Kirjanpitoyksiköt, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot

Hankintojen suunnittelu -ohje

Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c § (5.12.2024/757) mukaan Valtiokonttori antaa tarvittavat määräykset virastoille, laitoksille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille 4) laskentatoimen hoidon sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.

Tämä ohje korvaa valtiovarainministeriön 12.9.2019 antaman ohjeen hankintojen suunnitteluun.

Valtiokonttori on tänään antanut ohjeen hankintojen suunnitteluun. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa.

Kirjanpitoyksikköä suositellaan selvittämään, mitkä ohjeissa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä.

Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta osoitteeseen hankintatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan 1. helmikuuta 2025 lähtien.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja työelämä -osastolta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta hankintatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Osastonjohtaja Lasse Skog

Hankejohtaja Seija Friman

Liite 1: Esimerkki yksittäisen hankinnan tiedoista suunnitelmassa

Tiedoksi

valtiovarainministeriö

Valtiontalouden tarkastusvirasto

1 Johdanto

Hankintatoiminnan tavoitteena on varmistaa organisaation toiminta ja sen tavoitteiden toteutuminen. Julkisten hankintojen lainmukainen ja tuloksellinen toteuttaminen edellyttää vahvaa suunnitelmallisuutta. Hankintayksikön strategisten linjausten, toiminnalle asetettujen taloudellisten tavoitteiden ja hankinnoille asetettujen teknisten reunaehtojen tulee aina vaikuttaa hankintasuunnitelmien taustalla.

Hankintalain mukaan julkisten organisaatioiden tulee toteuttaa hankintansa kokonaistaloudellisesti sekä ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Tuleville vuosille laadittavalla hankintasuunnitelmalla voidaan edistää varojen tehokasta käyttöä.

Hankintasuunnitelmien avaaminen potentiaalisten toimittajien käyttöön mahdollisimman hyvissä ajoin on tärkeää, sillä mitä enemmän tarjoajat tietävät hankintayksiköiden tulevista hankintasuunnitelmista ja hankintojen yksityiskohdista, sitä paremmat mahdollisuudet hankintayksiköllä on saada hyviä tarjouksia.

2 Ohjeen tarkoitus, tavoitteet ja rajaukset

Tämän ohjeen tarkoituksena on tukea valtionhallinnon hankintayksiköitä niiden hankintojen suunnittelutehtävissä erityisesti talousarviolainsäädännön ja hankintalain soveltamisen varmistamiseksi. Ohjeen tarkoituksena on myös edistää menettelytapojen yhdenmukaistamista siinä määrin kuin sillä saavutetaan yhteisiä hyötyjä mm. avoimuuden, toimittajayhteistyön ja tiedolla johtamisen näkökulmista.

Ohjeessa keskitytään vuositason ja sitä pidemmälle aikavälille tunnistettavien hankintojen suunnitteluun. Ohjeessa ei käsitellä yksittäisen hankinnan suunnitteluun eli valmisteluun liittyviä tehtäviä. Muulla ohjeistettuja asioita vältetään toistamasta tässä ohjeessa.

Kilpailutussuunnitelmalla tarkoitetaan tässä ohjeessa Hankintailmoitukset.fi:n (Hilma) kilpailutussuunnitelmatoiminnallisuutta.

3 Hankintojen suunnittelu

Huolellisesti laadittu hankintasuunnitelma tukee organisaation tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa hankintojen lainmukaisuuden ja tuloksellisuuden. Hankintasuunnitelman avulla voidaan ennakoida tulevia hankintatarpeita, priorisoida hankinnat ja varmistaa resurssien tehokas käyttö.

Hankintayksikön strategista linjauksista ja tavoitteista johdetut tekijät vaikuttavat valintoihin ja priorisointeihin, joita suunnitteluvaiheessa tehdään. Tällöin on otettava huomioon myös taloudellista, sosiaalista ja ekologista kestävyyttä koskevat tavoitteet samoin kuin innovaatioiden edistäminen ja markkinoiden toimivuus.

Kuva 1. Hankintojen suunnittelun -prosessi

Hankinnat suunnitellaan usean vuoden aikajanalle. Pitkän tähtäimen suunnitelman avulla hankintayksikkö pystyy hahmottamaan tulevat hankintatarpeet ja toteuttamaan hankintoja suunnitelmallisesti. Hankintasuunnitelma mahdollistaa tulevien hankintatarpeiden tarkastelun hankintayksikkötasolla yksittäisten tai sisäisesti hajautettujen tarpeiden sijaan, jolloin suunnittelussa voidaan huomioida mm. volyymihyödyt ja estää päällekkäisten sopimusten tekeminen. Hankintojen suunnittelun pitkän tähtäimen tavoitteena voi olla mm. laajempien hankintakokonaisuuksien muodostaminen tai yhteishankintojen tekeminen ja prosessikustannusten pienentäminen. Aikataulun suunnittelussa on tarpeen arvioida myös markkinakartoitukseen varattava aika varsinkin, jos markkinatilanteesta ei ole olemassa etukäteistietoa.

Mikäli hankintasuunnitelmaa ei laadita riittävän pitkälle aikavälille, on riskinä, että kilpailutus toteutetaan kiireen vuoksi aikaisemmin toteutetulla tavalla, mikä ei ehkä ole harkitusti sopivin vaihtoehto siihen tilanteeseen. Hankintayksikön omien sisäisten resurssien kiinnittäminen hankintaan, esim. hanketehtäviin, tulee myös pystyä huomioimaan riittävän ajoissa.

Investointien ja ylläpidon tarpeiden suunnittelu tulee yhdistää tarpeellisin osin osaksi hankintojen suunnittelua.

Huolellisesti tehty hankintasuunnitelma tukee myös hankintojen valvontaa kokonaiskuvan muodostamisessa organisaation hankintatoiminnasta.

3. 1 Hankintojen eri suunnitelmakaudet

Hyvä käytäntö on laatia suunnitelma tulevalle ja sitä seuraaville neljälle vuodelle. Samaan hankintasuunnitelmaan voidaan sisällyttää eri suunnitelmakausien aikana toteutettavia hankintoja siten, että suunnitelmien sisältö tarkentuu aikajänteen lyhentyessä. Merkittävät hankintatarpeet tulee tunnistaa ajoissa (1½ – 2 vuotta), jolloin vaativienkin kilpailutusten suunnitteluun ja toteutukseen jää riittävästi aikaa.

Pidemmän tähtäimen suunnitelman (1+4 seuraavaa vuotta) tarkoitus

• Ennakoida hankintayksikön suunnitellun toiminnan (toimintasuunnitelman) edellyttämät hankinnat.
• Priorisoida hankintatarpeet siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat hankintayksikön tehtävien ja tavoitteiden toteuttamista.
• Määritellä yhteishankintoina toteutettavien puitesopimusten piiriin otettavat tuoteryhmät.

Vuoden ja sitä lyhyemmän aikavälin suunnitelman tarkoitus

• Varmistaa viraston sisäinen budjetti ja määrärahojen kohdennus suunnitelluille hankinnoille.
• Varmistaa viraston omien resurssien käytettävyys ja tehdä allokointia.
• Määritellä hankintakanava (olemassa oleva sopimus tai puitejärjestely, Hansel tai sidosyksiköt, uusi puitejärjestely tai yksittäinen hankinta)
• Selvittää sovellettava hankintalainsäädäntö ja hankintalain mukaisen soveltamisalan poikkeukset.
• Toteuttaa hankintojen suunnittelua osana investointien ja ylläpidon suunnittelua.
• Päivittää tiedot hankintailmoitukset.fi -palvelun kilpailutussuunnitelmat osioon. Kilpailutussuunnitelmien julkaisussa noudatetaan rullaavan suunnittelun periaatetta, jossa julkaistuja tietoja tulevista kilpailuisista täydennetään ja tarkennetaan sitä mukaa kuin tiedot kilpailutuksen sisällöstä ja aikatausta täsmentyvät.

3. 2 Organisointi ja vastuut

Viraston keskeiset johtamisprosessit koostuvat strategisesta suunnittelusta, operatiivisesta johtamisesta sekä talouden suunnittelusta ja seurannasta. Kun hankinnat on kytketty osaksi viraston toiminnan suunnittelua, tavoitteet integroituvat organisaation tavoitteisiin ja hankinnoissa keskitytään organisaation kannalta oikeisiin asioihin.

Hankintojen suunnittelu on osa hankintojen johtamista. Viraston johdon tulee vahvistaa hankintasuunnitelma ja hankintojen suunnittelu tulee kytkeä osaksi toiminnan ja talouden suunnitteluprosessia. Näin voidaan varmistaa se, että hankinnoille asetetut linjaukset tulevat huomioitua ja arvioitua sitä, miten toimintastrategian tavoitteet liitetään tuleviin hankintoihin eli miten hankinnoille asetettavat vaikuttavuustavoitteet tukevat toimintastrategian toteuttamista.

Kuva 2. Hankintojen suunnittelu on osa hankintojen johtamisen prosessia.

Hankintayksikön johdon tulee sitoutua hankintojen suunnitteluun ja mahdollistaa, että hankintayksikössä ollaan sitoutuneita hankintojen suunnittelun toteuttamiseen. Erityisesti hankintojen suunnittelun näkökulmasta tarkasteltuna hankintatoiminnan johtamistehtäviin kuuluu:

• Hankintojen suunnitteluprosessiin osallistumisen määrittely (sisältäen suunnitteluohjeiden laatimisen, hankintatarpeiden keruun, priorisoinnin, hankintasuunnitelman hyväksymisen ja seurannan sekä kilpailutussuunnitelman laatimisen yhteistyössä taloushallinnon ja liiketoiminnasta / hankinnan kohteen sisällöstä vastaavien kanssa)
• Kestävyys-/vastuullisuus- ja vaikuttavuustavoitteiden ja innovatiivisten ratkaisujen edistäminen hankinnoissa yhteistyössä organisaatioyksiköiden kanssa.
• Hankintojen kategorisoinnin määrittely ja hyödyntäminen hankintojen johtamisessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa.

Hankintayksikön tai sitä ohjaavan organisaation on määritettävä hankintasuunnitelmien laatimisen ja priorisoinnin perusteet, suunnitelmien laatimisen ja hyväksynnän vastuuhenkilöt sekä mahdollinen hankintojen toteutusvastuunjako. Virastossa tulee määritellä myös selkeästi ja yksiselitteisesti se, mikä on hankintatoimen vastuulla ja mikä on sen suhde muun organisaation vastuisiin.

Hankinnan omistajan vastuulla on tunnistaa hankintatarpeet, jotka voivat johtua päättyvistä ja toimimattomista sopimuksista sekä uusista hankintatarpeista. Hankinnan omistaja on henkilö, jolla on keskitetty vastuu siitä palvelusta, jonka toteuttamiseksi hankinta tehdään.

Suunnittelutyössä on hyvä olla mukana hankintatoimen asiantuntijoiden lisäksi mukana myös hankinnan kohteiden sisältöasiantuntijoita.

3.3 Hankintojen tarvekartoitus

Tarvekartoituksen tavoitteena on selvittää tarpeet ja tavoitteet hankinnoille. Huomio tulee kiinnittää siihen, mitä ongelmaa hankinnalla ratkaistaan ja mitä tavoitteita pyritään saavuttamaan.

Hankintayksikön toimintakyvyn tarpeet määrittävät hankinnat. Hankintojen tulee tukea tavoitteiden saavuttamista siinä, mitä palveluja, materiaaleja ja välineitä on hankittava, jotta organisaation toimintakyky on päätetyllä tavoitetasolla eli nykyisellään, paremmalla tai heikommalla tasolla.

Tarveperusteisesti muodostettu hankintasuunnitelma perustuu nimenomaan tarpeisiin. Se ei edellytä tietoa budjetista eikä siinä lähtökohtaisesti tarvitse huomioida pitkän tähtäimen suunnitelman osalta rahoituksen rajoittavaa vaikutusta. Tarveperusteisessa hankintasuunnittelussa hankintatarpeet on tunnistettava ja ne ovat olemassa jo ennen kuin rahoitus varmistuu. Erityisesti silloin, kun hankintaprosessi on pitkä ja monivaiheinen, se edellyttää riittävän aikaisessa vaiheessa aloitettua hyvää valmistelua onnistumisen takaamiseksi.

Tarpeiden pohjalta laadittu hankintasuunnitelma sisältää sekä tulevan vuoden että sitä seuraavien vuosien tarpeet (1 + 4 vuotta). Näin laadittu hankintasuunnitelma sisältää hankintojen tavoitebudjetin, joka toimii syötteenä rahoitusesityksille. Suunnitelma sovitetaan rahoituskehykseen budjettivuoden osalta ja rahoittamatta jääneet hankinnat siirtyvät suunnitelmassa julkisen talouden suunnittelukauden tuleville vuosille.

Hankintatarpeita kartoitettaessa on tarpeen arvioida:

• Nykyisten sopimusten päättyminen.
• Nykyisten sopimusten hankinta-arvon täyttyminen.
• Uusi hankintatarve uuden palvelun yhteydessä.
• Muuttunut hankintatarve palvelun tuotannon / sisällön kehittämisen yhteydessä.
• Muutos organisaation toimintastrategiassa.

Tarpeen tarkemmassa määrittelyssä vuositason suunnitelmassa voidaan arvioida mm. sitä, mitä tarvitaan, kuinka usein, missä muodossa, miten toimitettuna.

3.4 Hankintojen suunnittelun vuosikello

Hankintojen suunnittelussa noudatetaan rullaavan suunnittelun periaatetta, jossa suunnitelma täydentyy ja tarkentuu aikatähtäimen lyhentyessä.

Kuva 3. Hankintojen rullaavan suunnittelun vuosikello

Kvartaalisuunnittelu

Kvartaalisuunnittelun avulla hankintayksikkö voi tarkentaa ja päivittää hankintasuunnitelmiaan neljännesvuosittain. Tämä mahdollistaa joustavan reagoinnin muuttuviin tarpeisiin ja markkinatilanteisiin. Jos hankinta jää toteutumatta, tulee tarkentaa, jääkö hankinta toteutumatta kokonaan vai siirretäänkö sitä. Samalla on hyvä kirjata, miksi hankinta jää toteutumatta ja mitä riskejä siitä mahdollisesti aiheutuu.

Q1

• Seuraavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelman seuranta ja päivittäminen vähintään kerran kvartaalissa, ml. esittely hankintayksikön johdolle
• Toimintastrategian mukaisten tavoitteiden asettaminen hankinnoille tai hankintakategorioille
• Hankintayksikön omien hankintojen suunnittelun ohjeiden läpikäynti ja päivittäminen
• Toiminnan tarpeiden kerääminen hankintasuunnitelmaa varten seuraavalta 48 kk ajanjaksolta
• Hilman kilpailutussuunnitelman päivittäminen

Q2

• Seuraavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelman seuranta ja päivittäminen vähintään kerran kvartaalissa
• Toiminnan tarpeiden kerääminen hankintasuunnitelmaa ja kehitysehdotusta varten seuraavalta 48 kk ajanjaksolta
• Hilman kilpailutussuunnitelman päivittäminen

Q3

• Seuraavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelman seuranta ja päivittäminen vähintään kerran kvartaalissa
• Toiminnan tarpeiden vieminen hankintasuunnitelmaa seuraavalta 48 kk ajanjaksolta kehysehdotus huomioiden
• Hilman kilpailutussuunnitelman päivittäminen

Q4

• Seuraavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelman seuranta ja päivittäminen vähintään kerran kvartaalissa
• Seuraavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelman viimeistely määrärahakehys ja tulossopimus huomioiden
• Kuluvan kalenterivuoden aikana toteutumatta jääneiden hankintojen tarkastelu
• Hankintasuunnitelman laatimisen perusteiden tarkastelu (tulostavoitteiden ja tehtävien sekä toimintamenokehyksen ja investointeihin kaavailtujen määrärahojen pohjalta)
• Seuraavan 48 kk ajanjakson hankintasuunnitelman laatimien toiminnan tarpeiden ja tavoitteiden pohjalta kehyskausi huomioiden
• Alkavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelman hyväksyminen ja seurantavastuiden määrittäminen
• Alkavan 12 kk ajanjakson hankintasuunnitelmien julkaisu Hilman kilpailutussuunnitelmassa

4 Hankintasuunnitelman laadinta ja seuranta

Hankintasuunnitelman tulee perustua tietoon toiminnan tarpeista ja tavoitteista. Hankintasuunnitelma toimii hankintatoiminnan ohjaamisen, koordinoinnin ja budjetoinnin tukena.

Hankintojen suunnittelussa tulee huomioida seuraavat periaatteet:

· Kustannustehokkuus: Hankintojen tulee olla taloudellisesti järkeviä ja kustannustehokkaita.

· Avoimuus: Hankintaprosessien tulee olla avoimia ja läpinäkyviä.

· Yhteistyö: Hankintayksiköiden tulee tehdä yhteistyötä toimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa.

· Kestävyys: Hankinnoissa tulee huomioida taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen kestävyys.

4.1 Hankintasuunnitelman tiedot

Hankintasuunnitelmaan kerätään tiedot edellä kerrotun mukaisesti tarvemäärittelyn pohjalta. Hankintasuunnitelmaan kootaan tiedot ainakin kaikista niistä hankinnoista, jotka hankintayksikkö on omissa hankinta- ja / tai talousohjeistuksissaan niin päättänyt. Kaikki vähintään kansallisella tasolla kilpailutettavaksi tulevat hankinnat on oltava mukana hankintasuunnitelmatiedoissa. Näiden lisäksi suunnitelmaan on hyvä, mm. resurssisuunnittelun vuoksi, ottaa mukaan myös in house -hankinnat ja hankinnat konsernitoimijoilta, vaikka niitä ei kilpailuteta.

Suunnittelun tukena suositellaan käytettäväksi kategoriakohtaisesti asetettavia tavoitteita, vastuita, toimintamalleja, yms.

Yksittäisen hankinnan tietoihin liitetään tieto siitä, onko se hyväksytty ja onko rahoitus sille varmistettu. Suunnitelma sisältää siis sekä hyväksytyt hankinnat että tarvemäärittelyssä kootut hankintatarpeet, mutta joita ei vielä ole hyväksytty tai rahoitus varmistunut. Jos hankintaan liittyvällä päätöksellä sitoudutaan menoon myös tuleville vuosille, merkitään koko päätöksen arvo kyseisen hankintasuunnitteluvuoden suunnitelmaan, jolloin hankinnan toteutus käynnistyy.

Mikäli jo suunnitteluvaiheessa tunnistetaan tarve tehdä toistaiseksi voimassaoleva sopimus, on syytä huomata ero menopäätöksen ja kilpailutettavan arvon välillä. Meno- / investointipäätöstä tehtäessä on huomioitava myös muita kustannuksia kuin se, mitä valittava toimittaja tulee oletetun (esim. neljän vuoden) sopimuskauden aikana hankintayksiköltä laskuttamaan. Budjettisuunnittelussa menopäätöksen arvoon lasketaan mukaan koko oletetun sopimuskauden kustannukset lukien mukaan mm. perustamiskustannukset, jatkokehitys, ylläpito, mahdolliset ^[1]optiot ja sopimuksen jatkot. Päätöksen arvoa käytetään valittaessa käytettävää hankintamenettelyä (pienhankinta, kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon ylittävä hankintamenettely). Samaa tai yksittäisen kilpailutuksen valmistelu- tai kilpailutusvaiheessa tarkentuvaa arvoa käytetään myös ilmoitettaessa kilpailutuksen tuloksesta.

[1] Optio: esim. auto (ja optiona peräkärry) tai sovelluksen koodaus (ja optiona jatkokehitys).
Jatkokaudesta käytetään joskus puhekielessä sanaa ”optio” tai ”optiokausi”.

Kilpailutettavan hankinnan ennakoidun arvon laskemisella pyritään selvittämään ja ennakoimaan käynnistyvän kilpailutuksen kohteen suurin ennakoitu kokonaisarvo. Tätä arvon laskemista on avattu Hankintakäsikirjassa.

Kuva 4: Hankinnan arvon alustava arviointi menopäätöstä varten

Hankintasuunnitelmaan merkitään hankinnan kohde niin tarkasti kuin suunnitteluvaiheessa siitä on tieto. Suunnitelmassa yhdistetään ja keskitetään hankinnat tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi. Hankintakokonaisuudella tarkoitetaan sellaisten tuotteiden tai palvelujen yhdistelmää, joiden hankinta päätetään yhdellä hankintapäätöksellä tai voidaan hankkia joko yhdellä kilpailutuksella tai yhtä sopimusta hyödyntäen.

Hankintasuunnitelmissa yksilöidään kaikki hankintayksikön samaa tuoteryhmää tai palvelua koskevat vuoden aikana toistuvat hankintakokonaisuudet. Hankintoja ei saa jakaa keinotekoisesti osiin kilpailutusvelvoitteen kiertämiseksi. Sopimuksiin perustuvat hankinnat suunnitellaan siten, että samaa sopimusta hyödyntävät ostot muodostavat yhden kokonaisuuden.

Hankintasuunnitelmaan voidaan merkitä, hyödynnetäänkö hankinnassa voimassa olevaa tai koskevan valmistelussa olevaa sopimusta, puitejärjestelyä tai dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintasuunnitelmaan on hyvä sisällyttää alla olevassa taulukossa esitetyt asiasisällöt. Suunnitelman teknisellä toteutustavalla ei ole merkitystä muutoin kuin sen tulisi olla mahdollisimman helposti saavutettavissa oleva ja helppokäyttöinen.

Hankintasuunnitelmassa voidaan tarvittaessa ottaa kantaa mahdollisiin riskeihin eri näkökulmista. Riskienhallinnan avulla voidaan ennakoida ja hallita hankintoihin liittyviä riskejä, kuten toimitusketjun häiriöitä, hintojen vaihtelua ja toimittajien luotettavuutta

Hankintayksiköiden tulee tehdä analyysi kaikista yli 10 miljoonan euron hankinnoista. Tämän arvioinnin tueksi on käytettävissä julkisten hankintojen kustannusarviotyökalu
https://www.valtiokonttori.fi/julkisten-hankintojen-kustannusarviotyokalu/lomake/. Se ohjaa hankintayksiköitä vertailemaan eri hankintamalleja, arvioimaan hankintamallin soveltuvuutta ja ennakoimaan kustannuksia.

Hankintasuunnitelmat laaditaan siten, että keskeiset hankintojen toteuttamisessa tarvittavat tiedot ovat niistä löydettävissä. Näin esim. samaan tuoteryhmään kuuluvat hankintatarpeet voidaan tarvittaessa yhdistää ja arvioida yhteishankintana kilpailuttamista. ^[2] Aikatauluja täsmennetään jokaisella suunnittelukierroksella. Vuositason suunnitelmaan kannattaa sisällyttää Hilman kilpailutussuunnitelmaa vastaavat tietokentät, sillä suunnitelman tiedot voidaan siirtää Hilman kilpailusuunnitelmaan excel-tiedostona.

[2] Julkisten hankintojen käsikirja 2023, valtiovarainministeriön julkaisuja 2023/60.

Kuva 5. esimerkki yksinkertaisesta hankintasuunnitelmasta

4.2 Hankintasuunnitelman ulkopuoliset, kiireelliset hankinnat

Hankintasuunnittelussa voidaan ottaa huomioon aiempina vuosina toteutuneiden äkillisten hankintatarpeiden arvo ja näin varautua määrärahasuunnittelussa suunnitelman ulkopuolisiin hankintoihin. Aiempien kiirehankintojen perusteella voidaan kilpailuttaa puitesopimuksia jatkoa varten. Sopimus voidaan tarvittaessa kilpailuttaa ja solmia useammalle vuodelle etukäteen. Hankintayksiköstä itsestään johtuva kiire tai sen vaikutusvallassa olevat seikat eivät ole syy tehdä hankintaa ilman kilpailutusta.

4.3 Hankintasuunnitelman seuranta ja ylläpito

Hankintasuunnitelman toteutumisen seurannan ja ylläpidon tulee olla aktiivista ympäri vuoden tapahtuvaa toimintaa vuosikelloesimerkin mukaisesti.

Seurannassa ja ylläpidossa on hyvä varmistaa

• tarvelähtöisyyden mahdolliset muutokset
• johdon osallistuminen kilpailutussuunnitelman seurantaan
• suunnitelman ajantasaisuus määrärahojen näkökulmasta
• hankintasuunnitelman huomioiminen sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä

4.4 Hankintasuunnitelman laadinnassa huomioitavia muita seikkoja

· Tiedonhallintalain mukainen lausuntomenettely tietyissä tilanteissa (katso valtiovarainministeriön internet-sivuilta löytyvä ohjeistus).

· Investointien suunnittelun yhteydessä virastojen tulee huomioida Valtiokonttorin antama määräys Investointien suunnittelusta ja seurannasta VK/126615/00.00.00.01/2021 ja sen täydennykseksi annettu ohje VK/126614/00.00.00.01/2021.

· Valtiovarainministeriön toiminta- ja taloussuunnittelusta, julkisen talouden suunnitelman valmisteluun liittyvien kehys- ja muiden ehdotusten sekä valtion talousarvioehdotusten laadinnasta antaman määräyksen (30.4.2020 VN/4842/2020).

· Euroopan komission ulkomaisia tukia koskeva asetus. Asetus koskee hankintasopimuksia, joiden ennakoitu arvo ylittää 250 miljoonaan euroa tai joiden osien yhteenlaskettu ennakoitu arvo ylittää 125 miljoonaa euroa. Lisäksi edellytyksenä on, että toimittaja tai toimittajat, mukaan lukien mm. näiden tytär- ja holdingyhtiöt, ovat edeltävänä kolmena vuotena saaneet tukiaisia yhteensä vähintään 4 miljoonaa euroa kolmatta maata kohden. Ehtojen toteutuessa asetus edellyttää hankintayksikköä pyytämään toimittajilta tietoja saaduista tuista ja toimittamaan nämä tiedot edelleen Euroopan komissiolle tutkintaa varten. Jos Euroopan komissio aloittaa tutkinnan, hankintayksiköiden on tehtävä yhteistyötä komission kanssa ja toimitettava kaikki tarvittavat tiedot. Komission alustavalle tarkastelulle on varattava 20 (+ 10) työpäivää. Mahdollinen perusteellinen tutkinta voi viedä jopa 110 (+ 20) työpäivää. https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/asetus-sisamarkkinoita-vaaristavista-ulkomaisista-tuista-fsr

· Hankintojen suunnittelusta lisätietoja Hankintakäsikirjan kohdista 1.6.

· Ohje Kilpailutussuunnitelmasta Hilmaan: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/info/hilman-kilpailutussuunnitelmatoiminnallisuus-julkaistaan