Suomessa on kehitetty sähköistä laskuttamista 2000-luvun alusta saakka. Tuo matka on ollut onnistunut: Suomessa organisaatioiden laskuista jo yli 90 % kulkee sähköisinä verkkolaskuina ja suurin osa kuluttajista vastaanottaa e-laskuja verkkopankkiin.
”Moniko haluaisi siirtyä takaisin paperisten- tai pdf laskujen käsittelyyn verkkolaskutuksen sijaan?”
Sähköisen taloushallinnon hyödyt ovatkin kiistattomia. Mielestäni tämä on helpointa todentaa kysymällä: moniko haluaisi siirtyä takaisin paperisten- tai pdf laskujen käsittelyyn verkkolaskutuksen sijaan?
Laskujen sähköistämisen jälkeen seuraava looginen askel on tarkastella tilauksia. Valtio on päättänyt ottaa Peppolin mukaisen laajennetun tilausprosessin käyttöön 1.4.2024 alkaen. Kehitystyö on parhaillaan käynnissä valtion tilaustenhallintajärjestelmä Handissa.
Mikä ihmeen Peppol?
Peppol on kansainvälinen verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminnan asiakirjoja, kuten tilauksia ja laskuja, toisilleen standardisoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppolin käyttöä alueellaan.
Laajennetussa tilausprosessissa valtio lähettää toimittajalle sähköisen tilauksen ja vastaanottaa sähköisen tilausvahvistuksen. Tilauksen muutos- ja peruutustilanteet hoituvat myös sähköisesti. Manuaalinen työ vähentyy, kun tiedot siirtyvät tietojärjestelmien välillä.
Peppol-vaatimus sisällytetään vähitellen valtion hankintasopimuksiin
Valtio edistää sähköistä tilaamista ottamalla käyttöön Peppolin mukaisen laajennetun tilausprosessin 1.4.2024 alkaen. Tarkemmin sanottuna tämä muutos tarkoittaa sitä, että 1.4.2024 jälkeen Peppolin mukainen laajennettu tilausprosessi tulee näkymään soveltuvissa hankinnoissa osana kilpailutuksia. Ensin Peppol-kyvykkyys sisällytetään soveltuviin puitesopimuksiin. Muihin uusiin hankintasopimuksiin vastaava vaatimus sisällytetään vuoteen 2026 mennessä. On huomioitava, että hankinnan luonteesta johtuen kaikkiin hankintasopimuksiin Peppolin käyttövaatimusta ei sovelleta. Vaatimusta Peppolin laajennetun tilausprosessin käytöstä arvioidaan hankinnan kohteen ja siihen liittyvien tilauskäytäntöjen perusteella.
Lopputulemana valtion toimittaja tulee saamaan valtiolta Peppol-muotoisen sähköisen tilauksen, johon hän vastaa tilausvahvistuksella. Tilauksen muutos- ja peruutustilanteet hoidetaan myös sähköisesti. Tämä edellyttää toimittajilta omien järjestelmien tarkastelua. Lopputulemana kuitenkin kaikki osapuolet hyötyvät, kun tilaamisen viestinvaihto sujuvoituu. Sähköinen tilaaminen mahdollistaa laskujen entistä paremman täsmäyttämisen ja automaattisen käsittelyn. Inhimillisten virheiden määrä vähenee, kun manuaaliset työvaiheet poistuvat. Lisäksi tilaukset eivät jää tukkimaan sähköposteja, vaan ne ovat suoraan käsiteltävinä järjestelmissä.
Peppolilla miljardien eurojen vuosittaiset säästöt?
Yrityksen digitalous -hankkeelle tehdyn ulkopuolisen arvion mukaan Peppolin mukaisten tilausten ja tilausvahvistusten laajassa käyttöönotossa puhutaan Suomen tasolla 2,7 miljardin euron vuosittaisesta säästöpotentiaalista vuoteen 2030 mennessä. Tähän lukuun on laskettu vain se työaika, joka voidaan kohdentaa paremmin. Esimerkiksi tiedon paremman laadun, raportoitavuuden kasvamisen tai niin kutsutun datatalouden mahdollisuuksien hyötyjä ei ole otettu laskelmassa huomioon.
”Valtio on päättänyt toimia suunnannäyttäjän roolissa.”
Toki tarvitaan paljon työtä, jotta kyseinen säästöpotentiaali saadaan muutettua todeksi. Siksi valtio on päättänyt toimia suunnannäyttäjän roolissa. Valtio voi suurena toimijana olla vaikuttamassa siihen, että mielenkiinto Peppolin mukaiseen sähköiseen tilaamiseen kasvaa myös kunnissa, hyvinvointialueilla ja laajemminkin yrityskentässä. Vaikka Peppolin käyttö on tällä hetkellä vähäistä, yksityisellä sektorilla on havaittavissa jo hyviä esimerkkejä käyttöönotosta.
Valtiokonttorin visio on, että Peppolista tulee oletustapa välittää sähköisiä tilauksia ja tilausvahvistuksia Suomessa ja maailmalla. Aivan vastaavasti kuin verkkolaskutus nykyään on oletustapa laskuttamiseen Suomessa.
Lisätietoja Peppolista voit lukea Peppol-viranomaisen verkkosivuilta.
Hannu Kivinen
Johtava asiantuntija
Valtiokonttori, Suomen Peppol-viranomainen
Blogitekstin kuvituskuva on luotu tekoälyavusteisesti (DALL-E 3, Microsoft Bing Copilot).
