Kiekua käyttää jo yli 44 000 valtiolla työskentelevää. Todennäköisesti kaikki heistä eivät tiedä, mikä se Kieku oikeastaan on ja miksi se on koko valtionhallinnossa käytössä. Tiedätkö sinä, mistä Kiekussa on kyse?
1. Mikä se Kieku on?
Kieku on valtion yhteinen tapa toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kaikki valtion virastot ja laitokset sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus tuottavat talous- ja HR-palveluita yhteisellä tavalla ja yhteisellä Kieku-järjestelmällä. Kaikki valtion palveluksessa käyttävät Kieku-järjestelmää HR-asioissaan – kuten hakiessaan vuosilomaa ja poissaoloja sekä kohdentaessaan työaikaa.
2. Mitä Kieku tarkoittaa jokaiselle valtiolla työskentelevälle?
Kaikki valtion palveluksessa olevat saavat käyttöönsä Kieku-portaalin, jonka kautta he hakevat lomat ja poissaolot. Siinä he myös kohdentavat työaikansa ja sieltä he hakevat palkkalaskelmansa.
Tunnustan: työajan kohdentaminen on monelle aluksi todella hankalaa. Olennaista on tietää, mille seurantakohteille työaikaa kohdennetaan ja millä tarkkuudella kohdennukset tehdään. Esimiesten tulee ohjeistaa, mille seurantakohteille työaikaa kohdennetaan, ja kertoa, miten tietoa hyödynnetään. Työaikaa kannattaa kohdentaa enintään puolen tunnin tarkkuudella.
Palkkalaskelma tulee verkkopankin sijaan Kieku-portaaliin. Palkkalaskelma tulee portaaliin ennen palkanmaksupäivää. Palkkalaskelmat näkyvät portaalissa 18 kuukautta. Viraston tietoliikenneratkaisuista riippuu, voiko käyttää Kieku-portaalia muualla kuin työpaikalla. Mikäli organisaation verkkoon voi kirjautua ulkopuolelta, ovat Kiekun portaalitoiminnot käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Jos henkilö on pitkään poissa, kuten pitkällä sairaslomalla tai vanhempainvapaalla, pyynnöstä hänelle lähetetään palkkalaskelma postitse.
Kieku-portaalissa haetaan vuosilomat. Järjestelmä näyttää ajantasaisen tiedon lomapäivistä, joita henkilöllä on käytettävissään. Kieku-portaalissa voidaan myös katsoa oman tiimin lomakalenteria.
3. Entä mitä Kieku tarkoittaa esimiehille?
Useimmissa organisaatioissa Kieku on tuonut muutoksia esimiehen rooliin. Kieku-ratkaisu tukee ammattimaista esimiestyötä. Esimiehet toimivat työnantajan edustajana ja hoitavat Kieku-portaalin kautta esimiestehtävään kuuluvia henkilöstöhallinnon toimenpiteitä. Asiasta riippuen esimiehet joko esittelevät tai ratkaisevat henkilöstöasioita portaalissa.
Kieku-ratkaisun myötä virastot siirtyvät käyttämään valtion yhteistä seurantakohdemallia. Esimiesten on oleellista ymmärtää koodien välillä oleva yhteys: mitä ydintoimintoja tehdään omassa yksikössä ja mitä suoritteita tai projekteja ne tuottavat, miten ne vaikuttavat laskujen kirjaamiseen, mitä tukitoiminnot ovat ja milloin niille kohdennetaan työaikaa tai kirjataan laskuja. Jotta työajan kohdennukset onnistuvat, esimiesten tulee ohjeistaa alaisiaan, mitä seurantakohteita yksikössä käytetään ja kuinka tarkalla tasolla työaikaa on mielekästä kohdentaa.
Poissaolosi ajaksi esimies merkitsee Kieku-portaaliin itselleen sijaisen henkilöstöasioissa. Sijaisen ei tarvitse työskennellä samassa yksikössä eikä hänen tarvitse työskennellä samalla organisaatiotasolla. Ratkaisevaa on, että sijainen on Kieku-järjestelmässä esimiesroolissa eli hän hoitaa muutoinkin esimiestehtäviä ja hänellä on niihin riittävä osaaminen. Sama henkilö ei välttämättä toimi sijaisena substanssitoimintaan liittyvässä johtamisessa.
Kieku mahdollistaa monipuolisen raportoinnin esimiehille ja projektipäälliköille. Raporteista on mahdollista tehdä suosikkeja ja jakaa niitä muille sisäisesti.
4. Miksi Kiekua tarvitaan?
Kieku on osa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuudistusta, joka aloitettiin vuonna 2004. Tuolloin valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuudessa oli parantamisen varaa noin 40 prosenttia. Tästä puolet on saatu aikaan taloushallinnon digitalisoinnin ja palvelukeskusmallin avulla. Toinen puoli saadaan aikaan käyttämällä Kiekua ja keskittämällä toimintoja.
Lisäksi 2000-luvun alussa oli käytössä yli sata virastokohtaista talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmää, joiden elinkaaren päättyminen oli tiedossa. Sadan erillisen korvausinvestoinnin sijaan on taloudellisesti mielekästä toteuttaa korvausinvestointi kaikille yhteisenä.
Kiekusta on myös muita hyötyjä. Esimerkiksi Kieku tarjoaa sähköiset välineet esimiestyön tekemiseen ja ajantasaisen tiedon henkilöstöstä. Yhteinen toimintamalli mahdollistaa yhteisen ohjauksen ja toiminnan kehittämisen talous- ja henkilöstöhallinnossa. Yhteiset toimintatavat ja järjestelmä luovat mahdollisuuksia siirtyä virastosta toiseen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä.
5. Mitä nimi Kieku tarkoittaa? Mistä se on keksitty?
Kieku ei ole lyhenne vaan se on erisnimi. Eikä se tarkoita mitään. Muiden erisnimien tapaan se kirjoitetaan muodossa Kieku. Älä siis HUUDA ja kirjoita sitä muodossa KIEKU.
Mistä Kieku on sitten alun perin saanut nimensä, kun se ei kerran tarkoita mitään? Sitä me kaikki olemme jossain vaiheessa miettineet… ja lopulta vain tottuneet nimeen.
Jos olet ollut mukana valmistelemassa uusia hankkeita ja projekteja, tiedät, miten tuskallista niiden nimeäminen on. Nimen pitäisi olla naseva ja helposti muistettava: valtion talous- ja henkilöstöhallinnon muutos- ja kehittämishanke ei ole sellainen. Eikä sitä kukaan edes jaksa kirjoittaa tuollaisenaan: siitähän tulisi vähintäänkin VTHMK.
Oma teoriani Kieku-nimen keksimisestä on seuraava. 2000-luvun alkuvuosina Valtiokonttorissa alettiin valmistella valtionhallintoon talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämishanketta, jossa on tarkoitus yhtenäistää prosesseja ja järjestelmiä. Ryhmä ihmisiä istui tuntikaupalla suunnittelemassa hanketta. Lopuksi väsyneille osallistujille esitettiin kysymys, mikä nimi hankkeelle annetaan. Nimen pitäisi olla lyhyt, napakka ja mieleenpainuva. Keksittiin joukko Val-alkuisia nimiä, kunnes joku totesi: ”Kun meillä Valtiokonttorissa on jo Kaiku-palvelut, eikö meillä voisi olla myös Kieku-hanke?”
Kieku pähkinänkuoressa
- Kieku tarkoittaa valtion yhteistä tapaa toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa sekä yhteistä Kieku-järjestelmää.
- Kiekun käyttöönotot päättyvät lokakuussa 2016.
- Valtion yhteistä Kieku-järjestelmää käyttää silloin noin 63 000 virkamiestä.
- Kieku-hanke maksaa yhteensä 125,3 miljoonaa euroa.
