Uudista!
Uudistu!
Rohkeasti ja rivakasti.
Helpommin sanottu kuin tehty. Virka-ajan ulkopuolella arjen haasteet voivat soljua kuin itsestään, mutta töissä yksinkertaisemmatkin asiat voivat edetä välillä verkkaisesti. Joskus voi tuntua, että hyvästä tahdosta huolimatta ajamme tiiminä kuin käsijarru päällä, eikä tähän ilmiöön totisesti ole yksiselitteistä selitystä, saati ratkaisua. Kustannustuen hektisessä toimeenpanossa pääsimme katsomaan toisin toimimisen pakkoa silmästä silmään, ja se vei meitä ratkaisujen äärelle. Kun kiire pakotti, eikä valmiita ajo-ohjeita ollut, oli tehtävä rohkeasti uudella tavalla.
”Tehtävä kuulosti lähes mahdottomalta”
Valtiokonttori sai loppukeväästä pelastustehtävän: pystyttäkää palvelu, josta koronasta kärsineet yritykset voivat hakea tukirahaa, aikaa on kuusi viikkoa. Tehtävä kuulosti lähes mahdottomalta. Päämäärä oli kirkas, samoin kehittämisen lähtökohdat – yhteiskunnan ja asiakkaan paras. Tilanteen yllättävyys ja kiire pakottivat ja samalla vapauttivat toimimaan toisin. Apu löytyi ketterästä kehittämisestä ja Valtiokonttorin asiakaslähtöisestä ja mutkattomasta, avointa ja rohkeaa kehittämisen tapaa suosivasta kulttuurista.
Yhteinen tehtävämme oli selkeä ja vahvasti priorisoitu: järjestää tuki koronasta kärsineille yrityksille nopeasti. Keskittyminen yhteiseen päämäärään kaatoi siilot, ja asiakkaan tarpeesta tuli tekemisen ykkösajuri. Asiakasnäkökulma kantoi lain vaatimuksista, IT- ja palveluprosessivalintojen kautta asiakaspalveluun ja viestintään. Palvelua parannettiin analytiikan ja asiakaspalautteiden avulla läpi toimeenpanon, ja yhteistyö sidosryhmien kanssa oli aktiivista. Ketterä kehittäminen oli jo entuudestaan tuttua Valtiokonttorin tietohallinnossa, ja kustannustuen toimeenpanossa se skaalattiin ensimmäistä kertaa liiketoiminnan puolelle. Menetelmä, jossa toteutuksen yksityiskohdista ei ole ennakolta täyttä varmuutta, haastoi sietämään epävarmuutta uudella tavalla. Yhtä ainutlaatuisesti se mahdollisti työn sujuvuuden, ison työryhmän mutkattoman vuorovaikutuksen ja jatkuvan parantamisen lennosta.
”Ketterä kehittäminen skaalattiin ensimmäistä kertaa liiketoiminnan puolelle”
Ketterän kehittämisen periaatteiden mukaisesti toimeenpanon avainrooleissa loistivat päätösvaltaiset tekijät. Se tarkoitti käytännössä leanattua byrokratiaa ja vastuun vahvistamista asiantuntijarooleissa. Kehittämisestä tuli koko Valtiokonttorin yhteisponnistus, mikä kytkettynä organisaation arvojohdettuun liiketoimintaan ja kulttuuriin mahdollisti onnistumisen.
Resepti kuulostaa yksinkertaiselta: kärkeen asiakas, parhaat ammattilaiset irti, yhteen hiileen puhaltamista ja avointa vuorovaikutusta. Miten tällaiseen flow’hun pääsee käytännössä? Valtiokonttorissa rivakan ja asiantuntevan kehitystyön mahdollisti johtamis- ja toimintakulttuuri, jossa asiakaslähtöisyys, digitaalisuus, matala hierarkia ja ketterä yhdessä tekeminen ovat olleet keskeisiä nimittäjiä jo pitkään. Asiakas- ja laatuajattelu, leanaus ja etätyön käytännöt oli treenattu valmiiksi, ja kustannustuessa monet olemassa olevat valmiudet puhkesivat kukkaan.
Puolen vuoden työt tehtiin kuudessa viikossa ja palvelu toteutui onnistuneesti. Tuhannet yritykset saivat tuen nopeasti; asiakkaat ja henkilöstö olivat tyytyväisiä. Korona-ajan pelastustehtävän onnistuminen noteerattiin myös yhteiskunnallisesti, kun Valtiokonttori sai tunnustukset kustannustuen toimeenpanon yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta, innovatiivisuudesta ja asiakaslähtöisyydestä.
”Puolen vuoden työt tehtiin kuudessa viikossa”
Samalla kun haastoimme itsemme toimimaan toisin, asetimme uuden standardin julkishallinnon kehittämiselle: osoitimme, että kehittämistä voi tehdä huomattavasti rivakammin kuin mihin olemme tottuneet. Osoitimme, että jakamalla yhteisen päämäärän sekä siirtämällä fokusta yhä rohkeammin ihmisiin, yhteiseen tekemiseen ja hyödyksi olemiseen, voimme vastata yhteiskunnan nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja tarpeisiin.
Rohkea, rivakka uudistaminen ja uudistuminen on julkishallinnossa mahdollista. Kyse on asenteesta, uskalluksesta, oikeasta johtamisen tavasta, luottamuksesta henkilöstöön, suvaitsevasta kulttuurista ja ketteristä toimintatavoista – rohkeasta vastuun antamisesta ja kantamisesta. Uudenlainen tapa toimia voi edellyttää viilausta vallan, vastuun ja osaamisen kohtaamiseen, mutta se kannattaa varmasti. Julkissektorin toiminnassa on aivan valtavasti vapauttamista vaille olevaa potentiaalia ja työ sen edistämiseksi on innostavaa!
