Saimme hiljattain palvelupuhelimeemme soiton. Soittaja pyysi apuamme, sillä hänen piti allekirjoittaa usean miljoonan euron avustushakemus, mutta hän oli ulkomailla mobiililaitteen varassa eikä allekirjoitus onnistunut. Erityisen jännittäväksi tilanteen teki se, että hakuajan päättymiseen oli siinä vaiheessa aikaa noin kaksi tuntia.
Autoimme hakijaa parhaamme mukaan ja saimme kuin saimmekin hakemuksen määräajassa hakujärjestelmään. Jäimme kuitenkin tiimissämme pohtimaan, miksi avustusten hakijat ovat valmiita ottamaan niin suuria riskejä.
Kohtaamamme tapaus ei nimittäin ollut mitenkään ainutkertainen. On tyypillistä, että valtionavustusten hakijat jättävät hakemuksen tekemisen viime hetkeen, jopa hakuajan viimeisiin tunteihin. Uusiin valtionavustusten verkkopalveluihin siirtyminen ei toistaiseksi ole muuttanut tätä toimintatapaa.
Data kertoo hakuprosessista
Olemme mielenkiinnolla seuranneet dataa, jota Valtiokonttorin järjestelmään on alkanut kertyä hakuprosessin kulusta. Ensimmäisessä pilottihaussa 40 prosenttia hakemuksista tuli viimeisenä hakupäivänä, ja suuri osa niistä haun viimeisten tuntien aikana.
Nyt, kun Haeavustuksia.fi-palvelussa on kokonaisuudessaan toteutettu noin 30 valtionavustushakua, tilanne on ollut edelleen se, että suuri osa hakemuksista saapuu aivan hakuajan lopussa. Näin tapahtuu siitäkin huolimatta, että valtionapuviranomaiset ovat asianmukaisesti informoineet hakijoita haun aikataulusta, muuttuneesta järjestelmästä, ja erityisesti kehottaneet hakemaan avustusta ajoissa.
Hakuaika on ehdoton, joten haasteiden ennakointi kannattaa
On erittäin tärkeää, että hakemus lähetetään hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä, sillä haun aikataulu on ehdoton. Hakuajan jälkeen saapuneita hakemuksia ei voida huomioida. Esimerkiksi erilaiset verkko-ongelmat tai käyttövaltuuksiin liittyvät haasteet voivat johtaa tilanteisiin, että järjestelmää ei pääsekään käyttämään viimeisellä hetkellä.
Julkisuudessa on ollut esillä muutamia tapauksia, joissa hakemusta ei ole lähetetty ajoissa ja avustus on jäänyt saamatta:
- Korkeimman hallinto-oikeuden päätös Ampumahiihtoliiton hakemuksesta (KHO:2021:110)
- Paralympiakomitean valtionavustushakemus myöhästyi – noin kahden miljoonan yleisavustus jää saamatta
Määräaikojen noudattaminen on riskienhallintaa
Määräaikojen noudattaminen on tärkeää, sillä niiden noudattamatta jättämisellä voi olla mittavia seurauksia. Valtionavustuksen saajan koko toiminta voi olla pitkälti valtionavustuksen varassa. Avustuksella voidaan kattaa esimerkiksi henkilöstön palkkakustannuksia ja muita toiminnan kannalta välttämättömiä kustannuksia.
Näin varmistat sujuvan hakemisen
- Tarkista käyttövaltuudet ajoissa ja varmista, että tarvittavat Suomi.fi-valtuudet ovat kunnossa. Lue lisää Suomi.fi-valtuuksista ja palveluun tunnistautumisesta.
- Aloita hakemuksen tekeminen hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä. Voit tallentaa sen järjestelmään keskeneräisenä.
- Muista allekirjoittaa ja lähettää hakemus. Hakemus tulee olla allekirjoitettu ja lähetetty ennen hakuajan päättymistä. Hakemusta voi täydentää vielä hakuajan päättymisen jälkeen.
Hakuun liittyvissä sisällöllisissä kysymyksissä auttaa valtionavustuksen myöntäjä.
Hakujärjestelmään liittyvissä teknisissä kysymyksissä hakijat voit ottaa yhteyttä Valtiokonttorin Valtionavustuspalveluihin.
***
Valtionavustuspalvelut on kolmen palvelun kokonaisuus:
- Haeavustuksia.fi on palvelu valtionavustusten hakijoille ja saajille. Se tulee kokoamaan kaikki valtionapuviranomaisten järjestämät valtionavustushaut yhteen paikkaan.
- Hallinnoiavustuksia.fi on viranomaispalvelu valtionavustusten hallinnointia, käsittelyä ja perustamista varten.
- Tutkiavustuksia.fi on palvelu, jossa julkaistaan tietoja haetuista ja myönnetyistä valtionavustuksista.
