Valtiokonttori teki syksyllä 2015 koko valtionhallintoa koskevan selvityksen, jossa yhdessä virastojen ja laitosten kanssa arvioitiin heidän digitalisaatiovalmiuttaan ja kerättiin ideoita digitalisaatiohankkeiksi. Tulokset koottiin keväällä 2016 Valmiina digikiriin -raporttiin ja sen pohjalta Valtiokonttoria pyydettiin arvioimaan yhdessä virastojen kanssa, mitkä hankkeista olisivat potentiaalisimpia toteutettavia. Nämä arviot koottiin Digistartti-raporttiin hankekohtaisine liitteineen. Yksi Digistartti-raporttiin päätyneistä hankkeista oli opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) kanssa työstetty valtionavustusten digitalisointi.
Syksystä 2016 talveen 2017 valmisteltiin VAdigiksi nimettyä esiselvitystä ja vuoden 2016 marraskuussa selvisi, että työlle saadaan Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeen rahoitusta. OKM asetti esiselvityshankkeen 13.3.2017, työ päättyi valtaosin lokakuussa ja selvityksen loppuraportti julkistettiin 11.12.2017.
Digitalisaation tuki (D9) toimialamme oli aktiivisesti mukana OKM:n vastuulle kuuluneessa hankkeessa allekirjoittaneen vastatessa esiselvityskokonaisuuden operatiivisesta johtamisesta. Lisäksi Anni Leppänen oli meiltä aktiivisesti mukana kevään ja kesän aikana tukemassa valtionavustusten operatiivisen toiminnan kipukohtien etsimistä ja tulevaisuuden toimintatapojen visioimista. Työtä tehtiin palvelumuotoilemalla valituissa pilottikohteissa yhteistyössä avustusten myöntäjien ja hakijoiden kanssa. Lisäksi digijohtajamme Nina Nissilä oli jäsenenä OKM:n Tuula Lybeckin johtamassa ohjausryhmässä.
En tässä mene syvälle esiselvityksen tuloksiin, sillä niistä kerrotaan yllä linkitetyllä julkistussivulla ja lisäksi Tuula tulee kertomaan asiasta mm. Suomidigi.fi:n sivuilla. Osin jäävinä ja subjektiivisena arvionani kuitenkin totean, että työtä tehtiin hyvässä yhteistyössä ja asiakkaita (avustuksia myöntävät ja hakevat tahot) edustaneessa ns. referenssiryhmässä mukana olleet olivat tyytyväisiä tuloksiin ja odottavat nyt tehtyjen ehdotusten toimeenpanoa.
Hankehallinnollisestikin esiselvitys meni hyvin: tavoitellut tulokset pääosin saavutettiin, aikataulu pidettiin ja budjettikin alittui. Alittumisen taustalla on kyllä osin sekin, miksi tulosten kohdalla sanon ”pääosin”. Vielä hankkeen valmisteluvaiheessa tavoittelimme, että valtionavustustoimintaan liittyvän datan analysoinnissa päästään pidemmälle ja mahdollisesti kokeillen tekoälynkin käyttöä analyysin osana. Valitettavasti jouduimme kuitenkin sinänsä muuten hyvin menneen analyysin aikana toteamaan, että riittävän laadukasta dataa ei ollut niin paljon käytettävissä, että vaativampiin analyyseihin olisi kannattanut mennä. Asiaan on siis palattava myöhemmin.
Tärkeimpiä tuloksia oli, että tehokas, läpinäkyvä ja vaikuttava valtionavustustoiminta edellyttää tietoperustan kuntoon laittamista ja tätä koskevaa työtä onkin jo käynnistetty. Lisäksi hankkeessa syntyi visio siitä, että valtionavustustoimintakin kannattaa järjestää markkinapaikan kaltaiseksi alustaksi, jolla hyvät yhteiskunnallisen toiminnan ideat ja niihin rahoitusta tarjoavat avustusohjelmat saadaan dialogiin keskenään ja näin edesautetaan vaikuttavimpien avustuskohteiden löytämistä nykyistäkin paremmin. Tässä hengessä on käynnissä digitalisoidaan valtionavustukset kehityshankkeen valmistelu VM:n ja OKM:n yhteistyönä ja näyttää siltä, että töihin päästään. Samalla on ehdotettu tylsähkön VAdigi-nimen vaihtamista paremmin esiselvityksen jälkeisiä tunnelmiakin kuvaavaan DIVA-nimeen.
