Timon EU-terveiset -blogisarjassa Timo Rantanen kertoo Euroopan komission tuoreimmat terveiset liittyen hankintatoimeen ja sen laajenevaan digitalisaatioon. Millaisia aloitteita ja ajatuksia komissiossa on vireillä ja millaisia vaikutuksia niillä on jäsenmaille? Tervetuloa blogisarjan pariin!
Suomen julkisten hankintojen ilmoituskanava hankintailmoitukset.fi, tuttavallisemmin Hilma, koki vuoden 2019 aikana muodonmuutoksen. Aikaisempi palvelu ajettiin alas vuoden 2020 alussa uuden, toivottavasti uljaamman, palvelun tieltä.
Muutoksen taustalla oli yhtäältä vanhentunut tekniikka, mutta toisaalta jo vuonna 2018 tiedossa olleet hankintojen ilmoittamiseen tulevat muutokset. Komission pitkään ja hartaasti valmistelema, muutokset sementoiva täytäntöönpanoasetus näki päivävalon vihdoin 23.9.2019.
Asetus on poikkeuksellisen lyhyt – itse asetusteksti mahtuu neljälle sivulle. Paholainen piileskelee kuitenkin yksityiskohdissa. Asetuksen liitteenä on 63 sivua Excelistä PDF-sivulle tuotua taulukkoa.
Ensimmäisenä silmiin pistää totuttujen ilmoituksista käytettyjen nimien muuttuminen. Hankinnoista tehtäviä ilmoituksia ovat suunnitteluilmoitus, kilpailuilmoitus, suorahankintailmoitus, tulosilmoitus ja sopimusmuutosilmoitus. Myös ”hankintayksikkö”- ja ”hankintaviranomainen”-nimikkeistä luovutaan. Jatkossa käytetään kollektiivista termiä ”ostaja”. Tietotekniseltä kannalta ilmoituksilla käytettävät kentät ovat vihdoin samoja – kentät vain vaihtuvat ilmoitustyypin mukaan. Ilmoituksessa käytettäville kentille on lisäksi selite tai kuvaus, jonka uskon helpottavan ilmoitusten täyttämistä. Kun kenttään täytettävä teksti on määritelty edes suurin piirtein ymmärrettävällä kielellä, luulisin ostajan pystyvän paremmin arvaamaan, mitä hänen odotetaan kirjoittavan kenttään.
Uudet sähköiset lomakkeet eivät kuitenkaan ole otettavissa käyttöön Suomessa tai muissakaan jäsenmaissa sellaisenaan. Sähköisten lomakkeiden käyttöönotto vaatii päätösten tekemistä siitä, mitä pääilmoituskategorioiden alla olevista 40 ilmoitustyypistä otetaan käyttöön Suomessa. Onko meillä tarvetta esimerkiksi hankkijaprofiili-ilmoitukselle? Halutaanko ottaa käyttöön – edes vapaaehtoisena – ilmoittaminen puitejärjestelyjen sisällä tehtävistä hankinnoista?
Näiden päätösten lisäksi käyttöönottoa suunniteltaessa on tehtävä linjauksia siitä, mitä käsitteitä käytetään jatkossa. Hankintalaissa, EU hankintadirektiiveissä, Hilmassa ja eri kilpailutusjärjestelmissä käytettävät termit poikkeavat tällä hetkellä jonkin verran toisistaan. Myös komission täytäntöönpanoasetuksessa on mielestäni väärin käännettyjä termejä. Olemme Suomessa tottuneet puhumaan kilpailutuksen jakamisesta osiin. Täytäntöönpanoasetus käyttää kuitenkin sanaa ”erä” tarkoittamaan ”osaa”. Myös nämä käännöskukkaset on korjattava tai ainakin selitettävä, että erä tarkoittaa samaa kuin osa.
Koska komission täytäntöönpanoasetukset tulevat jäsenmaissa sovellettavaksi sellaisenaan ilman kansallisten lakien säätämistä, uskoisin, että meidän on seuraavia hankintalakimuutoksia tehtäessä katsottava myös sähköisten lomakkeiden termejä ja ehkä muutettava lakia vastaamaan sähköisissä lomakkeissa käytettävää sanastoa.
Sähköisten lomakkeiden kansallista täytäntöönpanoa varten komissio on laatinut sähköisiä lomakkeita koskevien menettelytapojen täytäntöönpano-oppaan. Oppaassa käydään yksityiskohtaisesti läpi mitä päätöksiä ilmoitusten ja kenttien osalta on tehtävä ennen teknisen koodaustyön aloittamista. Valtiokonttori tulee tekemään yhteistyössä tärkeimpien sidosryhmien kanssa ehdotuksen käyttöönotettavista sähköisistä lomakkeista ja niissä annettavista pakollisista ja vapaaehtoisista tiedoista. Työn tulee olla valmiina viimeistään vuoden 2023 alussa, jotta tekniselle toteutukselle jää aikaa niin Hilmassa kuin sinne ilmoituksia lähettävissä kilpailuttamiseen käytetyissä järjestelmissä. Uudet sähköiset lomakkeet voidaan ottaa käyttöön vuoden 2022 marraskuusta lähtien ja niiden on oltava kaikkien jäsenmaiden käytössä vuoden 2023 loppuun mennessä.
Lue lisää:
eForms – komission täytäntöönpanoasetus
eForms – Sähköisiä lomakkeita koskevien menettelytapojen täytäntöönpano-opas
