Myyntilaskujen sisältövaatimus – henkilötunnus on välitettävä asiakasrekisteriin

Tämä määräys koskee kuluttaja-asiakkaiden henkilötunnuksen tallentamista asiakasrekisteriin ja välittämistä myyntilaskulle reititystietona.

Uudet kuluttaja-asiakastiedot on tallennettava asiakasrekisteriin henkilötunnuksen kanssa viimeistään 1.4.2020 alkaen. Tätä aiemmin tallennettujen asiakkaiden tietoihin on lisättävä henkilötunnus 30.9.2020 mennessä, mikäli kyseiselle kuluttaja-asiakkaalle jatkossakin kohdistuu myyntilaskutusta.

Valtion kirjanpitoyksiköiden tulee tarjota kuluttajille yleisesti käytössä olevia turvallisia laskun vastaanottokananvia. Tällaisia ovat mm. e-lasku sekä Suomi.fi-viestit -palvelun kautta välitetty lasku.

Kuluttajan e-laskun välittäminen on mahdollista vain, jos laskuaineistossa on henkilötunnus. Henkilötunnuksen välityksessä käytetään aina suojattua yhteyttä osapuolien välillä eikä henkilötunnus tulostu laskulle.

Kaikki paperilla lähtevät myyntilaskut välitetään 1.12.2020 alkaen Suomi.fi- viestit -palvelun kuluttajan sähköiseen postilaatikkoon tai postilaatikon puuttuessa tulostuspalveluun. Välitys Suomi.fi-viestit -palveluun tapahtuu henkilötunnuksen perusteella.

Voimaantulo

Tämä määräys tulee voimaan 1.4.2020

Säädösperusta

Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.

Henkilötunnusta saa käsitellä mm., mikäli rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tai laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi (Tietosuojalain 29 §:n 1 momentti). Laissa yksilöidään lisäksi, että henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä. 2. momentti).

Julkisen hallinnon viranomaisia velvoitetaan käyttämään laissa määriteltyjä tukipalveluita (Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista 571/2016).

Muu asiasta annettu ohjeistus

Tilauksesta perintään -prosessin hyvät käytännöt -ohje (VK/1257/00.00.00.01/2018 annettu 31.10.2018)

Lisätiedot

Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorista sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Jakelu Valtion kirjanpitoyksiköt, valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto, Valtiovarainministeriö/budjettiosasto