Valtiokonttorin pilvimatkan yhtenä etappina oli toimistojärjestelmien ja identiteettimme siirto pilveen oman katon alle. Tähän syksyyn ajoittunut muutos oli tietohallinnon näkökulmasta luonteeltaan ”vain” tekninen; Microsoft 365 -palvelut ja niihin liittyvät identiteetit siirrettiin valtion yhteisestä pilviympäristöstä Valtiokonttorin omaan. Teknisesti puhutaan tenanttien välisestä siirrosta. Miten etapista selvittiin ja löysivätkö kaikki käyttäjät toimivan polun perille? Millaisia oppeja matkalta tarttui mukaan muille omaan pilveen suuntaaville?
Tekno siirtyy helpohkosti, pysyykö ihmiset kärryillä?
Pilvisiirron aikajana piirtyi kalenteriin liki vuoden viivaksi. Suunnittelutyöhön kulutimme vain puolen vuotta. Siirron teknistä valmistelua teimme pari viikkoa kuten viimeistelytyötäkin. Yksi viikonloppu investoitiin isommalla porukalla yliheittoon. Tekniseen siirtoon löytyi erilaisia välineitä, joilla vältettiin tolkuton käsityö. Loppukäyttäjiltä kului vähintään aamupäivä palveluiden saamiseen uudelleen käyttöön.
Lähteekö kone käyntiin vai onko edessä varikkokäynti?
Muutoksen tekninen laajuus saattoi helposti jäädä palveluiden loppukäyttäjiltä sisäistämättä koko komeudessaan. Ihmisiä oli vaikea pitää käryillä, sillä ihmisiä ei useinkaan juuri kiinnosta konepellin alla tapahtuvat asiat. Heitä kiinnostaa vain pääseekö koslalla liikkeelle. Ristiriitaa syntyy, kun tekniikka vaikuttaa olevan kunnossa, mutta käyttäjällä kone silti yskii. Samaten ihmisiä joutuu ohjamaan ”pajalle” sellaisissakin tilanteissa, joissa vaadittu korjaus voisi olla omatoimisesti tehtävissä, mutta korjauksen ohjeistaminen on vaikeaa. Lisähaasteen soppaan tuo se, että ihmisten tarpeet ja tavat käyttää palveluita ovat niin monipuoliset, ettei kaikkia tapauksia ja tilanteita pysty ennakoimaan.
Muutosta ei helpottanut se, ettei kenelläkään ollut tarjota aitoa kokemusta kokonaisuudesta. Ainostaan muutoksen kohteena olevista pienemmistä teknisistä osista.
Varaudu yllätyksiin, niitä tulee
Puntaroimme suunnittelutyön varrella muutoksen olemusta ja vaikutuksia monelta kulmalta. Silti asioita jäi pimentoon. Kaikkia käytössä olevia palveluita ei esimerkiksi onnistuttu tunnistamaan ennen siirtoa ja näin ollen näistä jäi tiedot siirtymättä. Muutoksen jälkeen pintautui myös IT-historian havinasta periytyneitä, valtavirrasta poikenneita ratkaisuja, jotka muutoksen jälkeen lakkasivat toimimasta tai toimivat puutteellisesti. Odottamattomia asioita tapahtui ja yksi pulma saattoi myös johtaa toiseen – mm. haittaviesteiksi tulkittujen herätteiden lähettämiseen sidosryhmille. Hectorin lyriikan mukaan ”monta uutta arvoitusta ilmestyy”.
Tästä oppi: viesti laajemmin tulevasta muutoksesta, sillä muutoksen roiskeet leviävät kuitenkin uskottua pidemmälle. Ja toinen: jälkihoitoon kannattaa varata aikaa ja myös resursseja. Meillä oli klinikoita, mutta kaikkien käyttäjien pulmia ei näiden puitteissa ehditty ratkoa.
Ota omaan johtoon, vaadi toimittajilta enemmän
Toimistopalvelut ja identiteettien hallinta ovat Valtorin palveluita. Siirtoprojektimme vietiin läpi Valtorin ohjauksessa ja oma osuutemme projektissa painottui lähinnä testaamiseen. Jälkeenpäin nähtynä projekti olisi kannattanut ottaa täysin omaan hallintaan, mitä voi suositella muille vastaavassa tilanteessa. Omassa johdossa olisi selkeämpää myös vaatia toimittajia selvittämään muutoksen vaikutuksia pidemmälle ja tarkemmin sekä luoda ajoissa käytänteet, joilla voidaan helpottaa loppukäyttäjien kohtaamaa muutosta. Nyt nämä jäivät meillä osin viime tippaan ja puutteellisesti testatuiksi. Oppina siis: ota johtajuus omiin käsiin, selkiytä roolit ja vastuurajat.
Vakioi loppukäyttäjän kokemus
Yhtä matkaa vai montaa eri polkua?
Pilvisiirron toteutuksessa valitsimme mallin, jossa pyrimme minimoimaan siirrosta aiheutuvat muutokset. Tällä koitimme välttää muiden palveluiden rikkoutumisen muutosten myötä ja tehdä käyttäjien elämän mahdollisimman helpoksi muutoksen hetkellä. Seurauksena oli kuitenkin se, että eri käyttäjien muutospolut olivat erilaisia ja vaikeasti ohjeistettavia. Oppi: suosi yhden polun taktiikkaa. Haarautuvien reittien sijaan yksi suorempi, kaikille käyttäjille yhdenmukainen tie vie varmemmin maaliin, vaikka se vaatisi käyttäjiltä enemmän työtä muutosvaiheessa.
Näinkin pääsimme maaliin, kannattaa osallistaa enemmän
Tilanteemme vakautui pian muutoksen jälkeen. Teknisesti muutos onnistui, mutta erilaisia käyttäjä- ja palveluongelmia ratkottiin vielä parin viikon ajan muutoksen jälkeen. Muutamaa sisukasta pulmaa ratkotaan Microsoftin avustuksella vieläkin. Totuttelua omillaan oloon on edelleen, tilannetta voi verrata opiskelijaan, joka muuttaa ensi kertaa omaan kotiin. Hector jatkaa, ”kuinka koneet käynnistyy?”.
Yksi keskeisistä opeista oli se, että tällaiseen muutokseen kannattaa osallistaa organisaatiota laajemmin. Siirron tekninen luonne ajoi projektin IT-johtoiseksi ohjausryhmää myöten. Vähintään ohjausryhmä kannattaa tulevaisuudessa koota vaikutuksen kohteena olevista ydintoiminnan edustajista. Tämä parantaa riskien tunnistamista ja hallintaa sekä lisää keskustelua muutoksen luonteen ymmärtämiseksi. Kenties ohjeitakin osattaisiin tehdä osuvammiksi.
Maaliin siis päästiin, vaikka kalkkiviivoilla vähän askel horjui. Meiltä saa kokemuksia itselleen ammentaa, jos olette lähdössä vastaavalle ratakierrokselle.
