Kuten kesäkuussa julkaistussa blogikirjoituksessani totesin, valtio edistää käynnistyneessä Real-Time Economy (RTE) -hankkeessaan EU-alueella nopeasti laajenevan Peppol-verkoston käyttöönottoa Suomessa. Peppol ei ole fyysinen verkko, vaan pikemminkin kehys, jossa on määritelty hallintomalli, sopimukset, säännöt ja tekniset spesifikaatiot.
Peppol-verkoston käyttö on laajentunut ripeästi viime vuosina johtuen EU:n sähköisen laskun direktiivistä sekä direktiivin toimeenpanoon liittyvästä sähköisen laskun CEN-standardista. Käytön laajentumisen myötä siitä on muodostunut yksi varteenotettavimmista ratkaisuista organisaatioiden välisen kaupankäynnin sähköisten dokumenttien välitysalustaksi. Tässä blogikirjoituksessa tarkastellaan Peppolin prosessi- ja tietomalleja.
Yleisesti Peppolin prosessimalleista
Peppol-prosessimallit (BIS = Business Interoperability Specification) perustuvat Euroopan standardointijärjestö CEN:n työryhmien tuloksiin. Peppol-prosessien tietomallina käytetään standardisanomia, jotka pohjautuvat UBL 2.1 ja UBL 2.2 -sanomamäärityksiin, ja Peppol-sanomat ovat osajoukko vastaavien UBL-sanomien koko tietomallista. Tämän lisäksi Peppol on määritellyt sanomiin ja prosesseihin liittyviä liiketoiminta- ja muita sääntöjä. Näiden sääntöjen validointia varten sanomille on tehty valmiit schematron-validointimääritykset.
Peppol jakaa prosessit kahteen pääjoukkoon, joita kutsutaan pre-award- ja post-award-määrityksiksi. Pre-award-määrityksiä sovelletaan ennen sopimusta edeltävien tarjousvaiheen tietojenvaihtoon, kun taas post-award määrityksiä sovelletaan tilaamisesta laskuun liittyvässä tietojenvaihdossa. Samoja UBL-pohjaisia sanomia käytetään usein eri liiketoimintaprosesseissa ja osin sekä pre-award- että post-award-vaiheissa.
Sanomiin sisältyvä prosessispesifikaatio ilmaisee yhteyden, jossa sanomaa sovelletaan kussakin yksittäisessä tilanteessa. Esimerkiksi UBL-sanomatuoteluettelo on käytössä sekä pre-award että post-award-vaiheissa. Pre-award-vaiheessa tuoteluetteloa käytetään tarjoukseen sisältyvän tuotetiedon esittämiseen helpottamaan ostajan suorittamaa tarjousten vertailua. Post-award-vaiheessa tuoteluettelon tietoja on yleensä täydennetty pre-award-vaiheesta ja tietoja käytetään helpottamaan tilaamista.
Yhtenäinen tietomalli on edellytys useiden tietojoukkojen ja koodistojen yhdenmukaiselle käytölle eri sanomissa ja prosesseissa. Esimerkkejä tällaisesta soveltamisesta ovat vaikkapa sanomien reitityksen osoitteet, osapuolitiedot ja mittayksiköt. Näiden tietojoukkojen vakioiminen on edennyt huomattavasti EU:n sähköisen laskun standardointityön seurauksena.
Prosessimallit
Prosessimallien tarkoituksena on kuvata konkreettiset käyttötapaukset. Kaikki prosessit eivät ole välttämättömiä, tai edes tarpeen kaikille toimijoille. Prosessien soveltamisissa voi myös olla toimialakohtaisia ja kansallisia eroja, vaikkakin itse perusprosessit ovat yhteneväiset. Esimerkiksi Suomen valtion hankintoja säätelevät ja ohjaavat hankintalait sekä talousarvioasetus, joista seuraa joitain tilausprosessiin kohdistuvia erityisvaatimuksia, joita kaikilla organisaatioilla ei ole.
Pre-award-prosessimallit ja niissä käytettävät sanomat
| Prosessi | Aliprosessit | Käytettävä UBL-sanoma |
| ”Procurement procedure subscription” 1.0 | Subscribe to Procedure 1.0 | Expression Of Interest Request |
| Subscribe to Procedure Confirmation 1.0 | Expression Of Interest Response | |
| ”Procurement document access” 1.0 | Tender Status Inquiry 1.0 | Tender Status Request |
| Call for Tenders 1.0 | Call for Tenders | |
| ”Tender Submission” 1.0 | Tender 1.0 | Tender |
| Tender Reception Notification 1.0 | Tender Receipt
|
|
| ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0 | Tendering Questions 1.0 | Tendering Questions |
| Tendering Answers 1.0 | Tendering Answers
|
|
| ”Tender Clarification” 1.0 | Tender Clarification Request 1.0 | Tender Clarification Request |
| Tender Clarification 1.0 | Tender Clarification |
Peppolin pre-award-sisältöön kuuluvat myös EU:n DG GROW:n kehittämät tietomallit, xml-skeemat ja validointiohjelmat, kuten ESPD (European Single Procurement Document) julkisten hankintojen osa-alueella. ESPD koostuu kahden dokumentin välityksestä: ESPDRequest ja ESPDResponse. ESPDRequest sisältää alustavat vaatimukset tarjoajalle julkisissa hankinnoissa, ja vastaavasti ESPDResponse on tarjoajan vastaukset kyseisiin vaatimuksiin.
Post-award-prosessimallit ja niissä käytettävät sanomat
| Prosessi | Aliprosessit | Käytettävä UBL-sanoma |
| Order only 3.2 | Order | Order 2.1 |
| Ordering 3.2 | Order | Order 2.1 |
| Order Response | OrderResponse 2.1 | |
| Catalogue with Response 3.1 | Catalogue | Catalogue 2.1 |
| Catalogue response | ApplicationResponse 2.1 | |
| Catalogue without Response 3.1 | Catalogue | Catalogue 2.1 |
| Despatch Advice 3.1 | Despatch advice | Despatch Advice 2.1 |
| Punch Out 3.1 | Punch Out | Catalogue 2.1 |
| Order Agreement 3.0 | Order Agreement | OrderResponse 2.1 |
Peppolin post-award-prosessimalleihin ja sanomiin sisältyy myös laskusanoma, jota ei tässä yhteydessä käsitellä tarkemmin. PEPPOL:n laskusanoma perustuu UBL:n vastaavaan sanomaan ja on sisällöllisesti yhteensopiva CEN:n standardoiman EU:n sähköisen laskun standardin kanssa.
Post-award-määrittelyissä on toteutettu myös yleinen sanomatason kuittaussanoma Message Level Response 3.0, sekä laskun kuittaussanoma Invoice Response 3.0. Nämä molemmat kuittaussanomat perustuvat UBL:n ApplicationResponse 2.1 sanomaan.
Huomioita Peppolin Post-award-malleista
Peppol on toteuttanut prosesseissaan osajoukon UBL:n ilmaisuvoimasta. Esimerkiksi tilaustoiminnan osalta malleihin ei ole otettu mukaan tilauksen peruutusta tai muutosta (OrderCancel ja OrderChange). Samalla tavoin toimituksen osalta PEPPOL-malleihin ei sisälly toimituksen vastaanottoa (ReceiptAdvice). Joissain maissa, esimerkiksi Norjassa, Peppoliin kuulumattomat sanomat ja prosessit ovat mukana kansallisessa EHF-toteutuksessa. Peppol Authorityt voivat myös esittää tarvittavia laajennuksia prosessi- ja tietomalleihin.
Peppolin prosessi- ja tietomallien hyödyt
Peppolin voidaan sanoa toteuttaneen hankintaprosessin perusprosessit ja tietomallit. Määritykset ovat osajoukko UBL:n tietomallien koko ilmaisuvoimasta, mutta riittänevät hyvin yleiskäyttöiseksi perustaksi, joka täyttää valtaosan organisaatioiden tarpeista. Kaikkiin määrityksiin liittyvät tekniset ja liiketoimintasäännöt sekä näiden validointivälineet. Se edesauttaa välitettävän tiedon laadunvarmistuksessa, joka taas on välttämätöntä automaattisen käsittelyn kannalta.
Yhtenä Peppol-prosessi- ja tietomallien eittämättömänä etuna vaikkapa perinteisiin EDIFACT-integraatiohin verrattuna on malleihin sisältyvät yleiset liiketoiminta- ja tekniset validointisäännöt. Yhteiset validointisäännöt yhdenmukaistavat soveltamista ja edesauttavat toimivien palveluiden toteutusta.
Yleisesti Peppolin hyödyt ovat samat kuin standardoinnilla ylipäätään. Standardointi edistää eri osapuolten käsitteiden ja termien ymmärrystä sekä muodostaa hyvän perustan järjestelmä- ja ohjelmistokehitykselle.
