Päivittäinen työni Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimialan viestintäpäällikkönä ja tiiminvetäjänä muuttui radikaalisti syksyllä 2021. Tuotamme tiimissäni koronatukiin liittyvää viestintää, ja kuten arvata saattaa viime vuosi oli varsin hektinen. Virkasuhteet olivat muutaman kuukauden määräaikaisuuksia, näkymä eteenpäin oli monin tavoin sumuinen.
Kirkkaammalta näyttää nyt niin koronarajoitusten kuin tiimin työtapojen suhteen. Jälkimmäiseen liittyen muutos tapahtui syyskuussa, kun päätin valmentaa kaikki tiimiläiseni Scrum Mastereiksi. Siirryimme sprinttien maailmaan.
Kahden viikon tuotantoerät
Jokainen etäisestikään viestinnän parissa työskennellyt ymmärtää, että Scrum-mallia ei voi noudattaa täysin orjallisesti, jos kohta sellaista on jatkuvan kehittämisen maailmassa olemassakaan. Me tiimissä poimimme ne elementit, joita halusimme kokeilla. Parin sprintin verran Scrum tuntuikin irralliselta, enkä pystynyt arvioimaan, tuleeko tästä olemaan hyötyä vai ei. Kokeillaan.
Sprintti on (meillä) kahden viikon työskentelyjakso, jonka päätteeksi syntyy ulos jotain, jonka esittelemme sisäisille sidosryhmillemme ja janoamme palautetta. Tämä tuotos on liitetty sprintin tavoitteisiin, joita olen viestinnän tuoteomistajana muotoilemassa. Nyt tavoite syntyy jo luontaisemmin, ensin se uhkasi jäädä irralliseksi.
Yhteinen tavoite nivoo tiimiämme yhteen ja ympäröivään liiketoimintaan. Tämä yhteiseen työhön liittyminen onkin mielestäni ollut toinen Scrum-mallin isoista eduista.
Hyöty nro 1: Yhteinen työ
Kutsun itseäni ”tonttitietoiseksi” työntekijäksi. Haluan siis tietää, mitä tontilleni kuuluu ja tunnistan itsestäni toisinaan reviirikilpaa. Löydän itseni välillä miettimästä, miten minun työni liittyy kollegani työhön ja pyrin luomaan näiden välille siteitä.
Vaikka työ on vahvasti personoitunut minuun, se ei ole minun omaisuuttani. Työ on yhteistä.
Onnistuneessa viestinnässä sisällön tuottaminen yhdessä on aivan olennaista. Jos tämä teksti esimerkiksi olisi tiedote, olisi työkaverini ollut mukana tuottamassa sitä. Kuitenkin myös me viestinnässä olemme ihmisinä yhä varovaisia kommentoimaan, saati muokkaamaan toisen sisältöä. Ajatus punakynästä elää vahvana, ja tarvitsemme luvan muokata toisen aloittamaa tuotosta – siis liittyä yhteiseen työhön.
Käytännössä yhteinen työ näkyy eniten vartin mittaisissa Daily-tapaamisissa. Ehkä tiedätkin tai ystävämme Google sen kertoo, että Scrum-mallin mukaisesti dailyssä jokainen osallistuja vastaa kolmeen kysymykseen. Me olemme muokanneet kysymyksiä matkan varrella kahteen. Kerromme siis toisillemme joka aamu:
1. Mitä opin eilen? Alkuperäinen kysymys eilisistä tekemisistä ja tämän päivän aikeista johti fiilikseen raportoinnista. Voimme katsoa toistemme tekemiset kalenterista tai avoinna olevat tehtävät Jira-taululta. Sen sijaan emme kertomatta tiedä, mitä eilinen meille opetti.
2. Mitä pyydän teiltä tänään? Alkuperäisesti Scrum-mallissa kysytään esteitä työlle. Näin teimme mekin ensin ja useimmiten kierros päättyi jokaiselta: ”Ei esteitä.” Joko emme tunnistaneet niitä tai kehdanneet myöntää niitä tai joskus harvemmin niitä ei ehkä vain ollut.
Avunpyyntöön on luontaisesti kynnystä, ja tätä pyrimme madaltamaan. Muistutin tiimiäni siitä, että meidän kuuluu hyödyntää toistemme ammattitaitoa ja meidän kuuluu avata työtämme toisille – siis liittää siihen yhteiseen työhön.
Siksi muutin toisen ja meillä viimeisen kysymyksen mielessäni muotoon, mitä pyydän toisilta. Ajattelen sitä kutsuna liittyä minun tekemiseeni ja helpommaksi askeleeksi löytää side tekemistemme välillä.
Hyöty nro 2: Yhteinen työ on hallinnassa
Tein päättötyöni tsiljoona vuotta sitten otsikolla ”Työn hallinta työkyvyn osatekijänä kehittävän työntutkimuksen hankkeessa”. Olen siis työurallani kasvanut työn kehittämiseen ja työhyvinvointiin, niin yksilön kuin yhteisön näkökulmasta, juuri työn hallinnan kautta.
Työn hallinta johtaa parempaan työhyvinvointiin. Meillä selvä ero entiseen näkyi joululoman aikana, kun elimme välipäivät rentsummin ja lipsuimme (ihan sovitusti) niin päivittäisistä tsekkauksista kuin tehtävienhallinnasta Jiran avulla. Teimme sen, mitä eteen tuli.
Scrum-malli perustuu tiimin vuorovaikutukseen, ja kun joka päivä joku oli tiimistä lomalla, ajattelimme kokeilla, miltä tuntui elää pellossa ja tehdä vain omia duunejamme yhteisistä toimintatavoista välittämättä.
Alkuvuonna kävin jokaisen tiimiläisen kanssa kehityskeskustelut. Jokainen mainitsi kaivanneensa Scrumia työhyvinvoinnin näkökulmasta.
Aivot narikkaan ja töihin
Jokainen meistä asetti tavoitteekseen, että tehtävänhallinta (meillä siellä Jirassa) on osa päivittäistä työtä. Tavallaan ei siis tarvitse etukäteen miettiä, mitä tänään aikoo tehdä, saati etsiä vastausta esimerkiksi sähköpostin inboxista. Päivän tehtävät ovat valmiina Jirassa.
Kun seuraavan päivän tehtävät on kirjattu lapuille päivän päättyessä, ne tutkitusti painavat vähemmän mieltä vapaa-ajalla. Siellä ne työt odottavat huomista.
Tehtävänhallinta tuo apuja myös sijaiskäytäntöihin. Kun omat tehtäväni ovat yhteisellä taululla, tiimikaverini pystyy jatkamaan siitä, jos olenkin yllättäen kipeänä tai muuten poissa.
Tämä onkin meillä seuraava tavoite yhteiselle työtavallemme: Päivittäiset tehtävät on kuvattu Jiraan sille tasolle, että kuka tahansa pystyy näkemään, mitä toisella on työn alla ja ottamaan niitä työn alle oman osaamisensa rajoissa.
Tänä yllättävien sairaspoissaolojen aikana tiimin kyky yhteiseen työhön voi osoittautua kultaakin kalliimmaksi. Lupa sairastaa.
