Opiskelu on antanut minulle mahdollisuuden tarkastella valtionhallinnon toimintaa ja kehittämistä uusista näkökulmista. Syksyn antoisampia hetkiä ovat olleet tiistaiaamut Digitaalisen yhteiskunnan rajapinnoilla -luentosarjan parissa. Luentosarja on toteutettu Helsingin yliopiston ja Rajapinta ry:n yhteistyönä ja voit lukea sisällöistä lisää yhdistyksen sivuilta. Tämä kirjoitus sosiaalisen median työhön tuomista vaikutuksista on ensimmäinen osa kurssin lopputyötäni, toisessa osassa keskityn palvelujen kehittämisen näkökulmaan. Älä säikähdä tekstien mittaa tai anna viitteiden häiritä, sillä uskon sinun löytävän jotain uutta ajateltavaa sosiaalisesta mediasta ja sen käytöstä työssä. Kannustan myös kaivamaan kiinnostavimmat lähteet luettaviksi!
Sosiaalinen media muuttaa työskentelyä
Somen eli sosiaalisen median käyttämisessä virkatyössä ei ole enää mitään kummallista. Sujahdamme sulavasti virtuaalimaailmaan keskustelemaan kollegoiden tai asiakkaiden kanssa ja ylläpidämme samalla verkostojamme. Somen käyttö on arkipäiväistynyt ja käyttäminen tapahtuu sen kummempia ajattelematta. Autopilotti päällä saatamme myös helposti ajatella, että tunnemme työyhteisössä somen mahdollisuudet riittävän hyvin. Vaan voisiko some kuitenkin yllättää?
Sosiaalisesta mediasta on esitetty erilaisia määritelmiä, joista yksi on kuvattu kuviossa 1 sen varmistamiseksi, että olisimme pohdinnan jatkuessa suurin piirtein samalla kartalla. Tässä kirjoituksessa liikumme sekä yksilö- että yhteisökeskeisten some-palveluiden parissa, rajoittuen sisällön rikkaudeltaan alhaisiin ja kohtalaisiin palveluihin.
Kuvio 1. Sosiaalisen median palveluita fokuksen ja sisällön rikkauden mukaan (van Dijk 2012, 1818)
Oma kokemukseni on, että meille on tuttua käyttää somea viraston ulkoisen viestinnän välineenä esimerkiksi Twitter ja LinkedIn -palveluilla. En ole kuitenkaan varma, miten laajasti olemme omaksuneet Anu Sivusen (2018) esittelemää työntekijä- ja brändilähettilään roolia, jossa tietoisesti viestinnällämme pyrimme vaikuttamaan syntyviin mielikuviin. Pohditko sinä, miten some-viestintäsi rakentaa asiantuntijuuttasi tai virastosi mainetta? Virkamiehen somettamisella voi olla myös muunlaisia yllättäviä positiivisia vaikutuksia. Alankomaissa toteutettu tilastollinen paneelitutkimus osoitti, että työasioista viestiminen julkisissa some-kanavissa (esim. Facebook, Twitter) lisäsi työntekijöiden kokemaa työnimua. Sen sijaan työnimu ei lisännyt työviestintää somessa. (van Zoonen & Banghart 2018, 288.) Olisiko tässä hyvä syy kannustaa meitä olemaan vielä aktiivisempia twiittaajia? Asiaa pohtiessa on helppo mieltää, että työasioista somettaminen voi herättää merkityksellisyyden kokemuksia, jotka toden totta vaikuttavat työssä viihtymiseen.
Kun somelle antaa mahdollisuuden, se voi muokata tapaamme työskennellä. Yksinkertaisimmillaan some voi muuttaa tapojamme hakea tietoa; vastaus kysymykseen voi löytyä verkoston avulla nopeammin, kuin virallisia kanavia käyttäen. Some tarjoaa myös uusia mahdollisuuksia siihen, miten työpäivänsä järjestää. Oletko esimerkiksi kuullut Hofficesta (Home + Office)? Tukholmasta liikkeelle lähtenyt yhteisöllinen työskentelytapa löytyy myös Helsingistä. Hoffice on Facebookissa itsejärjestäytyvä verkosto, jonka jäsenet avaavat kotinsa muille jäsenille tilapäistä työskentelyä varten. Hoffice-päivät muotoutuvat hiljaisista 45 minuutin työskentelyjaksoista ja sosiaalisista tauoista. Jokaisen työskentelyjakson aluksi osallistujat kertovat lyhyesti tavoitteensa ja jakson päätyttyä reflektoivat, miten niissä onnistuivat. Tukholman Hoffice on ollut etnografisen tutkimuksen kohteena, minkä yhteydessä sen on todettu vaihtoehtoisena sosiaalisena mallina tukevan luottamusta, itsensä toteuttamista ja avoimuutta. Hoffice on koettu työpaikkana, jonka arvopohja muodostuu huolenpidosta. (Rositto & Lampinen 2018, 948-949, 959, 961, 977.) Hofficen tapaan rytmitettyä työskentelyä olisi helppoa kokeilla aluksi omassa virastossa tai verkostossa. Ehkäpä sen jälkeen olisi helpompaa osallistua ”oikeaan” Hoffice-työskentelyyn ja antaa mahdollisuus uusien kontaktien syntymiselle. Mikäli oman kodin avaaminen työskentelyä varten tuntuu liian rohkealta, voidaan Hoffice järjestää esimerkiksi kirjastossa taikka verkossa työskennellen (mt. 976). Mikäli kiinnostuit ideasta, kannattaa tutustua lähdeartikkelissa kuvattuihin tutkimustuloksiin tarkemmin.
Some voisi työssämme olla muutakin, kuin julkiset some-palvelut. Miltä kuulostaisi virkamiesten oma Facebook? Itselläni on kokemusta Yammerin ja Slackin käytöstä projektien tai tiimien työvälineinä, mutta onko valtionhallinnossa kokeiltu koko viraston kattavaa organisaation sisäistä somea? Kuka tietäisi? Sivuselta (2018) opin, että välineiksi löytyy Googlen Apps for Workin lisäksi tosiaan myös Workplace by Facebook. Organisaation sisäisen somen hyödyntämisen näkökulmiksi Sivunen (2018) nostaa muun muassa asiantuntijuuden näkyväksi tekemisen, tietoisuuden toisten tehtävistä ja taidoista sekä vuorovaikutuksen lisäämisen esimerkiksi yksikkörajojen yli. Mikä sitten organisaation sisäisessä somessa (ESM = enterprise social media) mahdollistaa nämä hyödyt? Vastaus löytyy ajallisesta säilyvyydestä ja näkyvyydestä. Organisaation sisäinen some mahdollistaa sen, että jaetut viestit, verkostot ja tiedostot ovat kollegoiden löydettävissä ajasta ja paikasta riippumatta, mikä samalla antaa työntekijöille mahdollisuuden oppia laajemmin ihmisiltä, tiimeiltä ja teksteistä. Sisäinen some lisää mahdollisuuksia sosiaaliseen oppimiseen, mikä vaikuttaa edelleen esimerkiksi sosiaalisen pääoman rakentumiseen. (Leonardi, Huysman & Steinfield 2013, 2-3, 6-7.)
Kuulostaa lupaavalta, eikö? Mikä olisi oikea tapa edetä sisäisen somen käytössä? Kokeiluja olisi varmasti suhteellisen helppoa tehdä virastojen sisällä, mutta riittääkö se suhteessa ilmiölähtöisen hallinnon kehittämisen tarpeisiin? Toinen huomioon otettava seikka on, että sisäisen somen hyötyjen saavuttaminen edellyttäisi jokapäiväisten työskentelytapojen muokkaamista. Sivunen (2018) muistuttaa sisäisen somen käytön lisäävän kunkin työntekijän vastuuta viestinnästä ja sen tiedon jakamisesta, mitä osaa ja mitä tekee. Somen avulla on mahdollista jakaa sekä helposti liikuteltavaa, omistajastaan riippumatonta tietoa että hiljaista tietoa ja yksilöiden osaamista. Hiljainen tieto tulee monimutkaistuvassa maailmassa aina vain tärkeämmäksi ja sen syntyminen edellyttää yhtä useammin yhteistyötä. Hiljaiselle tiedolle on myös ominaista, ettei sen vaihto tapahdu muodollisten kanavien kautta, vaan se liikkuu sosiaalisten verkostojen avulla. Hiljainen tieto ei kuitenkaan liiku organisaation sisäisessä somessa ilman työntekijöiden sitoutumista. Työnantajien tulisi myös kiinnittää huomiota siihen, millä keinoilla tiedon jakamisesta voidaan palkita. (van Dijk 2012, 69-70.) Tässä kohtaa onkin loistava hetki esittää itselleen kysymys, miten paljon omaa tietämystään olisi valmis jakamaan muiden hyödyksi? Mitä ja miten laajalle yleisölle voisit osaamisestasi kertoa?
Sosiaaliseen mediaan voi myös sotkeutua
Edellä moni seikka puhuu somen käytön puolesta, mutta ongelmatonta soveltaminen ei tietenkään ole. Työn vuorovaikutuksen kannalta haasteita voidaan miettiä Suvi Uskin (2018) esiin nostamien näkökulmien pohjalta. Aloitetaan pohdinta elämämme eri rooleista. Tavallisena päivänä itse ehdin virkamiesroolin lisäksi olla puoliso, äiti, ystävä ja lapsi. Näissä rooleissa vuorovaikutan ja käyttäydyn eri tavoin. Facebookissa ja Twitterissä olen kuitenkin aina vain yksi ja sama Jenni Taskinen. Uski toteaakin sosiaalinen median antavan meille vain yhdet kasvot, joiden tulisi sopia useille yleisöille. Somen antamista kasvoista tulee sen vuoksi helposti jäykät, kun yleisö on samaan aikaan moninainen. On arvioitu, että ”luonnollinen” sosiaalisen ryhmän koko ihmisillä on noin 150 henkilöä, mutta samaan aikaan Facebookissa ylläpidettävän verkoston koko on keskimäärin 338 henkilöä (Quinn & Papacharissi 2018, 359). Tämä voi vaikuttaa tapaamme viestiä somessa ja mahdollisesti osa persoonastamme jää piiloon asiallisen viestintätyylin taakse. Persoonat taas tekevät meistä mielenkiintoisia ja lisäävät viestiemme henkilökohtaisuutta ja perille menoa (vrt. edellä työntekijälähettilään rooli). Toisena haasteena Uski nostaa esille some-historian mahdollisesti muodostaman taakan. Uski viittaa taakalla tilanteeseen, jossa somen paljastama historia määrittää sosiaalisesti yksilön tulevaa ja jarruttaa yksilön kehittymistä. Työn ja asiantuntijuuden näkökulmasta vanha painolasti voi vaikeuttaa esimerkiksi uusien suhteiden solmimista. Kolmantena seikkana Uski muistuttaa somen antavan kommunikointiin kömpelöt välineet, kun huomioidaan koko kehon viestivän kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa. Tekstiin perustuvassa someviestissä meidän kädet eivät viito oikeaan suuntaan ja hymiö ei riitä kuvaamaan empatiaa, joka välittyy kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa.
Millä tavalla voimme yrittää vastata edellä kuvattuihin haasteisiin? Uski (2018) nostaa esille profiilityön käsitteen. Hän määrittelee sen yhdessä Lampisen kanssa strategiseksi itsensä esittämiseksi sosiaalisessa mediassa. Profiilityöhön vaikuttavat sekä palveluiden tekniset käyttömahdollisuudet, kuten yksityisyysasetukset, että vallitsevat sosiaaliset normit. Uski ja Lampinen ovat tunnistaneet profiilityössä neljä ulottuvuutta. Ensinnäkin sosiaalisen median profiilit nähdään tuotteina, kuten käyntikortit tai ansioluettelot. Toiseksi profiilityössä on kyse tulkinnasta. Pohdimme, miten muut tulkitsevat julkaisemaamme sisältöä ja toisaalta arvioimme toisten toimintaa somessa. Kolmas ulottuvuus muodostuu itsensä esittämisen ja vallitsevien sosiaalisten normien välisestä jännitteestä. Neljännen ulottuvuuden muodostaa konkreettinen toiminta, jolla hallitsemme profiilejamme. (Uski & Lampinen 2016, 447-448, 450-452.)
Suomalaisten Facebook-käyttäjien fokusryhmähaastattelun avulla on tunnistettu aitous yhdeksi palvelun käyttöä ohjaavaksi normiksi. Normi näkyy profiilityössä tasapainotteluna jaettavan sisällön määrän ja laadun kanssa. Joskus tasapainottelu koetaan niin rasittavaksi, että yksilöt jättivät asioita jakamatta, vaikka olisivat niitä halunneet jakaa. Profiilityön minimoimiseksi Facebookin käyttäjät minimoivat julkaisemansa sisällön määrän. (Uski & Lampinen 2016, 457-458, 460.) Mikäli profiilityö johtaa sisällön minimoimiseen, vaikuttaa se verkoston suhteiden ylläpitämiseen. Se, minkä verran olemme itse valmiita jakamaan, vaikuttaa siihen, minkä verran verkoston muut jäsenet haluavat jakaa. Somessa tapahtuvassa työviestinnässä pitäisi pyrkiä aktiiviseen tiedon jakamiseen, mikä voi toimia esimerkkinä muille. Samaan aikaan on pohdittava, mitkä some-palvelut ovat työviestintään sopivia.
Vapaa-ajalta tuttuja some-palveluita on helppoa käyttää myös työhön liittyvässä viestinnässä. Facebookista löytyy kaveriverkoston lisäksi Virkamiesten avoin verkosto ja muita alakohtaisia ryhmiä, joissa vaikutamme. Twitterissä voimme twiittailla niin työmme sisällöstä kuin sieniretkistä. Työ- ja vapaa-aikaa yhdistävien some-kanavien käyttö johtaa kuitenkin eri verkostojen sekoittumiseen, mikä voi aiheuttaa haasteita (Sivunen 2018). Edellä mainitun profiilityön rinnalle voidaan nostaa toinen käsite; rajatyö (boundary work). Sosiaaliset rajat ovat suhteiden ylläpidossa tärkeitä kahdesta syystä. Ensinnäkin ne ylläpitävät yksilöiden ja suhteiden eheyttä ja toiseksi ne muokkaavat informaation kulkua ihmisten välillä (vrt. edellä hiljaisen tiedon jakaminen). Sosiaalisessa mediassa rajatyö karkaa osin yksilön ulottumattomille kollektiiviseksi prosessiksi, sillä yksilö ei yksin päätä verkostossa rajojen asettamista esimerkiksi tiedon kulkemiselle. (Quinn & Papacharissi 2018, 361.) Rajatyön on myös nähty mahdollisesti johtavan eri ryhmien välisten rajojen korostamiseen, mikä vaikeuttaa viestintää. Haasteena on myös kontekstien romahtaminen; verkostojen sekoittuessa on vaikea tietää, millä tavoilla itseään tulisi milloinkin ilmaista. (Leonardi ym. 2013, 9.)
Uusi media, kuten some, mahdollistaa eri tilojen ja tilanteiden monikäytön. Työskentely, opiskelu tai itsensä viihdyttäminen on mahdollista niin kotona kuin työssä ja usein täysin kellon ajasta riippumatta. Somen hyödyntäminen työssä edellyttääkin työntekijältä joustavuutta niin eri roolien käytössä, kuin sen hyväksymisessä, että työtä koskevat viestit voivat saavuttaa myös vapaa-ajalla. Kaikille tämä ei sovi yhtä hyvin. Voimme hengästyä informaatiotulvassa ja osa meistä erehtyy tekemään liikaa töistä ollessaan aina tavoitettavissa. (van Dijk 2012, 71, 177, 217.) Suvi Uski (2018) muistuttaa myös someriippuvuuden vaaroista ja hän näkeekin sen olevan uusi kansantauti. Uski jatkaa, että jokaisen tulisi pystyä arvioimaan ja jakamaan omaa ajankäyttöään mielekkäästi yhteisö- eli someaikaan, lähisuhdeaikaan ja minäaikaan.
Sosiaalinen media eri ikäryhmien käytössä
Somen käyttö työssä on hyvä tarkastella eri ikäisen henkilöstön näkökulmasta. Valtiolla työssä olevien henkilöiden keskimääräinen ikä oli viime vuonna hieman yli 46 vuotta. Virastoittain tilanne vaihteli 37-54 vuoden välillä. Ikäluokittain tarkasteltaessa henkilöstön suurimmat ryhmät olivat 45–54-vuotiaat (30,1 %), 35–44-vuotiaat (25,8 %) ja 55–64-vuotiaat (24,9%). Vähintään yli 45-vuotiaita oli siis yli puolet henkilöstöstä. (Valtiokonttori 2018, 7.) Tilastokeskuksen Väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö -tutkimuksesta käy ilmi, että vuonna 2017 ikäryhmittäin tarkasteltuna 45-54 -vuotiaista suomalaisista yhteisöpalveluja seurasi 64 %:a ja 55-64 -vuotiaista vastaava osuus oli 44 %:a. Ero nuorempiin ikäluokkiin on merkittävä, sillä 25-34 -vuotiaista yhteisöpalveluja seurasi 92 %:a ja vielä nuoremmista eli 16-24 -vuotiaista 96 %:a. (Suomen virallinen tilasto.)
Tilastot kuvaavat omalta osaltaan sitä, että sukupolvet määrittyvät yhtä voimakkaammin tieto- ja viestintäteknologian ja median kautta. Median roolin kasvaessa arjessa on sukupolvia ryhdytty tarkastelemaan myös sosiaalisen median näkökulmasta (Säntti & Säntti 2011) siten, että X-sukupolvea on kutsuttu digitaalisiksi maahanmuuttajiksi, Y-sukupolvea digitaalisiksi natiiveiksi ja Z-sukupolvea sosiaalisen median natiiveiksi. Luokitteluja tarkasteltaessa on muistettava niiden yleistämisessä piilevät riskit; luokittelut eivät kuvaa kaikkia kyseessä olevan ikäryhmän ihmisiä. (Matikainen 2018.) Nuoret ja vanhemmat voivat myös mieltää sosiaalisen median palveluiden käytön eri tavoin. Uski (2018) nostaa esille, etteivät nuoret enää välttämättä koe somea verkostoitumisen välineenä, jossa tavoitteena olisi kasvattaa verkoston kokoa. Sen sijaan nuoret viestivät kahtia jakautuneesti joko ylläpitäen läheisiä ihmissuhteita (esim. pikaviestipalvelut) tai kerralla koko maailmalle (Instagram). Ymmärrettävästi isossa kuvassa ihmisten suhtautuminen somea kohtaan ja tavat käyttää sitä vaihtelevat iän mukaan ja sillä on vaikutusta siihen, miten organisaatiossa somea pystytään hyödyntämään. Vahvimmillaan erilaiset käsitykset ja käyttäytymistavat rikastuttavat viestintää, mutta pahimmillaan ne voivat aiheuttaa ristiriitoja. Virastoissa kannattanee pohtia organisaation some-käyttöä suhteessa ikärakenteeseen ja miettiä, mitkä asiat motivoivat eri-ikäisiä asiantuntijoita. Somen, kuten muidenkin uusien työskentelytapojen, käyttöä voisi miettiä myös uusien osaajien houkuttelemisen näkökulmasta, erityisesti nuorten ammattilaisten osalta (van Dijk 2012, 71). Somen kohdalla työpaikan nuorimmat asiantuntijat ovat todennäköisesti ne osaavimmat. Ainakin itse voisin oppia heiltä teknisen käyttöosaamisen lisäksi rohkeutta ja avoimuutta, tuskin mitään voi mennä pahasti pieleen – erityisesti näillä seuraajamäärillä 🙂
Mitä sanot, otetaanko some haltuun?
Lähteet
Leonardi, P., Huysman, M. & Steinfield, C. 2013. Enterprise social media: Definition, history, and prospects for the study of social technologies in organizations. Journal of Computer-Mediated Communication, 19/2013, 1-19.
Matikainen, J. 2018. Uusi mediasukupolvi. Luento 11.9.2018 Digitaalisen yhteiskunnan rajapinnoilla -kurssilla.
Quinn, K. & Papacharissi, Z. 2018. Our Networked Selves: Personal Connection and Relational Maintenance in Social Media Use. Teoksessa Burgess, J., Marwick, A. & Poell T. (toim.) The SAGE Handbook of Social Media. Lontoo, SAGE Publications Ltd, 353-371.
Rossitto, C. & Lampinen, A. 2018. Co-Creating the Workplace: Participatory Efforts to Enable Individual Work at the Hoffice. Computer Supported Cooperative Work (CSCW), 27/2018, 947-982. Viitattu 20.10.2018. Luettavissa: https://link.springer.com/content/pdf/10.1007%2Fs10606-018-9319-z.pdf
Sivunen, A. 2018. Sosiaalinen media organisaatioiden sisäisessä käytössä. Luento 25.9.2018 Digitaalisen yhteiskunnan rajapinnoilla -kurssilla.
Suomen virallinen tilasto (SVT). Väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö [verkkojulkaisu]. ISSN=2341-8699. 13 2017, 1. Internetin käytön yleisyys, useus ja yleisimmät käyttötarkoitukset. Helsinki: Tilastokeskus. Viitattu: 19.10.2018. Luettavissa: http://www.stat.fi/til/sutivi/2017/13/sutivi_2017_13_2017-11-22_kat_001_fi.html
Uski, S. 2018. Yksilön identiteetti ja teknologia. Luento 11.9.2018 Digitaalisen yhteiskunnan rajapinnoilla -kurssilla.
Uski, S. & Lampinen, A. 2016. Social norms and self-presentation on social network sites: Profile work in action. New media & society. 2016, Vol. 18(3), 447-464.
Valtiokonttori. 2018. Valtion henkilöstökertomus 2017. Valtiokonttori ja valtiovarainministeriö. Valtiokonttorin julkaisuja | Tiedolla johtaminen 2/2018. Viitattu 19.10.2018. Luettavissa: http://www.valtiokonttori.fi/download/noname/%7BBFA1E950-9959-4016-825E-3F155EB22B48%7D/95864
Van Dijk, J. 2012. The Network Society. 3rd Edition. Sage Publications Ltd. London.
van Zoonen, W., & Banghart, S. 2018. Talking Engagement Into Being: A Three-Wave Panel Study Linking Boundary Management Preferences, Work Communication on Social Media, and Employee Engagement. Journal of Computer-Mediated Communication 23/2018, 278-293.
