Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) tuottaa keskitettyjä palveluita valtion kirjanpitoyksiköille ja rahastoille. Taloushallinnon palvelujen ytimessä ovat oston, myynnin ja kirjapidon tehtävät ja niitä täydennetään erinäisillä lisäpalveluilla. Henkilöstöhallinnossa palvelut ulottuvat koko virkamiehen palvelusuhteen elinkaaren ajalle aina rekrytoinnista palvelussuhteen päättymiseen asti.
Palveluketjut muodostuvat tiiviistä yhteistyöstä palvelukeskuksen ja asiakkaiden välillä ja päästä päähän -prosessiin osallistuu myös muita toimijoita, kuten esimerkiksi palveluntuottajat ja kansalaiset. Palveluiden tuottaminen edellyttää lukuisia tietojärjestelmiä ja palvelukeskus toimiikin yli 50 valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän omistajana. Näin suureen tietojärjestelmämäärään mahtuu monessa eri elinkaaren vaiheessa olevia teknologioita ja erilaisille alustoille toteutettua ratkaisuja.
Yhteisten tietojärjestelmien pilvimatka on alkanut
Valtion yhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottaminen perustuu yhtenäisiin prosesseihin ja järjestelmiin. Tavoitteena on mahdollisimman kustannustehokas ja automatisoitu toteutustapa. Toimintaympäristön muutoksissa korostuu palveluiden jatkuvuuden turvaaminen. Järjestelmäomistajana Palkeiden tehtävä on huolehtia palvelujen toteutuksessa tarvittavien tietojärjestelmien elinkaaren hallinnasta ja kehittämisestä vaatimusten muuttuessa. Järjestelmien uudistushankkeissa on jo todettu, että useat merkittävät ohjelmistotalot ovat siirtäneet kehityspanoksensa pilvipohjaisiin toteutuksiin ja on-premises-ratkaisujen hankkiminen on hyvin vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Lisäksi markkinatarjonnassa suunta on kohti yhteisiä toimialarajat ylittäviä globaaleja prosesseja ja toimintamalleja.
Palkeiden pilvimatka on alkanut – perille tähdätään vaiheittain vuoden 2030 loppuun mennessä.
Palkeissa aloitettiin pilvisiirtymän valmistelu 2023. Lähtökohtana on noudattaa valtion yhteisiä pilvilinjauksia, jotka tukevat hyvin valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tarpeita ja palveluiden kehittämistä. Pilvisiirtymä auttaa osaltaan turvaamaan palveluiden jatkuvuutta ja mahdollistaa niiden edelleen kehittämisen kohti parempaa käyttäjäkokemusta ja suurempaa lisäarvoa tuottaviksi. Samalla mahdollistetaan uusien tulevaisuuden teknologisten innovaatioiden käyttöönottaminen valtion yhteisissä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluissa. Pilvisiirtymälle on tulostavoitteissa asetettu aikatauluksi toteutuksen valmistuminen 2030 loppuun mennessä. Toteutus tulee etenemää vaiheittain ja kuluvana vuonna keskeisiä teemoja talous- ja henkilöstöhallinnossa ovat palveluiden yhteisen pilviperustan suunnittelu sekä asiantuntijoiden pilviosaamisen kasvattaminen.
Pilvilinjaukset + yhteinen tietojärjestelmä + päätöksenteko 65 virastossa = mahdoton yhtälö?
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamista konsernipalveluna ja samalla pilvisiirtymääkin haastaa yhteisesti hyväksytyn tiedon luokittelun linjausten puuttuminen sekä hajautettu tiedon omistajuus. Yhteisissä tietojärjestelmissä tehtävä tiedon käsittely muodostaa vain osan tiedon käsittelyn päästä päähän -prosessia. Iso osa tiedosta syntyy ennen sen käsittelyä yhteisissä palveluissa, ja lähes aina sen käsittely jatkuu yhteisten palveluiden jälkeen. Tiedon käsittelyn näkökulman tulisikin olla päästä päähän -prosessi ja ohjauksen tulisi perustua yhteisiin periaatteisiin.
Onnistumisen edellytyksenä on yhtenäinen näkemys tietojen luokittelusta.
Yhtälö on ratkaistavissa. Yhteisten palveluiden, prosessien ja järjestelmien kehittäminen niin, että tietoturvan, tietosuojan ja jatkuvuudenhallinnan vaatimustenmukaisuus todennettaisiin jokaisessa tiedonhallintayksikössä tai kaikkien virastojen johdon riskiperusteisellä päätöksellä, on käytännössä lähes mahdotonta toteuttaa. Valtionhallinnossa on muodostettava yhtenäinen näkemys tietojen luokittelusta valtion talous- ja henkilöstöhallinnon keskitetyissä palveluissa ja tietojärjestelmäratkaisuissa. Yhteinen näkemys on edellytys palvelujen järjestämiselle, kehittämiselle ja jatkuvuuden turvaamiselle mm. pilvisiirtymän, automaation lisäämisen ja tekoälyn hyödyntämisen avulla.
Kirjoittajat
Kati Willman ja Antti Eronen
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet
* * *
”Yhdessä kohti pilviä” -blogisarja avaa erilaisia näkökulmia valtionhallinnon pilvipalveluiden kehittämiseen. Kirjoittajina toimivat Pilvipalveluiden yhteistyöryhmissä mukana olevat asiantuntijat ja kirjoituksia julkaistaan Näköaloja-blogissa viikon välein.
