne sisältävät tietoja taloushallintoa koskevista tehtävistä, joista tiedon antaminen voisi aiheuttaa taloudellista vahinkoa.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.
Lisätiedot
Ohjeeseen liittyvät tiedustelut voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen holaskentatoimi@valtiokonttori.fi.
Toimialajohtaja Lasse Skog
Projektipäällikkö Ari Kauhanen
Liitteet Liite1 Kontrollimatriisi Palkanlaskenta-Henkilöstöpalvelut
Tiedoksi Valtiovarainministeriö, VVC ja budjettiosasto
Valtiontalouden tarkastusvirasto
Linkki Tiimeri työtilaan: Palkanlaskennan tehtävien kontrollit