Data on valtaa ja tieto tuo viisautta, kuulee sanottavan. Data voi jalostua tiedoksi ja tieto viisaudeksi, mutta itsestään suurikaan määrä dataa ei välttämättä auta meitä toimimaan yhtään fiksummin. Pahimmillaan data voi tuoda tiedon sijaan tuskaa ja turhautumista, jos valtavat datamassat vaan vellovat hallitsemattomasti ympärillämme. Datan mahdollistama tehokkuus ja älykkyys muodostuu siitä, miten hyvin kykenemme hyödyntämään käytössämme olevaa dataa; miten hyvin hallitsemme tuottamaamme ja saatavillamme olevaa dataa. Tekoälystäkään ei ole apua tehojen tai älykkyyden kasvattajana, jos sille syötettävä data ei ole sopiviksi annoksiksi prosessoitua. Tarvitaan laadukasta ja hallittua dataa.
Valtiokonttori on Datakonttori
Haluamme Valtiokonttorissa kantaa vastuumme varmistamalla, että toiminnassamme syntyvä ja käsiteltävä data olisi jatkossa niin ihmiselle kuin tekoälyllekin paremmin hyödynnettäväksi kelpaavaa. Havaintojemme mukaan perinteiset yleis- ja tietohallinnon tehtävät ovat meillä hyvällä mallilla, ja tietoa osataan hyödyntää eri tavoin, mutta usein kuitenkin varsin pistemäisesti ja tapauskohtaisesti. Väliinputoajaksi on jäänyt tiedonhallinta ja erityisesti datan hallinta, jossa niin roolit, omistajuudet ja vastuut kuin teknisen hallinnan menetelmätkin ovat vielä usein epäselviä.
Käytännön toimenpiteenä tiedonhallinnan toimintojen ja tehtävien ajantasaistamiseksi käynnistimme Datakonttori-hankkeen, jonka lähtökohtana on toteuttaa Valtiokonttorissa älykäs tiedonhallinta ja sen myötä mahdollistaa tehokas tiedon hyödyntäminen niin ihmisille kuin tekoälyllekin. Hankkeessa on muodostettu Valtiokonttorin tiedonhallinnan teesit, eli datastrategia. Datakonttorin teesit kuuluvat seuraavasti:
1. Tieto on Valtiokonttorin toiminnan ydin
Meillä on aktiivisessa käytössä lähes sata omaa tietovarantoa, joista noin 25 % liittyy tukipalveluihin ja 75 % substanssitoimintaan. Tietovarantomme koskevat mm. valtion taloutta, maksuvalmiutta, valtionavustuksia sekä vahingonkorvausasioita. Omien tietovarantojemme lisäksi hyödynnämme lukuisia ulkoisia tietolähteitä toiminnassamme.
2. Tietojohtaminen kuuluu kaikille
Tietojohtaminen on jo nyt jokaisen valtiokonttorilaisen arkea. Kaikki valtiokonttorilaiset osallistuvat tietojohtamiseen tiedon tuottajina ja hyödyntäjinä, ja työskentelevät useammankin tietovarannon parissa päivittäin. Tietojohtaminen on työyhteisön jatkuvaa keskustelua paremmista toimintatavoista, minkä tueksi olemme perustaneet Dataosaajien verkoston, jossa voimme nostaa eri toimialojemme haasteet ja onnistumiset yhteiseen keskusteluun ja tuottaa toimivia toimintamalleja. Lisäksi tarkoituksenamme on toteuttaa hankkeessa datavalmennuksia koko Valtiokonttorin henkilöstölle.
3. Tieto ohjaa toimintaa
Valtiokonttorissa toimitaan tietoon perustuen. Älykäs tiedonhallinta auttaa kaikkia valtiokonttorilaisia tehtävissään, ja sen kautta luomme selkeän näkymän myös tavoitteisiimme ja resursseihimme. Tiedon avulla kohtelemme myös asiakkaitamme yhdenvertaisesti.
4. Tiedolla tehostetaan työprosesseja
Tavoitteenamme on valjastaa tekoäly tehokkaaksi työkaveriksi hyödyntämään Valtiokonttorin tietoja. Hallitsemalla tietoa tehokkaasti ja tekemällä prosessit läpinäkyviksi, voimme välttää päällekkäistä tietoa ja työtä, tehdä näkyviksi työprosessien solmukohtia ja pullonkauloja, ennakoida kuormittavia työvaiheita ja ajankohtia sekä varautua ruuhkahuippuihin – ja automatisoida manuaalista työtä.
5. Tietoa käytetään ja jaetaan turvallisesti
Tiedon hallinnassa ja hyödyntämisessä huomioidaan aina tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Yhteiset ja helposti arjessa käytettävät tiedonluokittelu yhtenäistävät ja parantavat tietoturvaa ja tietosuojaa. Datakonttorissa kaikki Valtiokonttorin tiedot kootaan automatisoidusti yhteiseen datakatalogiin, jonka avulla teemme tiedosta helposti löydettävää ja käytettävää, saamme kuvan tiedon luokittelusta ja käytöstä sekä tuomme näkyviin tiedon omistajuudet.
6. Tietoamme hyödynnetään laajasti
Tavoitteenamme on, että Valtiokonttorin tuottama tieto tavoittaa niin sisäiset käyttäjät, viranomaiskäyttäjät kuin julkiset käyttäjätkin, ja että tuottamamme tieto on helposti hyödynnettävissä ja palvelee laajasti koko yhteiskuntaa. Tiedonhallinnan avulla mahdollistamme tehokkaan tiedonkulun Valtiokonttorin ja muiden viranomaisten välillä sekä tiedon jakamisen myös julkisesti.
7. Olemme tietojohtamisen suunnannäyttäjiä
Viestimme aktiivisesti tietojohtamisesta ja osoitamme omalla toiminnallamme osaltamme suuntaa myös muille julkishallinnon organisaatioille. Datakonttorin tavoitteena on luoda tiedonhallinnan toimintamalli, jota voidaan hyödyntää laajasti julkishallinnossa, sekä tuotteistaa tietojohtamisen työkaluja ja jakaa parhaita käytäntöjä.
Yhdessä kohti älykästä tiedonhallintaa
Olemme tehneet Valtiokonttorissa määrätietoista toiminnan kehittämistä ja saavuttaneet sillä myös tuloksia. Kokemuksemme mukaan kaikissa merkittävissä muutoksissa on suurelta osin kyse myös kulttuurin muutoksesta.
Otimme merkittävän kehitysaskeleen toiminta-arkkitehtuurissamme, kun siirryimme vesiputousmallisesta suunnittelusta ketterään kehitykseen ja lopputuotteiden kilpailutuksen ja hankinnan sijaan tuoteomistajapohjaiseen malliin. Toinen merkittävä muutos tapahtui teknologia-arkkitehtuurissamme, kun siirryimme konesaleista pilvipalveluihin.
Nyt olemme käynnistäneet Valtiokonttorissa kolmannen merkittävän muutoksen, liittyen tietoarkkitehtuuriin ja erityisesti tiedonhallintaan. Tietojärjestelmien sijaan painopisteemme on tiedon, tietotuotteiden sekä tietorapintojen hallinnassa ja hyödyntämisessä – tavoitteena mahdollistaa tiedon tehokas hyödyntäminen.
Samalla kun kehitämme Valtiokonttorin tiedonhallinnan valmiuksia ja kyvykkyyttä hyödyntää tietoa haluamme jakaa kanssanne kokemuksiamme – ja tietoa. Matka kohti älykästä tiedonhallintaa taittuu parhaiten yhdessä.
Kiinnostuitko? Kerromme mielellämme lisää tietojohtamisen hankkeistamme. Voit olla meihin suoraan yhteydessä tai seurata tietojohtamisen uutiskirjettämme sekä osallistua tietojohtamisen demotilaisuuksiimme, jotka molemmat ovat kaikille avoimia.
