Laskutetun ennakkomaksun kirjaaminen maksuperusteella liikekirjanpidossa

Kysymys

Saatuja ennakkomaksuja käsitellään yleisesti myyntilaskuilla. Tällöin myyntilaskusta tulee suoraan kirjaus tilille 25690 Muut saadut ennakot. Varsinainen maksu tulee vasta eräpäivänä, yleensä 21 pv kuluttua. Maksu on tässä ainoastaan reskontratapahtuma.

Valtiontalouden tarkastusvirasto on kirjanpitoyksikön tarkastuksessaan kiinnittänyt huomiota siihen, että kirjanpitoyksikössämme saatuihin ennakoihin tehdään kirjaus jo ennakoita laskutettaessa. Saatuihin ennakoihin kirjaukset tulisi heidän mukaansa tehdä vasta, kun suoritus maksusta on saatu.

Olisiko riittävää, että ennen tilinpäätöstä käymme läpi mahdolliset avoimet ennakkolaskutukset ja siirrämme ne tarvittaessa lyhytaikaisiin saataviin? Silloin ennakkolaskumme olisivat tilinpäätöksessä kirjattuina maksuperiaatteella.

Vaihtoehtoina meillä on joko ennakkomaksujen laskutus ohi myyntireskontran – jolloin riskinä on maksuseurannan pettäminen – tai ennakkomaksujen kirjaaminen laskutusvaiheessa lyhytaikaisiin saataviin, myyntireskontran erillinen seuraaminen ja oikaisumuistioiden laatiminen maksun saapuessa. Tämä ei vaikuta mielekkäältä työajankäytöltä.

Vastaus (annettu 29.9.2023)

Tuloa koskeva ennakkomaksu on rahoitustapahtuma, joka tulee liikekirjanpidossa kirjata maksuperusteella. Saadut ennakkomaksut ovat kirjanpitoyksikön vierasta pääomaa. Kun ennakkomaksua ei ole vielä saatu, erää ei voida käsitellä velkana. Tämä on lähtökohtainen toimintatapa.

Käytännössä kuitenkaan Kieku ei tue toiminnallisuutta, joka mahdollistaisi laskun kirjaamisen saatujen ennakoiden tilille vasta saataessa maksu. Sinänsä ennakkomaksuja on mahdollista pyytää myös maksamaan suoraan pankkitilille ilman laskua, jolloin kirjaus voidaan tehdä tiliotteelta halutulla tavalla.

Vähimmäisvaatimus varovaisuusperiaate huomioon ottaen on, että tilinpäätöksessä saatujen ennakkojen tilillä ei ole eriä, joita ei ole vietä saatu. Koska virastoissa saatujen ennakkomaksujen määrät ja summat vaihtelevat merkittävästi, olennaisuus, oikeat ja riittävät tiedot sekä tiedon taloudellinen tuottaminen huomioon ottaen kirjanpitoyksikön on harkittava laskutettujen, mutta vielä maksamattomien ennakoiden korjaamista lisäksi kuukausittain tai laskuittain. Kirjanpitoyksikkö tekee siis itse edellä mainittujen periaatteiden perusteella päätöksen siitä, milloin korjaa maksuperusteen.

Kirjausesimerkki

Saatu ennakko laskutetaan myyntilaskulla. Tässä esimerkissä reskontratilinä on käytetty tiliä17490100 Muut lyhytaikaiset saamiset (T), Kieku-reskontra ja vastaparina tiliä17490000 Muut lyhytaikaiset saamiset (T). Momentti on budjetoitu suoriteperusteella eli käytetään TaKP-tiliä 600.

Oikaistava tili riippuu tapauksesta, sillä Kieku-reskontrassa on useita mahdollisia tilejä, joita käytetään maksun vastaanottamiseen asiakkaalta. Pääperiaate on kuitenkin sama, eli korjaus tehdään 0100-päätteiseltä tililtä 0000-päätteiselle tilille. Esimerkiksi maksullisessa toiminnassa nämä olisivat vastaavat myyntisaamisten tilit 17000100 ja 17000000.

Tilin 25690 Muut saadut ennakot osalta tulee tarkistaa tilinpäätöshetkellä, ettei siellä ole eriä, joista ei vielä ole saatu maksua.

Saatujen ennakoiden tiliä siis oikaistaan tarvittaessa muistiolla laskuittain, kuukausittain tai tilinpäätöshetkellä.

Korjauksessa 5-merkkinen tilitaso 17490 Muut lyhytaikaiset saamiset menee tasan, mutta 8-merkkisellä tasolla tileille 17490100 ja 17490000 jää eroa. Valtion kirjanpidossa erä ei kuitenkaan siis näy saamisena eikä saatuna ennakkona virallisella 5-merkkisellä tilitasolla.

Kun maksu 12 400 € saadaan, tehdään kirjaus toisin päin muista lyhytaikaisista saamisista muihin saatuihin ennakoihin:

Lopuksi saatu ennakko puretaan myöhemmin rahoittajan rahoitusosuuden mukaisesti tulo menon kohdalle -periaatteella. Maksullisessa toiminnassa ennakko purettaisiin luovutettua suoritetta vastaan.

Lisätietoja: laskentatoimi@valtiokonttori.fi